7.4. Werkwijze 'de zeepkist'

De zeepkist: wat, hoe en waarom? Inleiding De evaluatie van de inspreekavond (bijlage 2) heeft geleid tot het voorstel om een (fysiek) onderscheid aan te brengen tussen 1) inspreken over onderwerpen die voor een commissievergadering (en raadsvergadering) zijn geagendeerd en 2) niet voor een commissievergadering (en raadsvergadering) geagendeerde onderwerpen. In de voorgestelde, nieuwe situatie worden geagendeerde onderwerpen zoals gebruikelijk ontsloten via de bestaande inspreekavond. Voor niet geagendeerde onderwerpen wordt een pilot ‘de zeepkist: vertel de gemeenteraad wat u bezighoudt’ ingesteld. Hieronder treft u puntsgewijs het wat, hoe en waarom van de zeepkist. Wat is dat, ‘de zeepkist’? ‘De zeepkist beklimmen’ staat letterlijk voor ‘een toespraak houden’, normaal gesproken staand op diezelfde zeepkist. De Heerder zeepkist is bedoeld voor inwoners en andere belanghebbenden om in te spreken bij de gemeenteraad over eigenlijk wat hen bezighoudt. Inwoners kunnen aandacht vragen voor een initiatief in hun buurt of over wat hun vereniging doet. Ook kunnen mensen suggesties doen om iets te verbeteren. Nadat mensen vanaf de zeepkist hebben ingesproken, is er ruimte voor een ‘informeel’ gesprek tussen raadsleden en insprekers. Dit is een expliciet onderdeel van de zeepkist. Dit gesprek geeft raadsleden de mogelijkheid om door te vragen.

Ook krijgen zij op die manier de ruimte om met insprekers te bespreken: - wat zij vinden van de inbreng van de inspreker; - wat de rol van de gemeenteraad is in relatie tot de inbreng van de inspreker. En in het verlengde daarvan; op welke manier zij de inspreker eventueel naar een ander passend ‘loket’ kunnen verwijzen. Als dat niet duidelijk is kunnen contactgegevens worden uitgewisseld om vervolgcontact mogelijk te maken. - hoe zij hun rol als volksvertegenwoordiger kunnen inzetten om het idee, de wens of het initiatief van de inspreker een stap verder kunnen brengen. Denk daarbij aan de mogelijkheid voor het stellen van schriftelijke vragen of een verzoek tot agendering in de raadscommissie. Waarom ‘de zeepkist’? Uit de evaluatie (bijlage 2) blijkt dat de bestaande inspreekavond zich minder goed leent voor inspreken over ‘niet geagendeerde onderwerpen’. Met ‘de zeepkist’ proberen we hier verbetering in aan te brengen: - Afhechting van inspreekbijdragen De afhechting van niet geagendeerde onderwerpen was bij de inspreekavond niet optimaal. Regelmatig ontstond er onduidelijkheid (en soms ongemak) bij de actoren over het vervolg dat aan de inspreekbijdrage werd gegeven. Het informele karakter van de zeepkist faciliteert het gesprek tussen insprekers en raads- en commissieleden nadat is ingesproken.

Dit geeft raads- en commissieleden de mogelijkheid om in gesprek met de insprekers de verwachtingen voor wat betreft de afhechting (het eventuele vervolg dat aan de inspreekbijdrage wordt gegeven) goed te kunnen managen. - Volksvertegenwoordiging In het kader van hun volksvertegenwoordigende rol is het van belang dat raadsleden (informeel) in gesprek kunnen met mensen die inspreken. Door het formele karakter van de bestaande inspreekavond was die mogelijkheid er maar beperkt. De zeepkist faciliteert juist het informele gesprek (zie de opsomming in de tweede alinea van dit document). - Praktisch Door de toename van met name het aantal inspreekbijdragen over niet geagendeerde onderwerpen, loopt de inspreekavond regelmatig uit. Als gevolg daarvan komt de themaraad (die normaal

gesproken direct na de inspreekavond start) regelmatig in de knel. Door de niet geagendeerde onderwerpen te ‘verplaatsen’ van de inspreekavond naar de zeepkist, blijft het combineren van de inspreekavond en themaraad op één avond mogelijk. Werkwijze - ‘De zeepkist’ vindt plaats op de dag van iedere reguliere raadsvergadering van de Heerder gemeenteraad van 18.45 uur – 19.20 uur uur in de schaapskooihal van het Raadhuis. - De bijeenkomsten zijn openbaar. - Tijdens ‘de zeepkist’ kunnen inwoners, verenigingen, organisaties en andere belanghebbenden hun verhaal, idee of zorg delen met de gemeenteraad. Zij kunnen aandacht vragen voor een initiatief in hun buurt of over wat hun vereniging doet. Ook kunnen mensen suggesties doen om iets te verbeteren. Tijdens de zeepkist kan niet ingesproken worden over: o Een onderwerp dat geagendeerd staat voor een commissievergadering en/of raadsvergadering (voor inspreken over die onderwerpen is de inspreekavond bedoeld) o Een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan (in lijn met de huidige werkwijze en verordening voor het inspreken); o Benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen (in lijn met de huidige werkwijze en verordening voor het inspreken).

- Iemand die gebruik wil maken van de zeepkist meldt dat uiterlijk om 12.00 uur op de dag van de vergadering onder vermelding van naam, telefoonnummer en het onderwerp waarover hij/zij wil inspreken (via griffie@heerde.nl). - Op de zeepkist heeft een inspreker maximaal 5 minuten voor zijn of haar pitch. - Nadat iemand heeft ingesproken is er maximaal 5 minuten tijd voor het stellen (en beantwoorden) van vragen aan de inspreker door raads- en commissieleden. Andere aanwezigen kunnen geen vragen stellen aan de inspreker. - Er worden maximaal 2 insprekers per keer toegelaten. Melden meer mensen zich aan? Dan komen zij automatisch op de lijst voor de volgende zeepkist (in overleg met de griffie). - Na de inspreekbijdragen en de mogelijkheid tot het stellen van vragen (in totaal maximaal 20 minuten) is er expliciet ruimte voor een informeel gesprek tussen aanwezige raadsleden en insprekers. - De fractievoorzitters fungeren bij toerbeurt als ‘spreekstalmeester’ van de zeepkist. In deze rol geven zij 1) een korte inleiding op het doel van de bijeenkomst en 2) verlenen zij het woord aan de insprekers (en raads- en commissieleden die vragen willen stellen). - Iedere fractie is zelf verantwoordelijk voor een afvaardiging bij de zeepkist - Raadsleden hebben uiteraard de mogelijkheid om naar aanleiding van een bijdrage op de zeepkist hun ‘instrumenten’ in te zetten.

Zo kan een raadslid bijvoorbeeld schriftelijke vragen stellen om aandacht te vragen voor hetgeen waarover is ingesproken. Dat kan uiteraard ook leiden tot een verzoek tot agendering tijdens een commissievergadering.