7.2. GR-tekst SEHH

Bijlage 6: Gemeenschappelijke regeling "Streekarchief Epe, Hattem en Heerde"

Streekarchief Epe, Hattem en Heerde. Gemeenschappelijke regeling.

De raden en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeente Epe, Hattem en Heerde; Overwegende, dat de door hen aangegane gemeenschappelijke regeling "Streekarchivariaat Noord-Veluwe" voor het beheer en toezicht op bepaalde archiefbescheiden van hun gemeenten wijziging behoeft, in verband met het realiseren van een centrale archiefbewaarplaats in Epe voor de drie samenwerkende gemeenten. Gelet op de Wet gemeenschappelijke regelingen, alsmede op de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995. Besluiten: de in de overweging genoemde Gemeenschappelijke Regeling te wijzigen en als volgt te laten luiden: Artikel 1. Doel, naamgeving en looptijd. 1. De gemeenten Epe, Hattem en Heerde werken onderling samen met het doel het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht, zoals bepaald in artikel 32 van de Archiefwet 1995, gezamenlijk te laten verrichten. Zij realiseren en exploiteren daarvoor een centrale archiefbewaarplaats in de gemeente Epe voor de drie samenwerkende gemeenten. 2. De voor dit doel in het leven geroepen gemeenschappelijke regeling draagt de naam: "Streekarchief Epe, Hattem en Heerde". 3. De gemeenschappelijke regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Artikel 2. Centrumgemeente en personeel. 1. Aan het college van burgemeester en wethouders van Epe wordt de leiding van het streekarchief en van het daaraan verbonden personeel opgedragen. 2.

De streekarchivaris en het overige personeel wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Epe, op voordracht van de in artikel 4 bedoelde archiefcommissie. 3. De instructie voor de streekarchivaris wordt vastgesteld bij besluit van het college van burgemeester en wethouders van Epe, na advies van de in artikel 4 bedoelde archiefcommissie. 4. De colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten stellen, in overleg met de streekarchivaris, gehoord de archiefcommissie, het onderdeel van het jaarlijks werkplan vast dat betrekking heeft op de eigen gemeente. Zij brengen het vóór 1 december van het jaar voorafgaande aan het jaar waarvoor het werkplan geldt ter kennis van het college van burgemeester en wethouders van Epe, dat de onderdelen samenvoegt tot een werkplan. 5. Onverminderd het bepaalde in de vorige leden, zijn op het personeel van het streekarchief van toepassing de rechtspositieregelingen, vastgesteld voor het personeel van de gemeente Epe, inclusief de regeling betreffende de bezoldiging.

Raadsvoorstel Concentratie 'Streekarchivariaat Noord-Veluwe"

52

Bijlage 6: Gemeenschappelijke regeling "Streekarchief Epe, Hattem en Heerde" Artikel 3. Beheer en toezicht Aan de streekarchivaris wordt het beheer van de archiefbewaarplaats, alsmede de daar naar toe overgebrachte bescheiden en het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden opgedragen. Artikel 4. Archiefcommissie. 1. Er is een archiefcommissie bestaande uit drie leden. 2. De colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten wijzen elk uit hun midden een vertegenwoordiger aan die zitting neemt in de archiefcommissie; de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten wijzen tevens een plaatsvervangend vertegenwoordiger aan. 3. De Provinciale Inspecteur van de archieven in Gelderland of diens plaatsvervanger kan in de archiefcommissie zitting nemen. Hij heeft dan een raadgevende stem. 4. De archiefcommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. 5. De archiefcommissie wordt bijgestaan door een secretaris, welke functie wordt bekleed door de streekarchivaris. Artikel 5. Vergaderingen en werkzaamheden 1. De archiefcommissie is bevoegd de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten, zowel gevraagd als ongevraagd, van advies te dienen over aangelegenheden in de archieftechnische of personele sfeer. 2.

De archiefcommissie vergadert tenminste 2 maal per jaar en voorts zo dikwijls als 2 van de leden dit verlangt. 3. Elke gemeente wijst een ambtenaar aan die namens haar deelneemt aan het beleids- en afstemmingsoverleg ter voorbereiding van de voorstellen die in de archiefcommissie aan de orde komen. De streekarchivaris neemt deel aan dit overleg. 4. De archiefcommissie is bevoegd in haar vergadering informatie in te winnen bij het personeel van het streekarchief. Artikel 6. Begroting en rekening. 1. Als grondslag voor het financieel beheer van het streekarchief geldt een jaarlijks door het college van burgemeester en wethouders van Epe vast te stellen begroting van inkomsten en uitgaven, telkens voor 1 juli van het jaar, voorafgaande aan dat waarvoor zij geldt. 2. De concept-begroting wordt voor advies voorgelegd aan de archiefcommissie. 3. De begroting en de begrotingswijzigingen worden onmiddellijk na de vaststelling, in ieder geval vóór 15 juli, ter goedkeuring aan Gedeputeerde Staten van Gelderland gezonden. 4. De rekening wordt na de vaststelling door het college van burgemeester en wethouders van Epe vóór 15 juli ter kennisname aan Gedeputeerde Staten van Gelderland gezonden. 5. Alvorens tot vaststelling van de begroting, begrotingswijziging en rekening wordt besloten, is instemming van de overige deelnemers noodzakelijk.

Daartoe krijgen deze gedurende 8 weken de gelegenheid eventuele bezwaren tegen bedoelde stukken bij het college van burgemeester en wethouders van Epe kenbaar te maken. Artikel 7. Kostenverrekening. 1. De kosten van het streekarchief, worden door de gemeente Epe gefinancierd. 2. In de kosten van het streekarchief wordt door alle deelnemende gemeenten bijgedragen. De verdeling van de kosten geschiedt op basis van het aantal strekkende meters archief dat door de deelnemende gemeenten is overgebracht in de centrale archiefbewaarplaats. 3. De vaststelling van het aantal strekkende meters archief per gemeente geschiedt eens in de 5 jaar door het college van burgemeester en wethouders van Epe op basis van een daartoe strekkend advies van de archiefcommissie, voor het eerst bij de vaststelling van de eerste jaarrekening. Voor de periode daaraan voorafgaand wordt uitgegaan van een Raadsvoorstel Concentratie "Streekarchivariaat Noord-Veluwe"

53

Bijlage 6: Gemeenschappelijke regeling "Streekarchief Epe, Hattem en Heerde" vooraf door de streekarchivaris opgemaakte en door de archiefcommissie geaccordeerde inschatting. 4. Jaarlijks ontvangen de deelnemende gemeenten een gespecificeerd overzicht van de door de gemeente Epe voor het Streekarchief gemaakte werkelijke uitgaven, toegerekende kosten en ontvangen baten. Bij alle kosten is aangegeven voor welke prestaties deze uitgaven zijn gedaan dan wel kosten zijn toegerekend. Het saldo van dit overzicht wordt aan de deelnemende gemeenten in rekening gebracht op grond van de verdeelsleutel zoals beschreven in lid 2 en 3. 5. Het college van burgemeester en wethouders van Epe bepaalt jaarlijks het bij voorschot verschuldigde aandeel van elk der deelnemende gemeenten. 6. De helft van het aandeel, in het vorige lid bedoeld, moet worden betaald voor 1 februari, de andere helft voor 1 augustus. 7. Zo spoedig mogelijk na de vaststelling van de rekening doet het college van burgemeester en wethouders van Epe daarvan mededeling aan elk der deelnemers. 8. Verrekening vindt voor zoveel nodig plaats binnen twee maanden na verzending van de in het vorige lid bedoelde mededeling. 9.

Indien zich voor een bepaald jaar een omstandigheid voordoet, als gevolg waarvan de personele urentoerekening in het werkplan, als bedoeld in artikel 2, lid 4, significant afwijkt van toerekening op basis van het bovenstaande lid 2, dan zal de archiefcommissie aan het college van burgemeester en wethouders van Epe advies uitbrengen omtrent de billijke verrekening hiervan. Artikel 8. Archiefbescheiden streekarchief. 1. Ten aanzien van de archiefbescheiden van het streekarchief zijn de voorschriften omtrent de zorg, de bewaring en het beheer der archiefbescheiden, alsmede die omtrent het toezicht op het beheer daarvan, zoals deze voor de gemeente Epe zijn of nader zullen worden vastgesteld, van overeenkomstige toepassing. 2. Gedeputeerde Staten van Gelderland oefenen toezicht uit op de zorg voor de archiefbescheiden van het streekarchief, een en ander overeenkomstig artikel 33 van de Archiefwet 1995. Artikel 9. Uittreding. 1. Elk der deelnemers kan uit de gemeenschappelijke regeling treden met ingang van een begrotingsjaar, mits de opzeggende deelnemer het besluit daartoe ten minste een jaar voordien ter kennis heeft gebracht van de overige deelnemers. 2.

In geval van uittreding als bedoeld in het vorige lid, stelt de raad van de centrale gemeente met instemming van de raden van de deelnemende gemeenten ten minste twee maanden voor het tijdstip van uittreding een regeling vast ten aanzien van de financiële gevolgen van uittreding. 3. De uittreding komt eerst tot stand, nadat de deelnemers aan de verplichtingen, voortvloeiende uit de in lid 2 bedoelde regeling hebben voldaan. 4. Uittreding van een van de deelnemers leidt tot wijziging of opheffing van de gemeenschappelijke regeling. Artikel 10. Toetreding. 1. Toetreding van andere gemeenten tot de regeling is mogelijk. Aan een dergelijke toetreding kunnen voorwaarden worden verbonden. 2. Toetreding van andere gemeenten geschiedt bij een daartoe strekkend gelijk luidend besluit van de raden en colleges van burgemeester en wethouders van de toetredende en alle deelnemende gemeenten. Artikel 11. Wijziging. 1. Een wijziging van de regeling, anders dan in geval van uittreding en/of toetreding kan slechts geschieden bij gelijkluidend besluit van de raden en colleges van burgemeester en wethouders van alle deelnemende gemeenten. Raadsvoorstel Concentratie "Streekarchivariaat Noord-Veluwe"

54

Bijlage 6: Gemeenschappelijke regeling "Streekarchief Epe, Hattem en Heerde" 2. De procedure als omschreven in het eerste lid is ook van toepassing op een opheffing van de gemeenschappelijke regeling. 3. Een opheffing van de regeling komt eerst tot stand nadat is voldaan aan het bepaalde in het tweede en derde lid van artikel 9. 4. Bij opheffing van de regeling zullen de archiefbescheiden van het streekarchief worden opgenomen in het archief van de centrale gemeente. Artikel 12. Inwerkingtreding. 1. De wijziging van de gemeenschappelijke regeling treedt in werking op de eerste dag van de maand volgende op het moment dat de centrale archiefbewaarplaats in Epe in gebruik is genomen. 2. Het college van burgemeester en wethouders van Epe zendt de gewijzigde gemeenschappelijke regeling toe aan Gedeputeerde Staten van Gelderland. 3. De colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze zorg voor de bekendmaking van de gewijzigde gemeenschappelijke regeling. De artikelen 139,140 en 142 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing. 4. De colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten dragen zorg voor de registratie in het register overeenkomstig artikel 27 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Vastgesteld door de raad der gemeente Epe op Voorzitter

Griffier

Vastgesteld door burgemeester en wethouders der gemeente Epe op Burgemeester

Secretaris

Vastgesteld door de raad der gemeente Hattem op Voorzitter

Griffier

Vastgesteld door burgemeester en wethouders der gemeente Hattem op Burgemeester

Secretaris

Vastgesteld door de raad der gemeente Heerde op Voorzitter

Griffier

Vastgesteld door burgemeester en wethouders der gemeente Heerde op Burgemeester

Secretaris

Raadsvoorstel Concentratie "Streekarchivariaat Noord-Veluwe"

'

55

Bijlage 6: Gemeenschappelijke regeling "Streekarchief Epe, Hattem en Heerde"

Streekarchief Epe, Hattem en Heerde. Toelichting Gemeenschappelijke regeling. Artikel 1. Doel, naamgeving en looptijd. Artikel 10 van de Wet gemeenschappelijke regelingen schrijft voor dat de gemeenschappelijke regeling het belang moet vermelden ter behartiging waarvan zij is gewijzigd. In artikel 1 wordt daaraan voldaan. Tevens voert artikel 1 een naamswijziging door. De naam "Streekarchivariaat Noord-Veluwe" wordt gewijzigd in "Streekarchief Epe, Hattem en Heerde". De oude naam leidde tot verwarring en was niet dekkend voor de werkelijke situatie. Immers de Noord-Veluwe bevat meer gemeenten dan de betreffende drie. Artikel 2. Centrumgemeente en personeel. Deze regeling creëert noch een openbaar lichaam, noch een gemeenschappelijk orgaan, zoals bedoeld in artikel 8, lid 1 en 2 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. In overeenstemming met het derde lid van dit artikel worden in de regeling nader omschreven bevoegdheden overgedragen aan bestuursorganen van de gemeente Epe als centrale gemeente. De uitvoering van de bevoegdheden is conform het bepaalde in artikel 32 van de Archiefwet 1995 geregeld. Het jaarlijks werkplan omvat een overzicht van de activiteiten die door het streekarchivariaat zullen worden verricht. Artikel 3. Beheer en toezicht. De streekarchivaris oefent de taken uit die krachtens artikel 32 van de Archiefwet 1995 aan de gemeentearchivaris zijn opgedragen.

In de Archiefwet 1995 is een diplomavereiste opgenomen dat voor het streekarchief voldoende wordt geacht en derhalve worden niet nog andere diplomavereisten gesteld. Artikel 4. Archiefcommissie. Op grond van dit artikel wijzen de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten uit hun midden een vertegenwoordiger en een plaatsvervanger aan die zitting neemt in de archiefcommissie. De Provinciale Inspecteur van de archieven is belast met het toezicht op de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenten. Uit dien hoofde kan hij met adviserende stem zitting nemen in de archiefcommissie. Met de secretariaatstoewijzing aan de streekarchivaris wordt mede een optimale informatievoorziening voor de archiefcommissie beoogd. Artikel 5. Door de vergaderingen van de archiefcommissie te laten voorafgaan door ambtelijk beleidsen afstemmingsoverleg, wordt bereikt dat standpunten en visies bij de drie gemeenten in een vroeger stadium bekend zijn en in het overleg tussen ambtenaren en portefeuillehouders (leden van de archiefcommissie) besproken kunnen worden. Dit bevordert de vergaderkwaliteit van de archiefcommissie. Het is van belang dat de streekarchivaris vanuit zijn professie aan dit overleg deelneemt. Artikel 6. Begroting en rekening.

Dit artikel regelt de totstandkoming van de begroting en de rekening binnen de voorschriften van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Artikel 7. Kostenverrekening. Voor de kostentoerekening van de in werking zijnde centrale archiefbewaarplaats worden drie kostensoorten onderscheiden. a. exploitatiekosten van het gebouw; b. exploitatiekosten personeel; c. overige kosten. Raadsvoorstel Concentratie "Streekarchivariaat Noord-Veluwe"

56

Bijlage 6: Gemeenschappelijke regeling "Streekarchief Epe, Hattem en Heerde" Het totaal van deze kosten, minus eventuele inkomsten, worden als netto-kosten beschouwd. Met betrekking tot de verdeling van deze kosten is gekozen voor een verdeling op basis van het aantal strekkende meters archief dat door de deelnemende gemeenten is ondergebracht in de centrale archiefbewaarplaats. Deze verdeling wordt als rechtvaardig en meest efficiënt beschouwd. Door het aantal aangeboden strekkende meters archief per gemeente eens in de 5 jaar op te meten en vast te leggen wordt een duidelijke en stabiele basis verkregen. Deze verdeelsleutel komt door de omvang van de archieven overeen met de gedurende die 5 jaar te verwachten werkurenverdeling van de archivaris met betrekking tot de drie overgebrachte archieven. Mocht zich een situatie gaan voordoen als gevolg waarvan de archivaris aan een bepaalde gemeente een significant afwijkend aantal uren moet gaan besteden, dan zal dat tot uitdrukking moeten komen bij het werkplan (artikel 4). In dat geval zal de archiefcommissie aan het college van burgemeester en wethouders van Epe advies uitbrengen omtrent de billijke verrekening hiervan. NB:

Met betrekking tot de berekening van het aantal strekkende meters archief geldt dat ingaande de ingebruikname van de centrale archiefbewaarplaats wordt uitgegaan van een vooraf door de streekarchivaris opgemaakte en door de archiefcommissie geaccordeerde inschatting. Eerst bij de vaststelling van de eerste jaarrekening wordt tevens op basis van werkelijke meting het aantal overgebrachte strekkende meters archief per deelnemende gemeente bepaald. Deze berekening zal gedurende 5 jaar de grondslag vormen voor de kostenverrekening zoals bovenstaand is aangegeven en vangt aan per 1 januari van het jaar volgende op dat waarop de eerste jaarrekening betrekking heeft. Artikel 8. Archiefbescheiden streekarchief. Lid 1. Met de opname van dit artikel wordt voldaan aan het gestelde in artikel 4 van de Archiefwet 1995. Artikel 9 t/m 11. Daar de gemeenschappelijke regeling voor onbepaalde tijd wordt aangegaan, dienen krachtens het eerste lid van artikel 9 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, bepalingen te worden opgenomen omtrent wijziging, opheffing, toetreding en uittreding. Artikel 12. De wijziging van de gemeenschappelijke regeling treedt in werking op de eerste dag van de maand volgende op het moment dat de centrale archiefbewaarplaats in Epe in gebruik wordt genomen.

Tot dat moment blijft er sprake van verspreide archieven en dus van het streekarchivariaat, waarop de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat NoordVeluwe van toepassing is.

Raadsvoorstel Concentratie "Streekarchivariaat Noord-Veluwe"

57