7.2. Business case project zaakgericht werken.docx
Tekst van het document
H2O-gemeenten
Managementsamenvatting Business case ZGW H2O Intern document Aan: Opsteller(s): Versie: Datum indiening:
Opdrachtgever GS-tafel Werkgroep business case en E. Snijder, E. Jongeneelen, D. Ayhan en A. Oosterveld v1.0 05-07-2022
Gevraagde besluiten Op basis van deze managementsamenvatting en de onderliggende ‘Business Case Zaakgericht Werken H2O’ wordt gevraagd akkoord te gaan met het volgende: 1. De strategische doelstellingen zoals weergegeven in paragraaf 1.1.1 van deze samenvatting (en paragraaf 1.1 van de Business case zelf). 2. Het hybride scenario als voorkeursscenario zoals verwoord in paragraaf 1.2 van deze samenvatting (zie ook paragraaf 2.3 van de Business case). 3. De scope van 823 processen zoals behandeld in paragraaf 1.4.1 van deze samenvatting (en paragraaf 4.1.2 van de Business case). Daarnaast wordt gevraagd om opdracht te geven om: 4. Een start te maken met het opstellen van de producten zoals benoemd in paragraaf 1.5 van de samenvatting (zie ook hoofdstuk 5 van de Business case). 5. Dekking te zoeken voor de gevraagde projectinvestering – out-of-pocket kosten én interne inzet – zoals becijferd in paragraaf 1.4.2 van de samenvatting (paragraaf 4.3 van de Business case). 6. Dekking te zoeken voor de stijging van de exploitatiekosten zoals becijferd in paragraaf 1.4.3 van de samenvatting (en paragraaf 4.4 van de Business case).
1. Inleiding Met het project Zaakgericht Werken wordt door de H2O-gemeenten gezamenlijk invulling gegeven aan een verbetering van de dienstverlening naar burgers en bedrijven, voldoen aan wet- en regelgeving en naar een betere interne bedrijfsvoering en informatievoorziening. Het vormt één van de concrete uitwerkingen van de opdracht uit het CIO-convenant om de kwetsbaarheid van de H2O-gemeenten te verlagen en de kwaliteit van de informatievoorziening te vergroten. De ‘Business case Zaakgericht Werken H2O1’ geeft uitgebreid inzicht in wat het project oplevert en wat het kost. Hiermee wordt een zakelijke onderbouwing geboden die als basis kan dienen om een beslissing te nemen over het project. Onderhavig document geeft een samenvatting van de Business case. De opbouw van deze samenvatting is als volgt: • Hoofdstuk 1: beschrijft de projectopdracht en de scenario’s die onderzocht zijn. • Hoofdstuk 2: geeft een onderbouwing van het voorkeursscenario dat verder is uitgewerkt. • Hoofdstuk 3: behandelt de kwalitatieve baten van het voorkeursscenario. • Hoofdstuk 4: geeft inzicht in de eenmalige en structurele kosten van het voorkeursscenario. • Hoofdstuk 5: doet een globaal projectvoorstel voor het vervolg. • Hoofdstuk 6: sluit af met een aantal gevraagde besluiten. De eerste 5 hoofdstukken corresponderen met dezelfde hoofdstuknummers in de ‘Business case Zaakgericht Werken H2O’.
Voor details en onderliggende onderbouwingen wordt steeds verwezen naar het desbetreffende hoofdstuk uit de Business case.
1.1. Projectopdracht 2 De opdrachtinterpretatie van de opdrachtnemer is het onderzoeken van de haalbaarheid en wenselijkheid, in een Business case, van een scenario dat het meest bijdraagt aan de strategische doelstellingen van Zaakgericht Werken binnen de H2O gemeenten. 1.1.1. Strategische doelstellingen
Invoering van Zaakgericht Werken moet tot een concreet resultaat leiden. In deze Business case is ervoor gekozen om dit resultaat dus te beschouwen als de mate waarin Zaakgericht Werken bijdraagt aan het behalen van de strategische doelstellingen: 1. Maximaal dienstverlenend: de klantfocus centraal, digitaal waar het gefaciliteerd kan worden, transparant waar het mag en persoonlijk/maatwerk waar dat beter is (of zelfs moet). 2. Efficiënte en effectieve bedrijfsvoering: we willen onze dienstverlening en bedrijfsvoering verbeteren door in te zetten op een gemeenschappelijke informatievoorziening (Generiek, tenzij), harmoniseren en digitaliseren van werkprocessen op basis van landelijke standaarden. 3. Verbeteren van de rechtmatigheid en herleidbaarheid: door standaardisatie van processen willen we de dossiervorming en uitwisseling van informatie zowel intern als extern verbeteren. 4. Voldoen aan wet- en regelgeving: bij de uitvoering van de gemeentelijke taken voldoen we aan de wet- en regelgeving. 1 H2O businesscase ZGW v1.0 2 Hoofdstuk 1 van de Business case Zaakgericht Werken H2O beschrijft in meer detail de aanleiding en de
projectopdracht, inclusief afbakening van de Business case.
1
5. Verminderen kwetsbaarheid: door de kwetsbaarheid van de informatievoorziening te verlagen, de kwaliteit ervan te verhogen, de continuïteit te verhogen en de kosten structureel meer beheersbaar te maken. 1.1.2. Zaakgericht Werken
In de Business case wordt Zaakgericht Werken als volgt gedefinieerd: Het uitvoeren van bedrijfsprocessen waarbij informatie die tijdens het proces is ontvangen of gecreëerd, ook wel 'zaakinformatie' genoemd, tijdens het proces wordt gebundeld bij een zaak. Een zaakdossier wordt daarmee binnen de business case opgevat als een gestandaardiseerd informatieobject waarin, ongeacht het bijbehorende proces, inhoudelijke informatie en procesinformatie op een gestandaardiseerde manier kan worden geregistreerd en ontsloten. Vanuit deze definitie richt de Business case zich op een reeks van generieke informatiesystemen die van toepassing zijn over de verschillende dienstverleningskanalen heen, waaronder een zaaksysteem, een klantcontactsysteem, taakspecifieke applicaties (TSA’s) en een documentmanagement en archiefbeheer-systeem. Deze denkwijze is hieronder uitgebeeld als Landelijke voorzieningen Mijn Overheid
Overheidsloketten
Mijn Overheid voor ondernemers
data.overheid.nl
Landelijke Voorzieningen Basisregistraties
Overige Landelijke Voorzieningen
Kanalen
Taakspecifieke applicaties Relatiebeheer
intern ZS
Informatie tools
Relatiebeheer
Zaaksysteem Zaakregistratie Zaakafhandel
@
Documentbeheer (DMS) Archiefbeheer (RMA)
Kantoorautomatisering Management Informatie Dataportaal
Data Management
Relatiebeheer
Samenwerkings omgeving
‘de hoofdader’. Figuur 1 Hoofdader informatiesystemen Zaakgericht Werken H2O
1.1.3. Huidige invoering Zaakgericht Werken
De gemeenten Hattem en Oldebroek – en in mindere mate de gemeente Heerde – hebben reeds ervaring opgedaan bij de eerste implementatie van Zaakgericht Werken binnen de eigen organisaties. In de zomer van 2020 een inventarisatie uitgevoerd. Samengevat kan gesteld worden dat het invoeren van Zaakgericht werken niet volledig is afgerond. Vastgestelde beslisen kaderdocumenten zijn niet of slechts deels uitgevoerd. Het Zaakgericht werken is niet geborgd, noch H2O-breed, noch bij de individuele gemeenten. Ook is er geen sturing op en eigenaarschap van Zaakgericht Werken. En er wordt weliswaar op operationeel niveau samengewerkt, maar deze samenwerking is op tactisch en strategisch niveau niet geformaliseerd.
2
1.1.4. Scenario’s
Het invoeren van Zaakgericht Werken vraagt om aanpassingen in de procesinrichting én in de informatievoorziening. Er zijn verschillende manieren waarop de informatievoorziening ingericht kan worden om Zaakgericht Werken in een organisatie te ondersteunen. En er is onderscheid te maken in de mate waarin de bedrijfsprocessen aangepast worden aan het concept van Zaakgericht Werken. Vanuit deze context zijn voor de business case vijf verschillende scenario’s voor Zaakgericht Werken opgesteld. Hierbij is het ‘handhaven van de bestaande situatie’ als nul-scenario het startpunt. In dit scenario worden er geen wezenlijke veranderingen doorgevoerd in de procesinrichting en de informatievoorziening. Vervolgens zijn er vier aanvullende scenario’s opgesteld waarin wel veranderingen doorgevoerd worden in de procesinrichting en/of de informatievoorziening. Scenario’s 3, 4 en 5 verschillen voornamelijk in de wijze waarop de informatievoorziening wordt aangepast. Wel aanpassingen informatievoorziening
Geen aanpassingen informatievoorziening
Ondersteuning door TSA’s (3) Ondersteuning door zaaksysteem (4) Hybride ondersteuning (5)
Handhaven bestaande situatie (1)
Borgen Zaakgericht Werken (2)
Geen aanpassingen processen
Wel aanpassingen processen
Tabel 1 Weergave scenario’s
1. Handhaven bestaande situatie In dit scenario blijven de gemeenten gebruik maken van de huidige procesinrichting en het huidige applicatielandschap zonder verder te streven naar samenhang en samenwerking. De verschillen in procesinrichting tussen de H2O-gemeenten blijven dus bestaan. En alhoewel dit scenario niet uitsluit dat applicaties gezamenlijk vervangen worden, bijvoorbeeld bij end-of-life situaties of aflopende contracten, zullen de gemeenten de applicaties ieder voor zich inrichten en beheren. 2. Binnen huidige architectuur borgen Zaakgericht Werken Door wel gezamenlijk aanpassingen te doen in de procesinrichting wordt het mogelijk om Zaakgericht Werken breder door te voeren dan in de huidige situatie het geval is. Het bestaande applicatielandschap wordt dan als het ware beter benut. Natuurlijk worden ook in dit scenario applicaties in de tijd vervangen. Maar doordat dit binnen de huidige architectuur gebeurt, missen de gemeenten in dit scenario de voordelen van bijvoorbeeld Common Ground ontwikkelingen die ervoor zouden zorgen dat het applicatielandschap niet alleen beter benut wordt, maar ook op zichzelf staand beter wordt. 3. Volledig werken in de backoffice In tegenstelling tot de voorgaande scenario’s wordt in dit scenario niet alleen een verbetering van de procesinrichting nagestreefd, maar ook een verbetering van de informatievoorziening.
Procesondersteuning vindt plaats in taakspecifieke applicaties in de backoffice. Deze applicaties bieden specialistische procesondersteuning binnen ieder domein en dit scenario is er niet of nauwelijks sprake van generieke voorzieningen die domeinoverstijgend ingezet worden. En als er al sprake is van een zaaksysteem, dan
3
heeft deze vooral het karakter van een centraal Document Management Systeem (lees: een Taakspecifieke applicatie voor de Documentaire Informatievoorziening). 4. Volledig invoeren Zaakgericht Werken in generiek zaaksysteem Ook in dit scenario wordt de informatievoorziening verbeterd, maar wordt ervoor gekozen om Zaakgericht Werken volledig te ondersteunen door middel van generieke voorzieningen, waaronder een zaaksysteem. In dit scenario wordt de procesondersteuning dus volledig ondergebracht in generieke componenten en worden Taakspecifieke applicaties zo veel mogelijk uitgefaseerd. Het zaaksysteem voorziet dus in de enige (en centrale) plek waar voor alle processen inhoudelijke én procesinformatie worden opgeslagen. 5. Hybride vorm, zowel in backoffice als in generiek zaaksysteem Tot slot biedt het hybride scenario een combinatie van de vorige twee scenario’s. De informatievoorziening wordt verbeterd door gebruik te maken van zowel Taakspecifieke applicaties als generieke systemen zoals een zaaksysteem. Processen waar een TSA geschikte procesondersteuning biedt, worden daar ondergebracht (backoffice, tenzij…). Voor processen waar een TSA niet in procesondersteuning kan voorzien, wordt het generieke zaaksysteem ingezet. Daarnaast worden voor veel processtappen generieke voorzieningen ingezet, ook als voor deze processen een Taakspecifieke applicatie gebruikt wordt.
Het gaat dan om bijvoorbeeld generieke componenten voor documentcreatie, opslag van zaakinformatie en documenten.
1.2. Scenariokeuze 3 De scenario’s zijn met elkaar vergeleken in relatie tot de strategische doelstellingen. De uitgevoerde analyse van de scenario’s laat duidelijk zien dat het hybride scenario (Scenario 5. Ondersteunen door een combinatie van taakspecifieke applicaties en een generiek zaaksysteem) de grootste bijdrage levert aan het bereiken van de strategische doelstellingen, zie ook figuur 2.1 hieronder. Dit scenario combineert het beste van twee werelden, namelijk de voordelen van specialistische procesondersteuning én de voordelen van generieke functionaliteit en centrale opslag van zaakinformatie en documenten. Figuur 1. Scenario 5: Hybride in backoffice en met generieke componenten in relatie tot de overige scenario’s
3 Hoofdstuk 2 van de Business case Zaakgericht Werken H2O geeft een uitgebreide analyse van de vijf
scenario’s in relatie tot de strategische doelstellingen.
4
1.3. Kwalitatieve analyse baten 4 De baten van het voorkeursscenario zijn in de Business case alleen kwalitatief5 uitgewerkt. Om inzicht te bieden in de verwachte baten van het hybride scenario is gebruik gemaakt van de uitgangspunten voor de informatievoorziening. Deze uitgangspunten hebben een relatie met de strategische doelstellingen. Bijvoorbeeld: het openhouden van alle kanalen draagt bij aan de doelstelling ‘Maximaal dienstverlenend.’ De 27 uitgangspunten zijn geclusterd in 10 onderwerpen en gekoppeld aan de strategische doelstellingen. Per onderwerp maakt de business case inzichtelijk wat de verwachte baten zijn. Inhoudelijk is te concluderen dat door het hanteren van het hybride scenario een sterk positief effect te verwachten is op de klanttevredenheid. Het binnen het Zaakgericht Werken hanteren van gestandaardiseerde processen draagt bij aan de efficiëntie van de gehele bedrijfsvoering door meer inzicht in de uitvoering van processen, minder handmatige handelingen, hogere kwaliteit van dossiervorming en door standaardisatie, beter voldoen aan wet- en regelgeving en het verminderen van de kwetsbaarheid. Daarnaast verwachten wij een positief effect op het centraal opslaan van documenten bij aan het voldoen aan rechtmatigheid, herleidbaarheid en verminderen van de kwetsbaarheid en daarmee ook een verbetering van de kwaliteit van archiefbeheer.
1.4. Total Cost of Ownership 6 Met de Total Cost of Ownership (TCO) wordt gedoeld op de optelsom van alle eenmalige kosten (projectinvestering) en alle structurele kosten van het voorkeursscenario. In de Business case zijn beide kostenposten steeds gesplitst in: - Benodigde inzet in uren van de interne medewerkers. - De zogenaamde ‘out-of-pocket’ kosten, bestaande uit alle externe inhuur, aanschaf- en implementatiekosten van de generieke software en alle terugkerende licentie- of huurkosten van de aangeschafte software. 1.4.1. Scope Zaakgericht Werken
Om de kosten van het hybride scenario te kunnen ramen is een procesinventarisatie uitgevoerd. De kosten voor processen die door een Taak Specifieke Applicatie (TSA) ondersteund zijn bijvoorbeeld anders dan voor processen die in een generiek zaaksysteem ingericht moeten worden. Op basis van een procesinventarisatie bij Hattem, Heerde en Oldebroek is inzicht verkregen in de scope voor het project Zaakgericht Werken. Alle processen die minimaal bij één gemeente voorkomen zijn hierin meegenomen. Type proces Proces in TSA
Aantal 293
4 Hoofdstuk 3 van de Business case Zaakgericht Werken H2O geeft de volledige kwalitatieve analyse van de baten van het
voorkeursscenario. 5 Om de verwachte baten kwantitatief uit te werken is naast een nulmeting ook een kwantitatieve schatting van het effect van een scenario nodig. Dergelijke kwantitatieve schatting zijn echter slecht hard te onderbouwen. En alhoewel in sommige gevallen nulmetingen beschikbaar zijn, is daarom het schatten van het kwantitatieve effect van het voorkeursscenario niet gedaan. 6 Hoofdstuk 4 van de Business case Zaakgericht Werken H2O geeft de volledige uitwerking van de kostenanalyse van het voorkeursscenario.
5
Normaal proces (zonder TSA) Kort proces (zonder TSA) Proces zonder stappen (zonder TSA) Totaal
213 135 183 823
Tabel 2. Scope Zaakgericht Werken.
Deze 823 processen vallen binnen de scope en zullen dus of door een taakspecifieke applicatie ondersteund gaan worden of door het generieke zaaksysteem. Voor het procestype ‘Proces in TSA’ wordt binnen het project Zaakgericht werken alleen een zaaktype ingericht en een koppeling met de TSA gerealiseerd. Voor het type ‘Proces zonder stappen’ wordt alleen een zaaktype ingericht. Voor de overige typen processen (‘Normaal proces’ en ‘Kort proces’) geldt dat deze volledig in het zaaksysteem worden ingericht. 1.4.2. Projectinvestering
Om het project Zaakgericht Werken uit te voeren is voor de out-of-pocket kosten totaal voor alle drie de gemeenten Hattem, Heerde en Oldebroek een bedrag van € 4.081.364 benodigd. Het hele project vraagt 57.113 uur interne capaciteit verdeeld over drie gemeenten gedurende de doorlooptijd van het project van 2022-2024. Waarvan 11.831 uur intern geleverd kan worden. De resterende uren worden ingevuld door externe inhuur, tijdelijke contracten en vervangende inhuur. Tabel 4.1 laat de verdeling zien van de uren die intern ingevuld kunnen worden, met vervangende inhuur, tijdelijk contract en externe inhuur. Tabel 4.2 daaronder laat voor het project de out-of-pocket kosten zien. Tabel 4.3 laat de totale eenmalige kosten van de leverancier van het Zaaksysteem zien. Tabel 4.4 laat de totale externe kosten voor Hattem, Heerde en Oldebroek zien. Tabel 4.5 laat de totaal eenmalige kosten zien zonder vervangende inhuur verdeeld over de drie gemeenten op basis van de verdeelsleutel Hattem (22%), Heerde (34%) en Oldebroek (44%). Tabel 4.6 laat de totaal eenmalige kosten zien van de vervangende inhuur op basis van de verdeelsleutel. Tabel 4.7 laat tot slot de totale externe kosten per gemeente zien van het project op basis van de verdeelsleutel.
De totale projectkosten zijn initieel geraamd op basis van het totaal aantal uren per rol per domein per jaar over de gehele looptijd (2022-2024) van het project. Tabel 4.1 geeft hiermee het totaal aantal uren7 en tabel 4.2 zijn alle uren die via inhuur geleverd worden omgerekend naar out-of-pocket kosten. Rol
Totaal
Intern ingevuld
Vervangende inhuur
Tijdelijk contract
Externe inhuur
Proceseigenaar
1.070
787
283
0
0
Projectleider
2.564
0
0
0
2.564
Projectsupport
3.260
0
0
0
3.260
Procesadviseur
14.329
564
8.332
4.000
1.433
Functioneel beheerder
15.805
1.155
4.528
5.381
4.742
Inhoudsdeskundige
5.037
3.345
1.692
0
0
7 De gedetailleerde onderliggende berekeningen zijn opgenomen in bijlage F van de Business case
6
DIV medewerker
3.751
1.592
2.159
0
0
Tester
3.380
714
2.666
0
0
Testcoördinator
3.773
10
3.763
0
0
i-Dienst & FB Servicebus
3.268
3.268
0
0
0
Enterprise architect/Projectarchitect CISO/PO
480
0
0
0
480
240
240
0
0
0
Communicatie/Webmaster
156
156
0
0
0
57.113
11.831
23.423
9.381
12.479
Vervangende inhuur Tijdelijk contract Externe inhuur
Bedrag
Totaal
Tabel 4.1. Totaal benodigd aantal uren (periode 2022-2024).
Externe inhuur voor rol: Proceseigenaar
€ 25.487,72
€ 0,00
€ 0,00
€ 25.487,72
Projectleider
€ 0,00
€ 0,00
€ 282.077,02
€ 282.077,02
Projectsupport
€ 0,00
€ 0,00
€ 228.206,52
€ 228.206,52
Procesadviseur
€ 749.891,83
€ 260.000,00
€ 128.961,31 € 1.138.853,15
Functioneel beheerder
€ 407.485,94
€ 269.050,00
€ 426.739,69 € 1.103.275,63
Inhoudsdeskundige
€ 152.282,38
€ 0,00
€ 0,00
€ 152.282,38
DIV medewerker
€ 194.312,32
€ 0,00
€ 0,00
€ 194.312,32
Tester
€ 239.913,45
€ 0,00
€ 0,00
€ 239.913,45
Testcoördinator
€ 338.657,76
€ 0,00
€ 0,00
€ 338.657,76
i-Dienst & FB Servicebus Enterprise architect/Projectarchitect
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 52.800,00
€ 52.800,00
CISO/PO
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
Communicatie/Webmaster
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
Totale inhuur
€ 2.108.031,40
€ 529.050,00 € 1.118.784,55 € 3.755.865,95
Tabel 4.2. Totaal benodigde externe inhuur (out-of-pocket kosten) (periode 2022-2024).
Naast de (out-of-pocket) kosten voor externe inhuur worden er kosten gemaakt voor de leverancier van het nieuwe zaaksysteem. Tabel 4.3 geeft deze out-of-pocket kosten weer.
Kosten leverancier Zaaksysteem
Bedrag
Tijdelijk dubbele licentiekosten
€ 173.248,65
Implementatie/inrichting/opleiding
€ 58.500,00
Prijs inrichting koppelingen TSA's - zaaksysteem
€ 26.250,00
Migratie/conversie
€ 67.500,00
Totaal eenmalige kosten leverancier
€ 325.498,65
7
Tabel 4.3. Totaal eenmalige kosten leverancier Zaaksysteem
Hiermee komen de totale kosten neer op 11.831 uur interne capaciteit en € 4.081.364,60 outof-pocket kosten. (zie tabel 4.4 voor de samenvatting). Bedrag
Uren
-
11.831
Vervangende inhuur
€ 2.108.031,40
-
Tijdelijk contracten
€ 529.050,00
-
€ 1.118.784,55
-
Kostenpost Interne capaciteit
Externe inhuur Totaal eenmalige kosten leverancier
€ 325.498,65
Totaal eenmalige kosten
€ 4.081.364,60
11.831 uur
Tabel 4.4. Overzicht totale eenmalige kosten (uren en geld) voor de H2O- gemeenten
Tabel 4.5 laat de totale kosten zonder vervangende inhuur zien op basis van de verdeelsleutel: Hattem (22%), Heerde (34%) en Oldebroek (44%). Tabel 4.6 laat de verdeling van de vervangende inhuur zien en tabel 4.7, tot slot, geeft de verdeling van het totaal. Totaal Verdeelsleutel Kosten tijdelijke contracten Kosten externe inhuur Externe kosten software + impl Totale externe kosten zonder vervanging
Hattem
Heerde
Oldebroek
100%
22%
34%
44%
€ 529.050,00
€ 116.391,00
€ 179.877,00
€ 232.782,00
€ 1.118.784,55
€ 246.132,60
€ 380.386,75
€ 492.265,20
€ 325.498,65
€ 72.178,89
€ 111.163,81
€ 142.155,95
€ 1.973.333,20
€ 434.702,49
€ 671.427,56
€ 867.203,15
Tabel 4.5. Totaal externe kosten per gemeente op basis van verdeelsleutel zonder vervangende inhuurkosten.
Totaal
Hattem
Heerde
Oldebroek
Gevraagde interne capaciteit via verdeelsleutel verdeeld
31.589
6.950
10.740
13.899
Geleverd door gemeenten
8.167
2.036
4.393
1.738
Te vervangen uren
23.423
4.914
6.347
12.161
€ 2.108.031,40
€ 442.260,77
€ 571.258,99
€ 1.094.511,64
Kosten vervangende inhuur
Tabel 4.6. Totaal eenmalige kosten vervangende inhuur via verdeelsleutel Hattem (22%), Heerde (34%) en Oldebroek (44%).
Totaal
Hattem
Heerde
Oldebroek
Kosten zonder vevangende inhuur
€ 1.973.333,20
€ 434.702,49
€ 671.427,56
€ 867.203,15
Kosten vervangende inhuur
€ 2.108.031,40
€ 442.260,77
€ 571.258,99
€ 1.094.511,64
Totale kosten
€ 4.081.364,60
€ 876.963,26
€ 1.242.686,55 € 1.961.714,79
Tabel 4.7. Totale kosten per gemeente op basis van verdeelsleutel
8
1.4.3. Structurele exploitatielasten
Als gevolg van het project zullen er tijdelijk dubbele licentiekosten berekend moeten worden totdat de procesinrichting in de nieuwe systemen is opgenomen. Deze kosten € 173.248,65 zijn opgenomen in tabel 4.3 onder de totaal eenmalige implementatiekosten leverancier In tabel 4.8 zijn de bestaande licentiekosten voor de drie H2O gemeenten opgenomen voor de jaren 2022 en 2023. Vanaf 2024 is de verwachting dat de bestaande systemen en licenties gemigreerd zijn. Tabel 4.9 geven daarmee de structurele licentiekosten voor 2024 en verder. Berekening bestaande licentiekosten
2022
2023
Huidige licentiekosten zaaksysteem
45.558,39
46.241,76
Huidige licentiekosten KCS
12.687,50
12.877,81
Huidige kosten overige licenties/koppelingen
6.694,94
6.795,36
Totaal bestaande licentiekosten
64.940,83
65.914,93
Tabel 4.8. Bestaande licentiekosten voor drie gemeenten
Nieuwe Licentiekosten Nieuwe licentiekosten
2024
2025
2026
2027
2028
2029
2030
2031
88.578,21 89.906,88 91.255,49 92.624,32 94.013,68 95.423,89 96.855,25 98.308,08
Tabel 4.9. Structurele nieuwe licentiekosten per jaar voor drie gemeenten
1.5. Globaal projectvoorstel Wanneer de Business case wordt aangenomen dan wordt het project vervolgd met het uitwerken van een Plan van aanpak voor de implementatie van ZGW door de business. (zie figuur 3)
Figuur 3 Totaaloverzicht traject Zaakgericht Werken en Architectuur
9
In de aanname vanuit de businesscase is de volgende voorlopige planning aangehouden:
10