6. Raadsvoorstel Toestemming aangaan Gemeenschappelijke Regeling

Raadsvoorstel Raadsvergadering: Commissie:

6 mei 2025 14 april 2025

Agendapunt: Onderwerp:

6. Toestemming aangaan Gemeenschappelijke Regeling Noord-Veluws Archief

Afdeling: Opsteller: Telefoonnummer: E-mailadres

Dienstverlening en Informatiebeheer Marja Vink 0578-699494 m.vink@heerde.nl

Portefeuille: Programma:

Olaf Prinsen N.v.t.

De raad besluit om: Het College toestemming te verlenen voor het aangaan van de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Veluws Archief, ingaande per 1 juli 2025. Inleiding In de raadsvergadering van 4 november 2024 is het ‘ontwerp GR Bedrijfsvoeringsorganisatie NoordVeluws Archief ter kennisgeving aangeboden en het besluit genomen om af te zien van het indienen van zienswijzen. De gemeenten Epe, Hattem en Heerde hebben sinds 1982 de archiefwettelijke taken geregeld via de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Epe, Hattem en Heerde (GR EHH). De gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek hebben hun wettelijke taken rondom het archiefbeheer belegd via de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (GR SNWV). Voor doorontwikkeling van zowel de kwaliteit als de dienstverlening van het Streekarchief en daarnaast het moeten aansluiten bij een e-depot voor het bewaren van digitale informatie, is gekozen voor het oprichten van het Noord-Veluws Archief (NoVA). Dit is een samenwerking tussen het Streekarchief Epe, Hattem, Heerde (EHH) en het Streekarchivariaat Noordwest Veluwe (SNWV). Dit wordt uitgevoerd in de vorm van een gemeenschappelijke regeling, waarbij een aparte bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief wordt opgezet.

Beoogd doel Door gezamenlijk een nieuwe gemeenschappelijke regeling aan te gaan wordt voor de gehele regio gebouwd aan een robuuste en toekomstbestendige archiefdienst. Deze kan de wettelijke en wenselijke taken ten aanzien van collectiebeheer, toezicht en dienstverlening aan de rechtzoekende,

1/3

controlerende of historisch geïnteresseerde burger, organisatie en/of andere belanghebbende uitvoeren. Bevoegdheid / Juridisch kader • Archiefwet 1995 • Wet gemeenschappelijke regelingen Eerdere besluitvorming en kaders • GR Streekarchief EHH • Plan van Aanpak NoVA dd 22-08-2024 • Collegebesluit 21-10-2024: oprichtingsstukken GR Noord-Veluws Archief • Raadsbesluit 4-11-2024: toestemming aangaan GR Noord-Veluws Archief Argumenten 1.1 Het aangaan van de gemeenschappelijke regeling biedt een toekomstbestendige archiefdienst Door het aangaan van deze gemeenschappelijke regeling ontstaat voor de acht deelnemende gemeenten een robuuste en toekomstbestendige archiefdienst met voldoende expertise, om de duurzame toegankelijkheid van zowel fysieke als digitale (overheids-)informatie te waarborgen. Door beide archiefdiensten samen te voegen kan de technische infrastructuur en de benodigde expertise voor het duurzaam toegankelijk houden van te bewaren informatie gezamenlijk georganiseerd worden, waarmee door schaalvoordelen en efficiëntere inzet van mensen en middelen meer kwaliteit en continuïteit geleverd kan worden. 1.2 Zienswijzennota Op 4 november 2024 is het voorstel voor het aangaan van een GR besproken. Hierop heeft de gemeente Heerde geen zienswijze ingediend. De zienswijzen die zijn ingediend door andere betrokken gemeente hebben betrekking op financiële paragraaf.

Dit betreft de het maximaliseren van de reserves tot 2 en het maximaliseren van de reserves op 10% van de totale begroting. De nota van zienswijzen is als bijlage opgenomen. 1.3 De gemeenschappelijke regeling is in lijn met de nieuwe Wgr De Wgr verplicht gemeenten om hun gemeenschappelijke regelingen in lijn te brengen met de nieuwe wet. Door het in procedure brengen van deze gemeenschappelijke regeling kan aan deze verplichting worden voldaan. Voor de regeling kan de gemeenteraad alleen toestemming onthouden als het in strijd is met het recht of het algemeen belang (art. 1, lid 4 Wgr). In de bijgevoegde regeling is hier geen sprake van. Kanttekeningen 1.1Toestemming van de raad is geen garantie dat de regeling van kracht wordt De GR kan alleen worden opgericht als alle 8 deelnemende gemeenten hun toestemming verlenen. Geld Liquidatieplan SEHH Voor de opheffing van de huidige regeling is een liquidatieplan opgesteld, zodat er duidelijkheid ontstaat over de verdeling van activa en passiva en de afwikkeling van verplichtingen. Communicatie Afhankelijk van de doelgroep wordt er gecommuniceerd: • Intern: Werkoverleg, Infomail en Intranet • Extern: bericht op website of in de lokale krant • Openbare publicaties: www.overheid.nl en het daarvoor bestemde register

2/3

•

NoVA: via nieuwsbrief en publicaties op de websites van SEHH, SNWV en aangesloten gemeenten

Uitvoering Na het verlenen van toestemming door de raden van de deelnemende gemeente, kunnen de colleges besluiten om de GR NoVA per 1 juli 2025 aan te gaan. Als de regeling door alle 8 colleges is vastgesteld, treedt deze in werking op de dag na bekendmaking. Met de inwerkingtreding van de nieuwe regeling, wordt de oude regeling gelijktijdig ingetrokken. Advies commissie(s) [Dit wordt ingevuld nadat het advies is behandeld in de commissievergadering]. Heerde, 11 maart 2025 Het college van Heerde Mr. O.G. Prinsen, burgemeester B. van Zuthem, gemeentesecretaris Bijlagen: 1. Raadsbesluit 2. Gemeenschappelijke Regeling “Bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief 3. Nota van zienswijzen

3/3