6.5. Memo initiatiefvoorstel grip op samenwerking 20210302.docx

Memo Datum 2 maart 2021

Van Johan Kok, raadsadviseur

Aan Fractievoorzittersoverleg

Onderwerp Initiatiefvoorstel grip op samenwerking Inleiding Op initiatief van de gemeente Voorst is onderzocht welke andere maatregelen er mogelijk zijn om grip op samenwerkingsverbanden te vergroten. Daarbij zijn raadsleden van de Cleantech Regiogemeenten betrokken in een aantal bijeenkomsten. Dit heeft geleid tot de notitie ‘Grip op samenwerken’. De notitie beschrijft maatregelen die genomen kunnen worden om meer grip te krijgen. De door de raad aangewezen raadsrapporteurs Jan Tuinman (VNOG; PlusOV); Geraldine Kwekkeboom (regio Zwolle); Peter Oosterhof (Cleantechregio) hebben de voorstellen beoordeeld. De bevindingen zijn hieronder opgenomen. Voorliggend voorstel beoogd het fractievoorzittersoverleg een voorstel aan de raad te doen over deze voorstellen. Voorstel: De raad voor te stellen om in afstemming met de regiogemeenten: 1. per thema of samenwerkingsverband een Whatsappgroep op te richten; 2. twee keer per jaar De Ontmoeting te (laten) organiseren; 3. De raadsgriffier opdracht te geven regionale afstemmingsoverleggen van griffiers proactief te gebruiken voor het afstemmen van data rond besluitvorming, ontmoetingen en het aanhaken van raadsleden op actualiteiten/(wets)wijzigingen Gemeenschappelijke Regelingen; 4. het college opdracht te geven om: a.

de Cleantechregio, VNOG, GGDNOG en PlusOV op te dragen in november de vergaderdata van het (Algemeen) Bestuur in het komende kalenderjaar bekend te maken aan de raad; b. de Cleantechregio, VNOG, GGDNOG en PlusOV op te dragen jaarlijks bij de jaarrekening in een dashboard een financieel- en beleidsmatig overzicht te geven van de organisatie; c. de Cleantechregio, VNOG, GGDNOG en PlusOV op te dragen voor raadsleden op de website alle relevante financiële- en beleidsmatige documenten bekend te maken; d. de Cleantechregio, VNOG, GGDNOG en PlusOV op te dragen de kadernota (voor zover van toepassing), begroting en jaarrekening tegelijkertijd naar de raad als naar het college te sturen; e. de Cleantechregio, VNOG, GGDNOG op te dragen vóór 15 december een kadernota ter voorbereiding van de eerstvolgende begroting aan te bieden aan de gemeenteraden; f. de Cleantechregio, VNOG, GGDNOG op te dragen iedere 4 jaar een meerjarenbeleidsplan aan te bieden aan de raad. Toelichting Algemeen Vanuit gemeenteraden is er meer behoefte aan grip op regionale samenwerkingsverbanden. De raden ervaren dat zij op afstand staan en niet of in een laat stadium worden betrokken bij ontwikkelingen bij samenwerkingsverbanden.

Het gaat daarbij niet alleen om de invloed op cyclische stukken en de zienswijzeprocedure voor de begroting, maar ook voorstellen over de kadernota en andere belangrijke beleidsvoorstellen. Een aantal gemeenten waaronder Heerde heeft de afgelopen jaren daarvoor het instrument van “raadsrapporteur” ingevoerd. Aanbevelingen rekenkamercommissie De raad heeft op 27 januari 2020 ingestemd met de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek van de rekenkamercommissie Heerde “Zicht in samenwerkingsverbanden” voor het verbeteren van de kaderstellende

en controlerende rol van de gemeenteraad voor regionale samenwerkingsverbanden. Dit voorstel is in lijn met die aanbevelingen. De raadsleden uit de Cleantechregio hebben nadere voorstellen uitgewerkt. De voorstellen zijn verwoord in de beleidsnotitie “Grip op Samenwerken met de gemeenten in de Stedendriehoek”. Per voorstel is daarin een toelichting opgenomen. Kortheidshalve wordt daarnaar verwezen. Hieronder is per voorstel het advies van de raadsrapporteurs opgenomen. 1.

Per thema of samenwerkingsverband wordt een Whatsappgroep opgericht Overnemen, hiervoor is breed draagvlak bij de raadsleden in de Cleantechregio.

2.

De raden stemmen hun vergaderplanningen op elkaar af Aangepast overnemen. Er zijn sterker twijfels over de haalbaarheid hiervan. Voorkeur om het proces nader af te stemmen via de griffiers van de Cleantechregio en deze een trekkersrol te geven. Beslispunt 4 voorziet daarin.

3.

Op maandagen houden de raden tijd vrij om over samenwerkingsverbanden te praten. Aangepast overnemen, zie punt 2. Op uitwerking voor de periode na de verkiezingen van de leden van de gemeenteraad in 2022.

4.

Per samenwerkingsverband is één griffier verantwoordelijk Niet overnemen. Dit is een punt van nadere uitwerking via de griffiers van de Cleantechregio. Voorkomen moet worden dat kwetsbaarheid wordt gecreëerd. Vooralsnog streven wij naar een sterkere rol voor de griffier. Die heeft een belangrijke schakelrol. Zie beslispunt 2

5.

Er wordt een regionale griffier aangesteld Vooralsnog niet overnemen, zie punt 4. Dit is een punt van nadere uitwerking via de griffiers van de Cleantechregio.

6.

Twee keer per jaar wordt De Ontmoeting georganiseerd Overnemen. Hiervoor is breed draagvlak bij de raadsleden in de Cleantechregio.

7.

Elke raad stelt per samenwerkingsverband raadsrapporteur(s) aan Al overgenomen. De gemeenteraad van Heerde heeft op 24 april 2020 besloten tot aanwijzing van raadsrapporteurs voor de VNOG, PlusOV, Cleantechregio en Regio Zwolle. De raad heeft deze samenwerkingsverbanden belangrijk en risicovol gevonden.

8.

Samenwerkingsverbanden maken in november de vergaderdata van het Algemeen Bestuur bekend Overnemen. Hiervoor is breed draagvlak bij de raadsleden in de Cleantechregio.

9.

Informatie van samenwerkingsverbanden wordt ook aangeleverd in een dashboard Overnemen. Hiervoor is breed draagvlak bij de raadsleden in de Cleantechregio. Het dashboard zo mogelijk ontwikkelen via een uniforme aanpak zoals het dashboard van de gemeente Apeldoorn.

10.

Op de websites van de samenwerkingsverbanden komt een knop voor raadsleden Overnemen. Voorkeur bestaat om dit op een centrale plaats te organiseren, niet bij de websites van de individuele samenwerkingsverbanden.

11.

Samenwerkingsverbanden informeren zowel college als raad tegelijkertijd Overnemen. Hiervoor is breed draagvlak bij de raadsleden in de Cleantechregio. Hiermee worden ook de raadsrapporteurs in de gelegenheid gesteld hun rol te nemen bij de informatievoorziening aan de raad.

2/3

12.

Samenwerkingsverbanden bieden vóór 15 december een kadernota aan Overnemen. Hiervoor is breed draagvlak bij de raadsleden in de Cleantechregio. Dit geeft de raden mogelijkheid vroegtijdig kennis te nemen van de kadernota en de daarin opgenomen beleidsvoornemens.

13.

Samenwerkingsverbanden bieden tenminste iedere 4 jaar een meerjarenbeleidsplan aan. Overnemen. Hiervoor is breed draagvlak bij de raadsleden in de Cleantechregio.

Aanpak/uitvoering. Vanuit de raadsleden in de Cleantechregio wordt voorgesteld om een initiatiefvoorstel aan de raad aan te bieden. Een model daarvoor is bij de beleidsnotitie gevoegd. In overeenstemming met artikel 49 van Organisatieverordening gemeenteraad Heerde 2018 heeft het college de mogelijkheid daarover wensen en bedenkingen bij de raad in te dienen. Na ontvangst van de reactie van het college kan het definitief voorstel aan de raad worden voorgelegd. Voor zover de over te nemen voorstellen actie van de samenwerkingsverbanden met zich mee brengen wordt voorgesteld via het college daarvoor de uitvoering ter hand te nemen. De gemeentelijk vertegenwoordigers in het (Algemeen) bestuur zijn collegeleden. Het ligt derhalve voor de hand die lijn te volgen. De griffiers van de Cleantechregio maken na besluitvorming door de raden gezamenlijk een plan van aanpak voor de uitvoering van de maatregelen waarmee de raden akkoord zijn gegaan.

3/3