6.4. Brief 29 maart Rekenkamercommissie Gemeente Heerde met jaarverslag.pdf

Aan de gemeenteraad van Heerde Postbus 175 8180 AD Heerde

Contactpersoon Johan Kok Datum verzonden 29 maart 2022

Uw brief van/uw kenmerk -

Bijlagen 1 bijlage Ons kenmerk -

Onderwerp

Jaarverslag 2021

Geachte gemeenteraad, Hierbij biedt de rekenkamercommissie van de gemeente Heerde het jaarverslag 2021 aan. In dit jaarverslag besteedt de rekenkamercommissie onder meer aandacht aan de samenstelling; het onderzoek “Inwonerparticipatie en de rol van de raad”; de voorbereiding van het onderzoeksprogramma 2020 en overige activiteiten van de rekenkamercommissie. Tot slot wordt verantwoording afgelegd over het budget van de rekenkamercommissie. Met het aanbieden van het jaarverslag aan de gemeenteraad voldoet de rekenkamercommissie aan artikel 14 lid 5 van de Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Heerde 2018.

Met vriendelijke groet, namens de Rekenkamercommissie van de gemeente Heerde

C.M. Sluiter – Kuilwijk, voorzitter

cc College van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerde

Jaarverslag 2021

Rekenkamercommissie Heerde Postbus 175 8180 AD Heerde Tel 0578‐699494 E‐mail rekenkamer@heerde.nl www.heerde.nl/rekenkamer

1

Inhoud Jaarverslag 2021 .............................................................................................................................................. 1 Voorwoord ...................................................................................................................................................... 3 1.

Inleiding ............................................................................................................................................... 4

2.

Samenstelling ...................................................................................................................................... 4 2.1 Organisatie ........................................................................................................................................ 4 2.2 Samenstelling .................................................................................................................................... 4

3. Missie en werkwijze .................................................................................................................................... 4 3.1 Missie................................................................................................................................................. 4 3.2 Werkwijze .......................................................................................................................................... 4 4. Onderzoek “Inwonerparticipatie en de rol van de raad” ........................................................................ 5 5. Zelfevaluatie rekenkamercommissie....................................................................................................... 5 6. Opstelling jaarverslag 2020 ..................................................................................................................... 5 7. Voorbereiding onderzoeksprogramma 2022 .......................................................................................... 5 8. Overige activiteiten ................................................................................................................................. 5 8.1 Nederlandse Vereniging Rekenkamers (NVVR) .................................................................................

5 8.2 Reguliere vergaderingen ................................................................................................................... 5 9. Budget ..................................................................................................................................................... 6

2

Voorwoord Met veel genoegen bied ik u het jaarverslag van de rekenkamercommissie van de gemeente Heerde aan over het jaar 2021. In dit jaarverslag geeft de rekenkamercommissie inzicht in haar werkzaamheden en de besteding van het budget van het afgelopen jaar. Natuurlijk kunnen we in dit voorwoord niet voorbij gaan aan het bijzondere jaar dat 2021 voor een ieder geweest is en dat naast privé ook uw raadswerk, net als ons rekenkamerwerk, zeer beïnvloed heeft; de corona pandemie. Per slot van rekening werd ook afgelopen jaar 2021, beheerst door deze pandemie. Vergaderingen van de rekenkamercommissie, maar ook met de gemeenteraad, fracties, externen etc., vonden veelal digitaal plaats. Wij kunnen wel stellen dat dit een behoorlijke beperking opleverde. Maar graag wil ik hier benadrukken dat het gemis om u allen persoonlijk, live, te kunnen zien en spreken, het werk niet leuker maakte. Juist de persoonlijke contacten zijn een belangrijk onderdeel van uw en ons werk. Gelukkig lijkt het bij het schrijven van dit voorwoord weer de goede kant op te gaan en hoop ik u allen, waarschijnlijk in nieuwe samenstelling, binnenkort te kunnen zien. Ik spreek ik mijn dank uit voor de prettige en constructieve samenwerking met de raads‐ en commissieleden, het college en de ambtelijke organisatie van de gemeente Heerde. Namens de Rekenkamercommissie van de gemeente Heerde

Corine Sluiter – Kuilwijk, voorzitter

3

1. Inleiding In overeenstemming met de Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Heerde 2018 doet de rekenkamercommissie verslag van haar activiteiten. De rekenkamerfunctie onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Dit jaarverslag vormt een verantwoording van en terugblik op de activiteiten van de rekenkamercommissie van het afgelopen jaar.

2. Samenstelling 2.1 Organisatie De rekenkamercommissie bestaat uit drie externe leden en twee interne leden (één uit een coalitie fractie en één uit een oppositie fractie). De griffie ondersteunt de rekenkamercommissie en levert daarvoor de secretaris.

2.2 Samenstelling De samenstelling van de rekenkamercommissie is in het verslagjaar niet gewijzigd. De gemeenteraad heeft in 2017 de externe leden van de rekenkamercommissie benoemd voor een periode van vier jaar. De gemeenteraad heeft op 4 oktober op voordracht van de rekenkamercommissie besloten te herbenoemen als externe leden van de rekenkamercommissie Heerde: 1. Mevrouw C.M. Sluiter‐Kuilwijk als extern voorzitter voor een periode van vier jaar; 2. De heer M.J. van Oort als extern lid voor een periode van twee jaar; 3. De heer B. Lokhorst als extern lid voor een periode van vier jaar. Hiermee is de continuïteit van de werkzaamheden van de rekenkamercommissie geborgd. De rekenkamercommissie bestaat uit: a. b. c. d.

Externe leden: Corine Sluiter – Kuilwijk (voorzitter), Bert Lokhorst, Max van Oort; Interne leden: raadslid Erik Mateman, raadscommissielid Geraldine Kwekkeboom; Ambtelijk secretaris: Johan Kok; Adviseur: griffier Erik Lankman.

3. Missie en werkwijze 3.1 Missie Het functioneren van de rekenkamercommissie vindt zijn basis in de volgende missie: “De rekenkamercommissie Heerde wil door middel van haar werkzaamheden bijdragen aan de kwaliteit van het lokale bestuur in de gemeente Heerde, aan de transparantie van het gemeentelijk handelen en aan de versterking van de publieke verantwoording daarover. Zij ziet het als haar missie om de gemeenteraad actief te ondersteunen in zijn kaderstellende en controlerende taak.” De rekenkamercommissie wil met zorgvuldig onderzoek en een positief ‐ kritische houding bijdragen aan het verbeteren van de kwaliteit van het lokale bestuur.

3.2 Werkwijze De werkwijze van de rekenkamercommissie is vastgelegd in de verordening en het onderzoeksprotocol. Hierin zijn onder meer afspraken vastgelegd met betrekking tot de totstandkoming van het jaarplan, de inventarisatie en de selectie van de onderzoeksonderwerpen, de werkwijze bij de uitvoering van onderzoeken en de procedures van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor. Het onderzoeksprotocol is te raadplegen op de website van de Rekenkamercommissie: https://www.heerde.nl/Bestuur_en_organisatie/Rekenkamercommissie. 4

4. Onderzoek “Inwonerparticipatie en de rol van de raad” De rekenkamercommissie heeft in 2021 rekenkameronderzoek uitgevoerd naar inwonerparticipatie en de rol van de raad. In dat rapport geeft de rekenkamercommissie antwoord op de volgende hoofdvraag: Op welke wijze geeft de gemeente invulling aan inwonersparticipatie en wat betekent dat voor de rollen van de raad (kaderstelling, controle en volksvertegenwoordiging)? Voor het onderzoek heeft de rekenkamercommissie de hoofdvraag uitgewerkt in deelvragen over het beleid, de uitvoeringspraktijk en de toekomstige situatie. In verband met de gevraagde uitbreiding van het onderzoek naar de bestuurscultuur heeft de rekenkamercommissie bij de beoordeling van de rol van de raad, het college en de ambtelijke organisatie ook ‘de attitude’ (houding en gedrag) betrokken. De raad heeft op 4 oktober 2021 ingestemd met de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamercommissie Heerde. Aan het college is verzocht binnen 3 maanden een plan van aanpak op te stellen en aan de raad toe te zenden voor de uitvoering van de in dit rapport opgenomen aanbevelingen.

5. Zelfevaluatie rekenkamercommissie De rekenkamercommissie heeft in 2021 haar zelfevaluatieonderzoek afgerond. Daarbij heeft de commissie teruggekeken op haar functioneren in de periode 2018‐2021. Onderwerpen die daarbij onder meer aan de orde zijn gekomen: Externe profilering; Interne profilering; Selectie en keuze onderzoeksonderwerpen; Doorwerking en kwaliteit van uitgevoerd onderzoek.

6. Opstelling jaarverslag 2020 In februari 2021 hebben wij het jaarverslag 2020 met een overzicht over onze activiteiten in dat verslagjaar vastgesteld.

7. Voorbereiding onderzoeksprogramma 2022 Bij de voorbereiding van het onderzoeksprogramma is 2022 is geen inventarisatieronde bij de fracties uit de gemeenteraad gehouden. Dat in verband met de op woensdag 16 maart 2022 geplande verkiezingen voor de leden van gemeenteraad. Wel is aan de hand van de groslijst van het jaarplan 2021 een afweging gemaakt voor rekenkameronderzoek in 2022.

8. Overige activiteiten 8.1 Nederlandse Vereniging Rekenkamers (NVVR) De rekenkamercommissie is lid van de NVRR. De stukken van de algemene ledenvergadering zijn geagendeerd voor de rekenkamercommissie Heerde.

8.2 Reguliere vergaderingen De commissie vergaderde in 2021 10 keer. Daarbij kwamen onder meer de volgende onderwerpen aan de orde: ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐

Onderzoek inwonersparticipatie en de rol van de gemeenteraad; Jaarverslag 2020; Jaarplan 2022; Onderzoeksprogramma 2021; Interne evaluatie rekenkamercommissie; Herbenoeming externe leden rekenkamercommissie; Profielschets interne leden rekenkamercommissie; Onderzoeksopzet rekenkameronderzoek doorwerking rapporten rekenkamercommissie Heerde; Wetsvoorstel ‘versterking decentrale rekenkamers.

5

9. Budget Voor de totale werkzaamheden van de Rekenkamer was in 2021 een budget beschikbaar van € 33.3380,‐, incl. restant budget 2020 ad € 5.000,‐. Uit dit budget zijn de volgende kosten betaald: Budget 2021

Uitgaven

vergoeding externe leden

9.429,00

Brutering vergoeding externe leden 2018‐ 2020*

10.670,00

Reiskosten

budget

‐‐

Onderzoekskosten**

23.900,00

Overige kosten

453,00

Totaal

44.452,00

Budget 2021

19.780,00

Restant budget 2020

5.000,00

Extra bijdrage onderzoek bestuurscultuur

8.600,00 €

33.380,00

* In de verordening rekenkamercommissie Heerde is vastgelegd dat de vergoedingen als netto bedragen vastgelegd. Hieruit vloeide een herrekening plaats. Als gevolg van deze brutering heeft met terugwerkende kracht een verrekening plaatsgevonden van de vergoedingen voor de externe leden. Als gevolg daarvan is er een overschrijding van het budget met € 11.072,00. In overeenstemming met de Verordening op de rekenkamercommissie van de gemeente Heerde 2018 komen alleen de kosten van de externe leden en de onderzoekskosten ten laste van het budget van de rekenkamercommissie. ** De onderzoekskosten hebben betrekking op het rekenkameronderzoek Inwonerparticipatie en de rol van de raad, inclusief uitbreiding van dat onderzoek naar de bestuurscultuur en het in 2021 gestarte doorwerkingsonderzoek naar rekenkameronderzoeken in de periode 2018 ‐ 2020. Heerde, 9 februari 2022. De rekenkamercommissie van de gemeente Heerde, voorzitter, secretaris,

C.M. Sluiter – Kuilwijk

J. Kok

6