5.5. Verslag auditcommissie 8 juni 2021.pdf

Verslag Van: dd.: Via:

Auditcommissie 8 juni 2021 MsTeams

Aanwezig: De leden van de auditcommissie: - mevrouw Hardam (VVD); - mevrouw Landman (D66/GL); - de heer Horst (PvdA); - de heer Kasteel (CDA); - de hee Van der Linden (CU-SGP) en - de heerVan Ommen (GBP); De voorzitter: - de heer Van der Rhee De portefeuillehouder: - de heer Meijer; De leden van de ambtelijke organisatie: - mevrouw Van der Veen (interne controller); - de heer Kamp (teamcoördinator financiën); - de heer Lehr (interne controller) en - de heerLiefers (afdelingshoofd); Van de griffie: - de heer Lankman (griffier); Van de controlerend accountant (bij agendapunt 3): - mevrouw Spekenbrink Msc RA en - de heer Damman RA.

1. Opening De heer Van der Rhee opent de vergadering; heet de aanwezigen welkom. De voorzitter memoreert dat de auditcommissie is in feite een verlengstuk van de gemeenteraad, maar dan wel met een a-politiek karakter; de bespreking zal dan ook voor technisch en a-politiek karakter hebben. Hij zegt dat, na overleg met het FVO, vanavond geprobeerd wordt de agenda van de oorspronkelijk geplande twee avonden auditcommissie af te werken; maar dat niet lukt we een tweede avond zoeken.

2. Vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld en gevolgd. Er worden opmerkingen gemaakt over de wenselijkheid van de bespreking en voorbereiding middels fysieke documenten. Bij de uitnodiging is gevraagd om vooraf de (technische) vragen aan te bieden, zodat de vergadering vlotter zou kunnen verlopen, evenals de aanbieding is gedaan om vooraf met Rudi Kamp een (technische) toelichting te krijgen.

Gevraagd wordt of deze werkwijze een blijvende werkwijze is; waarop de griffier aangeeft dat dit een poging was om de ambtelijke organisatie in de gelegenheid te stellen om goede en vlotte beantwoording mogelijk te maken. Of deze werkwijze bevalt en op deze wijze zal worden voort gezet is aan de auditcommissie zelf.

3. Toelichting door de accountant op de accountantscontrole van de jaarstukken Vooraf meldt de voorzitter dat er nog geen accountantsverklaring is ontvangen, maar ook geen accountantsverslag. Er is aangegeven dat de jaarstukken enigszins zullen wijzigen; de voorzitter vraagt om in de toelichting stil te staan bij deze wijzigingen. De heer Damman licht het controleproces toe; hij geeft aan dat de interne controle goed is voorbereid. Corona heeft er wel voor gezorgd dat een aantal werkzaamheden achterlopen. Ook speelt er nog een BTW-kwestie. Op dit moment, zo vertelt de heer Damman wordt een aantal laatste checks uitgevoerd. Mevrouw Spekenbrink informeert de auditcommissie aan de hand een presentatie. Zij vertelt bij de controlewerkzaamheden een aantal regels van belang zijn en worden gevolgd: - Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) - Controleverordening gemeente Heerde 2013 - Controleprotocol en normenkader 2020 De materialiteit bij de uitvoering van onze controle is € 522.000. Deze materialiteit sluit aan op het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol. Grondslag

Bedrag

Goedkeuringstolerantie fouten

1% lasten inclusief toevoegingen reserves

522.000

Goedkeuringstolerantie onzekerheden

3% lasten inclusief toevoegingen reserves

1.566.000

Rapporteringstolerantie

Conform uw controleprotocol

50.000

De controle van de jaarrekening 2020 nog is niet afgerond. De volgende posten zijn nog onderhanden: - Waardering grondexploitatie - Detailcontrole subsidies - Prestatielevering Wmo en Jw - Dossiercontroles Tozo - Tekstuele afwikkeling jaarrekening Bij controle tot nog toe zijn de volgende fouten geconstateerd, deze waren grotendeels ook reeds bij de interne controle geconstateerd:

Aard van de controleverschillen (in EUR)

Getrouwheid Rechtmatigheid

Naleving Europese aanbestedingswetgeving

474.713

Investeringen zijn ten onrechte inclusief BTW verantwoord (42.558)

Totaal ongecorrigeerde controleverschillen Effect niet jaarrekening

gecorrigeerde

controleverschillen

voorgaande

Totaal

0

474.713

0

n.v.t.

0

474.713

En de navolgende onzekerheden: Aard van de controleverschillen (in EUR)

Getrouwheid Rechtmatigheid

Negatief bedrag inzake investering M2A onder de materiële vaste activa

105.703

105.703

Prestatielevering Jeugd – Zin

407.165

407.165

Prestatielevering Jeugd – Pgb

141.800

141.800

Prestatielevering Wmo – Zin

368.764

368.764

Prestatielevering Wmo – Pgb

15.139

15.139

Naleving Europese aanbestedingswetgeving

95.420

95.420

1.133.991

1.133.991

Totaal onzekerheden

Deze fouten en onzekerheden zijn binnen de grenzen van de goedkeuringstoleranties; de accountant zegt te verwachten op een goedkeurende verklaring af te steven. De heer Kasteel vraagt naar eventuele consequenties van de niet-naleving van de Europese aanbestedingswetgeving. In theorie bestaat deze mogelijkheid wel; de accountant adviseert de gemeente om hier scherp op te zijn en lering uit te trekken voor de toekomst. Mevrouw Van der Veen geeft aan dat de organisatie bij de interne controle deze fout reeds had geconstateerd en dat dit door de accountant is bevestigd. Desgevraagd geeft de portefeuillehouder Meijer aan dat het van belang is om dit soort regelgeving op te volgen en na te leven. De heer Damman staat stil bij de wensen van de auditcommissie: - Totstandkoming grondexploitaties (gehanteerde aannames en transparantie proces) ➔ naar het oordeel van de accountant liggen de ingeschatte en de reële kosten dicht bij elkaar. Wel wordt opgemerkt dat de gemeente Heerde een beperkt aantal grondexploitaties heeft. De exploitaties zijn voldoende transparant. - Woningaanpassingen Wmo

-

➔ Hier lopen de gesprekken met de organisatie nog; het is niet duidelijk of de gesprekken tijdig zullen zijn afgerond voor het verslag, of dat deze via informatie via de managementsletter zal worden verstrekt. Getrouwheid en rechtmatigheid geldstromen Covid ➔ De accountant heeft hierover wel opgemerkt dat de verslaglegging hierover door de gemeente Heerde relatief summier is in de jaarrekening.

Mevrouw Van der Veen vult aan dat de grondvoorraden van het bedrijventerrein H2O zijn opgenomen in de paragraaf verbonden partijen. De heer Damman noemt dat de getroffen voorziening in verband met risico’s in de exploitatie in de huidige omstandigheden niet meer nodig zijn. De heer Kasteel vraagt naar een aantal bevindingen die al meerdere jaren in de managementsletter terugkomen en of het college daar genoeg inzet op pleegt. De heer Damman geeft aan dat niet nu, want rekeningcontrole, het moment is om daarover met het college het gesprek te voeren. Veeleer is het najaar daar een uitgelezen moment voor omdat het dan gaat over processen. De voorzitter dankt het accountantsteam voor de verzorgde toelichting.

4. Bespreking Jaarstukken 2020 (aan de hand van Pepperflow) 0. Rekening op hoofdlijnen Portefeuillehouder Meijer geeft aan dat deze jaarrekening een behoorlijke plus heeft, ook ten opzichte van de najaarsnota. Nadere bestudering leert dat het vertragende effect van Corona op de uitvoering van projecten tot een positief resultaat hebben geleid, maar ook een aantal zaken die zijn meegevallen. De wethouder noemt een aantal opvallende zaken: - extra legesopbrengsten Wabo; - grondexploitatie - verkoop schoolgebouw - voordelen bij “schoon en leefbaar huis” - voorziening voor bestuurders - jeugdzorg - voorziening oninbare vorderingen is opgenomen Een aantal (niet-bestede) gelden wordt door geschoven naar de (in het nieuwe boekjaar) lopende projecten. Er ontstaat een discussie over de voorziening oninbare vorderingen. Het blijkt dat deze voorziening niet meer nodig blijkt en is ‘tegengeboekt’, omdat vele vorderingen, die oninbaar leken, toch zijn geïnd.

Er worden een aantal wijzigingen in de resultaten meegedeeld: - rekeningresultaat is gewijzigd in € 2.575.000 (was € 2.370.000) - er is een extra legesinkomst geboekt van € 168.000 (was onjuist op 2021 geboekt) - er is nog een nagekomen factuur van een zorgaanbieder ontvangen, groot € 115.000 N - ook is er € 13.000 N, ivm een winstneming In verband met de lagere rentestand moest er gedoteerd worden aan de pensioenvoorziening voor bestuurders.

Er is nog geen duidelijkheid over de € 1,3 mld die het kabinet eenmalig in jaarschijf 2022 beschikbaar stelt voor de jeugdzorg. Volgens de wethouder lossen deze incidentele middelen de structurele problemen niet op. De Alexanderschool is in oktober ’20 verkocht en toen was de najaarsrapportage al gereed, dus de verkoop kom niet meer in de tussentijdse rapportage worden meegenomen. De genoemde € 125.00 is een gesaldeerd bedrag en nadrukkelijk niet de verkoopwaarde. De heer Horst vraagt naar het verband tussen de verkoop van maatschappelijk vastgoed en de realisatie van woningen op de verkochte gronden. Hij noemt het voorbeeld van de school waarop zeven kavels worden gerealiseerd. → het antwoord hierop is gegeven via de bijlage bij dit verslag. 1. Bestuur Er wordt gevraagd naar de naamgeving van de post “reserve college”; dit had moeten zijn “reserve Corona”. De naam zal aangepast worden. 2. Bedrijfsvoering Kunnen de accountantskosten voor de controlewerkzaamheden over 2020 nog oplopen, omdat de werkzaamheden nog niet zijn afgerond, zo wordt gevraagd. Er is een postje voor meer-/minderwerk beschikbaar, wel is het zo dat in verband met nieuwe regelgeving (waarvoor de controle niet geoffreerd was) extra werkzaamheden wel gefactureerd worden. 3.

Ruimte, ondernemen en wonen Er wordt gevraagd hoe het kan dat er geld over gebleven is van de gladheidsbestrijding, terwijl er juist zoveel klachten ontvangen zijn over de gladheidsbestrijding. Er was in 2020 weinig last van gladheid, ook zijn er veel reparaties aan materieel uitgevoerd in plaats van vervanging te plegen (repareren is nog steeds goedkoper dan vervangen, dat evenwicht wordt goed gemonitord). De lasten van de afgelopen winter komen in de stukken van 2021. Door het aantal extra opdrachten voor omgevingsvergunningen is de legesopbrengst een stuk groter; de inhuur van externen wordt uit die extra opbrengst bekostigd; onder aan de streep blijft een plus over. 4. Sociaal maatschappelijk Er wordt gevraagd naar de lagere doorrekening van de rentelasten, en de relatie met langer lopende geldleningen. Er wordt gevraagd of het overwogen wordt om voor een langere termijn vreemd geld aan te trekken tegen (nu nog) lage rentelasten. In 2019 zijn er drie grote geldleningen tegen lage rentes aangegaan; er destijds reeds op voorgesorteerd. Uiteraard wordt actief gekeken en beoordeeld of de gemeente zich weer op de kapitaalmarkt moet begeven. Mevrouw Landman vraagt naar de stijging van de gezinshuizen in onze gemeente : hoe groot is die stijging en heeft de gemeente hierdoor ook extra kosten? → dit aantal zal schriftelijk gegeven worden

5. Bespreking actualisatie Treasurystatuut Het statuut is aangepast in de artikelen 6 (om te voorkomen dat we bank spelen als gemeente), 7 (creëert de mogelijkheid om af te wijken middels een hardheidsclausule) en 9 (beschrijft hoe geldleningen worden aangegaan en de rol van het college daarbij).

6. Bespreking Perspectiefnota (aan de hand van Pepperflow) De portefeuillehouder schetst enige krijtlijnen vanuit de paragraaf “Visie en verantwoording”; hierin probeert het college een inschatting te maken van de “financiële werkelijkheid”; er zijn nog veel onzekerheden zoals meicirculaire, gemeentefonds, kabinetsformatie. “Schoon en leefbaar huis” baart het college zorgen. Er is geprobeerd een vertaling te maken wat landelijk speelt naar wat regionaal, en daar waar nog geen financiële vertaling te maken staat PM. De portefeuillehouder wijst de auditcommissie met name op de risicoparagraaf; daarin is geprobeerd weer te geven welke mogelijke risico’s tegen gekomen kunnen worden. De mei-circulaire is reeds ontvangen, wordt nu ambtelijk bestudeerd en zal via het college aan de gemeenteraad worden aangeboden. De voorzitter stelt per hoofdstuk de perspectiefnota aan de orde en biedt de leden gelegeneheid om vragen te stellen. Geen van de hoofdstukken geeft aanleiding tot bespreking. De portefeuillehouder geeft aan dat de 2 pagina’s “detailoverzicht met mutaties” de pespectiefnota in overzicht is.

7. Wat verder ter tafel komt Mevrouw Landman brengt nogmaals de wens aan papieren stukken voor de auditcommissie ter sprake. De wens aan fysieke stukken wordt breed gedeeld door de leden van de auditcommissie.

8. Sluiting De voorzitter sluit onder dankzegging aan de aanwezigen voor hun deelname de vergadering rond 22:00uur.

Auditcommissie Wijzigingen jaarstukken Oorspronkelijk saldo Leges omgevingsvergunning Caterva ZIN jeugd Voorziening dub debiteuren Winstneming Bovenkamp Voorlopig saldo

€2.369.850,€167.662,-/-€115.455,€79.999,-/-€13.382,€2.488.674

Voorziening bel. debiteuren

€86.555,-

Nieuw saldo

€2.575.230

Was/wordt-lijst jaarstukken 2020 in € (+=vermeerdering,positief;-=vermindering,negatief) Toelichting resultaat (exploitatie) Resultaat (conform concept) Wijzigingen: PR3 Leges omgevingsvergunningen

2.369.850 Bij:

Af:

167.662

167.662

Deze opbrengsten zijn in 2021 verantwoord, maar hebben betrekking op 2020 (aanvraag gedaan in 2020). PR4 Nagekomen post zorg in natura

-115.455

-115.455

Er wordt nog een factuur ontvangen van Caterva, waar geen rekening mee is gehouden PR6 Voorziening dubieuze debiteuren

166.554

166.554

Op basis van de werkelijke ontvangsten in 2021 is deze voorziening te hoog opgenomen PR2 Winstneming Bovenkamp II

-13.382

-13.382

-128.837

2.575.230

Door het onterecht opnemen van een verkoopopbrengst van € 150.000, is de winstneming te hoog voorgesteld Resultaat na wijziging

334.216

Wijzigingen voorjaarsnota / perspectiefnota €10.000,- toegevoegd voor het onderzoek naar de effecten van Lelystad Airport op het woon- en leefmilieu van de gemeente Heerde / regio Noord Veluwe. Categorie 4. Hierdoor is het bedrag voor de incidentele beleidsclaims voor 2021 gestegen van €145.000,- naar €155.000,-.

Treasurystatuut Geactualiseerd omdat het beleidsstuk 4 jaar oud was; verder geen wijzigingen vanuit wet- en regelgeving (rijkswege) dus aanpassingen zijn heel beperkt. Aanpassing n.a.v. audit door IC: Bij artikel 6 lid 4 is de zin: ‘Deze waardepapieren mogen niet worden gefinancierd met kortlopende middelen zoals genoemd bij artikel 8’ toegevoegd. Deze toevoeging is

gedaan naar aanleiding van het vorig jaar opgestelde ‘auditrapport Treasury’. In dit rapport is geadviseerd om dit artikel aan te passen omdat er anders met kortlopende middelen zoals genoemd in artikel 8 lid 3 aandelen/obligaties kunnen worden aangetrokken; dit is uiteraard niet de bedoeling. Bij artikel 7 lid 3 is toegevoegd: ‘hiervoor kan een hardheidsclausule van toepassing worden verklaard’. In dit artikel zijn de uitgangspunten voor het verstrekken van uitzettingen opgenomen. In lid 3 is de strikte voorwaarde genoemd dat de gemeente uitsluitend aanvullend een lening of garantie verstrekt indien een andere voorziening beschikbaar is. Hierop kan met behulp van de hardheidsclausule nu een uitzondering worden gemaakt. Bij artikel 9 lid 6 is vermeld dat een langlopende geldlening niet hoger mag zijn dan €10 miljoen per geldlening. Hieraan is: ‘tenzij het college per gebeurtenis toestemming geeft om hiervan af te wijken’ toegevoegd. Deze toevoeging is opgenomen omdat het zeer waarschijnlijk is dat de gemeente Heerde op korte termijn voor grote investeringen komt te staan. Hiervoor kan, indien nodig, nu een lening worden aangetrokken die hoger is dan het limietbedrag van €10 miljoen.