5.2. Rapport doorwerkingsonderzoek rekenkamercommissie 20220914.pdf

Onderzoek doorwerking rapporten rekenkamercommissie Heerde Onderzoek naar de doorwerking van rekenkameronderzoeken van de rekenkamercommissie Heerde in de periode 2017 -2020

Colofon: Samenstelling Rekenkamercommissie gemeente Heerde: Voorzitter : Mevrouw C.M. Sluiter-Kuilwijk Leden : De heer M.J. van Oort : De heer B. Lokhorst Secretaris : De heer J. Kok Het onderzoek is uitgevoerd door de externe leden Bert Lokhorst en Max van Oort. Heerde, 14 september 2022

Inhoud Onderzoek doorwerking rapporten rekenkamercommissie Heerde ........................................................... 1 Inleiding .................................................................................................................................................... 3 1.

Doelstelling onderzoek ..................................................................................................................... 3

2.

Vraagstelling ..................................................................................................................................... 3

3.

Aanpak .............................................................................................................................................. 4

4.

Leeswijzer ......................................................................................................................................... 4

5.

Wat is doorwerking en hoe meten we dat? ..................................................................................... 4

6.

De werkwijze van de rekenkamercommissie bij de uitgevoerde onderzoeken ............................... 5

7.

De doorwerking van de onderzoeken in vogelvlucht ....................................................................... 7 7.1

Toegang tot zorg en sociale draagkracht in Heerde ................................................................. 7

7.2

Zicht in samenwerkingsverbanden ........................................................................................... 8

7.3

Geldstromen in het sociaal domein .......................................................................................... 8

8.

Samenvatting, overpeinzingen en aanbevelingen .......................................................................... 10

9.

Bestuurlijke reactie college van burgemeester en wethouders ..................................................... 12

10.

Nawoord rekenkamercommissie ................................................................................................ 13

Bijlage 1. Onderzoeksvragen doorwerkingsonderzoek .......................................................................... 14 Centrale onderzoeksvraag: ................................................................................................................. 14 Over het proces .................................................................................................................................. 14 Over de specifieke inhoud van de drie onderzoeken ......................................................................... 14 Bijlage 2 Toegang zorg en sociale draagkracht Heerde .......................................................................... 15 I. Aanleiding voor het onderzoek ........................................................................................................ 15 II. Betrokkenheid ambtelijke organisatie, college van B&W en Raad voorafgaand en tijdens het onderzoek ........................................................................................................................................... 15 IV. De onderzoeksvragen, aanbevelingen, bestuurlijke reactie en ontvangst door de raad .............. 16 V. De implementatie van de aanbevelingen .......................................................................................

18 Bijlage 3 Zicht in samenwerkingsverbanden .......................................................................................... 20 I.

Aanleiding voor het onderzoek................................................................................................... 20

II. Betrokkenheid ambtelijke organisatie, college van B&W en Raad voorafgaand en tijdens het onderzoek ........................................................................................................................................... 20 IV. De onderzoeksvragen, aanbevelingen, bestuurlijke reactie en ontvangst door de raad.............. 21 V. De implementatie van de aanbevelingen ....................................................................................... 22 Bijlage 4 Geldstromen in het sociaal domein ......................................................................................... 23

2/27

I

Inleiding ...................................................................................................................................... 23

II

Betrokkenheid raad, ambtelijke organisatie en college van B&W tijdens het onderzoek ......... 23

III

Politieke behandeling ................................................................................................................. 24

IV

Onderzoeksvragen, aanbevelingen, bestuurlijke reactie en ontvangst door de raad ............ 24

IV

De implementatie van de aanbevelingen ............................................................................... 26

Inleiding In 2017 is in de gemeente Heerde een nieuwe rekenkamercommissie aangetreden. Sinds die tijd zijn een viertal onderzoeken afgerond. Tijd dus om de balans op te maken van vier jaar onderzoek: wat is afgelopen vier jaar gedaan, wat ging er goed en wat ging minder goed en wat kan er verbeterd worden? Het accent ligt daarbij op de zogenaamde instrumentele doorwerking van de onderzoeken: de mate waarin de aanbevelingen hebben geleid tot veranderingen op de beleidsterreinen waarop de onderzoeken betrekking hadden. Waar relevant worden echter ook de eventuele andere doorwerkingen in beeld gebracht. De rekenkamercommissie heeft in de periode van 2017 – 2021 de volgende onderzoeksrapporten uitgebracht: 1. Toegang zorg en sociale draagkracht sociaal domein (2018) 2. Zicht in samenwerkingsverbanden (2020) 3. Geldstromen in het sociaal domein (2020) 4. Inwonerparticipatie in de gemeente Heerde (2021) Het eerste en vierde onderzoek zijn uitgevoerd door een extern onderzoeksbureau, onder verantwoordelijkheid van de rekenkamercommissie. Het tweede en derde onderzoek zijn in eigen beheer, door de externe leden van de commissie uitgevoerd. Het onderzoek naar inwonerparticipatie is niet meegenomen in dit doorwerkingsonderzoek, omdat dit onderzoek pas recentelijk is afgerond, waardoor de doorwerking onvoldoende in kaart kan worden gebracht.

1. Doelstelling onderzoek Het periodiek evalueren van de doorwerking van rekenkameronderzoek heeft als doel om na te gaan in hoeverre de verrichte onderzoeken daadwerkelijke invloed hebben gehad op het gemeentelijke beleid. De mate waarin rekenkameronderzoek aanleiding geeft tot discussie over, bezinning op en/of verbetering van beleid zegt iets over de effectiviteit van het rekenkamerwerk. Onderzoek naar de doorwerking biedt handvatten aan de rekenkamercommissie om te leren, om eventuele verbeteringen aan te kunnen brengen in de voorwaarden voor een zo goed mogelijke doorwerking en om de meerwaarde van de rekenkamercommissie te vergroten. De rekenkamercommissie wil daarnaast met dit onderzoek de nieuwe gemeenteraad inzicht geven in de mate waarin de aanbevelingen uit de uitgevoerde onderzoeken in de periode 2018‐2020 in praktijk zijn gebracht en de werkwijze van de commissie bij haar onderzoeken over het voetlicht brengen.

2. Vraagstelling In dit doorwerkingsonderzoek staat de volgende onderzoeksvraag centraal: “Hebben de onderzoeken van de rekenkamercommissie bijgedragen aan wijzigingen in het gemeentelijk beleid waardoor de kwaliteit van het openbaar bestuur in de gemeente is verbeterd en wat kan of moet er anders om de effectiviteit van de onderzoeken te verbeteren?” Om deze centrale onderzoeksvraag te kunnen beantwoorden is een tweetal clusters van deelvragen geformuleerd. Het eerste cluster is gericht op het onderzoeksproces zelf, in het bijzonder de betrokkenheid van relevante beleidsactoren (raad, college en ambtelijke organisatie) bij het onderzoeksproces en de politieke behandeling van de rapporten. Het tweede cluster richt zich op de inhoudelijke aspecten van de drie onderzoeken: wat was de vraagstelling, wat waren de aanbevelingen en hoe werd daarop gereageerd door het college en de raad, welke aanbevelingen zijn overgenomen 3/27

door de raad en tenslotte wat is daar van terecht gekomen (de feitelijke doorwerking). In dit onderzoek zijn daartoe 15 vragen geformuleerd die zijn opgenomen in bijlage 1.

3. Aanpak De onderzoeksbevindingen zijn voor het grootste deel gebaseerd op de studie van relevante documenten, waaronder de onderzoekslogboeken van de rekenkamercommissie, de onderzoeksrapporten, de verslagen van commissie- en raadsvergaderingen, plannen van aanpak, relevante informatiebrieven naar de raad, beleidsnota’s en andere relevante rapportages. Daarnaast is gesproken met de ambtelijk functionarissen die het onderwerp van onderzoek in hun werkpakket hebben om het beeld van de implementatie van de aanbevelingen op grond van de documentstudie aan te scherpen en te actualiseren.

4. Leeswijzer In paragraaf 6 wordt eerst nader ingegaan op het theoretisch kader: wat is doorwerking eigenlijk, bestaan er verschillende vormen van doorwerking en verschillen in de mate van doorwerking? En hoe zou je die in kaart kunnen brengen of kunnen meten? In paragraaf 7 staan de bevindingen met betrekking tot de werkwijze van de rekenkamercommissie bij de onderzoeken centraal: hoe is dat bij die drie onderzoeken verlopen en was dat in lijn met het eigen onderzoeksprotocol. In paragraaf 8 staat dan de inhoud van de onderzoeken centraal met een accent op de bevindingen met betrekking tot de doorwerking. In de bijlagen 2 tot en met 4 worden per onderzoek de procesgang en de inhoudelijke aspecten van deze onderzoeken met meer detail in beeld gebracht op basis van de 15 onderzoeksvragen. De afsluitende paragraaf 9 blikt kort terug op de resultaten in beschouwende zin en eindigt met een aantal conclusies en te trekken lessen die mogelijk gevolgen hebben voor de manier van werken van de rekenkamercommissie bij haar onderzoeken en de wijze waarop de onderzoeken politiek behandeld worden.

5. Wat is doorwerking en hoe meten we dat? In dit onderzoek wordt onder doorwerking van rekenkameronderzoek verstaan: ‘de effecten die optreden als gevolg van de conclusies en aanbevelingen uit het onderzoek van de rekenkamer(commissie)’. Dat is een vrij ruime definitie. Er zijn ook andere definities te vinden in de wetenschappelijke literatuur of in doorwerkingsonderzoek van rekenkamers, zoals ‘het beïnvloeden van besluitvormingsprocessen door middel van het bieden van toepassingsgerichte kennis op basis van beleidsonderzoek.’ De rekenkamercommissie kiest voor een wat ruimere definitie, omdat de effecten van onderzoek ook op andere terreinen dan het onderwerp van studie kunnen neerslaan en ook andere methoden van kennisverwerving kunnen worden ingezet in rekenkameronderzoek. In dit onderzoek wordt onderscheid gemaakt tussen twee vormen van doorwerking; namelijk de directe doorwerking en de indirecte doorwerking. Directe doorwerking Onder directe doorwerking of opvolging van aanbevelingen wordt de concrete doorwerking van de rekenkameronderzoeken in het beleid bedoeld.

Wat is de directe verandering als gevolg van overname en implementatie (en naleving) van de aanbevelingen uit het onderzoek? Directe doorwerking, ook wel instrumentele doorwerking genoemd, is te toetsen door na te gaan op welke wijze de conclusies en aanbevelingen door de gemeenteraad zijn overgenomen in raadsbesluiten en hoe deze besluiten aantoonbaar vervolg hebben gekregen in vervolgtrajecten en in het beleid van de gemeente, zoals dat kan blijken uit notulen van vergaderingen, uit vervolgactieplannen, uit raads-, college en beleidsdocumenten van de gemeente Heerde en gesprekken met direct betrokkenen.

4/27

Indirecte doorwerking Wijzigingen in kennis, opvattingen en redeneringen van individuele ambtenaren, college(leden) en raad(sleden) als gevolg van rekenkameronderzoek, kunnen worden geduid als indirecte doorwerking. Deze zijn vaak niet op korte termijn waarneembaar en/of objectief meetbaar. Wel kunnen op (langere) termijn wellicht verschuivingen waarneembaar zijn in de politieke agenda en het debat in de raad, de bestuursstijl, de informatiepositie van de raad etc. Of, en zo ja, in hoeverre dit een resultante is van het rekenkameronderzoek is echter moeilijk objectief te meten. Voor het in kaart brengen van de indirecte doorwerking zijn geen meetbare parameters beschikbaar. Hier gaat het dus veelal over de beleving van het effect van onderzoeksrapporten en de verrichtingen van de rekenkamercommissie op zich. Niveau van doorwerking: doorwerkingsladder Onderzoeksbureau Partner & Pröpper heeft om de directe, instrumentele doorwerking van rapporten in beeld te brengen een doorwerkingsladder ontwikkeld. In dit model worden een aantal niveaus waarop instrumentele doorwerking van een onderzoek plaatsvindt gedefinieerd. De ladder van doorwerking kan langs de onderzoeken gehouden worden om te bepalen welk doorwerkingsniveau het onderzoek heeft bereikt. Figuur 1: Niveaus van doorwerking van rekenkameronderzoek

6. De werkwijze van de rekenkamercommissie bij de uitgevoerde onderzoeken De rekenkamercommissie hanteert bij haar onderzoeken een onderzoeksprotocol. Daarin staat beschreven hoe de onderzoeksagenda tot stand komt, op grond van welke criteria de commissie tot een specifiek onderzoeksthema komt, de onderzoekstypen, regels bij uitbesteed onderzoek en onderzoek in eigen beheer, de ontwikkeling en inhoud van het onderzoeksplan en de rol van de raad daarbij, het informeren van college, ambtelijke organisatie en raad over de start van het onderzoek, het startgesprek, dossiervorming en archivering, de inhoud van de rapportage, het technisch of ambtelijk wederhoor en de bestuurlijke reactie en ten slotte de aanbieding van het eindrapport aan de raad en de toelichting daarop door de rekenkamercommissie, al dan niet samen met het externe bureau dat het onderzoek heeft uitgevoerd. De reden om in dit doorwerkingsonderzoek ook de procesgang met betrekking tot de onderzoeken in kaart te brengen is gelegen in de veronderstelling dat de mate van doorwerking van onderzoek toeneemt wanneer de onderzoeksvragen beter aansluiten op de actuele beleidsmatige en bestuurlijke realiteit/vraagstukken en de ambtelijk medewerkers, college en raad in de verschillende fasen van het onderzoeksproces worden gehoord.

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de procesgang, de diverse stappen die zijn gezet voorafgaand, tijdens en na afronding van de drie onderzoeken van selectie van het onderzoeksthema tot presentatie in de raad. Voor meer detail hierover wordt verwezen naar de bijlagen 2 tot en met 4 Tabel 1: Procesgang bij de drie onderzoeken 5/27

Onderwerpskeuze Vooronderzoek Uitvoering Onderzoeksvragen Onderzoeksplan Aankondiging raad Aankondigingsgesprek

Inbreng ambtelijke organisatie Inbreng Raad Ambtelijk Wederhoor Bestuurlijk Wederhoor Presentatie Commissie/Raad Resultaat Discussie

Borging opvolgingsproces

Toegang Sociaal Domein Fracties Raad Beperkt Documentenonderzoek Extern bureau (EB) RKC en EB EB Onderzoeksplan naar raad ter informatie EB + RKC met wethouder en ambtenaren Documenten en Interviews door EB Gesprek Cie. Samenleving Schriftelijk en mondeling EB en RKC Schriftelijk RKC + EB

Samenwerkingsverbanden Fracties Raad Beperkt Documentenonderzoek RKC RKC RKC Onderzoeksplan naar raad ter informatie RKC met gemeentesecretaris en concerncontroller Documenten en Interviews door RKC Gesprek Cie. Samenleving Schriftelijk

Geldstromen Sociaal Domein Fracties Raad Beperkt Documentenonderzoek RKC RKC met inbreng raad RKC Onderzoeksplan naar raad ter informatie RKC met gemeentesecretaris

Schriftelijk RKC

Documenten en interviews door RKC Gesprek Cie. Samenleving Schriftelijk en mondeling RKC Schriftelijk RKC

Conclusies & aanbevelingen overgenomen inclusief amendement 2018-10 In aanbeveling opgenomen

Conclusies & aanbevelingen overgenomen

Conclusies & aanbevelingen overgenomen

In aanbeveling opgenomen

In aanbeveling opgenomen

De tabel is gebaseerd op de informatie in de bijlagen 2 tot en met 4. Samenvattend: De rekenkamercommissie voert haar onderzoeken uit op basis van de afspraken in het onderzoeksprotocol. De ambtelijke organisatie en het college zijn bij de start van het onderzoek geïnformeerd over het onderzoek en de onderzoeksvragen én gehoord bij de afronding van het onderzoek in de vorm van het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor. In de loop van alle drie onderzoeken zijn ook de ambtelijk verantwoordelijken gehoord. Dat geldt niet voor de bestuurlijk verantwoordelijke(n). De fracties in de raad hebben invloed op de onderzoeksagenda van de RKC en alle drie onderzoeken kwamen voor in de door de raadsfracties aangedragen mogelijke onderzoeksthema’s. De raad heeft daarnaast op de vraagstelling van de onderzoeken beperkte invloed gehad. Tijdens alle drie onderzoeken is bovendien informatie opgehaald bij de raadsleden, zoals dat ook bij de betrokken ambtenaren is gebeurd. Bij de bespreking en politieke behandeling van de onderzoeksrapporten zijn de raad en het college weer volop in beeld. De conclusies en aanbevelingen zijn bij alle drie de onderzoeken overgenomen door de raad en de aanbevelingen zijn als opdracht naar het college doorgezet, inclusief de opdracht binnen 3 maanden te rapporteren over de verdere aanpak van de aanbevelingen.

In de fase van het vooronderzoek is er weinig tot geen directe betrokkenheid van raad, college en ambtelijke organisatie. Daarmee is de vraagstelling bij de onderzoeken vooral een zaak van de rekenkamercommissie.

6/27

Als we kijken naar het niveau van doorwerking kan geconstateerd worden dat voor alle drie onderzoeken geldt dat tenminste het vierde niveau van doorwerking (zie figuur 1) is bereikt: de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek werken door in de besluitvorming van de raad. De aanbevelingen worden als opdracht doorgezet naar het college.

7. De doorwerking van de onderzoeken in vogelvlucht In dit hoofdstuk wordt ingezoomd op de verdere doorwerking van de onderzoeken: hebben de aanbevelingen geleid tot beleidsaanpassingen (niveau 5) en zijn daar positieve effecten van te verwachten op langere termijn (niveau 6). 7.1 Toegang tot zorg en sociale draagkracht in Heerde Het eerste onderzoek van de rekenkamercommissie Toegang tot zorg en sociale draagkracht in Heerde heeft geresulteerd in een zestal inhoudelijke aanbevelingen. Alle zijn door de raad overgenomen en als opdracht doorgezet naar het college. De raad heeft hierbij amendement 2018-10 aangenomen. Daarin werd het college opgedragen ook per aanbeveling duidelijk en gemotiveerd aan te geven waarom een aanbeveling niet of niet meer van toepassing is en daarmee de status van afgedaan of onuitvoerbaar kan krijgen. Het college heeft op verschillende momenten (bestuurlijke reactie, plan van aanpak, raadsinformatiebrief en de themaraden) aangegeven hoe het aan de slag is gegaan met de aanbevelingen uit het rapport en welke aanbevelingen het als afgedaan beschouwd. Er zijn geen aanbevelingen waar geen enkele invulling aan gegeven is, omdat alle aanbevelingen onderwerpen betreffen die in het kader van de transitie en transformatie in het sociaal domein al de aandacht van de gemeente hadden.

Een deel van de aanbevelingen was gericht op ontwikkelingen die de gemeente zelf al in gang had gezet als vervolgstap op de transitie van taken in het sociaal domein: de transformatie in het werk van ‘sociale wijkteams’ (integraal werken, meer richten op preventie) en de verandering in de positionering en rol van de gemeente en uitvoeringsorganisaties. Dat heeft er uiteindelijk toe geleid dat er een duidelijker scheiding is tussen beleid, de organisatie die de eerste toegang tot maatwerkvoorzieningen en eerstelijns zorg biedt en de maatwerk-uitvoeringsorganisaties, er nu een centraal toegangspunt is voor inwoners (Stip), geïnvesteerd is in verbetering van de contacten met het voorveld (preventie) en er meer integraal gewerkt wordt. De aanbevelingen van de rekenkamercommissie werden in die zin ook gezien als ondersteuning voor het proces dat de gemeente al zelf in gang had gezet. Dat neemt overigens niet weg dat er verschillend gedacht kan worden over de specifiek gekozen interpretatie of invulling van de aanbevelingen door de gemeente en de uitwerking van sommige aanbevelingen wellicht wat sneller had gekund.

De directe impact van de betreffende aanbevelingen is daarmee wellicht enigszins beperkt, maar dat is niet vreemd bij onderzoek op terreinen die volop in beweging zijn (zogenoemde ex-durante of meekijkonderzoeken) en waar tegelijk sprake is van een zekere consensus (ambtelijke organisatie, college, raad en samenleving) over de gewenste ontwikkelrichting. Ook het weinig sturende, open karakter van de aanbevelingen draagt eraan bij dat niet goed is vast te stellen hoever de invloed is geweest op de verdere (beleids-)ontwikkelingen op het terrein van de toegang tot zorg. Wel is er in Heerde met de realisatie van Stip en nieuwe (financierings-)relaties met de uitvoerders in het sociaal domein meer regie bij de gemeente komen te liggen, wat in lijn is met de aanbevelingen. Wat betreft het op orde brengen van de sturingsinformatie en de informatievoorziening naar de raad is het aannemelijk dat het rekenkamerrapport dat verder gestimuleerd heeft, maar ook op dit terrein was de gemeente al bezig. Daarin wordt geleidelijk een kwaliteitsslag gemaakt, maar we zijn er nog niet. Het kan nog altijd beter. Zo zijn er wel meer tijdreeksen in de monitor, maar ontbreekt het aan benchmarking met andere (groepen van) gemeenten, en het ontbreekt nog aan monitoring van de mate van doelrealisatie door het ontbreken van prestatie-indicatoren.

Aan dat laatste wordt momenteel gewerkt in verband met de ontwikkeling van een nieuwe kadernota sociaal domein. Het ontbreken van dergelijke indicatoren staat een zorgvuldige evaluatie van beleid ook in de weg. Dit blijft een aandachtspunt dat van groot belang is voor de uitoefening van de sturende en controlerende taken van de raad in het sociaal domein.

7/27

Op grond van het bovenstaande komen we tot het oordeel dat het moeilijk vast te stellen is welk doorwerkingsniveau dit onderzoek uiteindelijk heeft gehad. Op onderdelen is het wellicht toch blijven steken op het vierde niveau, terwijl er op andere onderdelen wellicht ook een doorwerking naar de beleidsontwikkeling (niveau 5) en de langere termijn (niveau 6) is. Ook in de interviews met betrokken beleidsambtenaren is dat niet duidelijk geworden. Wel is zichtbaar dat in Heerde ontwikkelingen in gang zijn gezet die in lijn zijn met de aanbevelingen in het onderzoek. 7.2 Zicht in samenwerkingsverbanden Een nader onderzoek naar de samenwerkingsverbanden was een wens van de gemeenteraad van Heerde, daar is het onderzoek Zicht in samenwerkingsverbanden uit voortgekomen. Deze is in meerdere “rondes” die de RKC heeft gemaakt langs de verschillende fracties geuit. Na rondes van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor en behandeling in commissie- en raadsvergadering heeft de RKC zeven aanbevelingen gedaan aan het college en de gemeenteraad. Via een raadsbesluit zijn al deze aanbevelingen door de gemeenteraad aangenomen. Na afronden van het onderzoek is het college een aantal maal per raadsbrief terugkomen op de stand van zaken, ruim een halfjaar na behandeling is er ook een Plan van Aanpak aan de gemeenteraad gezonden.

Het college en de gemeenteraad zijn met alle aanbevelingen aan de slag gegaan. In een eerste reactie van het college zijn de aanbevelingen in drie delen gegroepeerd. Als eerste het verzoek om een kaderbrief voor 1 februari van het lopende jaar. Het college heeft dit om verschillende redenen afgedaan, ofwel omdat de samenwerkingsverbanden geen medewerking kunnen/willen verlenen ofwel omdat het financiële belang te minimaal is om door de kaderbrief echt grip te krijgen. Als tweede de Strategische nota verbonden partijen. In de laatste raadsbrief daterend van 1 maart 2021 gaf het college aan dat deze voor de zomer gereed zou zijn. Dat is op dit moment helaas nog niet het geval, het college is bezig met het opstellen van de nota maar deze is in april 2022 nog niet gereed. In deze nota zal de aanbeveling van de RKC over een noodplan geen plaats krijgen, dit zal in elke periodieke evaluatie gebeuren. Als laatste gaat het om het uitnodigen van de samenwerkingsverbanden in themaraden, dit gebeurt inmiddels en is dus opvolging aan gegeven. De aanbevelingen aan de gemeenteraad zijn ook goed opgepakt. Waar in de commissievergadering nog de angst was dat het werken met raadsrapporteurs wellicht tot niets zou verzanden is dit zeer serieus opgepakt.

De raadsrapporteurs geven toch met enige regelmaat ontwikkelingen in de regio door en vormen in de praktijk een plek waar veel kennis over bepaalde samenwerkingsverbanden ondergebracht is. Op de agenda van de raadscommissie is een vast agendapunt “Nieuws uit de regio” opgenomen. Hier maken naast de raadsrapporteurs ook gemeentelijke vertegenwoordigers en andere raadsleden gebruik van om terug te koppelen over actuele regionale ontwikkelingen. De RKC heeft ook de aanbeveling gedaan om focus aan te brengen in de fractie, hier hebben wij op dit moment echter geen zicht op. Omdat de aanbevelingen divers waren en aan het college en de gemeenteraad zijn gedaan is de doorwerking op de verschillende niveaus niet voor alles even gemakkelijk te bepalen. De enige aanbeveling die nog steeds open staat en waar de RKC geen zicht op heeft is de strategische nota. Het college heeft opvolging gegeven aan de aanbeveling voor het opstellen van de kaderbrief voor 1 februari. Om verschillende redenen (niet mogelijk in de tijd, risico’s van de verbonden partij zijn te klein) wordt hier verder geen vervolg aan gegeven. De andere aanbevelingen zijn feitelijk uitgevoerd waarbij de RKC ziet dat het verder versterken van de rol van raadsrapporteurs goed heeft uitgepakt.

Ook het uitnodigen van de samenwerkingsverbanden in commissievergaderingen en themaraden heeft voor een verbetering van de informatiepositie van de gemeenteraad geleid. 7.3 Geldstromen in het sociaal domein Het onderzoek had een wat afwijkend karakter van onderzoek dat normaliter door rekenkamers wordt gedaan. Het betrof primair een verkennend, terugkijkonderzoek naar de geldstromen en had op

8/27

voorhand niet een beleidsinvalshoek. Het onderzoek leverde niettemin een aantal meer op beleid gerichte aanbevelingen op. Het onderzoek van de rekenkamercommissie heeft geresulteerd in een achttal inhoudelijke aanbevelingen. Alle zijn door de raad overgenomen en als opdracht doorgezet naar het college. Het college heeft op verschillende momenten (bestuurlijke reactie, raadsbehandeling, raadsinformatiebrief en de themaraden) aangegeven hoe zij aan de slag is gegaan met de aanbevelingen uit het rapport en welke aanbevelingen als afgedaan worden beschouwd. Er is geen plan van aanpak gemaakt, wel zijn de contouren daarvan geschetst in de themaraad kort na de raadsbehandeling gebaseerd op de bestuurlijke reactie. De aanbeveling betreffende het overwegen van het instellen van een egalisatiereserve voor het sociaal domein om (grote) schommelingen in inkomsten en uitgaven op te vangen is door het college - met argumenten omkleed – een jaar na dato terzijde geschoven. Ook waren er aarzelingen bij het college waar het gaat om de aanbeveling gericht op het toepassen van resultaatbekostiging in het sociaal domein, omdat dit niet altijd tot kostenbeheersing en –besparing zou leiden. En waar het gaat om de aanbeveling de raad meerdere scenario’s bij de besluitvorming over majeure veranderingen voor te leggen, geeft het college aan dit al te doen.

Het onderzoek constateerde dat een beperkt aantal organisaties een grote rol had in de uitvoering, maar het zicht op de financiering en de resultaten van de inzet niet helder waren in de P&C-cyclus en de monitor. De verantwoordingsinformatie zou op dit punt verbeterd moeten worden. Vanuit de raad werd naar aanleiding van het rapport de suggestie gedaan een aparte (externe) projectleider aan te stellen om hierop meer zicht en regie te krijgen. Het college had de aanstelling van een financieel kwaliteitsadviseur voor het sociaal domein al gerealiseerd voor behandeling van het onderzoeksrapport in de raad. Die is tevens belast met de verdere ontwikkeling van de monitor sociaal maatschappelijke verbinding en prestatie-indicatoren. Dat kan (op termijn) leiden tot een steviger rol voor de raad bij de sturing en controle in het sociaal domein. Daarnaast is er met de herschikking van de relaties en taken tussen gemeente en uitvoeringsorganisaties in het sociaal domein voor gekozen minder afhankelijk te zijn van de grootste uitvoerder. Door de andere wijze van financieren van uitvoerders in het sociaal domein en het organiseren van de toegang tot zorg en ondersteuning en het laagdrempelig bieden van eerstelijns ondersteuning vanuit Stip is er meer regie, beter zicht op de prestaties en meer grip op de financiering in het sociaal domein gekomen voor de gemeente.

Wat betreft het op orde brengen van de sturingsinformatie en de informatievoorziening naar de raad is het aannemelijk dat ook dit rekenkamerrapport dat verder gestimuleerd heeft. Er is een duidelijke kwaliteitsslag gemaakt. Het ontbreekt op meerdere terreinen echter nog aan monitoring van de mate van doelrealisatie door het ontbreken van criteria/prestatie-indicatoren, ook al wordt er wel aan gewerkt. De samenwerking tussen raad en ambtelijke organisatie om samen criteria/indicatoren te ontwikkelen is niet van de grond gekomen, ook al was er bij de themaraad in de zomer van 2021 wel de mogelijkheid daar ideeën over in te brengen. Op grond van het bovenstaande komen we tot het oordeel dat een deel van de aanbevelingen gemotiveerd terzijde zijn geschoven of al waren ingehaald door nieuwe werkwijzen. Op andere onderdelen was er wellicht wel een doorwerking naar de beleidsontwikkeling (niveau 5) en de langere termijn (niveau 6). Zo is er duidelijk voor gekozen de afhankelijkheid van bepaalde aanbieders te verkleinen en/of daarmee duidelijke prestatieafspraken te maken. Met de ontwikkeling van de prestatie-indicatoren en daarmee samenhangend de monitoring en evaluatie van beleid wordt de sturende en controlerende rol van de raad op termijn versterkt.

9/27

8. Samenvatting, overpeinzingen en aanbevelingen In de periode 2017-2021 heeft de nieuwe rekenkamercommissie van de gemeente Heerde een viertal onderzoeken uitgevoerd, waarvan twee in eigen beheer en twee door een extern bureau. Dit rapport heeft met name betrekking op de drie eerste onderzoeken, omdat van het laatste onderzoek naar inwonerparticipatie nog geen doorwerking te verwachten was. 8.1 De werkwijze van de commissie Voor het (doen) uitvoeren van onderzoek hanteert de commissie een onderzoeksprotocol waarin de procesgang betreffende onderzoek is vastgelegd: van onderwerpskeuze tot presentatie in de raad. De gevolgde procesgang bij de onderzoeken sluit in zijn algemeenheid goed aan op het onderzoeksprotocol. In alle gevallen betrof het onderzoeken op thema’s die (mede) door de raad zijn aangedragen met daarbij een eerste, indicatieve vraagstelling. De procedures voor onderzoek in eigen beheer of extern bureau zijn gevolgd, de raad is geïnformeerd over de onderzoeksplannen, er vonden aankondiginggesprekken plaats en er was sprake van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor voordat de eindrapporten werden opgeleverd en in de relevante commissie en raad werden besproken. De terugblik op de onderzoeken van de afgelopen jaren geven niettemin aanleiding tot een aantal overpeinzingen voor de commissie ten aanzien van haar werkwijze. 1.

De definitieve vraagstelling in een onderzoek volgt op basis van een relatief korte, weinig diepgaande verkenning en wordt door de rekenkamercommissie, al dan niet in samenspraak met het uitvoerende onderzoeksbureau, vastgesteld. De raad wordt soms wel, soms niet betrokken bij de definitieve vraagstelling. In deze voorfase is er ook geen of weinig contact met de ambtelijke organisatie, politiek verantwoordelijken en de raad over de actuele kwesties en de te maken beleidskeuzes in het betreffende onderzoeksveld. Dat brengt het risico met zich mee dat de waarde van het onderzoek in politieke, beleidsmatige en maatschappelijke termen beperkt blijft. Dat is met name een risico voor de onderzoeken waarin meer vooruitgekeken (exante onderzoek) en meegekeken (ex-durante onderzoek) wordt. Aanbeveling: Investeer meer in vooronderzoek en betrek daar ook de ambtelijke organisaties, politiek verantwoordelijken en de raad bij. 2. Bij alle afgeronde onderzoeken is er ook gedurende het onderzoek een contactmoment met de raad, ten dele om tussenresultaten terug te koppelen, maar vooral om informatie bij raadsleden op te halen.

Op grond van de inhoud van de rapporten en de besprekingen van de onderzoeksrapporten in de raadscommissies kan - vooralsnog voorzichtig – geconcludeerd worden dat zo’n contactmoment gedurende het onderzoek de inhoud en kwaliteit van de rapporten en het draagvlak voor de conclusies en aanbevelingen in de raad positief beïnvloedt en wellicht ook leidt tot positieve waardering voor de rekenkamer vanuit de raad. Aanbeveling: Voeg het onderwerp betrokkenheid raad toe aan het onderzoeksprotocol 3. De betrokkenheid van het college/politiek verantwoordelijken bij het werk van de commissie is beperkt, zo lijkt het althans op grond van de drie onderzoeken. Er is geen gesprek over het onderzoeksprogramma van de commissie met het college en de politiek verantwoordelijken worden niet of nauwelijks gehoord in de aanloop naar een onderzoek of tijdens een onderzoek. De betrokkenheid lijkt zich te beperken tot het aankondigingsgesprek - en zelfs dat niet altijd en het bestuurlijk wederhoor. Onduidelijk is of dat gebrek aan contact van invloed is op de waardering voor en houding en gedrag jegens de rekenkamercommissie en het werk dat zij verricht.

10/27

Aanbeveling: Investeer in de relatie met het college: jaarlijks overleg en horen/betrekken bij onderzoek en onderzoeksagenda, kunnen positief bijdragen aan de ontvangst en doorwerking van onderzoek. 4. De rekenkamercommissie heeft in haar onderzoeken nu als standaard afsluitende aanbeveling voor de raad dat de conclusies en aanbevelingen worden overgenomen door de raad, dat de aanbevelingen als opdracht worden doorgezet naar het college en dat over de opvolging wordt gerapporteerd. Dat lijkt positief te werken en leidt in ieder geval tot een zeker niveau (niveau 4) van doorwerking. Dit kan er ook toe leiden dat er weinig tot geen discussie plaatsvindt over de afzonderlijke aanbevelingen, ook niet als deze nogal open zijn geformuleerd en/of multiinterpretabel zijn. Dit laatste kan de inhoudelijke doorwerking negatief beïnvloeden. Aanbeveling: Overweeg de standaard afsluitende aanbeveling te herzien met betrekking tot de conclusies en aanbevelingen, voor zover deze een discussie hierover in de weg staat, maar handhaaf de bepaling(en) met betrekking tot follow up door college. 5. De rekenkamercommissie is een instrument van de raad. Als rekenkamer hebben we binding met de gemeenteraad via de gesprekken met de raadsfracties, twee interne leden en bij de inhoudelijke gesprekken tijdens en over onze onderzoeken.

Door de ervaringen van afgelopen jaren en mede door dit onderzoek kan een gesprek tussen gemeenteraad en rekenkamer worden geïnitieerd over de werkwijzen en ondersteuning van de gemeenteraad (bijvoorbeeld rekenkamerbrievene rond P&C-cyclus, een nieuwsbrief, informatieavonden). Vanzelfsprekend in overleg met de gemeenteraad en audit comité. Aanbeveling: Ga als gemeenteraad en rekenkamercommissie in gesprek over de rol en werkwijzen van de RKC. 6. Landelijk is er wetgeving in voorbereiding om de invulling van rekenkamers te veranderen onder de strekking van het versterken van de rol van rekenkamers. Dit zal ook voor de gemeente Heerde iets betekenen in de invulling van de rekenkamercommissie. Aanbeveling: Overweeg als gemeenteraad om een commissie van interne leden voor de rekenkamer in te stellen als de interne leden door wetgeving plaats moeten maken. 8.2 De doorwerking van onderzoeken Naast het tegen het licht houden van het eigen functioneren kunnen er op basis van de onderzoeken uit de periode 2017-2021 ook inhoudelijke conclusies worden getrokken. De RKC ziet dat college en gemeenteraad serieus aan de slag gaan met de conclusies en aanbevelingen die door de rekenkamer worden meegegeven. 1. Als rekenkamercommissie zien we dat de onderzoeken goed worden ontvangen door de gemeenteraad. De discussie in de gemeenteraad verloopt op de inhoud.

De aanbevelingen worden door de gemeenteraad overgenomen, we zien wel dat de uitvoering van de aanbevelingen door (terechte) redenen tijd nodig hebben, soms ook langer dan het college van tevoren aangeeft. Aanbeveling: Zorg dat je als gemeenteraad de aanbevelingen die in een raadsbesluit vast worden gelegd vasthoudt totdat deze uitgevoerd zijn.

11/27

9. Bestuurlijke reactie college van burgemeester en wethouders De reactie van het college in het kader van het bestuurlijk wederhoor is hieronder integraal opgenomen. Aan de Rekenkamercommissie Heerde t.a.v. de heer J. Kok Contactpersoon B. van Zuthem

Uw brief van/uw kenmerk 13-6-2022

Datum verzonden

Bijlagen

-Ons kenmerk

14 JUL 2022 Onderwerp

Bestuurlijke wederhoor Geachte leden van de Rekenkamercommissie, Op 13 juni jl. hebben wij per email uw rapport 'Onderzoek doorwerking rapporten rekenkamercommissie Heerde' ontvangen. Daarbij geeft u ons college de gelegenheid om in het Aan de Rekenkamercommissie Heerde t.a.v. de heer J. Kok Contactpersoon B. van Zuthem Datum verzonden 14 JUL 2022

Uw brief van/uw kenmerk 13-6-2022

Bijlagen -Ons kenmerk

Onderwerp Bestuurlijke wederhoor Geachte leden van de Rekenkamercommissie, Op 13 juni jl. hebben wij per email uw rapport 'Onderzoek doorwerking rapporten rekenkamercommissie Heerde' ontvangen. Daarbij geeft u ons college de gelegenheid om in het kader van bestuurlijk wederhoor voor 14 juli a.s. met een reactie te komen. Uw doorwerkingsonderzoek betreft een drietal onderzoeken: - Toegang tot zorg en sociale draagkracht in Heerde; - Zicht in samenwerkingsverbanden; - Geldstromen in het sociaal domein. Allereerst willen wij reageren op uw bevindingen aangaande de doorwerking van de onderzoeken en vervolgens zullen we ingaan op de verschillende aanbevelingen die u doet. Bevindingen Ten aanzien van de twee onderzoeken in het sociaal domein, delen wij uw bevinding dat de aanbevelingen vooral gericht waren op ontwikkelingen die wij al in gang had gezet voor start van de onderzoeken. Het onderzoeksresultaat van uw commissie en de gedane aanbevelingen zijn ondersteunend en een bevestiging geweest van de richting die wij hadden ingeslagen. Zoals u in beide onderzoeken opmerkt is de informatievoorziening naar de gemeenteraad met de monitor sociaal domein naar een hoger plan getild. Met inachtneming van uw aanbevelingen blijven wij verder werken aan het verbeteren van de monitor en zijn wij alert op het tijdig en adequaat informeren van de raad.

Ten aanzien van het onderzoek Zicht in samenwerkingsverbanden beperken wij ons tot uw bevindingen die betrekking hebben op ons college. Met u constateren wij dat van de drie onderwerpen, genoemd in ons plan van aanpak, alleen de strategische nota verbonden partijen nog niet tot stand is gekomen. Vanwege werkdruk heeft dit nog geen prioriteit

12/27

gehad. De raad is daarin meegenomen. Dit neemt niet weg dat wij nog altijd voornemens zijn deze nota op te stellen. Aanbevelingen U komt in uw rapport tot zes concrete aanbevelingen. Daarvan zijn er vier gericht op de gemeenteraad. Het is niet aan ons om daarop ingaan. Op de andere twee zullen wij reageren wij als volgt. Ten eerste delen wij uw aanbeveling (nr.1) om meer tijd te investeren in het vooronderzoek en daarbij ook de ambtelijke organisatie, politiek verantwoordelijken en raad te betrekken. Gebleken is dat het gewenst is vooraf zowel de scope als het achterliggende doel van het te onderzoeken onderwerp scherp te krijgen en te definiëren. In de onderzoeksopzet kan dan meer recht worden gedaan aan al ingezette richtingen en kan het onderzoeksresultaat mogelijk meer betekenis hebben bij toekomstige (beleids) ontwikkelingen. Ten tweede constateert u dat het contact met en de betrokkenheid van het ons college bij het werk van uw commissie beperkt is, hetgeen wellicht een negatief effect heeft op onze waardering voor en houding en gedrag jegens uw commissie. Wij zijn het met u eens dat het contact en betrokkenheid met uw commissie beperkt is. En ja, wij zullen niet ontkennen dat uw onderzoeken doorgaans extra werk met zich meebrengen voor onze ambtelijke Organisatie. Niettemin heeft dat geen enkele invloed op onze waardering voor het werk dat uw commissie verricht.

Integendeel; de aanwezigheid van een rekenkamer en de wijze waarop u uw taak uitoefent, maakt ons bewust en alert, dan wel scherpt ons in ons functioneren. Meer dan eens hebben wij uw bevindingen en aanbevelingen in dank aanvaard. In die zin zien wij uw commissie eerder als partner en adviseur dan als controleur of tegenstander. Uw aanbeveling in deze (nr.3) zien wij graag in samenhang met uw eerste aanbeveling. Tenslotte spreken wij onze waardering uit voor de zorgvuldige wijze waarop het doorwerkingsonderzoek is uitgevoerd. Met vriendelijke groet Het college, secretaris burgemeester B. van Zuthem

drs. J.W. Wiggers

10. Nawoord rekenkamercommissie Het bestuurlijk wederhoor van het college geeft de rekenkamercommissie aanleiding tot een korte reactie. De commissie is blij met de reactie van het college en de daarin opgenomen waardering en complimenten voor het onderzoekswerk van de rekenkamercommissie. Zoals aangekondigd in het onderzoeksrapport gaan we investeren in vooronderzoek bij nieuwe rekenkameronderzoeken en een versterking van de relatie met college, ambtelijke organisatie en de raad. Wij signaleren dat door de beperkende maatregelen tijdens de coronacrisis de invulling daarvan beperkingen heeft gekend. Doorwerking rekenkameronderzoek In dit doorwerkingsonderzoek heeft de commissie onderzocht of de onderzoeken van de rekenkamercommissie bijgedragen aan wijzigingen in het gemeentelijk beleid waardoor de kwaliteit van het openbaar bestuur in de gemeente is verbeterd en wat kan of moet er anders om de effectiviteit van de onderzoeken te verbeteren. Op dit moment is bij de Eerste Kamer het Wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers in behandeling. Dat wetsvoorstel voorziet er in dat het college aan de raad rapporteert over de doorwerking van rekenkameronderzoeken. Wij adviseren de raad na de inwerkingtreding van dat wetsvoorstel daarover nadere (proces)afspraken met het college te maken.

13/27

Bijlage 1. Onderzoeksvragen doorwerkingsonderzoek Voor het doorwerkingsonderzoek zijn de volgende vragen geformuleerd. Centrale onderzoeksvraag: “Hebben de onderzoeken van de rekenkamercommissie bijgedragen aan wijzigingen in het gemeentelijk beleid waardoor de kwaliteit van het openbaar bestuur in de gemeente is verbeterd en wat kan of moet er anders om de effectiviteit van de onderzoeken te verbeteren?” Om deze vraag te beantwoorden zijn een aantal deelvragen geformuleerd die enerzijds betrekking hebben op het gevolgde onderzoekproces en anderzijds over de resultaten van de onderzoeken. Over het proces 1. Zijn de raad, ambtelijke organisatie en bestuurlijk verantwoordelijke gehoord in de aanloop naar het onderzoek (van onderwerpkeuze tot vraagstelling) 2. Zijn de ambtelijke organisatie en bestuurlijk verantwoordelijken gehoord in de loop van het onderzoek en is hun inbreng terug te vinden in de onderzoeksrapportage? 3. Is de raad gehoord in de loop van het onderzoek en is de inbreng van de raad terug te vinden in de onderzoeksrapportage? 4. Hebben het ambtelijk wederhoor op het feitenrelaas en het bestuurlijk wederhoor op de onderzoeksbevindingen conform het onderzoeksprotocol plaatsgevonden en zijn deze verwerkt in de onderzoeksrapportage? 5.

Is de onderzoeksrapportage met zijn bevindingen en aanbevelingen gepresenteerd en besproken in de commissievergadering en zijn de aanbevelingen ter besluitvorming doorgeleid naar de raadsvergadering? 6. Heeft de raad ingestemd met de conclusies en aanbevelingen en deze laatste doorgezet als opdracht aan het college? 7. Hoe is de informatievoorziening naar de raad betreffende de opvolging van de aanbevelingen procesmatig geborgd? Over de specifieke inhoud van de drie onderzoeken 8. Wat was de centrale onderzoeksvraag en wat waren de deelvragen in het onderzoek? 9. Wat zijn de aanbevelingen van de onderzoeken? 10. Wat was de bestuurlijke reactie op de aanbevelingen? 11. Welke conclusie en aanbevelingen zijn overgenomen door de raad en doorgezet als opdracht aan het college? 12. Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd, welke wachten nog op uitwerking en welke zijn terzijde geschoven? 13. Op welke wijze is de raad over de voortgang gerapporteerd? 14. Heeft de raad nog nadere vragen gesteld of besluiten genomen naar aanleiding van de informatie over de implementatie van de aanbevelingen? 15. Hebben de onderzoeken de raad in een betere (informatie)positie geplaatst op de onderwerpen?

14/27

Bijlage 2 Toegang zorg en sociale draagkracht Heerde I. Aanleiding voor het onderzoek Het onderzoek Toegang zorg en sociale draagkracht Heerde is het eerste onderzoek dat de nieuw samengestelde rekenkamercommissie van Heerde heeft uitgevoerd. Het onderwerp toegang tot zorg en sociale draagkracht kwam bovendrijven na raadpleging van de fracties in de gemeenteraad over mogelijke onderzoeksthema’s voor de rekenkamercommissie. De gemeenteraad wilde graag weten hoe de gemeente Heerde de nieuwe uitdagingen die samenhingen met de overdracht van verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken inzake de Wmo, de Jeugdwet en de Participatiewet per 1 januari 2015 had opgepakt. De rekenkamercommissie spitste dat toe op de vraag hoe in de gemeente de toegang tot hulp en ondersteuning in het sociaal domein, de toegang tot zorg, was georganiseerd en hoe daarbinnen de afweging van de sociale draagkracht plaatsvindt. Het onderzoek is in 2018 in opdracht van de rekenkamercommissie door een extern bureau uitgevoerd. Voorafgaand aan het onderzoek werden drie bureaus benaderd voor het indienen van een offerte. Na discussie viel de keuze op Regioplan. In februari 2018 is de raad over dit onderzoek nader geïnformeerd en is het onderzoeksplan ter informatie aan de raad aangeboden. De informatie hieronder bevat de antwoorden op de 15 vragen in Bijlage 1. II.

Betrokkenheid ambtelijke organisatie, college van B&W en Raad voorafgaand en tijdens het onderzoek Betrokkenheid ambtelijke organisatie, college en raad bij vooronderzoek (vraag 1) Zoals hierboven aangegeven was de raad betrokken bij de keuze voor het onderwerp van onderzoek en heeft zij ook een eerste richting/aanzet voor de onderzoeksvraag geformuleerd. De definitieve vraagstelling is door de rekenkamercommissie in afstemming met het onderzoeksbureau vastgesteld. Het vooronderzoek beperkte zich tot documentstudie. Er vonden geen gesprekken plaats met ambtelijke organisatie en wethouder over de actuele stand van zaken en denkrichtingen over de toegang tot zorg en draagkracht in het sociale domein. En er was geen nadere afstemming met de raad over het definitieve onderzoeksplan. Betrokkenheid ambtelijke organisatie en B&W (vraag 2) In februari 2018 vond het startgesprek voor dit onderzoek plaats met de betrokken wethouder, de gemeentesecretaris en twee afdelingsmanagers. In dat gesprek werden vooral de onderzoeksvragen nader toegelicht. Kort daarop werden de meest betrokken medewerkers geïnterviewd. De bestuurlijk verantwoordelijken zijn verder niet gehoord tijdens het onderzoek. De inbreng van de geïnterviewde personen is verwerkt in het feitenrelaas, maar niet tot ieders tevredenheid. Dat laatste kwam naar voren bij het ambtelijk wederhoor.

In het kader van het ambtelijk wederhoor vonden nog twee gesprekken plaats tussen de onderzoeker en betrokken ambtenaren, vooral omdat de ambtelijk betrokkenen zich onvoldoende en/of onjuist gehoord voelden: de onderzoeker zou te weinig oog hebben gehad voor de ontwikkelingen die toen al in gang waren gezet en voor de specifieke situatie in Heerde. Ook de eindversie van het onderzoeksverslag heeft die onvrede niet (helemaal) weg kunnen nemen en dat heeft later ook de bestuurlijke reactie gekleurd. Betrokkenheid raad (vraag 3) De raad is in mei 2018 geïnformeerd over enkele voorlopige bevindingen van het onderzoek. Ook werd de raad bevraagd op de ervaringen met sturing en controle in het sociaal domein in de voorliggende jaren, onder meer ten aanzien van de keuze om niet te werken met één sociaal team in Heerde, de mate van betrokkenheid van de raad bij de beleidsvorming in het sociaal domein en de wijze waarop de raad in de gelegenheid is gesteld te sturen/controleren op resultaten en beleidsdoelen in het sociaal domein. De resultaten van deze raadpleging zijn terug te vinden in de onderzoeksrapportage.

15/27

Ambtelijk en bestuurlijk wederhoor (vraag 4) In juni-juli 2018 vond in het kader van ambtelijk wederhoor een tweetal gesprekken plaats tussen de onderzoeker en ambtelijk betrokkenen. Dit heeft geleid tot een beperkt aantal aanpassingen in het onderzoeksverslag. Dit is vervolgens aangeboden aan het college. Het bestuurlijk wederhoor is met een reactie van de rekenkamercommissie opgenomen in het eindrapport. III Politieke behandeling Commissie- en raadsbehandeling (vragen 5,6) Het onderzoeksrapport is door de onderzoeker en de rekenkamercommissie gepresenteerd in de Commissie Samenleving begin november 2018 en alle conclusies en aanbevelingen zijn met een positief advies doorgezet naar de raad van eind november 2018. Waarborging opvolging (vraag 7) De informatievoorziening naar de raad over de opvolging van de aanbevelingen is geborgd in de aanbeveling in het eindrapport, waarin het college gevraagd wordt binnen drie maanden met een plan van aanpak te komen en na een jaar over de voortgang te rapporteren. IV.

De onderzoeksvragen, aanbevelingen, bestuurlijke reactie en ontvangst door de raad Onderzoeksvragen (vraag 8) De centrale vraag in het onderzoek was: ‘Op welke wijze is de toegang tot de zorg georganiseerd en hoe vindt de afweging van de sociale draagkracht daarbinnen plaats?’ Om deze centrale vraag te beantwoorden werden een 10-tal deelvragen geformuleerd die betrekking hadden op beleid, de uitvoering van beleid, de informatievoorziening en welke verbeter-mogelijkheden en zijn in beleid, uitvoering en informatievoorziening. De aanbevelingen van het onderzoek (vraag 9) Op grond van het onderzoek heeft de rekenkamercommissie de volgende, samengevatte aanbevelingen gedaan: º zorg voor betere aansluiting tussen beleid en uitvoeringspraktijk en sluit daarbij aan op het beleidskader ‘Samenwerking binnen de sociale infrastructuur Heerde’; º neem het gewenste integrale werken als uitgangspunt en heroverweeg de werkwijze vanuit de drie kolommen; º investeer in contacten met organisaties in het voorveld en maak daarmee afspraken over vroegsignalering en toeleiding naar de gemeente en gecontracteerde professionele hulpverleners en maak daar wat mee tempo; º neem als gemeente de rol van beleidsregisseur en zorg voor een duidelijke taak- en rolverdeling tussen de gemeente en gecontracteerde organisaties/hulpverleners en zorg voor een duidelijke scheiding tussen de rollen van

aanvrager/hulpverlener en beoordelaar; º zorg ervoor dat de basale informatie over het wel/niet halen van de beleidsdoelen op orde is en maak daartoe over aard en frequentie van informatie afspraken met uitvoerders; º de informatieverstrekking aan de gemeenteraad moet beter, vooral over doelrealisatie in het sociaal domein en ontwikkel daarvoor een eigen informatiecyclus. En de beleidsprestaties zouden beter geduid kunnen worden door vergelijking met andere gemeenten en ontwikkelingen in de tijd te analyseren. Bestuurlijke reactie (vraag 10) In zijn uitvoerige reactie geeft het college aan zich te herkennen in een aantal hoofdlijnen in het onderzoek die zij als ondersteunend ziet voor de richting die het college al had ingeslagen. Vooral betreft dit de ontwikkeling van het ‘loket 0-100’ (de toegang tot het sociaal domein, later STIP geheten) en het verbeteren van de informatievoorziening richting raad. Ook geeft het college aan blij te zijn met 16/27

de conclusie dat de gezinscoaches, consulenten en gespreksvoerders op de juiste wijze manier aan het werk zijn. Het college betreurt het evenwel dat het onderzoek zich niet gericht heeft op de sociale draagkracht in Heerde, terwijl dat juist als belangrijk aspect bij de transitie en transformatie in het sociaal domein gezien werd, waarop bovendien weinig zicht was. De bestuurlijke reactie is anderzijds ook enigszins defensief: er wordt door de gemeente tijdens de onderzoeksperiode nog volop gewerkt aan de (verdere) ontwikkeling van de toegang (loket 0-100), het integraal werken, preventie en de informatievoorziening naar de raad. Niet alles is daarom nu al meteen op orde/gerealiseerd. Op sommige punten geeft het college ook aan de conclusies en aanbevelingen niet te delen. Dat betreft bijvoorbeeld de aanbeveling over de rol en taakverdeling tussen gemeente en uitvoerders, die rol- en taakverdeling is immers al duidelijk: de gemeente heeft op grond van wet- en regelgeving de regie. De in het rapport geconstateerde kloof tussen beleid en uitvoering wordt in de praktijk niet zo ervaren, maar heeft het college er wel op geattendeerd om de samenwerking binnen de sociale infrastructuur verder te versterken.

Ook als het gaat over de informatie betreffende de doelgroepen van beleid en de mate waarin ze bereikt worden geeft het college aan daar wel een goed beeld van te hebben, ook al worden de doelgroepen niet systematisch gevolgd. En als het gaat om de specifieke problematiek waarvoor mensen ondersteuning en hulp nodig hebben in kaart te brengen, dan is die informatie indien gewenst in principe wel – op aanvraag – beschikbaar, maar deze wordt niet standaard in beeld gebracht. Wel wordt het intensiteitniveau van behandeling/begeleiding gemonitord. Dat heeft mede te maken met de lijn die in Heerde gekozen is, namelijk meer inzetten op algemene voorzieningen. Ten aanzien van de informatievoorziening naar de raad geeft het college aan dat de raad wel degelijk regelmatig en uitgebreid is geïnformeerd, maar dat de informatievoorziening zich meer moet richten op de kaderstellende en controlerende taak van de raad. Maar wel informatie op het juiste niveau en passend bij de schaalgrootte van de gemeente Heerde. Het college geeft daarbij aan dat er gewerkt is aan de ontwikkeling van een nieuwe integrale monitor waarmee het de raad periodiek wil informeren over de realisatie van beleidsdoelen. De monitor zal twee keer per jaar tijdens een themaraad worden toegelicht.

Reactie commissie samenleving en raad op conclusies en aanbevelingen (vraag 11) In de commissie samenleving van begin november 2018 is het rapport besproken in aanwezigheid van de onderzoeker, de rekenkamercommissie en de wethouder. Daar werd ook een toelichting gegeven op de onderzoeksresultaten en aanbevelingen. In zijn algemeenheid regeerde de commissie samenleving positief op de conclusies en aanbevelingen in het onderzoeksrapport. Door de wethouder werd aangegeven dat het rapport op sommige punten wat gedateerd of achterhaald zou zijn en geen nadere aandacht behoefde, daarbij onder meer verwijzend naar de ontwikkelingen rond het ‘loket 0-100’en de vernieuwde monitor sociaal domein. Niettemin werd besloten de conclusies en aanbevelingen in zijn geheel met een positief advies voor te leggen aan de raad en daarbij het college te verzoeken binnen drie maanden met een plan van aanpak te komen ter uitwerking van de aanbevelingen. Wel werd een amendement voorgesteld (en later door de raad aangenomen) met de strekking dat als het college een aanbeveling niet overneemt, dit inhoudelijk gemotiveerd moet worden. De behandeling in de raad van eind november 2018 van het raadsvoorstel werd vervolgens door verschillende partijen aangegrepen om nog eens bepaalde standpunten en ideeën met betrekking tot het sociaal domein in te brengen.

Daarbij ging het onder meer over de in het rapport gesignaleerde kloof tussen het beleid van en de uitvoering door de gemeente, de gewenste scheiding tussen beleid, toegang en uitvoeringsorganisaties, de samenwerking met uitvoerende partijen, het belang van integraal werken en een laagdrempelig inlooppunt, en de monitoring van en rapportering over beleidsrelevante ontwikkelingen en het in kaart brengen van de sociale draagkracht. Bij de raadsvergadering werd nog wel Amendement 2018-10 aangenomen waarin het college gevraagd wordt in geval een aanbeveling niet zou worden overgenomen, dit ook nader te motiveren.

17/27

In zijn reactie gaf de wethouder aan eraan te hechten dat de sociale draagkracht van de Heerder samenleving in kaart wordt gebracht, want de samenleving zal zelf steeds meer verantwoordelijkheden moeten gaan dragen, maar tot een toezegging dat ook daadwerkelijk op te pakken kwam het niet. De wethouder deed wel de toezegging dat het college met de aanbevelingen aan de slag zou gaan en daarover binnen drie maanden met een eerste verantwoording zou komen. V. De implementatie van de aanbevelingen Wat is er met de aanbevelingen gebeurd en is de raad daarover geïnformeerd? (vragen 12 en 13) Onderstaand wordt in vogelvlucht ingegaan op de ontwikkelingen. Plan van aanpak/themaraad maart 2019 Het college heeft 3 maanden na het raadsbesluit, op 4 maart 2019 een plan van aanpak gepresenteerd. In dit plan van aanpak wordt per aanbeveling op de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering ervan ingegaan. Dit plan van aanpak is tevens gepresenteerd op de themaraad van maart 2019. Op deze themaraad werden raadsleden verder bijgepraat over de ontwikkelingen met betrekking tot het ‘loket 0100’ en de ontwikkelingen in het sociaal domein op basis van de monitor sociaal maatschappelijke verbinding 2018.

Loket 0-100 In het plan van aanpak wordt aangegeven dat een deel van de aanbevelingen al gerealiseerd is (integraal werken, duidelijke regierol gemeente en heldere rolverdeling tussen gemeente en ketenpartners, de striktere scheiding tussen beleid en uitvoering en duidelijke scheiding van centrale gemeentelijke toegang en activiteiten van de ketenpartners en de samenwerking met het voorveld) en dat daarop nog verdere ontwikkeling plaats zal vinden in het kader van de ontwikkeling van het ‘loket 0100’ en het werk van de in 2018 gevormde werkgroep preventie. Verdere ontwikkelingen zullen aan de raad worden gerapporteerd in het kader van de voortgang ‘loket 0-100’. Integraal werken In het plan van aanpak stelt de gemeente dat integraal werken vast uitgangspunt is voor de interne gemeentelijke organisatie. Waar voorheen strikt via de 3 kolommen werd gewerkt en integrale cases door de integrale gespreksvoerder werden afgehandeld, wordt er sinds het najaar 2018 gekanteld en Integraal gewerkt. De gespreksvoerders werk, inkomen, jeugd en Wmo zijn integraal verantwoordelijk voor een casus en zorgen voor de afstemming met hun collega’s waar nodig. De gespreksvoerders werken integraal, waarbij wel sprake is en blijft van specialisatie binnen een kolom.

In 2019 wordt intensief ingezet op het versterken van integraal werken en kennisdeling, zowel voor de interne organisatie als met de ketenpartners. Deze aanbeveling wordt hiermee door de gemeente begin 2019 als afgedaan/geïmplementeerd beschouwd. Preventie: samenwerking met het voorveld De contacten met het voorveld hebben hun beslag gekregen in de vorming in 2018 van de kerngroep preventie. Aan deze kerngroep nemen Triada, werkbedrijf Lucrato, Verian, het buurtcoachteam en CJG deel. Jaarlijks zal een preventieplan worden opgesteld en uitgevoerd. Deze aanbeveling wordt daarmee door de gemeente begin 2019 als afgedaan beschouwd. Rolverheldering gemeente en samenwerkingspartners De rolverdeling is volgens de gemeente al helder en er wordt conform deze aanbeveling gewerkt. Dit wordt verder versterkt met de ontwikkeling van ‘loket 0-100’. Deze aanbeveling wordt door de gemeente begin 2019 als afgedaan beschouwd. Ontbreken van basale sturingsinformatie In het plan vaan aanpak rapporteert de gemeente dat er met uitvoerders afspraken zijn gemaakt over aanlevering van gegevens. Volgens de gemeente gaat het dan al steeds adequater, maar vraagt het nog 18/27