5.2. Projectplan locatieonderzoek asielopvang gemeente Epe + Heerde versie 0.9

Opdrachtformulering en projectplan Samenwerking gemeente Epe en Heerde

Datum: 28-11-2024

1. Inleiding Met ingang van de 'Wet gemeentelijke taak mogelijk maken asielopvangvoorzieningen' (Spreidingswet) op 1 februari 2024 hebben gemeenten een wettelijke taak in de opvang van asielzoekers. Er is echter in Nederland een tekort aan opvanglocaties voor asielzoekers. De afgelopen jaren heeft dit geleid tot nijpende situaties, waarbij asielzoekers in wachtruimtes of zelfs buiten op het gras de nacht moesten doorbrengen. De verwachting is dat het tekort aan opvangplekken fors toeneemt, tenzij er voldoende nieuwe opvanglocaties worden gerealiseerd. In het regeerprogramma kabinet-Schoof wil het kabinet veel van de aangekondigde maatregelen voor versobering en het beperken van de instroom zo snel mogelijk uitvoeren. Zij verwachten dat een tijdelijke asiel crisiswet daarbij helpt, evenals het toepassen van uitzonderingsbepalingen op de vreemdelingenwet. Op dit moment is het voor gemeenten nog onduidelijk wat het resultaat hiervan zal zijn. De gemeenten Epe en Heerde willen voldoen aan hun wettelijke plicht en maatschappelijke verantwoordelijkheid door bij te dragen aan de opvang van asielzoekers. Middels het stellen van een kader op hoofdlijnen willen de colleges van deze gemeenten richting geven om te komen tot een voorstel voor het realiseren van een asielopvang. Dit kader is in Epe al vastgesteld, in Heerde zal dit binnenkort volgen.

Een regulier asielzoekerscentrum wordt ingericht door het COA. Hierbij wordt ervan uit gegaan dat er ten minste 300 asielzoekers verblijven. De looptijd van een regulier AZC is meestal minimaal 5 jaar. Asielzoekers wonen en leven zelfstandig in een azc. Ze doen hun huishouden, brengen hun kinderen naar school en gaan naar gesprekken met de IND, het COA, DT&V en Vluchtelingenwerk. Daarnaast bereiden zij zich voor op hun toekomst met programma’s of vrijwilligerswerk op de locatie. De beveiliging op locatie wordt door het COA geregeld, evenals de huisartsenzorg (GZA) en vaccinaties (GGD). Het regelen van het onderwijs gaat in overleg met de gemeente. Dit kan door middel van instroom in het reguliere onderwijs of door een aangepast onderwijsmodel (eventueel op locatie). De locatiekeuze is minder afhankelijk van voorzieningen in de omgeving. Het grootste deel van de voorzieningen wordt aangeboden op locatie, anders zorgt COA voor vervoer. Dit document bevat een opdrachtformulering en een concept projectplan om gezamenlijk op zoek te gaan naar een locatie voor een regulier AZC. Dit document zal, door middel van een collegebesluit in beide colleges, de basis zijn voor de samenwerking tussen beide gemeenten.

2. Opdrachtformulering 2.1

Doelstelling samenwerking

De doelstellingen voor deze samenwerking zijn: 1. Het aanbieden van een locatie aan het COA voor een regulier AZC. Een regulier AZC vangt minimaal 300 asielzoekers op. Vanuit de Spreidingswet ligt de indicatieve taakstelling voor de gemeente Epe momenteel op 189 en voor gemeente Heerde op 116. Door samen te werken, kunnen de gemeenten een locatie aanbieden als regulier AZC. 2. Minimalisering van druk op de voorzieningen. Ten eerste geeft de vestiging van een regulier AZC minder druk op de voorzieningen omdat, in tegenstelling tot een kleinschalige gemeente asielopvang, veel van de voorzieningen zoals huisartsenzorg en vaccinaties door het COA zelf geregeld worden. Ten tweede zullen de 2

voorzieningen die nog wel impact maken op de gemeenschap, zoals de impact op onderwijs of infrastructuur, verdeeld kunnen worden over twee gemeentes. 3. Bundelen van expertise en kennis. Door het bundelen van expertise, kennis en middelen van twee gemeentes kan het project efficiënter en effectiever opgezet en uitgevoerd worden. Mede door de samenwerking tussen twee gemeenten wordt er in het vervolgstadium ook gekeken naar flankerende maatregelen, om te zorgen dat niet één gemeente alleen de negatieve effecten van het beleid moet dragen.

2.2

Beoogd projectresultaat

Het beoogde projectresultaat is: Tussen juni en september 2025 is er door de gemeenteraden van Epe en Heerde een principebesluit genomen op een voorkeurslocatie voor het vestigen van een regulier asielzoekerscentrum voor 300 asielzoekers. Het locatiebesluit is inclusief eventuele flankerende maatregelen ten behoeve van o.a. een verantwoorde en gedragen in passing in de omgeving. Door de effectieve samenwerking van de gemeenten Epe en Heerde zullen zij in staat zijn om hun raden (ter besluitvorming) een locatie aan te bieden ten behoeve van de opvang van asielzoekers door het COA. Bij instemming van de raad zullen de gemeenten deze locatie aanbieden aan het COA voor nader onderzoek.

2.3

Rol van de raad

Bij de samenwerking van twee gemeenten is het belangrijk om de raden van beide gemeenten te consulteren. De raden hebben de kaders vastgesteld waarbinnen de colleges op zoek gaan naar een opvanglocatie. Daarnaast willen de colleges de raden gezamenlijk de beslissing laten maken voor de locatiekeuze, waarbij de colleges een voorstel zullen voorleggen aan beide raden. Om een nieuwe opvanglocatie te kunnen realiseren is naar verwachting een omgevingsvergunning voor een buitenplanse omgevingsplanactiviteit (bopa) nodig. De raad heeft alleen bij specifieke bopa’s adviesrecht. Adviesrecht is van toepassing op ontwikkelingen van meer dan 1500 m2. De verwachting is dat een AZC meer m2 bevat en er kan dus vanuit gegaan worden dat voor een nieuw azc adviesrecht van toepassing is. Kortgezegd houdt dat in dat het college de vergunning pas mag verlenen wanneer de raad een positief advies heeft afgegeven. Dit vindt dus plaats nadat de raden een principebesluit hebben genomen over de beoogde locatie voor asielopvang. Over de inwonersparticipatie, voorafgaand aan de vergunning, wordt de raad geïnformeerd. Naast het adviesrecht bij reguliere (grootschalige) bopa aanvragen, zoals hierboven beschreven, zal de raad, zoals toegezegd, een extra beslissende rol krijgen bij de beoordeling van de locaties die naar voren zijn gekomen uit het locatieonderzoek.

In het kopje fasering van het project staat de rol van de raad per fase beschreven. -

-

Bijeenkomst 1: Kaders en randvoorwaarden uitwerken voor het onderzoek Periode: Eind januari / begin februari Doel: Gezamenlijk uitwerken en duiden van de kaders, randvoorwaarden en wensen voor het onderzoek naar de vestiging van een AZC. Laat commitment van beide raden uitspreken over de uitkomst van het traject v.w.b. locatiekeuze. Bijeenkomst 2: Voorkeur uitspreken voor een locatie Periode: juni of september

3

-

Doel: Gezamenlijk een voorkeur uitspreken voor een locatie voor het AZC op basis van de resultaten van het onderzoek. Suggestie: bezoek aan regulier AZC voor beeldvorming. COA wil dit bezoek organiseren.

Tweemaal tijdens de verkenning een Raadsbrief/nieuwsbrief over voortgang. Overwegingen: • • • •

2.4

De raden gaan over hun eigen agenda. Laat beide agendacommissies en griffie tijdig een opzet maken van de bijeenkomsten Zorg voor een neutrale procesbegeleider om de samenwerking tussen de gemeenteraden te faciliteren. Voorzie beide gemeenteraden tijdig van relevante informatie en rapporten. Organiseer parallel een traject voor inwonersparticipatie, zodat gemeenteraden een weloverwogen besluit kunnen nemen in de tweede bijeenkomst.

Gezamenlijke onafhankelijk projectleiding

Om te waarborgen dat er onafhankelijk onderzoek gedaan wordt, is het van belang dat de projectleiding objectief en onafhankelijk is van beide gemeenten. De projectleiding voor het locatie-onderzoek zal dan ook gezamenlijk gecontracteerd worden. Er zijn twee mogelijkheden: (1) er kan gekozen worden voor een projectleider via een inhuurproces via de DAS of (2) er wordt aanbesteedt via een reguliere aanbestedingsprocedure. 1. Projectleider: via een reguliere DAS (Dynamisch Aankoop Systeem) procedure kan er een projectleider geselecteerd worden, die in samenwerking met het huidige projectteam invulling zal geven aan het project. Voordeel hiervan is dat deze opdracht op een versimpelde manier uitgezet kan worden in de markt en de doorlooptijden kort zullen zijn 2. Uitbesteding: het is mogelijk om het gehele proces uit te besteden aan een partij die de gemeenten kan ontzorgen in een deel van het traject. Het locatieonderzoek en de aspecten die hierbij komen kijken is een opdracht die goed uitgezet kan worden in de markt middels een meervoudig onderhandse aanbesteding, hiervoor zal de doorlooptijd ongeveer een maand bedragen afhankelijk van de complexiteit en de eisen van de opdracht. Denk hierbij aan de locatieonderzoeken, maar ook het participatieproces en de stroomlijning van de samenwerking. De voorkeursoptie is de uitbesteding van de opdracht.

Door de aanbestedingsgrens kan deze als meervoudig onderhandse procedure uitgezet worden en ontzorgt beide gemeentes in veel aspecten van het onderzoek. Voor het vervolgtraject ná het locatieonderzoek kan er gekeken worden of de uitbesteding hierin nog steeds de beste optie is, of dat er gekozen wordt voor een gezamenlijke projectleider. Dit zal buiten de scope van dit projectplan vallen.

4

3. Projectplan 3.1

Projectgegevens

Bestuurlijk opdrachtgever

Stuurgroep AZC gemeente Epe en Heerde

Ambtelijk opdrachtgever

Ward de Meulemeester (gemeente Epe) en Lijndert Liefers (gemeente Heerde)

Projectleider

Nog in te vullen

Datum

28-11-2024

3.2

Projectorganisatie

Wie

Functie

Verantwoordelijkheid

Organisatie

Ward de Meulemeester

Programmamanager vluchtelingen

Opdrachtgever

Gemeente Epe

Lijndert Liefers

Manager bestuurondersteuning en -advisering

Opdrachtgever

Gemeente Heerde

Nog in te vullen

Projectleider

Projectleider

Onafhankelijk

Jan Brink

Projectleider asiel

Inhoudelijk expert

Gemeente Heerde

Jamie Lee Tjoonk

Beleidsadviseur vluchtelingen en inburgering

Inhoudelijk expert

Gemeente Epe

3.3

Overlegstructuur

3.3.1 Stuurgroep Het is van belang dat in de stuurgroep de verantwoordelijke bestuurders van beide gemeenten plaats nemen om zo gezamenlijk besluiten te kunnen nemen. De taken van de stuurgroep zijn: 1. Bestuurlijk opdrachtgever richting de ambtelijk opdrachtnemer. Ambtelijk opdrachtgever is opdrachtgever voor de projectgroep en eindverantwoordelijk voor de integrale uitvoering van het project en de daarop te baseren deelplannen. 2. Nemen van besluiten binnen het kader van het project. 3. Bij (deel)plannen die buiten het kader van het project vallen legt de Stuurgroep dit ter besluitvorming voor aan het college. 4. Verzorgt terugkoppeling in het college. Het stuurgroep overleg zal elke maand plaatsvinden. Deze zal voorgezeten worden door de onafhankelijk projectleider.

5

Naam

Rol in stuurgroep

Burgemeester Tom Horn

Burgemeester

Wethouder Gert van den Berg

Bestuurlijk verantwoordelijk gemeente Epe

Burgemeester Olaf Prinsen

Burgemeester

Wethouder Stephan Nienhuis

Bestuurlijk verantwoordelijk gemeente Heerde

Ward de Meulemeester

Ambtelijk opdrachtgever gemeente Epe

Lijndert Liefers

Ambtelijk opdrachtgever gemeente Heerde

Nog in te vullen

Projectleider

Jan Brink

Inhoudelijk expert

Jamie Lee Tjoonk

Inhoudelijk expert

3.3.2 Gezamenlijke raadsbijeenkomst Er zullen gezamenlijke raadsbijeenkomsten en informatie-momenten gepland worden om de raden bij te praten over de status van het project gedurende de looptijd. In de fasering van het project (hieronder) staat er beschreven op welke momenten de raad geraadpleegd zal worden. Besluitvorming vindt plaats in een afzonderlijke raadsvergadering.

3.4

Fasering van het project

Het project wordt opgesplitst in verschillende fasen, elk met duidelijk gedefinieerde mijlpalen. Hieronder volgt de voorgestelde projectstructuur: Fase 1: Voorbereiding en onderzoek Mijlpaal 1.1: Vaststellen van onderzoekskader en het opstarten van de voorbereidingen van het projectplan (binnen 2 maanden) •

Opstellen van een onderzoeksplan met aandacht voor haalbaarheid, ruimtelijke inpassing, milieueffecten, maatschappelijke impact en financiële consequenties.

•

Inventarisatie van mogelijke locaties in beide gemeenten. Input van de inwoners wordt in deze fase ook verzameld.

•

Het opstellen van een communicatieplan voor betrokkenen en de bredere gemeenschap.

•

Aanbestedingstraject voor de uitbesteding in de markt zetten en een partij contracteren voor de uitvoering van het projectplan.

Mijlpaal 1.2: Uitvoeren van vooronderzoek (binnen 3 maanden) •

Uitvoering van een haalbaarheidsstudie op basis van de vastgestelde criteria uit het kader.

•

Overleg met belanghebbenden, zoals omwonenden, maatschappelijke organisaties en veiligheidsinstanties. 6

•

Gezamenlijke raadsbijeenkomst ter voorbereiding van het onderzoek

•

Per locatie de benodigde flankerende maatregelen identificeren ten behoeve van de verantwoorde inpassing in de omgeving.

Het proces beschreven in fase 1 zal deels vallen onder de verantwoordelijkheid van de partij die het gehele onderzoek voor ons zal uitvoeren en begeleiden. Hierin maken wij dus gebruik van de expertise en ervaring van deze partij. Het is mogelijk dat er nog wijzigingen komen in de uitvoering van de voorbereiding en het onderzoek.

Fase 2: Beoordeling en besluitvorming Mijlpaal 2.1: Presentatie onderzoeksresultaten (binnen 4 maanden) •

Samenvatting van bevindingen, inclusief mogelijke locaties, risico’s en kansen.

•

Overleggen met het COA over de haalbaarheid en de mogelijkheden bij de voorgestelde locaties.

•

Consultatie van en besluitvorming door de gemeenteraden van beide gemeenten over de onderzoeksresultaten en de voorkeurslocatie.

Mijlpaal 2.2: Besluitvorming colleges van B&W ((juni – september 2025) •

Tussen juni en september 2025 komt een principiële uitspraak over een voorkeurslocatie voor een AZC en deze locatie verder te onderzoeken (= raadsbesluit).

•

De colleges van B&W van beide gemeenten nemen een gezamenlijk besluit over het al dan niet doorgaan naar de volgende fase van het project.

Fase 3: Planvorming en draagvlakonderzoek (in samenwerking met COA) Mijlpaal 3.1: Opstellen conceptplan •

Indien fase 2 positief wordt afgesloten, wordt een gedetailleerd plan voor de inrichting van het asielzoekerscentrum uitgewerkt, inclusief bouwplannen en integratieprogramma’s alsmede de realisatie van de flankerende maatregelen.

Mijlpaal 3.2: Participatie en draagvlakonderzoek •

Organiseren van bewonersbijeenkomsten en openbare consultaties om verder draagvlak te creëren en waar nodig het plan aan te passen.

•

De gemeenten willen de inwoners ondersteunen in het participatietraject, door bijvoorbeeld het inzetten van een partij die de inwoners van onafhankelijk expertise en ondersteuning kan voorzien.

Fase 4: Definitieve besluitvorming Mijlpaal 4.1: Eindbesluit door de colleges van B&W •

De colleges van beide gemeenten nemen een definitief besluit over de realisatie van het asielzoekerscentrum op basis van de onderzoeksresultaten, draagvlak en overige overwegingen. 7

•

Aan de hand van dit besluit zal het COA een vergunningsaanvraag voorbereiden en indienen. Vervolgens neemt het college – na de reguliere procedure en na advies gevraagd te hebben bij de gemeenteraad een besluit op de vergunningsaanvraag.

•

De gemeente en het COA zullen een bestuursovereenkomst opstellen en ondertekenen.

•

Aan de hand van dit besluit worden de flankerende maatregelen geoperationaliseerd.

8

3.5

Concept proces participatie en communicatie

Vaststellen kaders De colleges leggen het kader voor aan de raden ter besluitvorming. Gemeente Epe heeft deze kaders vastgesteld op 17-10-2024. De gemeente Heerde moet deze kaders nog vast stellen in de raad.

Shortlist en inbreng inwoners locatiekeuze Op basis van de vastgestelde kaders stellen de colleges vervolgens een shortlist van locaties op. De kaders + shortlist worden openbaar gemaakt, met daarbij een oproep aan inwoners (via online en offline communicatiemiddelen) om op basis van deze kaders zelf ook locaties in te brengen.

Besluit locatie(s) Vervolgens worden de locaties (shortlist + inbreng inwoners) door de colleges beoordeeld en gerangschikt. De meest geschikte locatie(s) worden door de colleges voorgelegd aan de gemeenteraden. De gemeenteraden besluiten om wel/niet verder te gaan met deze locatie(s). Inwoners en worden over dit besluit geïnformeerd.

Planvorming definitieve locatie(s) Omwonenden van de gekozen locatie(s) worden via een actief participatieproces betrokken bij de planvorming: het ontwerp en invulling van de desbetreffende locatie. De invulling van dit proces wordt nader uitgewerkt in een participatieplan

Procedure omgevingsvergunning Omgevingsvergunning (bopa) wordt voorbereid en ingediend. Het college is vooralsnog voornemens hierbij de uitgebreide voorbereidingsprocedure te volgen, zodat hierbij ruim gelegenheid is voor inspraak (n.t.b.): - Het ontwerpbesluit op de omgevingsvergunning wordt 6 weken ter inzage gelegd - Gedurende die 6 weken kan een ieder een zienswijze indienen - De ingekomen zienswijzen worden beantwoord en leiden mogelijk tot aanpassingen - Het al dan niet aangepaste, definitieve plan gaat richting gemeenteraad voor bindend adviesrecht - Indien gemeenteraad een positief advies heeft afgegeven kan het college de omgevingsvergunning verlenen - Vervolgens start beroepstermijn van 6 weken voor beroep bij Raad van State

9

3.6

Kosten en budget

De kosten voor het opzetten van een regulier AZC zal worden opgevangen door het COA. Denk hierbij aan de kosten voor de verbouwingen, gereed maken voor bewoning, aanvragen van de vergunning etc. Echter zullen de kosten voor het vooronderzoek en het beschreven project niet worden vergoed door het COA. De kosten zullen verdeeld worden door beide gemeentes op basis van hun indicatieve aantallen in de spreidingswet. Dit komt neer op het volgende: 62% van de kosten komen voor rekening van de gemeente Epe en 38% van de kosten komen voor rekening van de gemeente Heerde.

Kostensoort

Partij

Kostenraming

Uitbesteding advies/projectbureau voor het locatie onderzoek

Externe partij

€93.000

Overige en onvoorziene kosten

Interne kosten

€31.000

Totaal

€124.000

Het overzicht van geraamde kosten is een inschatting. De daadwerkelijke kosten kunnen afwijken. In dat geval zullen wij dat rapporteren in de voortgangsrapportage.

10