4. Raadsvoorstel Notitie voorkomen misbruik en oneigenlijk gebruik

Raadsvoorstel Raadsvergadering: Commissie:

11 december 2023 28 november 2023

Agendapunt: Onderwerp:

4. Notitie Voorkomen misbruik en oneigenlijk gebruik

Afdeling: Opsteller: Telefoonnummer: E-mailadres

DIB Areanne van Vemde 0578-699494 A.van.vemde@heerde.nl

Portefeuille: Programma:

W.I. Meijer Bedrijfsvoering / Interne beheersing

De raad besluit om: 1. Beleid voorkoming Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) 2020 in te trekken. 2. De notitie Voorkomen misbruik en oneigenlijk gebruik 2023 vast te stellen. Inleiding In de Financiële verordening is opgenomen dat het college zorgdraagt voor het beleid en interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen en eigendommen. In deze notitie is benoemd op welke gebieden en in welke processen de gemeente risico’s ziet ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik. Daarop is aangevuld hoe in de bedrijfsvoering maatregelen zijn genomen om dit misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Vanaf het verslagjaar 2023 legt het college een rechtmatigheidsverantwoording af. Deze rechtmatigheidsverantwoording omvat drie criteria: • • •

het voorwaardencriterium het begrotingscriterium het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O criterium)

Om de rechtmatigheidsverantwoording op het M&O criterium te kunnen afleggen, laat het college toetsen of de in de notitie genoemde beheersmaatregelen effectief zijn. Deze notitie biedt daarmee tevens een handreiking voor de Verbijzonderde Interne Controle (VIC).

1/3

Beoogd doel Het vaststellen van algemene kaders waarbinnen de gemeente Heerde handelt gelet op misbruik en oneigenlijk gebruik en het beheer dat is ingericht om dit misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Bevoegdheid / Juridisch kader Financiële verordening, artikel 11. Eerdere besluitvorming en kaders - Beleid voorkomen Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) 2020; - Themaraad ‘Rechtmatigheid - rechtmatigheidsverantwoording’ op 10 februari 2020; - Presentatie Auditcommissie ‘Rechtmatigheidsverantwoording’ op 18 april 2023; - Presentatie Auditcommissie ‘Rechtmatigheidsverantwoording’ op 4 oktober 2023. Argumenten 1.1 In de notitie 2020 zijn de begrippen misbruik en oneigenlijk gebruik onvoldoende duidelijk onderscheiden van fraude. De begrippen misbruik en oneigenlijk gebruik zijn extern gericht, namelijk op de inwoner, instelling of organisatie die via de gemeente gebruik maakt van overheidsregelingen. De begrippen misbruik, oneigenlijk gebruik en fraude liggen dicht bij elkaar. Echter, fraude heeft betrekking op raadsleden, collegeleden en ambtenaren. Het betreft hier personen binnen de organisatie (intern). Voor de beheersing van frauderisico’s kennen we (met ingang van 2023) een separaat (intern) beleid en het gemeentelijke integriteitsbeleid.

In het beleid uit 2020 is bij de beschrijving van de maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik een vermenging ontstaan met maatregelen ter voorkoming van intern fraude. Daarom vervangt deze notitie het beleid uit 2020. Daarnaast is intern beleid vastgesteld gericht op het voorkomen van fraude. 2.1 De inhoud van deze notitie draagt bij aan een transparante en consistente dienstverlening en bedrijfsvoering De beschreven maatregelen in deze notitie hebben tot doel het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden. De maatregelen bestaan zowel uit preventieve als repressieve maatregelen. Het is met name van belang om vast te stellen dat in de bedrijfsvoering effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen dan wel tijdig op te sporen, en daarnaast dat de wet- en regelgeving duidelijk en te handhaven is. De notitie draagt daarnaast ook bij aan een zorgvuldige aantoonbare afweging van welke beheersmaatregelen noodzakelijk zijn en welke doeltreffend zijn, afgezet tegen de inspanning die het kost. Kanttekeningen N.v.t. Geld N.v.t. Communicatie De jaarrekening bevat verantwoordingsinformatie over deze notitie.

Deze verantwoordingsinformatie betreft een opsomming van de mogelijke geconstateerde fouten en onduidelijkheden en maken onderdeel uit van de rechtmatigheidsverantwoording (als onderdeel van de door de accountant de controleren jaarrekening). Een toelichting op deze fouten en onduidelijkheden is opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering.

2/3

Uitvoering Het college geeft via het Intern controleplan 2023 opdracht aan de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) om het M&O criterium te toetsen.

Heerde, 7 november 2023 Het college van Heerde mr. O.G. Prinsen, burgemeester B. van Zuthem, gemeentesecretaris Bijlagen: 1. Raadsbesluit Notitie voorkomen misbruik en oneigenlijk gebruik 2. notitie Voorkomen misbruik en oneigenlijk gebruik 2023

3/3