4. Raadsvoorstel Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2021 van de gemeente Heerde.docx

Raadsvoorstel Raadsvergadering 1 november 2021 Auditcommissie 5 oktober 2021

Afdeling en opsteller DIB, team Control/J.A.L. Lehr-Veneberg/j.lehr@heerde.nl Portefeuille Wolbert Meijer Programma Financiën, Economie en grote projecten - Accountantskosten Opnemen in Bestuursagenda Nee

Agendapunt 4.

Onderwerp Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2021 van de gemeente Heerde

De raad besluit om: 1. Het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2021 van de gemeente Heerde vast te stellen; 2. De kosten voor de reguliere jaarrekeningcontrole te dekken uit het daarvoor in de begroting opgenomen budget; 3. In te stemmen met het advies van de auditcommissie tot het laten uitvoeren van de volgende drie aanvullende opdrachten/deelonderzoeken door de accountant: Openstaand deelonderzoek 2020: a. T.a.v. de woningaanpassingen WMO blijkt dat er de laatste jaren structureel te laag is geraamd. De prijs van een woningaanpassing is daarmee erg divers. Zijn de budgetten gebaseerd op toereikende uitgangspunten? Is het daarbij mogelijk beleid te voeren op huurwoningen vs eigen woningen1? Deelonderzoeken 2021: a. Is er naar uw mening voldoende aandacht voor mogelijkheden om de kosten te beheersen bij open-eindregeling algemene voorziening Schoon en Leefbaar Huis(AVSLH)? b. Graag uw oordeel over de systeemtechnische functiescheiding in SAP tussen enerzijds de PAV’er en anderzijds de Budgethouder. Is deze functiescheiding consequent en systeemtechnisch toereikend doorgevoerd? c. Graag uw oordeel en/of advies over de betrokkenheid van de Raad bij de verbonden partijen. Wordt de mogelijkheid geboden om de kaderstellende en controlerende rol, aan de hand van de getoonde paragraaf Verbonden Partijen, in voldoende mate in te vullen.

Inleiding De accountant beoordeelt jaarlijks, in opdracht van de raad, de getrouwheid en de rechtmatigheid van het gevoerde financiële beleid. De kaders van de controle zijn vastgelegd in het ‘Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 1

Beantwoording van de laatste vraag binnen deelvraag zal meer beschouwend van aard zijn.

1/4

2021’. Het controleprotocol geeft daarmee de grenzen aan waarbinnen de accountant zijn controle uitvoert. In lijn met de communicatie van het Ministerie van BZK is ervan uitgegaan dat de rechtmatigheid dit jaar nog wordt gecontroleerd door de accountant. Het is heel waarschijnlijk dat in 2022 de wetgeving wordt aangepast, waarbij vanaf het boekjaar 2022 de verantwoordelijkheid voor de (controle op de) rechtmatigheid bij het college komt te liggen. Doorgevoerde wijzigingen ten opzichte van het controleprotocol 2020: ✓ Leesbaarheid is verbeterd voor vereenvoudigd taalgebruik, inhoud is identiek. Beoogd effect Kaders vaststellen waarbinnen de accountant de controle op de jaarrekening 2021 uitvoert. Bevoegdheid / Juridisch kader Gemeentewet, artikel 213. Verordening op de auditcommissie, artikel 3.2. Eerdere besluitvorming en kaders Raadsbesluit 20 april 2020: Aanbesteding accountantsdienstverlening 2021-2026; Raadsbesluit 21 december 2020: Gunning aanbesteding accountantsdienstverlening 2021-2026. Argumenten De raad stelt door middel van het controleprotocol de kaders vast waarbinnen de accountant de controle op de jaarrekening uitvoert. Daarbij kan de raad de accountant de opdracht geven om maximaal 3 aanvullende (deel)controles, analyses e.d. uit te voeren en hierover, naast de reguliere werkzaamheden, te rapporteren in het rapport van bevindingen.

Deze aanvullende controles vallen binnen de reikwijdte van de reguliere accountantscontrole. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Heerde. Het voorstel is de toleranties, net als in de voorgaande jaren, gelijk te stellen aan het wettelijk minimumkader. Kanttekeningen De belangrijkste risico’s zijn: ✓ Het niet behalen van een goedkeurende controleverklaring (rechtmatigheid e/o getrouwheid); ✓ Het risico op meerwerk. Geld Baker Tilly heeft voor het controlejaar 2021 ingetekend op EUR 76.600 exclusief meerwerk. Over het meerwerk zijn strakke procedures afgesproken in de contractering; eerst vraagt de accountant akkoord en pas bij akkoord gaan zijn met meerwerk aan de slag. De nota van de accountant over de jaarrekeningcontrole van 2021 komt in de exploitatie van 2021 terug. In de begroting is daarin voorzien. Een raming van het eventuele voorzienbare meerwerk is daarin meegenomen.

2/4

Communicatie In het controleprotocol is een communicatiematrix (bijlage 1) en een rapportagematrix (bijlage 3) opgenomen. Dit omvat de rapportage- en contactmomenten met de raad en het college. Inclusiviteit De jaarrekening en het jaarverslag komt tot stand door een samenwerking tussen de medewerkers van de Gemeente Heerde en de medewerkers van Baker Tilly. Inclusiviteit is hierbij niet van toepassing, er is geen inzet van mensen met een beperking. Cittaslow De jaarrekening en het jaarverslag zijn de (financiële)weergave van de activiteiten van ons als Cittaslow gemeente; gericht op de mens in een duurzame omgeving; kwaliteit van leven voor inwoners, bezoekers en ondernemers. Inkoop en SROI Voor dit contract is in 2020 een Europese Aanbesteding doorlopen in de Inkoop Samenwerking Noord Veluwe (ISNV). Baker Tilly is daarbij geselecteerd als economisch meest gunstige partij voor het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole over de boekjaren 2021 t/m 2026 (4 jaar met optioneel 2 jaar verlenging). Cijfers en jaarverslag is mede een weergave van de Social Return on Investment van de diverse activiteiten van de Gemeente in 2021. Uitvoering Uitvragen van de drie aandachtspunten vindt, cf de afgelopen jaren, plaats in de auditcommissie.

Advies commissie(s) Tijdens de bespreking in de auditcommissie zijn onderstaande deelonderzoeken gedefinieerd, waarbij afstemming met de accountant heeft plaatsgevonden: Openstaand deelonderzoek 2020: d. T.a.v. de woningaanpassingen WMO blijkt dat er de laatste jaren structureel te laag is geraamd. De prijs van een woningaanpassing is daarmee erg divers. Zijn de budgetten gebaseerd op toereikende uitgangspunten? Is het daarbij mogelijk beleid te voeren op huurwoningen vs eigen woningen2? Deelonderzoeken 2021: e. Is er naar uw mening voldoende aandacht voor mogelijkheden om de kosten te beheersen bij open-eindregeling algemene voorziening Schoon en Leefbaar Huis(AVSLH)? f. Graag uw oordeel over de systeemtechnische functiescheiding in SAP tussen enerzijds de PAV’er en anderzijds de Budgethouder. Is deze functiescheiding consequent en systeemtechnisch toereikend doorgevoerd? g. Graag uw oordeel en/of advies over de betrokkenheid van de Raad bij de verbonden partijen. Wordt de mogelijkheid geboden om de kaderstellende en controlerende rol, aan de hand van de getoonde paragraaf Verbonden Partijen, in voldoende mate in te vullen.

2

Beantwoording van de laatste vraag binnen deelvraag zal meer beschouwend van aard zijn.

3/4

Heerde, 21 september 2021 Het college van Heerde drs. J.W. Wiggers B. van Zuthem

, burgemeester , gemeentesecretaris

Bijlagen: 1. Raadsbesluit; 2. Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2021 van de gemeente Heerde. Ter inzage: -

4/4