4. Brief 7 juli van Baker Tilly N.V. met betrekking tot opdrachtbevestiging controle jaarrekening 2022.pdf

Gemeente Heerde

Accountants

Kenmerk

bakertiLLy

11 JUL 2022 Aan:

Aan de gemeenteraad van de Gemeente Heerde Postbus 175 8180 AD HEERDE

Datum= 7juli 2022=

Baker Tilly (Netherlands) NV, Burgemeester Roelenweg 14-18 Postbus 508 8000 AM Zwolle T: +31 (0)38 425 86 00 zwolle@bakertilly nl www.bakertilly.nl KvK 24425560

Referentie 2206-13803\1012668\vl .0

Behandeld door

Betreft Opdrachtbevestiging controle jaarrekening 2022

Geachte leden van de gemeenteraad In overeenstemming met het besluit van de gemeenteraad heeft u ons verzocht de jaarrekening te controleren van de gemeente Heerde over het boekjaar eindigend op 31 december 2022. Het doet ons genoegen met deze brief de continuering van deze opdracht te bevestigen. De voorwaarden in deze opdrachtbevestiging gelden zowel voor de controle van de jaarrekening 2022 als voor de specifieke subsidieverantwoordingen. Dit geldt niet voor specifieke subsidieverantwoordingen die een hoog risicoprofiel of specifieke regelgeving kennen. Wij zullen. wanneer deze uitzondering aan de orde is. dit met uw college van burgemeester en wethouders communiceren en hiervoor afzonderlijke, door uw college van burgemeester en wethouders te ondertekenen opdrachtbevestigingen doen toekomen. Door middel van deze opdrachtbevestiging worden de continuering van de opdracht, de omvang van de verantwoordelijkheid van Baker Tilly (Netherlands) NV. ten opzichte van uw gemeente en de wijze van rapportering vastgelegd en bevestigd. Wij verzoeken u een exemplaar van de opdrachtbevestiging te ondertekenen en aan ons retour te sturen. Opdracht Jaarrekening Als accountant van de gemeente onderzoeken wij of de jaarrekening van de gemeente Heerde het door de wet vereiste inzicht geeft, overeenkomstig met het bepaalde in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet.

De uitslag van ons onderzoek geven wij weer in een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Informatie for ondersteuning van ons oordeel Controleaanpak Frauderisico's Met ingang van dit boekjaar rapporteren wij, in overeenstemming met de Nederlandse Standaard 700, in onze controleverklaring op welke wijze wij hebben ingespeeld op frauderisicos die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang.

Baker Tilly (Netherlands) N V trading as Baker Tilly is a member of the global network of Baker Tilly International Ltd., the members of which are separate and independent legal entities

Ale iOs!ø wixilol vecrichi op basis vwt ees oseceeskomsi van ox*atht geslotes met Dkm tily (Nefltetwsds) N V wawop van toepassing ugh cie akiatc.nhc, vcxncwaa,ie, crobg,aceenl bq cie Kaet,n Sw, Kocg)tsnoiel ,0cdcn cx 24425560 In 4e/t, v,nwaatctun is en, bc'peci.ang van aansp, ake6fr2, od opgecmneo

Accountants

bakertilLy

Controleaanpak ContinuIteit Naast Fraude zal door ons in de controleverklaring gerapporteerd worden over de wijze waarop wij hebben ingespeeld op de geschiktheid van het hanteren door het college van burgemeester en wethouders van de continuïteitsveronderstellirig bij het opstellen en presenteren van de financiële overzichten en op gebeurtenissen of omstandigheden die gerede twijfel kunnen doen ontstaan over de mogelijkheid van de gemeente om haar continuIteit te handhaven. Voor de informatie ter ondersteuning van ons oordeel zullen wij verwijzen naar eventuele toelichtingen in de financiële overzichten. Het is mogelijk dat naast de uitgevoerde werkzaamheden ook belangrijke waarnemingen en de uitkomsten van de werkzaamheden zullen worden gerapporteerd. Onze controlewerkzaamheden worden bepaald in het kader van de controle van de jaarrekening als geheel en bij het vormen van ons oordeel hierover. De rapportering over fraude en continuIteit wordt opgenomen ter ondersteuning van ons oordeel over de jaarrekening en houdt geen afzonderlijk oordeel of conclusie in over deze aangelegenheden. Andere informatie Wij rapporteren in de controleverklaring ook over de andere informatie, waaronder het jaarverslag en eventueel aanvullende informatie.

Daartoe lezen wij de andere informatie en overwegen daarbij, op basis van onze kennis en ons begrip, te verkrijgen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, of de andere informatie: met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat alle informatie bevat die op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten is vereist. Dit om met deze werkzaamheden te voldoen aan de vereisten in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaam heden bij de jaarrekening. Single information Single audit Voor een aantal benoemde rijksbijdrageregelingen moet op basis van Single information Single audit (SiSa) verantwoording worden afgelegd via een specifieke afzonderlijke bijlage in de jaarrekening. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft in een aantal notities aangegeven welke voorwaarden hierop van toepassing zijn. Belangrijke informatie met betrekking tot de achtergronden van deze regeling is te raadplegen op de SiSa-website van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Goedkeuringstolerantie De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de werkelijke totale lasten (inclusief stortingen in de reserves) volgens de jaarrekening 2022 van uw gemeente. Verantwoordelijkheid van de accountant voor de controle van de jaarrekening Wij verrichten onze controle in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). het Controleprotocol WNT en het controleprotocol van uw Raad. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Indien u prijs stelt op een exemplaar van de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) kunnen wij u die toesturen. Wij zijn gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Accountants

• bakertilLy

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van onze oordeelsvorming, inclusief de inschatting van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij deze risico-inschattingen betrekken wij ook de interne beheersing die relevant is voor het door de gemeente opmaken van de jaarrekening en het getrouwe beeld daarvan. Deze risico-inschattingen zijn gericht op het opzetten van passende controlewerkzaamheden, niet gericht op het geven van een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing. Een controle omvat daarnaast het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van de schattingen van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente. en ook het algehele beeld van de jaarrekening. Wij wijzen u erop dat als gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere inherente beperkingen van een controle, plus de inherente beperkingen van elk systeem van interne beheersing, er een onvermijdbaar risico bestaat dat er zelfs indien een controle naar behoren is gepland en uitgevoerd in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden een afwijking van materieel belang onontdekt blijft.

Specifieke subsidieverantwoordingen Op grond van specifieke (wettelijke) regelingen of overeenkomsten nemen wij desgevraagd ook additioneel opkomende verzoeken om een controleverkiaring bij afzonderlijke specifieke subsidieverantwoordingen ter hand. Naast de in deze opdrachtbevestiging algemeen opgenomen voorwaarden rondom bijvoorbeeld verantwoordelijkheden, fraude en onafhankelijkheid, die ook gelden ten aanzien van de specifieke subsidieverantwoordingen, geldt nog een aantal aanvullende aspecten. Uw college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het juist. tijdig en volledig opstellen van de specifieke subsidieverantwoordingen die ter controle aan ons worden aangeboden. De te controleren subsidieverantwoordingen worden controle gereed aangeboden. Dit wil zeggen voorzien van de relevante documentatie en voorafgaand aan onze controle onderworpen aan een adequate interne controle. Wanneer dit niet het geval is, zullen wij dit aan uw college van burgemeester en wethouders terug melden. Wij wijzen u erop dat op basis van (wettelijke) regelingen/overeenkomsten onze controlewerkzaamheden voor specifieke subsidieverantwoordingen doorgaans met een grotere diepgang moeten worden uitgevoerd dan voor een reguliere jaarrekeningcontrole.

Wij zullen u verzoeken om mededelingen die zijn gedaan in het kader van onze controle van onze controle van specifieke subsidieverantwoordingen schriftelijk te bevestigen. Wanneer ons specifieke subsidieverantwoordingen worden aangeboden die een hoog risicoprofiel kennen. dan zullen wij dit met u communiceren en hiervoor een afzonderlijke, door uw college van burgemeester en wethouders te ondertekenen opdrachtbevestiging doen toekomen. Bij reguliere subsidieverantwoordingen met een laag risicoprofiel zullen wij u een prijsopgave doen toekomen, waarin wij verwijzen naar de hiervoor genoemde voorwaarden. Externe accountant is als externe accountant verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht. Indien de omstandigheden of de uit te voeren werkzaamheden aanleiding geven tot aanpassing van het controleteam zullen wij daarover met u in overleg treden.

Accountants

bakertiLLy

Onafhankelij kheid Op grond van Nederlands recht waaronder, de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), is vereist dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze 'assurance-cliënten'. Deze regelgeving bevat onder meer beperkingen ten aanzien van de diensten die wij aan controlecliënten kunnen verlenen. Als uitgangspunt geldt verder dat wij in het kader van onze dienstverlening niet participeren in besluitvormingsprocessen binnen uw gemeente en ook geen besluiten namens uw gemeente nemen. Voorts gelden aanvullende voorwaarden of beperkingen als wij of andere onderdelen van ons netwerk ook bepaalde non-assurance-dieristen zouden gaan verrichten. In voorkomende gevallen bespreken wij deze voorwaarden en/of eventuele beperkingen met u. Indien wij gestart zijn met de uitvoering van de controleopdracht en daarna omstandigheden identificeren die de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht in gevaar zouden kunnen brengen, moeten wij onze werkzaamheden ter uitvoering van de controleopdracht mogelijk met onmiddellijke ingang opschorten. In dat geval zullen wij trachten zo snel mogelijk een oplossing te vinden die ons in staat stelt de controleopdracht voort te zetten. Indien wij van mening zijn dat de situatie niet kan worden opgelost.

zullen wij mogelijk genoodzaakt zijn de controleopdracht tussentijds te beëindigen. Als de bedreiging voortvloeit uit een samenloop van de controleopdracht met een andere opdracht aan ons of aan een onderdeel van ons netwerk en een oplossing ons inziens niet mogelijk is. dan kan het noodzakelijk zijn dat een van de opdrachten tussentijds wordt beëindigd. Wij stellen u op de hoogte voordat wij een dergelijk besluit nemen. Voor schade die voortvloeit uit een dergelijke beëindiging zijn wij niet aansprakelijk. Het voorgaande blijft buiten toepassing indien sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van onze zijde. Om onze onafhankelijkheid op efficiënte wijze blijvend te kunnen waarborgen informeert het college van burgemeester en wethouders ons over de juridische structuur van uw gemeente en ook van alle overige organisaties waarmee uw gemeente direct of indirect is verbonden. (Voorgenomen) wijzigingen in de juridische structuur van de gemeente of in de samenstelling of structuur van de gemeente kunnen ertoe leiden dat wij genoodzaakt zijn de verlening van bepaalde diensten aan uw gemeente te beëindigen. Wij bespreken in voorkomende gevallen potentiële bedreigingen van onze onafhankelijkheid met u. Het kan in dat verband bijvoorbeeld gaan om de volgende onderwerpen: • • • •

langdurige betrokkenheid: geschenken en gastvrijheid zakelijke relaties werkrelaties (in dienst treden bij controlecliënt).

Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme Volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dienen wij cliëntonderzoek te verrichten. Verder zijn wij op grond van de Wwft verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie van of ten behoeve van een cliënt te melden aan de Financial Intelligence Unit Nederland te Zoetermeer. Meldplicht op grond van artikel 26 Wta Indien sprake is van een redelijk vermoeden van fraude van materieel belang handelen wij ook in overeenstemming met artikel 26 lid 2 Wta.

Accountants

bakertiuy

Nadere voorschriften NOCLAR Sinds 1 januari 2019 gelden voor ons de Nadere voorschriften NOCLAR (non-compliance with laws and regulations), hierna NV NOCLAR. Hierin staat hoe wij moeten handelen ingeval van niet-naleving van wet- en regelgeving door uw organisatie. In voorkomend geval moeten wij mogelijk een relevante nietnaleving onmiddellijk melden aan een bevoegde instantie. Voor meer informatie over de NV NOCLAR verwijzen wij u graag naar de website van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (https:/Inba.nl).

Verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders Door deze opdrachtbevestiging te ondertekenen erkent en begrijpt u dat het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijkheid is voor:= - _____________ •

•

•

• •

het opmaken van de jaarrekening die de grootte en samenstelling van zowel de activa en passiva als de baten en lasten getrouw dient weer te geven, in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten: de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder gemeentelijke verordeningen, zoals opgenomen in het normenkader, dat tenminste ter kennisname is verzonden aan de raad: een zodanige interne beheersing als het college van burgemeester en wethouders noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of van fouten: het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten: en voor het in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag geven van een evenwichtige en volledige analyse zoals opgenomen in artikel 11 lid 2 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

en verder voor het aan ons: • • •

toegang verschaffen tot alle informatie die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening, zoals de vastleggingen, documentatie en andere aangelegenheden: verstrekken van aanvullende informatie die wij vragen voor het doel van de controle; onbeperkt toegang verlenen tot personen binnen de gemeente noodzakelijk voor het verkrijgen van controle-informatie.

Het college van burgemeester en wethouders moet erop toezien dat de rechten en verplichtingen van de gemeente op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht. Dit is met inbegrip van die rechten en verplichtingen die reeds bestaan maar niet via de normale administratieve procedures zijn vastgelegd. In sommige gevallen kunnen deze rechten en verplichtingen niet door accountantscontrole worden ontdekt. Al bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden moeten ook op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht. In verband hiermee verzoeken wij het college van burgemeester en wethouders om mededelingen die in dat kader aan ons zijn gedaan schriftelijk te bevestigen. Verder zullen wij het college van burgemeester en wethouders vragen schriftelijk te bevestigen dat het van oordeel is dat het effect van eventuele ongecorrigeerde afwijkingen in de jaarrekening, afzonderlijk en in totaal, niet van materieel belang is voor de jaarrekening als geheel. Een overzicht van deze posten wordt in de schriftelijke mededeling opgenomen of eraan gehecht.

Accountants

bakertilly

Wij rekenen op volledige medewerking van uw ambtenaren in dienst van het college van burgemeester en wethouders of de gemeenteraad van de gemeente en vertrouwen erop dat zij alle voor de controle benodigde vastleggingen, documentatie en andere informatie beschikbaar stellen. Publicatie van persberichten Wij hebben met u afgesproken dat het college van burgemeester en wethouders ons tijdig informeert voordat jaarcijfers en/of persberichten hieromtrent openbaar worden gemaakt. Het moment van publicatie in relatie tot de status van de jaarrekening is daarbij van belang: Persberichten ö-= Indien een persbericht met jaarcijfers wordt uitgebracht voordat de jaarrekeningis opgemaakt is nog geen sprake van openbaarmaking in de zin van de wet. Het college van burgemeester en wethouders neemt in het persbericht op dat de cijfers nog niet zijn gecontroleerd en dat de jaarrekening nog niet is opgemaakt. • Indien op het moment van publicatie al wel de jaarrekening is opgesteld, maar wij hebben nog geen controleverkiaring afgegeven wordt door het college van burgemeester en wethouders in het persbericht opgenomen dat de hierin opgenomen cijfers niet zijn gecontroleerd.

• Is al wel een coritroleverklaring afgegeven en de jaarrekening is vastgesteld door de gemeenteraad dan neemt het college van burgemeester en wethouders in het persbericht de strekking van de door ons afgegeven controleverklaring op. Publicatie op de website van de gemeente • De jaarrekening wordt eerst op de website van de gemeente gepubliceerd nadat een controleverklaring is verstrekt. Op de website wordt tevens de strekking van de door ons afgegeven controleverklaring vermeld. • Bij publicatie op de website voordat wij een controleverkiaring hebben afgegeven, wordt door het college van burgemeester en wethouders op de jaarrekening vermeld dat sprake is van een conceptjaarrekening en de hierin opgenomen cijfers nog niet zijn gecontroleerd. Gelet op de raakvlakken tussen de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders en onze werkzaamheden als controlerend accountant zult u voorafgaand aan de openbaarmaking van persberichten over de jaarcijfers ons in de gelegenheid stellen daarvan kennis te kunnen nemen en waar nodig te kunnen voorzien van op- en/of aanmerkingen. Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het college van burgemeester en wethouders, onder toezicht van de gemeenteraad. Als accountant zijn wij niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude.

Door de kenmerken van fraude is het mogelijk dat een controle, ook al is die opgezet en uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden, een fraude van materieel belang niet ontdekt. Vooral wanneer gebruik wordt gemaakt van verhulling door samenspanning en vervalste documentatie. Omdat onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, richt deze zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. Indien tijdens de controle aanwijzingen voor fraude blijken. verrichten wij ongeacht de mogelijke omvang en de aard van de vermoedelijke fraude aanvullend onderzoek. Indien wij een aanwijzing voor of een redelijk vermoeden van fraude verkrijgen, communiceren wij hierover met het college van burgemeester of wethouders en/of de gemeenteraad.

Accountants

bakertiLLy

In het kader van de Nederlandse Standaard 240, 'De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten', zullen wij het college van burgemeester en wethouders vragen de volgende punten schriftelijk te bevestigen: •

•

•

•

het college van burgemeester en wethouders erkent zijn verantwoordelijkheid voor het opzetten, implementeren en onderhouden van de interne beheersing gericht op het voorkomen en ontdekken van gevallen van fraude: het college van burgemeester en wethouders heeft ons de resultaten gemeld van de inschatting door het college van burgemeester en wethouders van het risico dat de financiële overzichten afwijkingen van materieel belang zouden kunnen bevatten die het gevolg zijn van fraude; het college van burgemeester en wethouders heeft aan ons zijn kennis verstrekt met betrekroT fraude en vermoede fraude die op de gemeente van invloed zijn en waarbij betrokken zijn: -= (leden van) het college van burgemeester en wethouders: -= werknemers die een belangrijke rol spelen bij de werking van de interne beheersing: of -= anderen in het geval dat de fraude een effect zou kunnen hebben dat van materieel belang is voor de financiële overzichten: en het college van burgemeester en wethouders heeft ons op de hoogte gesteld van alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude die op de financiële overzichten van de gemeente van invloed zijn en waarvan het kennis heeft verkregen via werknemers, voormalige werknemers, analisten, regelgevers of toezichthouders of via anderen.

Naleving specifieke wet- en regelgeving Het college van burgemeester en wethouders, onder toezicht van de gemeenteraad, is verantwoordelijk voor de naleving van wettelijke en andere voorschriften, Ons onderzoek richt zich mede op de rechtmatigheid van de totstandkoming van in de jaarrekening verwerkte baten, lasten en balansmutaties. Het interne beheersingsinstrumentarium ter borging van de juiste naleving van wet- en regelgeving zullen wij daartoe mede in ons onderzoek betrekken. Daarbij nemen wij de uitgangspunten en aanwijzingen in acht die zijn vastgelegd in het Bado, de Beleidsregels WNT, inclusief het Controleprotocol WNT. alsmede de uitgangspunten en standpunten van de commissie BBV en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van de NBA. De wet- en regelgeving die als norm geldt voor de rechtmatigheidscontrole, is door u vastgelegd in het normenkader met het bijbehorende toetsingskader. Ook kan het toetsingskader worden geoperatiorialiseerd door het direct inrichten en vertalen van de van toepassing zijnde bepalingen vanuit het normenkader in de beheersorganisatie van uw gemeente middels processen, procedures, richtlijnen of checklists waaruit expliciet duidelijk is en wordt gemaakt aan welke bepalingen financiële rechtmatigheidsconsequenties worden verbonden. Een controle leidt in het algemeen niet tot ontdekking van overtredingen van alle wet- en regelgeving.

Bij ontdekking van overtredingen, ongeacht de materialiteit, overwegen wij de implicaties ervan voor de integriteit van het college van burgemeester en wethouders of de werknemers en het mogelijke effect hiervan op onze controle. Wij zullen het college van burgemeester en wethouders verzoeken schriftelijk te bevestigen dat het alle inlichtingen heeft verstrekt omtrent alle hem bekende werkelijke of mogelijke overtredingen van wet- en regelgeving, waarmee bij de opstelling van de jaarrekening rekening moet worden gehouden. Rapportage Over de uitkomsten van onze werkzaamheden rapporteren wij in de vorm van een controleverklaring bij de jaarrekening en een accountantsverslag. Er kunnen omstandigheden zijn waarin het noodzakelijk kan zijn de vorm en inhoud van onze rapportage aan te passen.

Accountants

bakertitty

Onze controleverklaring bij de opgemaakte jaarrekening is bestemd voor de gemeenteraad en moet worden opgenomen in de openbaar te maken stukken, bestaande uit: de jaarrekening, het jaarverslag en eventuele andere informatie. Het college van burgemeester en wethouders verstrekt ons daartoe de concepten van de openbaar te maken stukken. Onze controleverklaring mag pas openbaar worden gemaakt na onze schriftelijke toestemming. Onze voorafgaande schriftelijke toestemming is vereist voor elke nieuwe openbaarmaking van de jaarrekening. Dit geldt ook voor publicatie op de website, het openbaar maken of verzenden aan derden van een ander financieel verslag waarin onze naam wordt genoemd. Ook geldt dit voor het gebruik van onze naam in elk ander document dat openbaar wordt gemaakt of ter beschikking wordt gesteld aan derden. In al deze gevallen moet het college van burgemeester en wethouders ons tijdig een concept verstrekken voordat dit wordt verspreid. Het accouritantsverslag aan de gemeenteraad heeft betrekking op de hoofdlijnen van de bevindingen uit ons onderzoek die wij voor hen noodzakelijk achten. Tussentijds brengen wij de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders mondeling op de hoogte van belangrijke zaken die om onmiddellijke aandacht vragen. Wij sturen uw college van burgemeester en wethouders een management letter met bevindingen en aanbevelingen.

Hierin geven wij de eventueel geconstateerde tekortkomingen en mogelijke verbeteringen in de administratieve Organisatie van uw gemeente aan. Dit geldt vooral voor de daarin besloten interne beheersingsmaatregelen. Communicatie met de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders over onze onderlinge relatie is ook een belangrijke waarborg voor onze onafhankelijkheid. In dat kader rapporteren wij jaarlijks aan u over de volgende aspecten: • • • • •

bevestiging van onze onafhankelijke positie ten opzichte van uw gemeente: in rekening gebrachte en te brengen honoraria, gesplitst in controle en categorieën overige dienstverlening door onze organisatie: bijzonderheden over relaties tussen uw gemeente en onze organisatie die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid: geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid, die zijn ontvangen of verstrekt, voor zover deze een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben: overige maatregelen ter waarborging van de onafhankelijkheid.

Optreden accountant in commissie- en lof raadsvergaderingen Op grond van de met uw gemeente gemaakte afspraken kunnen wij aanwezig zijn in de commissievergadering dan wel raadsvergadering waarin de jaarrekening geagendeerd staat en daarin het woord voeren over onze controlewerkzaamheden en onze controleverklaring bij de jaarrekening. In dat geval bespreken wij graag voorafgaand aan deze vergadering met de voorzitter van deze vergadering (en met de wethouder financiën, secretaris en griffier) een aantal zaken met als doel inzicht te krijgen in: • • •

de wijze waarop de vergadering wordt voorbereid: de mogelijke inhoud van te verwachten vragen: de procedure die de voorzitter van de vergadering hanteert omtrent de wijze waarop vragen aan de accountant ter behandeling aan ons worden doorverwezen.

Wij benadrukken dat wij alleen vragen met betrekking tot de controle en de controleverklaring kunnen beantwoorden. Deze kunnen betrekking hebben op de doelstelling en reikwijdte van de controle, de controleaanpak, het toetsen van het stelsel van interne beheersingsmaatregelen voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening. de uitvoering van de controlewerkzaamheden en de inhoud van de controleverklaring.

Accountants

bakertiLly

Alle overige vragen met betrekking tot de jaarrekening en het jaarverslag of met betrekking tot de relatie tussen de gemeente en de accountant moeten in beginsel door de voorzitter van de vergadering worden beantwoord, dan wel worden doorverwezen naar een lid van het college van burgemeester of wethouders. Voor ons optreden in deze vergadering ontslaat u ons voor de duur van deze vergadering van onze geheimhoudingsplicht. Wij verzoeken u ons de conceptnotulen van de vergadering, voor zover wij daarin geciteerd worden, tijdig te doen toekomen. Dit om voldoende gelegenheid te hebben om de juiste weergave van onze antwoorden op de gestelde vragen te kunnen nagaan. Inzage in onze dossiers door toezichthouders en andere instanties Alle werkpapieren en dossiers, andere materialen, rapporten en zaken die als onderdeel van ons onderzoek zijn gecreëerd, ontwikkeld of uitgevoerd zijn ons eigendom. Wij kunnen op grond van wettelijke bepalingen of andere voorschriften verplicht worden om aan derden, bijvoorbeeld toezichthouders en FIOD, informatie of toegang tot onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Daarnaast kunnen derden ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage te geven in onze werkpapieren en dossiers. Op grond van geheimhoudingsregels moeten wij in sommige gevallen hiervoor uw schriftelijke toestemming verkrijgen.

Indien een dergelijk verzoek ons bereikt, nemen wij hierover zo spoedig mogelijk contact met u op over de voorwaarden waaronder aan dit verzoek kan worden voldaan. Ook de Belastingdienst kan voor een reguliere belastingcontrole aan ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage te verlenen in onze werkpapieren en dossiers. Een dergelijk verzoek wordt in eerste instantie aan u en/of uw juridisch of fiscaal adviseur kenbaar gemaakt door de controlemedewerker van de Belastingdienst. Wij zijn van mening dat het algemeen belang ermee gediend is dat de Belastingdienst bij belastingcontroles kan steunen op de uitgevoerde controlewerkzaamheden. Wij zullen u vragen om uw instemming schriftelijk aan ons kenbaar te maken. Bij een dergelijk verzoek van de Belastingdienst nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op. Mocht u in een concrete situatie uw instemming onthouden, dan gaan wij op grond van onze gedrags- en beroepsregels de redenen na waarom u uw instemming niet geeft. Het komt voor dat subsidiërende instanties reviews uitvoeren op een te verstrekken of verstrekte subsidiebijdrage. Een review wordt bijvoorbeeld uitgevoerd om vanuit de subsidieverstrekker aanvullend de rechtmatigheid van de bestedingen vast te stellen of de uitvoering van de regeling nader te controleren.

Een dergelijke review kan onder meer inhouden dat de betreffende subsidieverstrekker vragen heeft aan ons of inzage wenst in het betreffende controledossier. Aangezien op voorhand de kosten de frequentie van reviews niet zijn in te schatten, zullen wij u hiervan in kennis stellen en u een prijsopgave doen toekomen wanneer dit aan de orde is. De kosten van eventuele reviews zijn derhalve niet opgenomen in de huidige prijsopgave. Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Bij het uitvoeren van deze opdracht kunnen wij te maken krijgen met persoonsgegevens. Dan geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor deze opdracht zijn wij aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Voor meer informatie over de AVG verwijzen wij u graag naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsqeqevens.nl/).

Accountants

bakertiLLy

Honorarium Ons honorarium is gebaseerd op de tijdbesteding van ons controleteam, inclusief te maken kosten. De individuele uurtarieven zijn in overeenstemming met de mate van verantwoordelijkheid en de vereiste ervaring en bekwaamheid van elk der teamleden. Ons honorarium voor de jaarrekeningcontrole 2022 bedraagt € 83.600 exclusief omzetbelasting en inclusief reis- en verblijfkosten en is als volgt opgebouwd: Controle jaarrekening zoals geoffreerd bij de inschrijving= €= Nieuwe controleverklaringen: Fraude en continuIteit in de controleverklaring 2022= €= Extra werkzaamheden hernieuwde Standaard 315 (NV COS 315)= €=

76.600 3.000 4.000

Totaal

83.600

€=

De geoffreerde prijs zal vanaf boekjaar 2023 worden geïndexeerd met het indexcijfer van het CBS. Wij merken op dat bij de bepaling van dit bedrag geen rekening is gehouden met de effecten als gevolg van tussentijdse wijzigingen in wet- en regelgeving op de omvang van onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole. Zodra wijzigingen van toepassing zijn, zullen wij de consequenties van de toepassing voor de jaarrekeningcontrole en het hiervoor nu overeengekomen controlebudget nader bezien en over de uitkomsten hiervan in overleg treden met de Organisatie. Ten aanzien van de jaarrekeningcontrole 2022 verwachten wij aanvullende werkzaamheden ten opzichte van ons contract en voorgaande jaren. Dit betreffen de volgende gebieden: de gevolgen van de corona-crisis zullen ook voor boekjaar 2022 leiden tot aanvullende werkzaamheden op extra stromen binnen de staat van baten en lasten en een verhoogde aandacht voor specifieke aspecten binnen de jaarrekening. Dit behelst onder andere de controle op de blijvende opvolging van het M&O-beleid t.a.v. de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo), aanvullende controles op het vlak van de waardering van activa, diepgaandere en andersoortige controle op de prestatielevering (sociaal domein, subsidies en overige relevante inkoopstromen), etc.

Onze verwachting is dat de kosten voor deze aanvullende werkzaamheden lager zullen zijn dan 2021. •

nieuwe controleverklaringen: Fraude en continuIteit in de controleverklaring 2022: Als reactie op de rapporten van de Commissie Toezicht Accountancysector (hierna: CTA) en Monitoring Commissie Accountancy (hierna: MVA) heeft de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) in de tweede helft van 2020 aangekondigd dat zij het beleid op de gebieden Fraude en ContinuIteit meer concreet en meer zichtbaar tot uitdrukking wil brengen. In het voorjaar van 2021 is een pilot uitgevoerd waarbij aan accountantsorganisaties is gevraagd aandacht aan deze onderwerpen te besteden in de controleverklaring. Het gaat niet om een uitbreiding van uit te voeren werkzaamheden maar over het rapporteren over onze werkzaamheden. Inmiddels is de volgende stap gezet en zijn de beroepsregels (vastgelegd in de Nadere Voorschriften Controle en Overige Standaarden) in december 2021 aangepast. De aanvulling in Standaard 700 komt er in hoofdlijnen op neer dat afzonderlijke secties voor de onderwerpen continuIteit en fraude in de controleverklaring moeten worden opgenomen. Hierin moet worden uiteengezet hoe de accountant bij de controle-aanpak inspeelt op risico's ten aanzien van fraude en continuIteit en worden de uitgevoerde werkzaamheden toegelicht.

10

Accountants

bakertilLy

Als aanvulling kan de accountant ook de uitkomsten van deze werkzaamheden of belangrijke waarnemingen met betrekking tot het onderwerp toelichten. De beide secties moeten in alle wettelijke controleverklaringen (verplicht) worden opgenomen; ook in situaties waar geen sprake is van ernstige continuïteitsonzekerheid of (spraakmakende) fraudecasuïstiek. Deze verplichting gaat in op 1 januari 2023 en geldt daarmee voor de verklaring bij de jaarrekening 2022. Wij ramen de kosten voor deze 'nieuwe controleverklaring" op € 3.000. Dit is gebaseerd op onze kennis van uw Organisatie en de impact hiervan op onze werkzaamheden en het inzetten van de vereiste specialisten zoals bijvoorbeeld fraude-experts. Wij zullen uiteraard tijdig met u de werkzaamheden en de bewoording van de controleverklaring bespreken. Forensische expertise: In het verlengde van de nieuwe controleverklaringen hebben CTA en MCA ook geadviseerd om meer forensische-expertise in te zetten bij de uitvoering van onze werkzaamheden. De NBA heeft in dit kader een onderzoek uitgevoerd waarover in februari 2022 is gerapporteerd. Hierbij wordt aangegeven dat in 2022 gewerkt zal worden aan oplossingsrichtingen waarbij de aandacht voor fraude versterkt / verhoogd wordt. In welke mate dit van invloed is op onze werkzaamheden is nog niet te zeggen maar zal zeer waarschijnlijk een kostenverhogend effect hebben.

Dit hangt mede samen met de aard en omvang van de gemeente en de mate waarin de leiding hier zelf aandacht voor heeft. extra werkzaamheden hernieuwde Standaard 315 (NV COS 315): Risico's op een afwijking van materieel belang identificeren en inschatten is fundamenteel voor de controle. Standaard 315, Risicos op een afwijking van materieel belang identificeren en inschatten, is herzien om een robuustere risico-identificatie en -inschatting te vereisen en om beter inspelen op de geïdentificeerde risico's te bevorderen. De herziene vereisten zijn gericht op "wat" gedaan moet worden, en de toepassingsgerichte teksten zijn verbeterd en aangepast om te beschrijven "waarom" en "hoe" werkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Ook is hierbij meer (expliciet) aandacht voor de IT-omgeving.

De wijzigingen in de bestaande Standaard zijn bedoeld om: -= consistentie te bevorderen in de toepassing van werkzaamheden voor het identificeren en inschatten van risico's; -= afzonderlijke inschatting van het inherente risico en interne beheersingsrisico; -.= herziene definitie van "significant risico" voor risico's dicht bij de bovengrens van het spectrum van risico; -= als de accountant niet overweegt om de effectiviteit van de interne beheersing te toetsen, is het risico op materiële afwijkingen gelijk aan de inschatting van het inherente risico; -= nieuwe evaluatie om de volledigheid te evalueren van de significante transactiestromen, rekeningsaldi en toelichtingen aan het einde van het risico-inschattingsproces; -= standaarden gemoderniseerd en herzien om de overwegingen van de accountant in relatie tot de IT te omvatten, inclusief nieuwe en bijgewerkte bijlagen voor het verwerven van inzicht in de IT en general IT controls. De Standaard is van toepassing voor verslagperioden beginnend op of na 15 december 2021 en is derhalve relevant voor de controle van de jaarrekening 2022. Wij ramen de kosten van deze hernieuwde standaard op € 4.000. Dit is gebaseerd op onze kennis van uw Organisatie en de impact hiervan op onze werkzaamheden zoals hierboven beschreven. Wij zullen uiteraard tijdig met u de impact op onze controle-aanpak en de werkzaamheden bespreken. •

daarnaast is, zoals wij u afgelopen jaar aanvullend hebben geïnformeerd, het aantal te verantwoorden regelingen die via de SiSa-bijlage dienen te worden verantwoord sterk toegenomen. Bij bovenstaand bedrag voor de controle jaarrekening 2022 is uitgegaan van het aantal SiSaregelingen zoals bekend op het moment van inschrijving ofwel de jaarrekening 2019.

ii

Accountants

bakertiLLy

In lijn met voorgaand jaar informeren wij u na het verschijnen van de definitieve lijst met te verantwoorden regelingen wat de afwijking van de werkzaamheden ten opzichte van de contractuele afspraken is. Bovenstaande aanvullende werkzaamheden worden op basis van de werkelijke urenbesteding in rekening gebracht. Op het moment dat er meer duidelijkheid over de diepgang van de controle is geven we u een indicatie van de verwachte urenbesteding. De kosten voor de accountantscontrole hangen mede af van de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne controle van uw gemeente (ten aanzien van zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid). Wij hebben onderstaande ramirig gebaseerd op de uitgangspunten voor de accountantscontrole die hieronder zijn beschreven. Naast hetgeen wij in deze opdrachtbevestiging hebben verwoord, gaan wij er daarbij vanuit dat: • de aard en omvang van de activiteiten zijn in overeenstemming met de jaarrekening 2021.

• de in de processen opgenomen interne beheersingsmaatregelen zijn voor ons toetsbaar en verifieerbaar; • er heeft een zichtbare 2 lijns interne controle plaatsgevonden, waarbij zichtbaar is vastgesteld dat de interne beheersingsmaatregelen in de processen effectief hebben gewerkt en dit voor ons reproduceerbaar is; • effectieve opzet, bestaan en werking van uw IT-omgeving (IT general controls) • voor aanvang van onze interim-controle op de processen en onze jaareinde controle op de jaarrekening ontvangt u van ons een lijst met op te leveren informatie. De gemeente levert de op te leveren stukken 2 weken voorafgaand aan de controle op via de Huddle; • wij kunnen onze controlewerkzaamheden efficiënt uitvoeren. Dat betekent onder andere dat ambtenaren in dienst van college of de gemeenteraad tijdens onze werkzaamheden beschikbaar zijn voor het stellen van vragen. • er is een gestructureerde vastlegging aanwezig van de onderliggende documentatie voor de uitvoering van de controle, zoals aansluitingen van sub-administraties op de financiële administratie, besluiten, beschikkingen en andere relevante documenten ter onderbouwing van de informatie in de jaarrekening; • het rechtmatigheidsbegrip is nader uitgewerkt via een controle- en rapportageprotocol en een actueel normen- en toetsingskader. Hierin is alle relevante wet- en regelgeving betrokken.

• een week voor aanvang van de jaareinde controle is een volledige versie van het jaarverslag en de jaarrekening beschikbaar. • bij de jaarrekening heeft een zichtbare kwaliteitstoets plaatsgevonden op de naleving van wet- en regelgeving en de onderliggende documentatie: • geen significante wijzigingen in processen en procedures; • geen belangrijke wijzigingen in de verslaggevingsstandaarden; • geen interne consultaties vanwege complexe issues; • de jaarrekening is vrij van controleverschillen boven de rapporteringstolerantie. Het niet tijdig opleveren van de benodigde documenten op basis van de lijsten met op te leveren informatie heeft een verhogend effect op de accountantskosten omdat dit leidt tot inefficiëntie in de uitvoering. Wij zullen in een dergelijk geval dan ook met u vooraf in overleg treden om nadere afspraken te maken over de verdere uitvoering van onze opdracht. Indien tijdens de controle bevindingen worden gedaan die nader onderzoek vergen wordt dit met u afgestemd en zullen daarna de kosten hiervan separaat in rekening worden gebracht. Geldigheidsduur en Algemene Voorwaarden De inhoud van deze opdrachtbevestiging blijft van kracht totdat de opdracht wordt beëindigd, gewijzigd of vervangen door een andersoortige opdracht. Op onze dienstverlening zijn de voorwaarden van toepassing zoals tijdens de aanbesteding met elkaar overeengekomen.

12

bakertiLly

Accountants

Arbeidsomstandigheden Wij besteden veel aandacht aan goede arbeidsomstandigheden van onze medewerkers. De kwaliteit van een werkplek heeft een directe relatie met de gezondheid van medewerkers. Wij verzoeken het college van burgemeester en wethouders dan ook om onze medewerkers te voorzien van adequate werkruimte en overige faciliteiten. Ten slotte Met groot genoegen continueren wij de opdracht. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet contact met ons op te nemen. Wij verzoeken u het bijgevoegde tweede exemplaar van deze brief te ondertekenen en aan ons te retourneren. Dit ter bevestiging dat deze brief een correcte weergave is van wat wij overeenkwamen. Wij verzoeken u een afschrift van deze brief ter kennisgeving te overleggen aan de gemeenteraad. Met vriendelijke groet,=

Voor akkoord Gemeente Heerde

Datum:

13