4.5. Verslag Auditcommissie 7 juni 2023.docx
Tekst van het document
Verslag Auditcommissie Datum 07-06-2023 Tijd 19:30 - 21:00 Locatie raadzaal Voorzitter De heer Mateman Toelichting
1
Opening en welkom, vaststellen agenda Aanwezigen:
•
• • • •
Leden: Marie Lupé Bosman, Gerda Hardam en Silvia van Amerongen, Ruud de Gooijer, Gert van der Rhee, Bertus Dokter en Erik Mateman (Vz). De portefeuillehouder: Wolbert Meijer. Ambtelijke organisatie: Rianne van der Veen, Rudi Kamp en Lijndert Liefers. Namens de accountant (Baker Tilly): Edwin Damman en Dineke Spekenbrink Griffier: Robin Hafkamp
De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Hij licht toe dat de vooraf ingediende vragen reeds schriftelijk zijn beantwoord. De beantwoording is bij de stukken gevoegd. Ook wordt de beantwoording als bijlage bij het verslag gevoegd. Vaststelling agenda Besluit Auditcommissie: De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
2
Jaarstukken 2022/accountantscontrole Edwin Damman en Dineke Spekenbrink (accountants Baker Tilly) geven een toelichting op het concept accountantsverslag. Er wordt gewerkt aan de afronding van de controle. De accountant heeft tot nu toe geen signalen ontvangen die een goedkeurende
verklaring in de weg zouden kunnen staan. Specifiek besteden zij in de toelichting aandacht aan een aantal onderdelen uit het concept accountantsverslag, waaronder: - Het gerealiseerde rekeningresultaat van 5,2 miljoen - (de invloed daarvan op de) solvabiliteit en weerstandsratio - het naleven van de BBV, wat in alle opzichten het geval is voor Heerde - een rechtmatigheidsfout bij een leverancier van de gemeente in het sociaal domein. Omdat de gemeente afhankelijk is van controleverklaringen van deze zorgleveranciers, ontstaat een onzekerheid voor de gemeente. - De bijna afgeronde SISA-bijlage, waarin tot nu toe geen ongecorrigeerde fouten zijn ontdekt - De impact van corona Met ondersteuning van de accountants en de ambtelijke organisatie beantwoordt wethouder Meijer vragen van de commissieleden over o.a. de uitdaging v.w.b. de rechtmatigheidsverantwoording, weerstandscapaciteit, solvabiliteit, frauderisico’s/fraudepreventie en de aandacht die het college daaraan besteed, een onzekerheid in de prestatielevering bij de PGB’s, mutaties in de grex, een mogelijk toekomstig risico v.w.b. de rechtmatigheid bij één leverancier, het opvolgen van aanbevelingen van de accountant en het niet beantwoorden van één van de onderzoeksvragen in het hoofdstuk ‘uitkomsten deelonderzoeken’.
Afspraak: één van de onderzoeksvragen (over ICT) in het hoofdstuk ‘uitkomsten deelonderzoeken’ kon niet beantwoord worden, doordat benchmarkgegevens van Berenschot ontbreken. Om te voorkomen dat in de toekomst gebeurt, wordt er een ‘reservevraag’ geformuleerd. Bij een niet te beantwoorden vraag, wordt dan de reservevraag ingezet. Hier wordt de auditcommissie bij betrokken. Er zijn geen openstaande vragen.
3
Jaarrekening 2022 Wethouder Meijer geeft een toelichting op de jaarstukken en besteedt daarbij o.a. aandacht aan: - Het forse rekeningresultaat over 2022 voor de gemeente Heerde (net zoals in de meeste andere gemeenten) en de oorzaak daarvan Pagina 2
-
De voorstellen voor bestemming van het resultaat. O.a. algemene reserve en een p.m. post voor de centrumontwikkelingen
Met ondersteuning van de ambtelijke organisatie beantwoordt wethouder Meijer vragen van de commissieleden, o.a. over de oorzaak van het positieve resultaat bij de post duurzaamheid, het verschil tussen het verwachte resultaat bij de najaarsnota en het uiteindelijke resultaat in de jaarrekening, het verrekenen van hogere lasten in de leges, het verschil in kosten tussen vast en ingehuurd personeel en beheersmaatregelen voor risico’s. Openstaande vragen: Op pagina 10 staat dat er €109.000,- minder is uitgegeven aan de ‘gebruikerslaten exploitatie de Heerd’, omdat de verbreding van de beheersstichting nog niet is ingeregeld. Wat betekent dat precies en wordt dat binnenkort opgepakt? Antwoord: het college ziet een aantal dilemma’s over inrichting van het beheer, waardoor een verbreding/opschaling niet van de grond komt. De planning is dat de raad in het najaar actief zal worden geïnformeerd over welke richting het college voorstaat in het beheer van de gemeentelijke accommodaties. Daarnaast zal het onderdeel zijn van het nieuw op te stellen accommodatiebeleid. Kloppen de ‘minnetjes (-/-)’ en de cijfers die daarbij horen in de tabel op pagina 26 en 27? Antwoord: is aangepast in de definitieve versie van de jaarstukken. Op pagina 23 onder ‘stand van zaken’ staat een toelichting op de toekomstbestendig wonen lening. Daarin wordt gesproken van ‘het capaciteitsvraagstuk’.
Wat betekent dit precies? Antwoord: een verduidelijking/aanpassing van deze tekst is verwerkt in de definitieve versie van de jaarstukken. Op pagina 123 staat in de tabel het ‘maximum op basis van normbedragen per maand: €217.633,-’. klopt dit wel? Antwoord: Dit blijkt inderdaad correct te zijn; de invulinstructie geeft hierover uitsluitsel dat e.e.a. goed is verwerkt. Toelichting: De regel Maxima op basis van de normbedragen per maand is een tussenstap c.q. hulpmiddel. Dit maximum wordt bepaald aan de hand van het aantal kalendermaanden Pagina 3
waarin is gewerkt. Het maximum is voor de eerste twaalf kalendermaanden gelijk aan de som van €28.600,- per kalendermaand voor de eerste gewerkte zes maanden in 2022 en €21.700,- per gewerkte kalendermaand voor de volgende maanden (maximaal 6). Voor maanden die zijn gewerkt in 2021 gelden normbedragen van respectievelijk €27.700,- en €21.000,-. NB. Hier staat dus geen maandbedrag! Maar een jaarbedrag op basis van het ‘normbedrag per maand’. De berekening van het Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum kan op twee manieren tot stand komen, omdat de specifieke normering voor topfunctionarissen zonder dienstbetrekking uit twee onderdelen bestaat. Bij de berekening wordt enerzijds uitgegaan van het maximum op basis van het aantal kalendermaanden waarin is gewerkt. Het individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum is de optelling van de bedragen die zijn aangegeven in de regel Maxima op basis van normbedragen per jaar. Anderzijds dient er ook gekeken te worden naar het individueel bezoldigingsmaximum op basis van het maximale uurtarief. Bij het bepalen of er sprake is van een overschrijding dient er te worden uitgegaan van het laagste van deze twee individuele bezoldigingsmaxima. In bovenstaande situatie is €217.633,het laagste bedrag en daarom staat dit bedrag hier nogmaals genoemd. De jaarstukken worden geagendeerd voor de raadsvergadering van 26 juni. 4
Voorjaarsnota 2023 en Perspectiefnota 2024-2027 Wethouder Meijer geeft een toelichting op de voorjaarsnota 2023 en perspectiefnota 2024-2027 en besteedt daarbij o.a. aandacht aan: - De verwachte resultaten voor de komende jaren - Het grote verschil vanaf 2026 (het ‘ravijnjaar’) - Het ontbreken van voldoende structurele middelen van het Rijk als oorzaak daarvan - Het (nog) ontbreken van de meicirculaire, de verwerking daarvan in de stukken en het mogelijke effect van die meicirculaire Pagina 4
-
Een motie die volgende week wordt ingediend tijdens het VNG, gesteund door het college. Deze gaat over het ontbreken van voldoende structurele middelen van het Rijk.
Afspraak: de tekst van de motie wordt gedeeld met de raad. Met ondersteuning van de ambtelijke organisatie beantwoordt wethouder Meijer vragen van de commissieleden, o.a. over de totstandkoming van het bedrag van 2,3 (2027) op pagina 6 en huishoudelijke ondersteuning (pagina 8 en 9). Openstaande vraag: Op pagina 22 wordt verwezen naar investeringen voor de verduurzaming van De Heerd en Villa Jacoba. Er staat niet of die investeringen in verduurzaming ook leiden tot besparingen. Is dat het geval? en zo ja, hoeveel? Wat is het inverdieneffect? Antwoord: De reden van de verduurzaming en het antwoord op het mogelijke inverdieneffect wordt eind volgende week (week 24) nagezonden. De VJN/PPN wordt geagendeerd voor de raadsvergadering van 3 juli. 5
Verslag auditcommissie 18 april 2023 Geen opmerkingen. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.
6
Rondvraag Ruud de Gooijer geeft complimenten aan de organisatie voor de snelle beantwoording van de vooraf ingediende vragen. De commissieleden sluiten zich daarbij aan. Aan de orde wordt gesteld of met PDF versies van de stukken of met Pepperflow willen werken? Afspraak: vanaf heden wordt enkel nog met Pepperflow gewerkt. Gerda Hardam en Silvia van Amerongen hebben schriftelijk vragen ingediend na de vorige auditcommissie. Deze vragen hebben zijn nog niet ontvangen. Afspraak: de griffie gaat na waar de antwoorden zijn. Deze worden zo snel mogelijk met de commissieleden gedeeld.
Pagina 5