3.3. Verslag Auditcommissie 9 oktober 2024

Verslag Auditcommissie Datum 09-10-2024 Tijd 19:30 – 22.00 uur Locatie Raadzaal Voorzitter Peter Oosterhof Aanwezigen Leden: Bertus Dokter, Gerda Hardam, Joost Dikker Hupkes, Ruud de Gooijer, Gert van der Rhee en Marie Lupé Stapper College: wethouder Klaas Harink Gast: Dennis Stijf Ambtelijke organisatie: Rianne van der Veen, Rudi Kamp en Lijndert Liefers Griffier: Ellen Landman

1

Opening en welkom, mededelingen en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Vooral welkom aan Joost Dikker Hupkes, hij vervangt vanaf nu Silvia van Amerongen in deze commissie. De voorzitter licht toe dat de vooraf ingediende vragen schriftelijk zijn beantwoord. De beantwoording is bij de stukken gevoegd. Vaststelling agenda Besluit Auditcommissie: De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2

Actualiteiten De actualiteiten worden besproken; voortgang implementatie financieel systeem en ontwikkelingen belastingsamenwerking. Voortgang implementatie financieel systeem: Op 1 januari 2025 gaan we over van SAP (Civision Middelen) naar Unit4 (ERPX). Dit systeem wordt momenteel getest, de implementatie ligt op schema. Rudi Kamp laat zien hoe de programma’s eruit zien in Pepperflow, hij toont de oude en nieuwe situatie met de programma’s 0 t/m 8. Hij licht de verschillende programma’s toe. De producten zijn gelijk aan de taakvelden. Gert van der Rhee vraagt of Rudi Kamp nog gekke dingen tegen is gekomen bij het testen. Hij geeft aan dat dat heel erg meevalt. Bertus Dokter vraagt of voor de sportaccommodaties de nieuwe

cijfers al in dit programma zijn ingevoerd, Rudi Kamp geeft aan dat dit het geval is. Rudi Kamp geeft aan dat iedereen langs mag komen als raadsleden meer willen weten over de nieuwe werkwijze. Belastingsamenwerking: Rianne van der Veen licht toe dat wij gastheergemeente zijn geworden voor de belastingsamenwerking met Hattem, Heerde, Oldebroek en Elburg. Per 1 september jl. is dit van start gegaan en de formatie is op orde. Het streven is om in 2025 te gaan werken met een nieuwe belastingapplicatie. Eén van de doelen is om te komen tot generieke verordeningen voor de 4 gemeenten. Ook de paragraaf ‘Lokale heffingen’ wordt geüniformeerd. De aanslagen worden eerst nog opgelegd in de oude applicatie. De inning vindt plaats via de nieuwe applicatie. Gert van der Rhee vraagt of maatwerk nog mogelijk is. Rianne van der Veen geeft aan dat we met de gemeente Elburg alleen heffen en innen uitvoeren. Met de andere gemeenten wordt zoveel mogelijk generiek gewerkt. De belastingverordeningen worden niet aangeleverd voor de begrotingsraad, dat wordt de decemberraad. Openstaande vragen: geen.

3

Terugblik behandeling Jaarrekening 2023/perspectiefnota 2025 Bij de behandeling van de jaarrekening 2023 in de raadsvergadering van juli is toegezegd om tijdens de auditcommissie terug te blikken op het proces van de behandeling van de jaarstukken en de werkzaamheden van de accountant. Het gaat daarbij om de onderstaande punten: Terugblik raadsvergadering juli (correcties accountant/technische maatregelen) Rudi Kamp licht toe dat de jaarrekening en de perspectiefnota niet met elkaar moeten worden verward. Het centrumplan, een verlies van €9 ton, M2A-kosten en de voorziening voor de bestuurders zijn drie punten die op last van de accountant verplicht moesten worden verwerkt in het resultaat van 2023. Bij de perspectiefnota zijn er ambtelijke een aantal technische maatregelen opgenomen om het begrotingsresultaat te verbeteren, dat was een eigen keus van de gemeente. Bovenstaande is nog nader toegelicht in de bijlage (toegevoegd onder het verslag). Graag (ruim) een week van tevoren een moment prikken voor een vragenuurtje, de griffie regelt dit met Rudi Kamp.

Pagina 2

1. Proces accountant jaarrekening 2023 Rianne van der Veen geeft aan dat er met de accountant is gekeken naar hoe het proces van de accountantscontrole eerder kan worden afgerond. De accountant heeft te maken gehad met ziekte binnen het controleteam en de rechtmatigheidsverantwoording was nieuw en had wat voeten in de aarde. Op het laatste moment was het klaar, complimenten vanuit de auditcommissie voor hoe dit is opgepakt door de ambtelijke organisatie. Er is afgesproken met de accountant dat zij voor 2024 één week eerder beginnen met de controle. Voor de controle van 2025 e.v. is het de bedoeling om de controle nog 1 à 2 weken te vervroegen. Marie-Lupé Stapper vraagt naar de ervaringen van andere gemeenten. Rianne van der Veen geeft aan dat andere gemeenten dergelijke ervaringen ook hebben. Marie-Lupé Stapper geeft aan dat het goed is om een signaal af te geven aan de VNG dat dit bij meerdere gemeenten speelt en hen te vragen om daarin te bemiddelen. Rianne van der Veen geeft aan dat je met het afbouwen van het aantal SISA/SPUK regelingen ook tijd zou winnen. Gert van der Rhee vraagt of de nieuwe accountant zich nog wil bewijzen en daardoor extra controleert. Die indruk heeft Rianne van der Veen niet. 2. Rechtmatigheidsverantwoording 2023 en 2024 Er is een oplegger aangeboden hierover waarin e.e.a. wordt toegelicht. Er was heel lang onduidelijk hoe dit opgezet moest worden. 4

Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2024 van de gemeente Heerde De accountant beoordeelt jaarlijks, in opdracht van de raad, de getrouwheid van het gevoerde financiële beleid. De kaders van de controle zijn vastgelegd in het ‘Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2024’. Het controleprotocol geeft daarmee de grenzen aan waarbinnen de accountant zijn controle uitvoert. Daarbij kan de raad de accountant de opdracht geven om maximaal 3 aanvullende (deel)controles, analyses e.d. uit te voeren en hierover, naast de reguliere werkzaamheden, te rapporteren in het rapport van bevindingen. Deze aanvullende controles vallen binnen de reikwijdte van de reguliere accountantscontrole. Er wordt een rondje gemaakt om te vragen of er wensen zijn voor Pagina 3

de 3 aanvullende opdrachten/deelonderzoeken. Joost Dikker Hupkes geeft aan dat misschien de gemeenschappelijke regelingen een idee zijn, maar dat is misschien meer iets voor de rekenkamer. Er wordt gevraagd of er nog ideeën zijn vanuit de ambtelijke organisatie. Idee is om te komen tot het proces rechtmatigheidsverantwoording. De vraagstelling richting accountant kan als volgt worden geformuleerd: - In hoeverre ondersteunt het proces de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording? Hoe verhoudt het proces van boekjaar 2024 zich tot het proces van boekjaar 2023, waarbij voor het eerst sprake was van het afgeven van deze rechtmatigheidsverantwoording. Vragen: Marie-Lupé Stapper vraagt naar de kosten van de accountant. Rianne van der Veen geeft een toelichting op de kosten, een overzicht hiervan is bijgevoegd. Als het budget moet worden bijgesteld, dan komt hier een verklaring voor. 5

Afspraak: dit stuk kan door naar de raad van 4 november aanstaande. Najaarsnota 2024 Met het vaststellen van deze nota wordt voldaan aan de begrotingsrechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole en wordt inzicht gegeven in het verloop van de budgetten en het verwachte jaarresultaat. Er wordt verantwoording afgelegd over de budgetuitputting t/m augustus. Wethouder Harink geeft een korte toelichting op (het resultaat) van de najaarsnota. Deze heeft als doel tussentijds te rapporteren op de begroting van het lopende jaar. De najaarsnota sluit af met een positief saldo van €1,4 miljoen. (zie beknopte analyse najaarsnota, in Pepperflow). Gezamenlijk wordt de najaarsnota per hoofdstuk doorgenomen via de app van Pepperflow. Vraag Gerda Hardam over Hoofdstuk 1, risicoreserves, hoe zijn de risicoreserves ingericht? Rudi Kamp geeft aan dat we daar later op terugkomen bij de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de bespreking van de begroting. Risico’s; Gert van der Rhee vraagt hoe we grip houden op de kosten van het project Zaakgericht werken en M2A en hoe wordt het Pagina 4

gemonitord? Gerda Hardam onderschrijft dit. Rudi Kamp licht e.e.a. toe, de processen gaan beter lopen met Zaakgericht werken en de projectcontrole is beter ingericht. Er is geleerd van de tekortkomingen bij het M2A-traject. Er wordt geen kostenbesparing verwacht. Bestuur; geen vragen. Ruimte; ondernemen en wonen; Joost Dikker Hupkes vraagt naar de meevaller van de Heerd, hij vraagt of er een achterstand is? Rudi Kamp geeft aan dat er onderhoud is blijven liggen, er zijn gebreken geconstateerd. Er is kans dat we de €110.000,- volgend jaar moeten investeren om dit onderhoud op te pakken. Ruud de Gooijer vraagt of we dit geld dan niet moeten reserveren en niet terug moeten laten vallen in de algemene reserve. Rudi Kamp geeft aan dat nu nog niet duidelijk is hoeveel geld er nodig is. Wellicht is het beschikbare budget voor de komende jaren, er is nu éénmalig afgeraamd, toereikend. Het voorstel zoals het er nu ligt is goed. Gert van der Rhee vraagt naar het verenigingsfonds, of er nog geld van voorgaande jaren in zit? Gert van der Rhee vraagt of het bedrag dat in het sociale woningbouwfonds zit, kan worden opgenomen in het verslag. In totaliteit is er nu €222.000,- naar de voorziening overgeheveld. Marie-Lupé Stapper vraagt naar inhuur extra personeel. Rudi Kamp licht toe dat dit om incidentele extra inzet gaan door inhuur. Ruud de Gooijer vraagt naar de leges.

Ben je verplicht om de opbrengt hiervan uit geven aan het onderwerp van desbetreffende leges? En valt het overschot terug in de algemene reserve als het vrij valt? Antwoord: De legesverordening bestaat uit 3 hoofdstukken en mag maximaal in zijn geheel kostendekkend zijn. Er mag gecompenseerd worden binnen een hoofdstuk. De kostendekkendheid van de legesverordening wordt toegevoegd aan de paragraaf Lokale heffingen van de Programmabegroting 20262029. Sociaal/maatschappelijk; geen vragen. Bedrijfsvoering; geen vragen. Overhead; geen vragen. Algemene dekkingsmiddelen, geen vragen. Onvoorzien, geen vragen. Pagina 5

Bijlagen; deze zijn nog blanco. Afspraak: het voorstel wordt geagendeerd voor de raadsvergadering van 4 november 2024.

6

Programmabegroting 2025-2028 Wethouder Harink geeft een korte toelichting op de programmabegroting. (zie voorwoord programmabegroting, nieuwe indeling). Hij geeft aan dat de relatie Rijk/gemeente onvoorspelbaar is, vooral in een periode dat de inflatiecorrectie structureel te laat was en er een ravijnjaar aankomt. De cijfers voor 2025 en 2026 zijn sluitend, maar 2027 en 2028 laten voorlopig nog wel rode cijfers zien. De programmabegroting is ‘kaler dan kaal’, er is geen ruimte voor nieuw beleid of nieuwe ambities. De Septembercirculaire 2024 pakt positief uit voor de gemeente Heerde Hiervoor wordt een memo-ARI opgesteld voor de raad. Marie-Lupé Stapper vraagt naar het dekkingsplan, Rudi Kamp licht deze tabel toe in de programmabegroting. Joost Dikker Hupkes vraagt hoeveel gemeenten het ombuigingstraject ingaan. Wethouder Harink geeft aan dat veel gemeenten dit doen. De programma’s worden doorgenomen: •

Het dekkingsplan is besproken.

•

Risicoparagraaf; Er zijn 12 risico’s opgenomen. De tabel wordt doorgenomen, verdeling tussen Structureel en Incidenteel. De algemene reserve dekt ruim de incidentele risico’s.

•

Bestuur en ondersteuning; geen vragen.

•

Veiligheid; Ruud de Gooijer vraagt naar de blusvoertuigen van de VNOG. De huidige blusvoertuigen zijn inmiddels afgeschreven. Deze worden vervangen door nieuwe waarvan de kapitaallasten m.i.v. het jaar 2025 in de begroting zijn verwerkt. Dit veroorzaakt de hogere kosten.

•

Verkeer, vervoer en waterstaat; geen vragen. Pagina 6

•

Economie; geen vragen.

•

Onderwijs; geen vragen.

•

Sport, cultuur en recreatie; Bertus Dokter vraagt of de totaallasten vanwege het nieuwe accommodatiebeleid hoger worden. Als dat beleid er door komt is dat wel het geval, al stijgen de inkomsten ook. Het is niet aan te geven wat per saldo de meerkosten dan zijn. Wel geeft Rudi Kamp aan dat dit nieuwe beleid zekerheid en rust geeft voor zowel de verenigingen als de gemeente.

•

Sociaal domein; geen vragen. Compliment vanuit de commissie; dit programma is bondig en helder omschreven.

•

Volksgezondheid en milieu, geen vragen.

•

Volkshuisvesting; er staat in de tabel een bedrag van 63 euro bij realisatie 2023 in de mutaties. Antwoord: Dit blijkt een foutieve boeking te zijn; in de definitieve versie van de begroting is dit gecorrigeerd.

•

Programmaplan overzicht, geen vragen.

Paragrafen; • Verbonden partijen; de regio Zwolle moet wellicht hier nog aan worden toegevoegd. Navraag leverde op dat de regio Zwolle geen zelfstandige identiteit heeft, daarom hoeft deze niet apart te worden vermeld in de paragraaf. • Lokale heffingen; de kostendekkendheid wordt toegelicht in deze paragraaf. • Paragraaf financiering; Ruud de Gooijer vraagt of wij een vast rentepercentage ontvangen, via de schatkist krijgen we een hoge rente, op dit moment 3,4%. Er wordt ook in dit jaar meer rente ontvangen dan er wordt betaald. • Begrotingsparagraaf; Rudi Kamp licht deze toe. Afspraak: het voorstel wordt geagendeerd voor de raadsvergadering van 11 november 2024.

7 Verslag Auditcommissie 5 juni 2024 Het verslag van wordt ongewijzigd vastgesteld. 8

Rondvraag

Pagina 7

Peter Oosterhof vraagt aan Dennis Stijf wat hij ervan vond. Dennis Stijf dankt de commissie dat hij bij het overleg mocht aansluiten en is blij met de voorbereiding/kennis die hij mocht opdoen. 9 Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 21.17 uur.

Bijlage toelichting over genomen financiële mutaties jaarstukken en perspectiefnota Bij de behandeling van de perspectiefnota in de raadsvergadering van juli 2024 is er onduidelijkheid ontstaan over financiële mutaties die ambtelijk zijn doorgevoerd of die door de accountant zijn opgelegd. Het onderscheid hiertussen is eenvoudig te maken; de mutaties die betrekking hadden op de Jaarstukken 2023 betreffen mutaties van de accountant (verplicht). De mutaties die betrekking hadden op de Perspectiefnota 2025-2028 zijn door de organisatie aangeleverd. Accountant  Bij de Jaarrekening 2023 is er op last van de accountant een correctie gemaakt voor: • Het Centrumplan; op dat moment is er een verliesneming ingeboekt van €943.000,-; • De M2A-kosten die in de jaren 2017-2022 jaren zijn gemaakt zijn afgeboekt, de kosten voor 2023 zijn ten laste van het jaarrekeningresultaat geboekt; • Er is een wachtgeldvoorziening gevormd van ruim €1 miljoen.

Organisatie  Bij de Perspectiefnota 2025-2028 zijn er door de organisatie de volgende technische maatregelen doorgevoerd; hiermee is een totaalbedrag van €5,7 miljoen van de algemene reserve naar bestemmingsreserves overgeheveld. Hiermee is de begroting structureel met €291.000,- ontlast. • €2,1 miljoen naar de bestemmingsreserve De Noordgouw; • €1 miljoen naar de bestemmingsreserve De Rhijnsberg; • €2 miljoen naar de bestemmingsreserve De Heerd; • €557.000,- Investeringsreserves voor meubilair en kantoorautomatisering.

Pagina 8