3.2. Verslag Auditcommissie 4 oktober 2023

Verslag Auditcommissie Datum 04-10-2023 Tijd 19:30 – 21.30 uur Locatie raadzaal Voorzitter Erik Mateman Toelichting

1

Opening en welkom, vaststellen agenda Aanwezigen:

•

• •

Leden: Gerda Hardam en Silvia van Amerongen, Ruud de Gooijer, Gert van der Rhee, Bertus Dokter en Erik Mateman (Vz). Ambtelijke organisatie: Rianne van der Veen, Rudi Kamp en Lijndert Liefers, Areanne van Vemde Griffier: Robin Hafkamp

Afwezig: Marie Lupe Stapper, Wolbert Meijer (college) De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Hij licht toe dat de vooraf ingediende vragen (deels) schriftelijk zijn beantwoord. De beantwoording is bij de stukken gevoegd. De voorzitter meldt dat Wolbert Meijer wegens privé omstandigheden afwezig is. Ook Marie Lupe Stapper is afwezig. Vaststelling agenda Besluit Auditcommissie: De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2

Presentatie rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van boekjaar 2023 is het college verantwoordelijk voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording. Tijdens de themaraad op 18 april is de raad geïnformeerd over

de gewijzigde verantwoordelijkheid van het college en wat dit voor de raad betekent. De komst van de rechtmatigheidsverantwoording leidt tot de aanpassing van een aantal beleidsstukken en verordeningen. Tijdens deze presentatie hierover belicht de ambtelijke organisatie actualiteiten. De auditcommissie wordt meegenomen in de te wijzigen stukkenstroom. In aansluiting op de presentatie liggen 3 voorstellen (agendapunten 3, 4 en 5) voor waarin het effect van de komst van de rechtmatigheidsverantwoording is verwerkt. Met ondersteuning van de ambtelijke organisatie beantwoordt het college vragen over o.a. het normenkader en de notitie voorkomen misbruik en oneigenlijk gebruik. Afspraken: de presentatie wordt toegevoegd aan de stukken in Ibabs voor de auditcommissie en de ‘auditstukken ter inzage’ (in te zien voor alle raadsleden). Openstaande vragen: geen.

3

Controleverordening Naar aanleiding van de gewijzigde rechtmatigheidsverantwoording moet een aantal artikelen in de controleverordening worden gewijzigd. De ambtelijke organisatie geeft een toelichting. Afspraken: het voorstel wordt geagendeerd voor de raadsvergadering van 30 oktober. Openstaande vragen: geen.

4

Financiële verordening Deze verordening is gewijzigd als gevolg van de gewijzigde rechtmatigheidsverantwoording. De ambtelijke organisatie geeft een toelichting. Afspraken: het voorstel wordt geagendeerd voor de raadsvergadering van 30 oktober. Openstaande vragen: geen.

Pagina 2

5

Controleprotocol De accountant beoordeelt jaarlijks, in opdracht van de raad, de getrouwheid van het gevoerde financiële beleid. De kaders van de controle zijn vastgelegd in het ‘controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023’. Het controleprotocol geeft daarmee de grenzen aan waarbinnen de accountant zijn controle uitvoert. Jaarlijks stelt de accountant de raad in de gelegenheid om maximaal 3 aanvullende onderzoeksvragen/deelopdrachten in te brengen. De uitvoering van deze onderzoeksvragen/deelopdrachten moet liggen binnen de reikwijdte van de reguliere jaarrekeningcontrole. Het betreft hier geen verzoek tot inbrengen van een adviesopdracht waarbij de accountant werkzaamheden moet verrichten die buiten de reguliere jaarrekeningcontrole liggen. De auditcommissie wordt gevraagd om suggesties voor de aanvullende onderzoeksvragen/deelopdrachten. De volgende suggesties worden gedaan: 1. Leges onder de omgevingswet Als gevolg van de omgevingswet wijzigen ook de leges. Wat zijn de verwachte opbrengsten? En wanneer is het kostendekkend. Kan dit door de accountant meegenomen worden bij de jaarrekeningcontorole. Antwoord: Daar is op dit moment nog weinig over te zeggen: de omgevingswet treedt in werking per 1 januari 2024. Daarom wordt de suggestie gedaan om volgend jaar in de auditcommissie bij de behandeling deze suggestie nogmaals te bespreken.

Daar stemt de auditcommissie mee in. 2. gelden/middelen voor armoedebeleid Gemeenten hebben de verschillende gelden voor armoedebeleid (o.a. van het Rijk). Kan dat in het kader van de jaarrekeningcontrole tegen het licht worden gehouden? Is het geld terechtgekomen waar het terecht moest komen? Is het geld uitgegeven? Antwoord: deze suggestie wordt voorgelegd aan de accountant om als deelopdracht meegenomen te worden. 3. Gelden/middelen voor opvang Oekraïense vluchtelingen Dit levert (waarschijnlijk) een positief resultaat op. Kan dat in het kader van de jaarrekeningcontrole tegen het licht worden gehouden? Zijn de middelen op de juiste manier toegekend etc? Antwoord: deze suggestie wordt voorgelegd aan de accountant om als deelopdracht meegenomen te worden. Pagina 3

4. ICT benchmark Deze kon vorig jaar niet worden uitgevoerd door de accountant in het kader van de jaarrekeningcontrole. Kan dat nu wel? Antwoord: deze vraag wordt niet bij de accountant neergelegd. Wel wordt er de komende periode op een andere gewerkt aan een ICT benchmark. Afspraken: - Punten 2 en 3 (middelen armoedebeleid en opvang Oekraïense vluchtelingen) worden voorgelegd aan de accountant in het kader van de deelopdrachten. - Tot maandagochtend 9 oktober 09.00 uur kunnen leden van de auditcommissie nog aanvullende onderzoeksvragen/suggesties aanleveren. - Het controleprotocol wordt geagendeerd voor de raadsvergadering van 30 oktober. Openstaande vragen: geen. Naar aanleiding van de auditcommissie: - Ruud de Gooijer heeft gebruik gemaakt van de mogelijkheid om aanvullende onderzoeksvragen/suggesties aan te leveren (zie punt 2 onder ‘afspraken’ hierboven). Het betreft de volgende twee vragen, welke zijn voorgelegd aan de accountant: 1. Worden de Grex-en correct opgesteld en hoe actualiseren we de lopende Grex-en, i.r.t. de BBV, met daarbij actieve betrokkenheid van de raad? 2. Er is een vereveningsfonds voor sociale woningbouw, hoe consequent wordt dit fonds gevuld? En hoe worden de inkomende gelden ingezet? - De verschillende suggesties voor deelopdrachten zijn voorgelegd aan de accountant.

Dat heeft geleid tot de volgende drie (uitvoerbare) deelopdrachten/onderzoeksvragen. Deze worden verwerkt in het raadsvoorstel voor het controleprotocol. En de accountant neemt de onderzoeksvragen mee bij de jaarrekeningcontrole (zie volgende pagina voor de vragen):

Pagina 4

Onderzoeksvraag 1: Ter bestrijding van het armoedebeleid kan de inwoner een beroep doen op Loonkostensubsidie, Bijstand, Schulddienstverlening, Bestrijding armoede bij kinderen, het tegengaan van armoede en schulden, Activiteitenbijdrage, Kwijtscheldingen, Bijzondere bijstand en de Gemeentepolis. Vanuit de jaarrekeningcontrole zal de accountant minimaal een uitspraak doen over het volgende onderzoeksvraag: zijn de lasten Loonkostensubsidie, Bijstand en Bijzondere bijstand, zijnde drie budgetten ten behoeve van het tegengaan van armoedebeleid, vanuit de jaarrekeningcontroletolerantie nauwkeurig verantwoord? Hoeveel nieuwe aanvragen waren er in 2022 en hoeveel van deze nieuwe aanvragen hebben tot een toekenning geleid? Mochten er uitgaven beoordeeld worden vanuit de andere categorieën, dan zal de accountant ook daarover een uitspraak doen. Gezien de controlegrenzen is niet met zekerheid te stellen dat deze uitgaven onderdeel uitmaken van de gecontroleerde steekproef.

Onderzoeksvraag 2: Zijn de lasten ten behoeve van de opvang voor vluchtelingen uit de Oekraïne vanuit de jaarrekeningcontroletolerantie nauwkeurig verantwoord en is het proces toereikend opgezet om de nauwkeurigheid en volledigheid van de toerekening van de verantwoorde uitgaven te waarborgen? Onderzoeksvraag 3: Zijn de exploitatieopzetten tot stand gekomen in overeenstemming met het BBV en op welke manieren wordt de raad geïnformeerd over de (financiële) voortgang van grondexploitaties?

Pagina 5

6

Najaarsnota 2023 De ambtelijke organisatie geeft een korte toelichting op de najaarsnota. In de najaarsnota is goed gekeken naar de mogelijkheden voor aframen. Dat leidt tot een positief saldo van ongeveer 1,9 miljoen. Dit wordt voor een groot deel veroorzaakt door de inkomsten voor de opvang van Oekraïense vluchtelingen, die veel hoger zijn dan de uitgaven. Dit moet als incidenteel voordeel worden beschouwd. Verder wordt kort aandacht besteed aan een aantal bijstellingen die terug te vinden zijn in de ‘beknopte analyse’ van de najaarsnota. Afspraken: de najaarsnota wordt geagendeerd voor de raadsvergadering van 30 oktober. -

Openstaande vragen (met antwoorden): Vraag: € 300.000 extra leges. Hoeveel extra kosten door extra inzet staan hier tegen over, is er sprake van over- of onderdekking? Antwoord: De totale inkomsten uit bouwleges komt met deze wijziging op €800.000,-. De totale verwachte inhuurkosten voor de betreffende afdeling zijn €870.000,- echter dit is incl. inhuur Ruimtelijke Ontwikkeling, Bouwplantoeters etc. Aanvullende vraag: kan de raad een extra uitsplitsing krijgen? Taak verwachte kosten Bouwvergunningen 196.527 RO 232.316 Omgevingswet 75.692 EZ 83.483 Projectleider 91.886 WABO 40.831 Wonen 40.986 Natuur & Landschap 63.126 Toerisme & Recreatie 49.328 874.174

7

programmabegroting 2024-2027 De ambtelijke organisatie geeft een korte toelichting op de begroting. Daarbij wordt terugverwezen naar het besluit van de raad (bij de perspectiefnota) om in de begroting geen onomkeerbare bezuinigingen door te voeren. Als gevolg van o.a. het herverdelingseffect leidt dat tot een niet sluitende begroting in de jaarschijven 2026 en 2027. -

Openstaande vragen (met antwoorden): Onderhoud Kapitaalgoederen Pagina 6

Eenmaal per vijf jaar wordt het beheerplan geactualiseerd. Eind 2018 is een geactualiseerd beheerplan vastgesteld. Wordt er dit jaar weer een nieuwe vastgesteld / update gemaakt? De bedoeling is om in 2024 het beheerplan opnieuw te actualiseren. Deze informatie is toegevoegd aan de definitieve versie van de Programmabegroting 2024-2027. - Lokale Heffingen, toeristenbelasting “Het tarief van de toeristenbelasting blijft gehandhaafd op €1,50 per persoon per nacht. De begrote opbrengst blijft daarom ongewijzigd.” Vanaf 2025 verwachten we juist €35.000,- extra, vanuit Ennerveld. Kan hier een extra toelichting op komen? De tekst hiervoor is aangepast in de definitieve Programmabegroting 2024-2027. - Programma ROW: beheer en onderhoud, waarom groot verschil tussen resultaat 2022 en begroting 2023? Voor 2023 is er bij de voorjaarsnota €280.000,- extra budget beschikbaar gesteld voor het onderhoud van de wegen a.g.v. de hoge energieprijzen. Daarnaast is er in 2022 €241.000,van het budget niet uitgegeven bij openbaar groen, verwerking groen, slib en slootafval en gladheidsbestrijding. Tezamen is dit een bedrag van €521.000,-. Het resterende verschil van ongeveer €135.000,- betreft indexering. - Wat is er gerealiseerd met de ‘Jetten Gelden’? Waar zijn deze middelen tot nu toe aan besteed? De zgn.

Jetten-gelden zijn bedoeld als dekking voor de inzet van capaciteit die lokale overheden nodig hebben voor de ontwikkeling van klimaat- en energiebeleid. De gemeente Heerde heeft de middelen ingezet voor het inwinnen van extern advies, detachering en het realiseren van aanvullende formatie t.b.v. de uitvoering van de duurzaamheidsopgaven.

Afspraken: - De actieve raadsinformatie over de septembercirculaire wordt op 25 oktober gedeeld met de raad. - De begroting wordt geagendeerd voor de raadsvergadering van 6 november. 8

Verslag Auditcommissie Het verslag van 7 juni wordt ongewijzigd vastgesteld.

9

Rondvraag

Pagina 7

Ambtelijke organisatie: het maximale aantal boekjaren van onze accountant is verstreken. Daar vinden wisselingen plaats de komende jaren. 10

Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 21.30 uur.

Pagina 8