3.2. Memo aanbieding Accountantsverklaring en Accountantsverslag jaarstukken 2023_def

Memo Datum 5 juli 2024

Van College B&W

Aan Raad

Onderwerp Oplegger aanbieding Accountantsverklaring en Accountantsverslag jaarrekening 2023

Ter vaststelling van de jaarstukken 2023 treft u bijgaand de accountantsverklaring en het bijbehorende accountantsverslag van de accountant aan. Ook gaan wij in op de rechtmatigheidsverantwoording. Strekking accountantsverklaring De accountant heeft een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven bij de jaarrekening 2023. De strekking van het definitieve accountantsverslag wijkt niet af van het concept accountantsverslag dat u eerder van ons heeft ontvangen. De concept jaarstukken zijn aangevuld met de Rechtmatigheidsverantwoording en de toelichting daarop in de paragraaf Bedrijfsvoering. Graag uw aandacht voor de Rechtmatigheidsverantwoording Als college leggen wij voor het eerst verantwoording af over de rechtmatigheid. Voorheen was dit de verantwoordelijkheid van uw accountant. In deze oplegger wordt kort een toelichting gegeven op de uitkomsten die u aantreft in de door ons opgestelde Rechtmatigheidsverantwoording. Onrechtmatigheid en onregelmatigheden Het college van burgemeester en wethouders legt in de jaarrekening verantwoording af over de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten (opbrengsten & kosten) en de balansmutaties. Rechtmatigheid is de overeenstemming met de geldende regels en besluiten van een (voorgenomen) handelwijze. In plaats van ‘onrechtmatigheid’ heeft het onze voorkeur om het woord ‘onregelmatigheid’ te gebruiken.

Er is namelijk geen geld (ten onrechte) onttrokken. We willen als gemeente Heerde open en transparant zijn. Daarom willen we graag inzichtelijk maken en toelichten waar de onregelmatigheden in zitten. De rechtmatigheidsverantwoording treft u aan op pagina 138 van de jaarstukken. Wij toetsen 3 criteria De jaarrekening wordt op een drietal criteria beoordeeld op rechtmatigheid. Om te beginnen het Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O). Ons inziens het belangrijkste criterium. Hierin zijn geen afwijkingen gevonden. Dat wil zeggen dat er geen activiteiten waren die in strijd zijn met de wet. Er zijn geen frauderende handelingen door het personeel of misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen door onze inwoners en bedrijven geconstateerd. De andere 2 criteria, Begrotingscriterium en Voorwaardencriterium, zijn intern gemaakte afspraken hoe we met bestedingen (baten en lasten) omgaan. Hierin zijn door ons college afwijkingen of onregelmatigheden geconstateerd. Het totale bedrag is bijna € 4,2 miljoen. Dit is 2,25% van het totaal (op het totaal van baten en lasten in onze jaarrekening van afgerond € 66 miljoen).

De grootste posten hebben betrekking op de Algemene uitkering (raakt het begrotingscriterium) en de inkopen, waarbij de aanbestedingsprocedure (achteraf) niet juist is toegepast (raakt het voorwaardencriterium). De verhoging van de algemene uitkering, die in de September- en Decembercirculaire 2023 bekend is gemaakt, kon niet meer tijdig in de begroting (d.w.z. bijstelling in de najaarsnota) verwerkt worden. Een brede analyse van onze leveranciers laat zien dat contracten met in totaal 15 leveranciers op onderdelen afwijkt van de Europese aanbestedingsregels. De fouten zijn intern besproken. Voor de toekomst willen we onderzoeken hoe we deze onregelmatigheden kunnen verminderen. Met de verbeterpunten gaan we aan de slag om dit percentage naar beneden te krijgen. Belangrijk om aan de voorkant te melden dat er altijd onrechtmatigheden zullen zijn die jaarlijks terug zullen komen (zie het genoemde voorbeeld Algemene uitkering). In de paragraaf Bedrijfsvoering is een toelichting opgenomen op de bevindingen die zijn geconstateerd in de Rechtmatigheidsverantwoording. Nadere inhoudelijke bespreking in de Auditcommissie Zoals gezegd leggen wij dit jaar voor het eerst verantwoording af over de rechtmatigheid. Wij kunnen ons voorstellen dat u inhoudelijk vragen heeft over deze Rechtmatigheidsverantwoording.

Daarom stellen wij voor, in de auditcommissie van oktober a.s., uitgebreid stil te staan bij dit onderwerp. Met elkaar kunnen we dan nader ingaan op de systematiek en inhoud van deze verantwoording (technische bespreking).

2/2