2023-60 Actieve raadsinformatie Stand van zaken accommodatiebeleid

Actieve raadsinformatie Registratienummer

2023-60

Datum: Van collegelid: Aan: Onderwerp:

28-09-2023 S.J.L. Nienhuis Raads- en commissieleden Stand van zaken accommodatiebeleid

Inleiding In de vergadering van uw raad op 17 april 2023 is er gesproken over het Rekenkameronderzoek accommodatiebeleid gemeente Heerde. Er is besloten om kennis te nemen van het onderzoek en de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamercommissie over te nemen. Daarnaast is aan het college verzocht om een plan van aanpak toe te zenden en uw raad jaarlijks te informeren over de stand van zaken. In aanvulling op dit laatste beslispunt is raadsbreed de Motie 2023-01 ingediend. In deze motie wordt het college van burgemeester en wethouders verzocht om in het plan van aanpak (in ieder geval) een beschrijving op te nemen van het proces dat doorlopen gaat worden voor de herijking van het accommodatiebeleid en de rol en betrokkenheid van de raad in de verschillende fasen van dat beleidsproces. Kernboodschap Door middel van deze actieve raadsinformatie wordt u op de hoogte gebracht van de stand van zaken met betrekking tot het accommodatiebeleid. Uw raad heeft de rekenkamercommissie in 2022 verzocht om onderzoek uit te voeren naar de doelmatig- en doeltreffendheid van het huidige accommodatiebeleid. In de raadsvergadering van 17 april 2023 heeft u kennis genomen van de rapportage van dit onderzoek. Op basis van de conclusies en aanbevelingen uit de rapportage kan geconcludeerd worden dat er veel werk aan de winkel is.

Daarnaast is door uw raad aangegeven dat een zorgvuldig participatieproces noodzakelijk is. Dit vraagt capaciteit en expertise die binnen onze ambtelijke organisatie niet aanwezig is. Voor ons is dit reden geweest om een aanbestedingsprocedure te starten voor een extern adviesbureau die het proces kan begeleiden en het beleidsdocument kan uitwerken. Het doel van de uitgezette opdracht is het opstellen van nieuw, gedragen accommodatiebeleid waarin de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamercommissie worden meegenomen. Aanbestedingsprocedure In mei dit jaar is daarom gestart met voorbereidingen op deze procedure. Na het formuleren van de opdracht is gezocht naar adviesbureaus met ervaring in het ondersteunen van gemeenten bij het opstellen van (accommodatie)beleid. Na telefonisch contact met meerdere adviesbureaus zijn drie bureaus gevraagd om een offerte uit te brengen. Twee adviesbureaus hebben een offerte uitgebracht. Deze partijen zijn na het zomerreces uitgenodigd om het plan van aanpak, dat

Dit sjabloon is bedoeld voor actieve informatieverstrekking aan de raad. Vragen hierover kunnen worden gesteld tijdens de rondvraag van de eerstvolgende commissievergadering, of gevraagd kan worden de memo ter bespreking te agenderen voor een eerstvolgende commissievergadering.

onderdeel was van de offerte, te presenteren. Na een zorgvuldige afweging is besloten om de opdracht te gunnen aan Hospitality Group B.V. te Amersfoort. De opdracht wordt gefinancierd uit budget dat beschikbaar is gesteld voor het uitvoeringsprogramma van het college. Plan van aanpak Uw raad heeft het college verzocht om in het plan van aanpak een beschrijving op te nemen van het proces dat doorlopen gaat worden voor de herijking van het accommodatiebeleid en de rol en betrokkenheid van de raad in de verschillende fasen van dat beleidsproces. Hier is gehoor aan gegeven door het adviesbureau een opdrachtbeschrijving mee te geven bij het uitvragen van de offerte. De Hospitality Group heeft in haar offerte een plan van aanpak beschreven dat goed aansluit bij de wensen van uw raad en de ambtelijke organisatie. Er is veel aandacht voor participatie en het vormen van draagvlak. Door middel van (individuele) gesprekken en/of interactieve sessies met uw raad, gebruikers van accommodaties (o.a. sportverenigingen) en de ambtelijke organisatie worden alle belanghebbenden meegenomen in de verschillende fasen van het proces. De door Hospitality Group voorgestelde gefaseerde werkwijze ziet er als volgt uit: 1. Startgesprek: Er wordt gestart met een startgesprek met de projectgroep uit de ambtelijke organisatie.

Het resultaat van deze fase is dat over en weer duidelijkheid bestaat over de opdracht, de uitvoering en het gewenste resultaat. 2. Bouwstenen in kaart: Tijdens deze stap worden alle gegevens in kaart gebracht die nodig zijn om het nieuwe accommodatiebeleid op te stellen. Dit wordt gedaan door een documentatiestudie, gesprekken met gebruikers van accommodaties en een sessie met de raad. Het resultaat van deze fase is dat het adviesbureau een compleet, actueel en juist beeld heeft van alle bouwstenen die nodig zijn om het beleid te ontwikkelen en uit te werken. 3. Analyse en uitgangspunten: Vervolgens wordt een vertaling gemaakt naar beleid op hoofdlijnen met zo nodig enkele scenario’s. Dit wordt gedaan door achtereenvolgens de verzamelde informatie te analyseren, een tussenrapportage met uitgangspunten op te stellen en deze rapportage te bespreken in interactieve werksessies met de ambtelijke organisatie, gebruikers van accommodaties, het college en de raad. Het resultaat van deze fase is een gedragen visie op de ontwikkeling van maatschappelijke accommodaties en uitgangspunten. Binnen die uitgangspunten kan het nieuwe accommodatiebeleid worden vormgegeven. 4. Uitwerking Accommodatiebeleid: Op basis van de vorige fase wordt het accommodatiebeleid verder uitgewerkt.

Dit wordt gedaan door een vertaling van uitgangspunten naar een eerste uitwerking in de vorm van een afwegingskader. Vervolgens worden alle verenigingen en instellingen die de accommodaties gebruiken en beheren uitgenodigd om deel te nemen aan een inloopsessie. Tijdens deze inloopsessie worden zij gevraagd om te reageren op de eerste uitwerking. In de ambtelijke projectgroep wordt bepaald welke resultaten wel en niet in detail uitgewerkt worden.

/3

2

5. Rapporteren: In de laatste fase wordt een concepteindrapport opgesteld. Dit concept wordt besproken met de projectgroep, klankbordgroepen en het college. Op- en aanmerkingen worden verwerkt waarna het eindrapport ter vaststelling wordt voorgelegd aan de gemeenteraad. De raad wordt in zowel de beeldvormings-, oordeelsvormings- als de besluitvormingsfase betrokken. Ook worden de verenigingen en instellingen die accommodaties gebruiken en beheren op meerdere momenten betrokken in het proces. In september 2023 start de opdracht. De planning is om het nieuwe accommodatiebeleid medio 2024 ter vaststelling voor te leggen aan de raad. Bijlagen: -

/3

3