16.4. Aanbiedingsbrief streekarchivaris

Aan de leden van de gemeenteraden van Epe, Hattem en Heerde

Uw brief van Inlichtingen Ons kenmerk Telefoonnr. Bijlagen

:: R.A.A. Bosch : 2025.04 : 0525 - 688 717 :2

Uw kenmerk: -

Onderwerp:

Aanbiedingsbrief Ontwerpbegroting NoVA 2026-2029, Jaarstukken SEHH 2024 en Strategische visie NoVA 2025-2028

Datum: 16 mei 2025

Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij bieden wij u op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) de Jaarstukken van het SEHH over 2024, de Ontwerpbegroting 2026 en het meerjarenperspectief 2027-2029 en de Strategische visie 2025-2028 van de bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief (NoVA) aan. De bedrijfsvoeringsorganisatie NoVA wordt per 1 juli 2025 door de gemeenten Elburg, Epe, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet en Oldebroek opgericht als de uitvoeringsorganisatie voor de wettelijke taken rondom het archiefbeheer zoals vastgelegd in de Archiefwet 1995. In het bestuur van NoVA (i.o.) vergaderen de portefeuillehouders die namens de deelnemende colleges zitting hebben in de respectievelijke archiefcommissies van het SNWV en het SEHH sinds 2023 gezamenlijk. NoVA is hét duurzame collectieve geheugen van de regio. We zijn wettelijk verantwoordelijk voor de duurzame toegankelijkheid van (overheids)informatie: we beheren ruim twaalf kilometer archief en een groeiend aantal terabytes te bewaren informatie, houden toezicht op het gemeentelijke informatiebeheer en stellen openbare informatie laagdrempelig en kosteloos beschikbaar voor een breed publiek. Op grond van de Wgr ontvangt u bijgevoegd de algemene financiële en beleidsmatige kaders van NoVA.

Op grond van artikel 34b van de Wgr wordt de Ontwerpbegroting 2026 voor een eventuele zienswijze aan u aangeboden.

Ontwerpbegroting 2026 De Ontwerpbegroting NoVA 2026 is op 15 mei jl. door het Bestuur van NoVA (i.o.) vastgesteld. Met deze begroting geven we richting aan onze ambities en zetten we de financiële koers uit voor de komende jaren. NoVA presenteert een sluitende Ontwerpbegroting 2026. Hierbij is de begroting kritisch tegen het licht gehouden, gezien de grote financiële opgaven waar veel deelnemende gemeenten zich de aankomende jaren gesteld zien. Ondanks doorgevoerde bezuinigingen tonen de bijdragen van de gemeenten een lichte stijging ten opzichte van 2025. Dit komt mede doordat tegenover bezuiniging op ons collectiebeheersysteem en e-Depot door een nieuwe aanbesteding ervan, een noodzakelijke maar onvoorziene investering in kritische ICT-hardware en – infrastructuur moest worden gedaan. Door (incidentele) bezuinigingen op personele lasten in 2026 hebben we de gevolgen van de autonome ontwikkeling van lonen en prijzen wel weten te dempen.

Tegelijkertijd benadrukt het bestuur dat het gemeentelijke archief- en informatiebeheer als gevolg van digitalisering en nieuwe wet- en regelgeving (nieuwe Archiefwet, privacyen auteursrechtwetgeving en informatieveiligheid) voor aanzienlijke uitdagingen staat om duurzame toegankelijkheid van betrouwbare overheidsinformatie, voor de deelnemers zelf als ook voor inwoners, te kunnen blijven waarborgen, conform de wettelijke taken die het college van B&W hierin als zorgdrager heeft uit te voeren. Op grond van de Wgr stellen wij u in de gelegenheid om gedurende een periode van twaalf weken een zienswijze in te dienen op de Ontwerpbegroting 2026. Na uw Raad schriftelijk en gemotiveerd in kennis te hebben gesteld van zijn oordeel over de ingediende zienswijze en de eventuele conclusies die het bestuur van NoVA hieraan verbindt, zal het bestuur van NoVA de begroting formeel vaststellen. Vervolgens wordt de vastgestelde begroting vóór 15 september aangeboden aan het College van Gedeputeerde Staten van Gelderland. Jaarstukken SEHH 2024 Het jaar 2025 is een belangrijk overgangsjaar. De huidige gemeenschappelijke regelingen Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) en Streekarchief Epe, Hattem en Heerde (SEHH) zullen worden opgeheven en de deelnemers in deze beide regelingen richten per 1 juli 2025 de nieuwe GR NoVA op.

Voor dit overgangsjaar is ervoor gekozen om de jaarstukken van het SEHH gelijktijdig met de ontwerpbegroting en de strategische

visie van de nieuwe GR NoVA gelijktijdig aan uw Raad aan te bieden onder de vlag van de nieuw te vormen archiefdienst. Conform de huidige GR SEHH bieden we de Jaarstukken van het SEHH ter informatie aan uw raad aan. De colleges van de deelnemende gemeenten hebben na behandeling van de jaarstukken door de archiefcommissie van het SEHH een termijn van zes weken om een eventuele zienswijze in te dienen, alvorens de jaarrekening door het College van B&W van Epe uiterlijk 1 juli formeel wordt vastgesteld.

Strategische visie NoVA 2025-2029 Samen met de ontwerpbegroting 2026 en het meerjarenperspectief 2027-2029 voor NoVA bieden wij u ook de Strategische visie voor NoVA voor de periode 2025-2029 ter informatie aan. Deze strategische visie bouwt verder op de GR en de Producten- en dienstencatalogus van NoVA en beschrijft de taken, de ambities en de uitdagingen waar we de aankomende vier jaar aan willen werken. Hiermee werken we de doelstelling en de taken van NoVA verder uit en geven we invulling aan onze missie om als duurzaam collectieve geheugen van de regio duurzaam toegankelijk te maken, te beheren en te behouden en optimaal beschikbaar te stellen aan onze gebruikers. In het najaar van 2025 zal door het Bestuur van NoVA een uitvoeringsprogramma worden vastgesteld die nadere invulling geeft aan hoe we de aankomende vier jaar concreet werk maken van de in de strategische visie geformuleerde doelen en resultaten. Dit uitvoeringsprogramma zullen we u na vaststelling ter informatie doen toekomen. Mocht u naar aanleiding van deze brief vragen of opmerkingen hebben, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen. Hoogachtend, Namens de Archiefcommissie van het SEHH en het Bestuur van het Noord-Veluws Archief (i.o),

Gert van den Berg voorzitter archiefcommissie SEHH

Rudolf Bosch, secretaris