12.3. Evaluatie inspreekavond

Evaluatie inspreekavond Op 27 juni heeft het presidium de inspreekavond geëvalueerd. De constateringen en conclusies van deze evaluatie zijn hieronder puntsgewijs opgesomd. Geagendeerde onderwerpen versus niet geagendeerde onderwerpen Tijdens de inspreekavond is er een onderscheid tussen twee soorten inspreekbijdragen: 1. inspreekbijdragen over een voor een commissievergadering geagendeerd onderwerp (hierna: geagendeerde onderwerpen) Dit zijn inspreekbijdragen die betrekking hebben op een onderwerp dat door de agendacommissie op de conceptagenda van de raadscommissie is geplaatst. 2. inspreekbijdragen over een niet voor een commissievergadering geagendeerd onderwerp (hierna: niet geagendeerde onderwerpen) Deze inspreekbijdragen hebben betrekking op een onderwerp dat niet op de agenda van de raadscommissie staat. Deze bijdragen kunnen in feite over alles gaan: een initiatief in een buurt of van een vereniging, een wens voor toekomstig beleid of het aan de orde stellen van een (individueel) probleem. Aantal inspreekbijdragen Het aantal inspreekbijdragen in 2023 (tot en met oktober) is toegenomen ten opzichte van 2022. Daarnaast is de verhouding tussen inspreekbijdragen over ‘geagendeerde onderwerpen’ en ‘niet geagendeerde onderwerpen’ wezenlijk anders.

In 2022 had ongeveer 95% van de inspreekbijdragen betrekking op een geagendeerd onderwerp (versus 5% over niet geagendeerde onderwerpen). In 2023 had 40% van de inspreekbijdragen betrekking op een geagendeerd onderwerp (versus 60% over niet geagendeerde onderwerpen). Themaraden Om het aantal wekelijkse raadsavonden enigszins te beperken vindt aansluitend aan de inspreekavond (bijna altijd) een themaraad plaats. Deze komt regelmatig (en steeds meer) in de knel doordat de inspreekavond uitloopt. Dit wordt vooral veroorzaakt door de toename van het aantal inspreekbijdragen over niet geagendeerde onderwerpen. Omdat er aansluitend aan de inspreekavond een themaraad plaatsvindt is er bovendien weinig of geen mogelijkheid voor raadsen commissieleden om na de inspreekavond na te praten met insprekers, terwijl dat vanuit de volksvertegenwoordigende rol juist als belangrijk wordt ervaren. Afhechting van inspreekbijdragen De afhechting van inspreekbijdragen over geagendeerde onderwerpen is helder; deze worden immers betrokken bij de commissievergadering die volgt op de inspreekavond. Tijdens de commissievergadering kunnen raads- en commissieleden naar voren brengen op welke wijze zij de inspreekbijdrage betrokken hebben bij hun overwegingen. Dit geeft helderheid bij de insprekers.

De inspreekbijdragen over niet geagendeerde onderwerpen daarentegen, worden niet optimaal ontsloten: in de meeste gevallen besluit de inspreekcommissie ‘kennis te nemen’ van de inspreekbijdrage over een niet geagendeerd onderwerp. Dat zorgt voor de nodige onduidelijkheid (en soms ongemak) bij de actoren die betrokken zijn bij de inspreekavond: - de insprekers: insprekers vertrekken soms zonder dat zij weten of er iets met hun bijdrage wordt gedaan. En zo ja, wat er met hun bijdrage wordt gedaan. Dit is in het licht van verwachtingenmanagement en dienstverlening niet wenselijk; - de raads- en commissieleden: raads- en commissieleden hebben vaak geen achtergrondinformatie bij de onderwerpen die ter sprake worden gebracht. Daardoor is het voor raads- en commissieleden soms onduidelijk wat zij met de inspreekbijdrage kunnen (“wat is mijn rol in deze situatie of wat kan mijn rol zijn?”)

-

het college: regelmatig hebben inspreekbijdragen over niet geagendeerde onderwerpen betrekking op een verzoek/vraag aan het college of op iets waarover het college heeft besloten of moet besluiten (verantwoordelijkheid college). Tegelijkertijd heeft het college geen rol tijdens de inspreekavond. Het college kan raads- en commissieleden en insprekers daardoor niet van benodigde informatie voorzien.

De inspreekavond is bedoeld voor beeldvorming De inspreekavond is bedoeld als hulpmiddel voor raads- en commissieleden om zich een beeld te vormen van onderwerpen waarover in diezelfde cyclus een besluit moet worden genomen. Of met andere woorden: het gaat om beeldvorming in het kader van de oordeelsvorming en besluitvorming (het BOB-model). Inspreekbijdragen over niet voor een commissievergadering geagendeerde onderwerpen hebben geen betrekking op beeldvorming in het kader van besluitvorming. Over niet geagendeerde onderwerpen wordt in dezelfde besluitvormingscyclus immers geen besluit genomen. Daardoor passen inspreekbijdragen over niet geagendeerde onderwerpen minder goed bij (het doel van) de inspreekavond. Invulling geven aan volksvertegenwoordiging De inspreekavond heeft een relatief formeel karakter. Het is in feite een commissievergadering waarin insprekers onder scherp toezicht van de voorzitter in beperkte tijd hun verhaal kunnen doen, waarna zij een beperkt aantal vragen van commissieleden kunnen beantwoorden. Voor geagendeerde onderwerpen is dit gewenst, omdat de inspreekbijdragen betrokken worden bij de commissievergadering die volgt op de inspreekavond. Op die manier is de volksvertegenwoordigende rol bij geagendeerde onderwerpen geborgd.

Niet geagendeerde onderwerpen bevinden zich in een andere ‘fase’; ze zijn immers niet geagendeerd voor besluitvorming door de raad. Omdat deze onderwerpen zich in een ander ‘fase’ bevinden is een ander type gesprek gewenst. Een gesprek met een meer informeel karakter, waarbij insprekers niet alleen hun verhaal kunnen vertellen (en een aantal vragen kunnen beantwoorden), maar een gesprek waarin raads- en commissieleden bijvoorbeeld ook met insprekers kunnen delen: - wat zij vinden van de inbreng van de inspreker; - wat de rol van de gemeenteraad is in relatie tot de inbreng van de inspreker. En in het verlengde daarvan, op welke manier zij de inspreker eventueel naar een ander passend ‘loket’ kunnen verwijzen; - hoe zij hun rol als volksvertegenwoordiger kunnen inzetten om het idee, de wens of het initiatief van de inspreker een stap verder kunnen helpen. Denk daarbij aan de mogelijkheid voor het stellen van schriftelijke vragen of een verzoek tot agendering in de raadscommissie. Dergelijke gesprekken zijn van belang in het kader van de volksvertegenwoordigende rol. Bovendien geeft het raadsleden de mogelijkheid om de verwachtingen bij insprekers (over eventuele vervolgstappen) goed te kunnen managen.

Het belang van faciliteren van inspreken Hoewel inspreekbijdragen over niet geagendeerde onderwerpen minder goed passen bij het karakter van de inspreekavond, is het van groot belang om deze geluiden uit de samenleving als gemeenteraad op te blijven vangen. Het is wenselijk dat de raad hiervoor momenten organiseert/faciliteert. Conclusie Het doel van de inspreekavond is beeldvorming in het kader van de daarop volgende oordeelsvorming en besluitvorming (BOB-model). Daarmee is de inspreekavond een zeer geschikt instrument voor inspreekbijdragen over geagendeerde onderwerpen. Echter, Het doel, karakter en de vorm van de bestaande inspreekavond leent zich minder goed voor inspreken over niet geagendeerde onderwerpen. We constateren dat er voorafgaand aan, bij en na de bespreking van deze onderwerpen regelmatig onduidelijkheid (en soms ongemak) bij betrokken actoren over bijvoorbeeld de afhechting van de inspreekbijdrage ontstaat. Daarnaast zorgt de toename van het

aantal inspreekbijdragen over niet geagendeerde onderwerpen voor langere bijeenkomsten en – als gevolg daarvan - voor themaraden die in de knel komen. Tegelijkertijd is het van belang om kennis te kunnen blijven nemen van dat wat inwoners bezighoudt. Dat geldt ook voor niet geagendeerde onderwerpen. Dat leidt tot het voorstel om de inspreekavond te knippen in een formeel beeldvormend deel voor geagendeerde onderwerpen (de bestaande inspreekavond ter voorbereiding op de raadscommissie) en een apart, informeel deel voor het gesprek met inwoners (de zeepkist).