12.2. Kadernota 2022-2025 BVO H2O definitief ondertekend.pdf

Kadernota 2022-2025 Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O

i-Dienst

i-Dienst

Kadernota 2022-2025 Bedrijfsvoeringsorganisatie H20

Inhoudsopgave 1. Inleiding

Pagina 3

2. Beleidskader

Pagina 4

3. Financiële kaders

Pagina 6

4. Financieel uitwerking

Pagina 8

5. Vaststellingsbesluit

Pagina 12

1.1. Proces 1.2. Opbouw kadernota

2.1. i-Dienst als serviceprovider 2.2. Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) 2.3. Gebruikersondersteuning 2.4. Microsoft Licenties 2.5. Visie op de ICT infrastructuur 2.6. Benchmark

3.1. Uitgangspunten 3.2. Inflatiecorrectie en salarisontwikkelingen 3.3 Verdeelsleutels 3.4 Tarieven

4.1 Meerjarenperspectief 4.2 Totaalbijdragen gemeentes 4.3 Toelichting afwijkingen 4.4 Meerjareninvesteringsplan

2

i-Dienst

Kadernota 2022-2025 Bedrijfsvoeringsorganisatie H20

1. Inleiding

Voor u ligt de kadernota 2022-2025 van de Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O (i-Dienst). De kadernota is de voorloper op de begroting en richt zich op het schetsen van de financiële ontwikkelingen. In deze kadernota treft u geen voorstellen voor informatiebeleid aan. De i-Dienst volgt de beleidsontwikkelingen van de CIO van de aangesloten gemeentes. Er wordt wel kort ingegaan op de visie op de infrastructuur. Op het moment van schrijven van deze kadernota waart het Coronavirus nog rond. De BVO ondervindt hier direct gevolgen van. De druk op support is groot en digitaal werken op afstand vraagt een groot aanpassingsvermogen van de i-Dienst en haar klanten.

1.1 Proces

Deze kadernota sluit aan op de planning P&C-cyclus van de aangesloten gemeentes en is na overleg met de CIO-tafel tot stand gekomen. De aangesloten gemeentes krijgen de gelegenheid hun zienswijzen op de algemene financiële en beleidsmatige kaders naar voren te brengen. De BVO betrekt deze zienswijzen bij het opstellen van de programmabegroting van 2022. Dit vindt plaats in het voorjaar van 2021.

1.2 Opbouw kadernota

In de kadernota ligt de nadruk op ontwikkelingen die een effect hebben op de hoogte van de bijdrage. Er is onderscheid tussen de beleidsontwikkelingen die eventueel effect hebben op de bijdrage in 2022 (hoofdstuk 2) en de technische toepassing van het financiële kader (hoofdstuk 3). Hoofdstuk 4 geeft de effecten uit hoofdstuk 2 en 3 weer op de bijdrage voor de H2O-gemeentes.

3

i-Dienst

Kadernota 2022-2025 Bedrijfsvoeringsorganisatie H20

2. Beleidskader

De i-Dienst richt zich op de harde kant van de IT en biedt een infrastructuur aan waarop de informatiebehoefte van de H2O-gemeentes kan worden vormgegeven. De i-Dienst volgt daarmee het informatiebeleid van de CIO en heeft daarin een faciliterende en adviserende rol.

2.1 i-Dienst als serviceprovider

De i-Dienst profileert zich als serviceprovider. Hiervoor zijn 4 uitgangspunten gedefinieerd. • Samenwerken: het delen van een gezamenlijke visie, ambitie en verantwoordelijkheid; • Organisatie: het beheren en verbeteren van de aanwezige systematiek (structuur, taakverdeling), eigenaarschap en onderling vertrouwen; • Processen: het verder professionaliseren van de volgordelijkheid van handelingen (grip op flow, type en karakter van het werk); • Projecten: de inrichting en ondersteuning van projecten. Met de inrichting van een nieuwe tool voor de servicedesk (ITIL) en de vastlegging van gegevens (CMDB) wordt de dienstverlening van de i-Dienst, maar ook functioneel beheer binnen de gemeentes, naar een passend niveau gebracht voor een eigentijdse organisatie. De 4 uitgangspunten zullen voor de aangesloten gemeentes resulteren in frequente managementinformatie vanuit o.a. de servicedesktool en rapportages over uit te voeren en uitgevoerde projecten. Verder streeft de i-Dienst, doormiddel van het professionaliseren, naar een hoge klanttevredenheid.

2.2 Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)

De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is een belangrijk aandachtspunt. Sinds 2020 behoort het beschrijven en er naar handelen tot de kritische bedrijfsfactoren. In de loop van 2021 wordt de eerste BIO-audit uitgevoerd op de i-Dienst. De bevindingen zullen haar weerslag hebben op het beveiligingsbeleid. Te denken valt aan een stringenter inlogbeleid voor medewerkers en derden, het monitoren van data om fishing en hacking te voorkomen en een jaarlijks terugkerende beveiligingstest (PENtest) op de netwerkinfrastructuur. Voor de PEN-test en BIO-audit is structureel €20.000,- opgenomen in de begroting.

2.3 Gebruikersondersteuning

Onze IT raakt ruim 800 medewerkers op 10 verschillende locaties. Tijdens de coronacrisis raakt onze IT ruim 800 medewerkers op 800 verschillende locaties. De verwachting is dat meer thuiswerken de norm blijft. De i-Dienst heeft zich hierop aangepast door aangehouden formatie in te vullen bij het cluster support en een grotere focus op dienstverlening door middel van de herstructurering van het cluster support. Daarnaast wordt er gewerkt aan de vervanging van een systeem voor de servicedesk waardoor onze klanten nog beter bedient kunnen worden. Het systeem wordt tevens gebruikt voor hard- en software registratie (CMDB), Contractbeheer en facilitaire zaken. Voor dit systeem is structureel €30.000,- opgenomen in de begroting. 4

i-Dienst

Kadernota 2022-2025 Bedrijfsvoeringsorganisatie H20

2.4 Microsoft Licenties

Door Corona is het aflopende contract met Microsoft herzien en is ervoor gekozen een contract af te sluiten dat meer gericht is op de toekomst. As it is betekende geen gebruik kunnen maken van Teams for Business en de functionaliteiten die Cloud-computing met zich meebrengt, waaronder Office 356 (kantoorautomatisering, agenda, outlook in de Cloud) en Intune (beveiligingssoftware, MDM). Voor deze contractwijziging is structureel €30.000,opgenomen in de begroting.

2.5 Visie op de ICT infrastructuur

ICT is sterker in beweging dan ooit tevoren. Waar het vóór Corona vooral ging over On-Premise (lokaal geïnstalleerd en gedraaide software), tenzij. Gaat het nu vooral over de Cloud-computing, tenzij. Deze onvermijdelijke stap voorwaarts zal H2O moeten nemen om aansluiting te blijven vinden bij haar gebruikers, softwareleveranciers en inwoners. Binnen de i-Dienst betekent dit een verschuiving van systeembeheer naar netwerkbeheer en het herzien van contractafspraken met o.a. de leverancier van firewalls. De taak van de CISO’s binnen H2O en het onderkennen van het belang van de BIO zijn hierbij cruciaal. Met de aanschaf van switches en de firewall is hier rekening mee gehouden. Er wordt strak gemonitord op hacking en fishing en sinds 2021 wordt er een PENtest uitgevoerd en een audit op de BIO. In 2020 is de totale netwerkinfrastructuur van H2O vervangen. Het overzetten van applicaties naar de nieuwe systemen zal voor de zomer van 2021 zijn afgerond. Hiermee is H2O geen koploper, maar heeft het wel een stabiele standaard infrastructuur waarop de informatiebehoefte van Hattem, Heerde en Oldebroek kan worden vormgegeven. En is het klaar voor een eventuele samenwerking met Elburg en Nunspeet. Door meer hybride te werken, tijd en plaats onafhankelijk, wordt Cloud-computing “tenzij” genomen als uitgangspunt. Dat geldt voor kantoorautomatisering en kernapplicaties.

Hierdoor verandert het beheer van software en komt er een grotere focus te liggen op contract afspraken met leveranciers, beveiliging en functioneel beheer van kantoorautomatisering en kernapplicaties. Deze interne kanteling zal genomen moeten worden willen wij niet verder achterop raken. ICT is nooit klaar en kost altijd meer. De ontwikkelingen volgen elkaar in hoog tempo op en winst is hierbij te behalen door “bij te blijven” en te investeren in procesoptimalisatie en functioneel beheer. De organisatie zal hierdoor gestroomlijnder worden wat uiteindelijk ten goede komt aan de dienstverlening aan inwoners en bedrijven.

2.6 Benchmark

Externe reflectie op visie, capaciteit en middelen is een constante behoefte. Het is daarom zaak dit te verankeren doormiddel een Benchmark. Doen wij de dingen die wij moeten doen en doen wij die goed. Samen met de CIO-tafel zal worden gekeken hoe wij dit in 2022 kunnen vormgeven. Voor een benchmark op de i-Dienst is €10.000,- opgenomen in de begroting.

5

i-Dienst

Kadernota 2022-2025 Bedrijfsvoeringsorganisatie H20

3. Financiële kaders 3.1 Uitgangspunten De i-Dienst hanteert in de kadernota de volgende uitgangspunten: • • • • • • • •

Een structureel en reëel sluitende begroting; Structurele lasten zijn gedekt door structurele baten (gemeentelijke bijdragen); De meerjarenraming is gebaseerd op lopende (reële) prijzen; Inflatiecorrectie vindt plaats op basis van procentuele mutatie van het Bruto Binnenlands Product uit de septembercirculaire van het gemeentefonds; Rente voor investeringen wordt geraamd op 1%; Voor investeringen in hard- en software geldt een afschrijvingsperiode van vijf jaar; De raming voor de personeelslasten is gebaseerd op de daadwerkelijke salarisschalen en anciënniteit; De kostenverdeling is gebaseerd op de vastgestelde systematiek en verdeelsleutels (inwoners/evenredig/accounts/werkplekken en (werkplek)apparatuur).

3.2 Inflatiecorrectie en salarisontwikkelingen

Voor het salarisniveau en de formatie wordt uitgegaan van de huidige cao-gemeentes en worden de lasten geraamd op basis van de daadwerkelijke salariskosten. De loonkosten zijn geïndexeerd op basis van de verwachte loonontwikkelingen in 2022. Uitgangspunt hierbij is het indexeringspercentage zoals vermeld in de septembercirculaire 2020 (loonvoet sector overheid). Deze indexeringen zijn voor de jaren 2022-2025 respectievelijk 1,5%; 1,9%; 1,9% en 2,2%. Voor de indexering van de overige uitgaven wordt eveneens uitgegaan van de indexeringspercentages zoals vermeld in de septembercirculaire 2020 (nationale consumentenprijsindex CPI). Dit indexeringspercentage is voor de jaren 2022-2025 vastgesteld op 1,6%.

6

i-Dienst

Kadernota 2022-2025 Bedrijfsvoeringsorganisatie H20

3.3 Verdeelsleutels

Het ijkmoment voor het vaststellen van de aantallen van de verdeelsleutels is 1 januari 2021. De realisatie over 2022 wordt berekend (nagecalculeerd) op basis van het ijkmoment op 1 januari 2022. Tussentijds vindt er geen aanpassing van de aantallen en tarieven plaats. Het aantal inwoners op 1 januari 2021 is nog niet vermeld op de website van het CBS; bij het opstellen van de begroting wordt deze verdeelsleutel geactualiseerd. Verdeelsleutel

Inwoner Evenredig

Account

Docking station

Thin cliënt

Fat cliënt

Ultrabook

Hattem

12.209

33,33%

199

52

51

3

77

Heerde

18.589

33,33%

264

108

26

0

199

Oldebroek

23.646

33,33%

366

137

26

8

242

3.4 Tarieven

Het tarief voor accounts is meer in overeenstemming gebracht met de werkelijke kosten en is verhoogd naar €545,- (was €407,-). Hiermee worden de softwarekosten eerlijker en evenrediger over de 3 deelnemende gemeenten verdeeld. De overige tarieven zijn ongewijzigd voor deze kadernota. Tarieven

Account

Docking station

Thin cliënt

€545

€100

€200

Fat cliënt

Ultrabook

€175

€175

7

i-Dienst

Kadernota 2022-2025 Bedrijfsvoeringsorganisatie H20

4. Financiële uitwerking 4.1 Meerjarenperspectief

.

Realisatie 2019

Raming Raming 2021 2022

Raming 2023

Raming 2024

Raming 2025

Huisvesting & Facilitair

33.080

33.080

72.970

74.430

75.920

77.440

Personeelskosten primair

795.141

819.386

853.200

869.480

886.050

905.410

Personeelskosten secundair

12.722

22.500

15.080

15.320

15.560

15.810

Personeelskosten overig

8.676

11.580

16.600

16.860

17.120

17.390

Overige kosten

22.605

17.750

28.450

28.900

29.360

29.830

Hardware algemeen

159.439

368.007

383.922

415.646

417.750

406.779

Hardware werkplek

48.005

142.655

128.840

131.798

118.341

115.500

Netwerk & Data

150.360

195.580

215.356

217.071

220.433

222.962

Telefonie werkplek

5.757

12.061

Software werkplek

272.680

336.685

463.720

460.980

468.350

475.850

Onvoorzien

19.556

50.000

50.000

Totaal

1.528.120 2.009.285 2.228.139 2.230.486 2.248.884 2.266.971

8

i-Dienst

Kadernota 2022-2025 Bedrijfsvoeringsorganisatie H20

4.2 Totaalbijdragen gemeentes Realisatie 2019

Raming 2021

Raming 2022

Raming 2023

Raming 2024

Raming 2025

Hattem

-340.584

-440.832

-492.943

-504.681

-508.808

-512.864

Heerde

-512.595

-659.105

-735.351

-753.223

-759.506

-765.681

Oldebroek

-674.942

-859.347

-949.845

-972.581

-980.571

-988.426

-50.000

-50.000

Dekking reserve Totaal

-1.528.120 -2.009.285 -2.228.139 -2.230.486 -2.248.884 -2.266.971

4.3 Toelichting afwijkingen Ten opzichte van 2021 heeft er een verschuiving en/of verhoging van kosten plaatsgevonden; hieronder is een verklaring gegeven van de belangrijkste afwijkingen. Huisvesting & Facilitair Deze post is met €40.000,- toegenomen; dit komt doordat er nieuwe externe afspraken tussen de 3 gemeenten zijn gemaakt over de verdelingssystematiek van overheadkosten. Besloten is om deze afspraken ook voor de BVO van toepassing te verklaren. De huisvestingskosten worden nu doorbelast op basis van een vastgesteld tarief per fte. Personeelskosten primair Deze post is met €34.000,- gestegen doordat de verdeling van de doorbelasting vanuit de gemeente Heerde voor de financiële werkzaamheden is aangepast; voorheen was dit 50% BVO en 50% O&I. Nu is dit 67% BVO en 33% O&I. Deze verhouding is realistischer alleen stijgt hierdoor deze kostenpost wel met €12.000,-. De O&I-begroting is echter met hetzelfde bedrag naar beneden bijgesteld zodat ook deze wijziging voor de gemeentes budgettair neutraal verloopt. Het resterende verschil van €22.000,- is het gevolg van loonindexering en een geringe salarisverhoging door hogere anciënniteiten. Personeelskosten secundair De daling van €7.000,- op deze post komt doordat de opleidingskosten naar beneden zijn bijgesteld. De ervaring van de afgelopen jaren leert dat het budget hiervoor te hoog was geraamd.

9

i-Dienst

Kadernota 2022-2025 Bedrijfsvoeringsorganisatie H20

Overige kosten De accountantsdiensten zijn opnieuw aanbesteed; de jaarlijkse kosten die hiervoor in rekening worden gebracht zijn met €10.000,- gestegen. Hardware algemeen / Hardware werkplek Door een (budget)verschuiving naar ‘Software werkplek’ wordt er €10.000,- minder uitgegeven op deze onderdelen. De stijging van dit budget voor de komende jaren is het gevolg van toenemende kapitaallasten doordat de BVO de investeringen van de 3 gemeenten heeft ‘overgenomen’. Bij de afzonderlijke gemeenten dalen deze kosten; in totaliteit zijn deze kosten min of meer gelijk. Netwerk & Data / Telefonie werkplek Door een (budget)verschuiving naar ‘Software werkplek’ wordt er €20.000,- minder uitgegeven op deze onderdelen. Software werkplek De stijging van €127.000,- op dit onderdeel komt deels door de onderlinge (budget)verschuiving van bovengenoemde posten (€30.000,-). Daarnaast zijn er ramingen opgenomen voor een systeem voor de servicedesk €30.000,- de upgrade van licenties Microsoft €30.000,- de reservering voor de BIO-audit, PEN-test en benchmark (tezamen €30.000,-). Het restant van de stijging is het gevolg van indexeringen (€7.000,-). De onderlinge (budget) verschuivingen hebben geen gevolgen voor de totale uitkomst. Onvoorzien Er wordt net als voor 2021 €50.000,- geraamd voor Onvoorzien.

Wanneer op deze post aanspraak moet worden gemaakt dan worden deze kosten betaald uit de reeds opgebouwde reserve. Kapitaallasten De forse jaarlijkse budgettoename (vooral 2019-2020 en 2020-2021) wordt grotendeels veroorzaakt doordat de investeringen, en daarmee de kapitaallasten, steeds meer onderdeel uitmaken van de BVO-begroting en steeds minder bij de afzonderlijke gemeentes. Dit is een verschuiving van kosten omdat bij de afzonderlijke gemeentes hiervoor minder wordt geraamd.

10

i-Dienst

Kadernota 2022-2025 Bedrijfsvoeringsorganisatie H20

4.4 Meerjareninvesteringsplan 2021

2022

2023

2024

2025

Hardware (inwoner) Opslag/server/switches

140.000

652.000

Hardware (werkplek) PC’s/ultrabooks/monitors /docking stations

20.000

20.000

20.000

20.000

490.000

7.700

79.000

90.000

27.700

99.000

1.232.000

Netwerk & Data Netwerk/GT vast

245.000

Totaal

265.000

160.000

De exploitatielasten van bovengenoemde investeringen worden gelijkmatig over de begrotingsjaren verdeeld (afschrijvingstermijn 5 jaar). De investeringen van 2025 zijn allemaal vervangingsinvesteringen van de investeringen van 2020 waarvan de kosten vanaf 2026 in de exploitatie worden verwerkt. Op dat moment zijn de huidige investeringen afgeschreven en vallen deze ramingen weg uit de begroting. Hierdoor ontstaat een gelijkmatig kostenverloop van de kapitaallasten.

11

i-Dienst

Kadernota 2022-2025 Bedrijfsvoeringsorganisatie H20

5. Vaststellingsbesluit Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 10 maart 2021

Voorzitter BVO H2O,

Martijn Hospers namens:

Ben Engberts

12