10.5. sv 2021-03 beantwoording vragen D66GL M2A project (Q4 2020).docx

Schriftelijke vragen Reg. Nr. 2021-03 Datum: Van: Aan: Onderwerp: Datum beantwoording: Behandeld in college van:

08-02-2021 Fractie D66/GL College via Ben M2A project (Q4 2020) 18-03-2021 16-03-2021

[in te vullen door de griffie] [in te vullen door de aanvrager] [in te vullen door de aanvrager] [in te vullen door de organisatie] [in te vullen door de organisatie]

Toelichting In april 2017 hebben de drie gemeenteraden het M2A project goedgekeurd. In de Raadsinformatie M2A project (Q1 2020) Heerde, Hattem en Oldebroek, 30-03-2020 lezen we: Om de oorspronkelijke en aanvullende doelstellingen van M2A te realiseren is voor een andere aanpak van het project gekozen. De kernopdracht voor het oorspronkelijke projectteam was het aanbesteden en implementeren van applicaties. De ontwikkeling van een gezamenlijke visie op de nieuwe manier van werken (binnen de verschillende domeinen), het ontwerpen en inrichten van processen en het ontwikkelen van een informatiearchitectuur, is nu toegevoegd als extra fase (Voorbereiding)Hiermee wordt er zorg voor gedragen dat niet alleen de oorspronkelijke doelstellingen van M2A behaald worden maar ook nieuwe doelstellingen aan de organisatie kant namelijk: • Optimalisatie inrichting en harmonisatie bedrijfsprocessen • Toekomstbestendig (o.a. voldoen aan toekomstige wet- en regelgeving). Deze fase wordt onder leiding van één van de businessverantwoordelijke in de rol als opdrachtgever en met medewerking van vakgroep medewerkers per gemeente, aangevuld met specialisten uit het projectteam uitgevoerd. .

Stand van zaken 30-03-2020: Helaas moeten we constateren dat veel leidinggevenden en andere sleutelfiguren, die moeten zorgen dat het materiaal dat voorbereid is ten uitvoer gebracht gaat worden, minder beschikbaar zijn als gevolg van de Coronacrisis. Niet alleen de eigen gezondheid van deze mensen speelt hierin een rol maar ook de aandacht die nodig is om de crisisorganisatie te laten functioneren en de bedrijfsvoering onder deze bijzondere omstandigheden zo goed en veilig mogelijk door te laten gaan. Dit zal invloed hebben op het tempo dat in deze voorbereidingsfase gehaald kan worden en daarmee ook financiële consequenties hebben. N.a.v. vragen D66/Groenlinks m.b.t. M2A (Q1,2020) is door de portefeuillehouder toegezegd dat we als commissie en raad op de hoogte worden gehouden van de voortgang van het M2A project. We hebben dan ook met belangstelling de raadsinfo M2A (Q4,2020) d.d. 19-01-2021 gelezen. M2A (Q4, 2020) Voor het monitoren van de voortgang wordt nu een dashboard geïntroduceerd. Hierin is per domein te zien wat de status is. Dit baart ons zorgen. We lezen bij Integrale bedrijfsvoering. Begin januari 2021 start het domein Integrale bedrijfsvoering met de voorbereidingsfase. Hierbij wordt externe ondersteuning ingezet om de interne sturing te ontlasten zodat onder andere de aandacht voor het bestrijden van de coronapandemie de nodige aandacht kan blijven krijgen. Wij

merken op dat dit heeft geleid tot enige vertraging. Het financiële effect van deze vertraging en extra inzet worden meegenomen en verwerkt in de P&C cyclus. We lezen o.a. bij Sociaal Domein:Het resultaat is een zo goed als H2O-breed geharmoniseerde lijst met wensen en eisen. Hetgeen zich op termijn zal vertalen in een efficiënter in te richten en makkelijker te beheren digitaleondersteuning. Op dit moment zetten we de laatste stappen ter voorbereiding van de aanbestedingsfase, die naar verwacht in februari 2021 van start zal gaan. Graag de volgende vraag/vragen schriftelijk beantwoorden: 1. Wat is er gedaan in de tussenliggende periode maart 2020 tot januari 2021.Heeft de voorbereidingsfase doelstellingen organisatiekant volledig stil gelegen? 2. Welke externe ondersteuning wordt ingehuurd en waarom nu pas? 3. Wat is het kostenplaatje? (als je in januari start zijn kosten toch bekend?) 4. Welk tijdpad is hieraan gekoppeld? 5. Wanneer kunnen resultaten aan ons worden gepresenteerd? 6. Kan de ervaring opgedaan bij Sociaal Domein gebruikt worden bij domein integrale bedrijfsvoering zodat kosten kunnen worden bespaard?

Antwoord 1. Met de memo’s actieve raadsinformatie 2020-63 en 2020-92 bent u in de tussenliggende periode geïnformeerd over de voortgang. Het is zeker niet zo dat het gehele proces heeft stilgelegen; integendeel. Samenvattend is de voorbereidingsfase van het Sociaal Domein volledig en van het GEO domein grotendeels uitgevoerd. Voor integrale bedrijfsvoering wordt de voorbereidingsfase nu pas opgestart wegens ontbreken van capaciteit veroorzaakt door ziekte en werkdruk corona bestrijding bij de verantwoordelijk managers H2O (dus ook Hattem en Oldebroek). 2. Het betreft een externe medewerker die eerder voor H2O heeft gewerkt op het domein integrale bedrijfsvoering. Deze persoon zal ondersteuning bieden (projectondersteuning), maar zal niet de rol van de verantwoordelijke domein managers Bedrijfsvoering vervullen. Uitgangspunt is dat telkens de eigen managers de trekkers zijn van een M2A-domein; zij gaan immers over de inrichting van een domein (in dit geval Bedrijfsvoering). Het is ongewenst die rol extern te beleggen (inhuur). Echter, zoals gezegd lag juist bij deze managementfuncties het knelpunt. 3. Op dit moment start de inventarisatie van de beschikbare informatie. Op basis daarvan kan een betere inschatting van de werkzaamheden en benodigde externe uren gemaakt worden.

Zoals sinds de start (2017) van het M2A-project gebruikelijk is, worden de kosten voor de externe inzet op basis van nacalculatie bepaald en meegenomen in de P&C-cyclus. Een eerste inschatting van de kosten voor Heerde is 14.000 euro. 4. Schatting doorlooptijd voorbereidingsfase integrale bedrijfsvoering is zes maanden. 5. Inhoudelijk zullen er geen presentaties over het vormgeven van processen of eisen en wensen aan de informatievoorziening plaatsvinden. U wordt zoals afgesproken met de raad per kwartaal geïnformeerd over de voortgang van het proces. 6. Dit wordt zeker gedaan. Leringen uit het doorlopen proces van Sociaal Domein worden gedeeld met de betrokkenen bij het traject voor Integrale bedrijfsvoering.

2/2