10.3. Brief Rekenkamercommissie.pdf

Aan de gemeenteraad van Heerde cc college van burgemeester en wethouders de gemeentesecretaris

Contactpersoon Johan Kok Datum verzonden 16 november 2021

Uw brief van/uw kenmerk

Bijlagen 1 bijlage Ons kenmerk

Onderwerp

Doorwerkingsonderzoek rekenkameronderzoeken Beste raadsleden, In het onderzoeksprogramma 2021 hebben wij de mogelijkheid opgenomen dat de rekenkamercommissie een intern doorwerkingsonderzoek zal starten. Wij hebben besloten met het oog op de komende verkiezingen voor de leden van de raad een doorwerkingsonderzoek te houden naar door ons in de periode 2018-2020 uitgevoerde rekenkameronderzoeken. In deze brief informeren wij u over de door ons vastgestelde onderzoeksopzet. In de onderzoeksopzet is onder meer informatie opgenomen over de aanleiding en achtergronden, het doel, de onderzoeksvragen en de planning en organisatie. Het doorwerkingsonderzoek richt zich op de onderzoeken naar de toegang zorg in het sociaal domein, zicht in samenwerkingsverbanden en geldstromen sociaal domein. Het onderzoek wordt uitgevoerd door twee externe leden van de rekenkamercommissie de heren Bert Lokhorst en Max van Oort. Bij de uitvoering van het onderzoek wordt rekening gehouden met de beperkende maatregelen door de corona-crisis. Waar mogelijk en relevant maken wij gebruik van digitale werkvormen via Microsoft Teams. In overeenstemming met ons onderzoeksprotocol zenden wij u de definitieve onderzoeksopzet ter kennisneming toe. Afschrift zenden wij aan het college en de gemeentesecretaris. Met vriendelijke groet, Namens de rekenkamercommissie van de gemeente Heerde, de voorzitter,

Corine Sluiter-Kuilwijk

Onderzoek “Onderzoek doorwerking rapporten rekenkamercommissie Heerde” onderzoeksopzet

Heerde, 15 november 2021

1

Inhoud Onderzoek “Onderzoek doorwerking rapporten rekenkamercommissie Heerde” onderzoeksopzet 1 1.

Aanleiding en achtergrond van de onderzoeksvraag ...................................................................... 3

2.

Doel van het onderzoek .................................................................................................................. 3

3.

Onderzoeksvragen........................................................................................................................... 3

4.

Wijze van onderzoek ....................................................................................................................... 4

4.

Rapportage ...................................................................................................................................... 5

5.

Planning, doorlooptijd en tijdsbeslag .............................................................................................. 5

2

1. Aanleiding en achtergrond van de onderzoeksvraag In het jaarplan voor 2021 heeft de rekenkamercommissie van de gemeente Heerde aangegeven in 2021 ruimte te maken voor een zelfevaluatie. De rekenkamercommissie functioneert medio 2021 vier jaar in de nieuwe samenstelling en het is daarom tijd de balans op te maken van wat er afgelopen vier jaar is gedaan, wat er goed ging en minder goed ging en dus verbeterd kan worden. Onderdeel van die zelfevaluatie is het beoordelen van de doorwerking van de onderzoeken van de commissie. In deze periode zijn één onderzoek met een extern bureau en twee onderzoeken met inzet van de externe leden uitgevoerd. Het onderzoek naar inwonerparticipatie en de rol van de raad is recent afgerond en valt buiten de scope van dit deel van de zelfevaluatie. De onderzoeken die wel worden meegenomen bij de zelfevaluatie zijn: a. Toegang zorg en sociale draagkracht sociaal domein (2018) b. Zicht in samenwerkingsverbanden (2019) c. Geldstromen in het sociaal domein (2020) Het eerste onderzoek is uitgevoerd door een extern bureau, terwijl de laatste twee zijn uitgevoerd door de externe leden.

2. Doel van het onderzoek Het doel van dit onderzoek is de gemeenteraad inzicht te geven in de mate van doorwerking van de aanbevelingen van door de rekenkamercommissie Heerde uitgevoerde onderzoeken in de periode 2018‐2020. Onder doorwerking van rekenkameronderzoek moet worden verstaan de mate waarin de aanbevelingen aan de raad en het college zijn opgepakt en wat daarvan het effect is. Ook creëert de rekenkamercommissie hiermee een leermoment voor haarzelf over de inrichting en presentatie van de rekenkameronderzoeken.

3. Onderzoeksvragen Voor het doorwerkingsonderzoek staat de volgende onderzoeksvraag centraal: “Hebben de onderzoeken van de rekenkamercommissie bijgedragen aan wijzigingen in het gemeentelijk beleid waardoor de kwaliteit van het openbaar bestuur in de gemeente is verbeterd en wat kan of moet er anders om de effectiviteit van de onderzoeken te verbeteren?” Om deze centrale onderzoeksvraag te kunnen beantwoorden is een tweetal clusters van deelvragen geformuleerd. Het eerste cluster is gericht op het onderzoeksproces, in het bijzonder de betrokkenheid van relevante beleidsactoren in het onderzoeksproces, en de manier waarop de conclusies en aanbevelingen van de onderzoeken hun plek krijgen in de politieke, bestuurlijke en beleidsmatige besluitvorming. Het tweede cluster richt zich op de drie cases met hun specifieke conclusies en aanbevelingen en de uitwerking daarvan. De volgende deelvragen zijn geformuleerd: Over het proces 1. Zijn de ambtelijke organisatie en bestuurlijk verantwoordelijken gehoord in de loop van het onderzoek en is hun inbreng terug te vinden in de onderzoeksrapportage? 3

2. Is de raad gehoord in de loop van het onderzoek en is de inbreng van de raad terug te vinden in de onderzoeksrapportage? 3. Hebben het ambtelijk wederhoor op het feitenrelaas en het bestuurlijk wederhoor op de onderzoeksbevindingen conform het onderzoeksprotocol plaatsgevonden en zijn deze verwerkt in de onderzoeksrapportage? 4. Is de onderzoeksrapportage met zijn bevindingen en aanbevelingen gepresenteerd en besproken in de commissievergadering en zijn de aanbevelingen ter besluitvorming doorgeleid naar de raadsvergadering? 5. Heeft de raad ingestemd met de conclusies en aanbevelingen en deze laatste doorgezet als opdracht aan het college? 6. Hoe is de informatievoorziening naar de raad betreffende de opvolging van de aanbevelingen procesmatig geborgd?

Over de specifieke inhoud van de drie onderzoeken 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Wat was de centrale onderzoeksvraag en wat waren de deelvragen in het onderzoek? Wat zijn de aanbevelingen van de onderzoeken? Wat was de bestuurlijke reactie op de aanbevelingen? Welke conclusie en aanbevelingen zijn overgenomen door de raad en doorgezet als opdracht aan het college? Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd, welke wachten nog op uitwerking en welke zijn terzijde geschoven? Op welke wijze is de raad over de voortgang gerapporteerd? Heeft de raad nog nadere vragen gesteld of besluiten genomen naar aanleiding van de informatie over de implementatie van de aanbevelingen? Hebben de onderzoeken de raad in een betere (informatie)positie geplaatst op de onderwerpen?

4. Wijze van onderzoek Het onderzoek zal overwegend bestaan uit documentstudie: de onderzoeksrapporten, inclusief het bestuurlijk wederhoor, verslagen van commissie en raadsvergaderingen, plannen van aanpak, raadsinformatiebrieven, beleidsnota’s en andere relevante rapportages. Waar nodig zal dit worden aangevuld met een of meer gesprekken met de relevante ambtelijk functionarissen, om het beeld van de implementatie van de aanbevelingen aan te scherpen en te actualiseren. Per onderzoek zal een tijdslijn worden gemaakt met de voor de doorwerking belangrijke momenten van besluitvorming, informatievoorziening en implementatie van aanbevelingen. De vragen met betrekking tot het proces (van onderzoek tot implementatie van aanbevelingen) zullen worden beantwoord op basis van de informatie die uit de cases naar voren komt. De beantwoording van deze onderzoeksvragen vormt de rode draad in de rapportage, die zal worden afgesloten met conclusie en aanbevelingen. Voorgesteld wordt op basis van dit onderzoek en de bredere zelfevaluatie een sessie te beleggen met raadsleden om tot breed gedragen conclusies en aanbevelingen te komen. In die sessie kunnen ook

4

de vragen 2 (onderdeel proces) en 8 (onderdeel onderzoeken) nader worden ingekleurd met de opinies/waarderingen van de raad. Het onderzoek wordt uitgevoerd door twee externe leden van de rekenkamercommissie: Max van Oort en Bert Lokhorst. Max van Oort zal het onderzoek zicht in samenwerkingsverbanden voor zijn rekening nemen, Bert Lokhorst de overige twee. Ze zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de rapportage.

4. Rapportage Het onderzoek zal uitmonden in een onderzoeksrapport met een rapportage van de verkregen bevindingen, de beoordeling en de daarop te baseren conclusies en aanbevelingen.

5. Planning, doorlooptijd en tijdsbeslag Na vaststelling van de onderzoeksopzet start het onderzoek in november 2021. De doorlooptijd bedraagt drie maanden. Planning & Begroting Activiteit Onderzoeksopzet Startbijeenkomst Bronnenonderzoek Interviews: Voorbereiden Afnemen interviews Uitwerken interviews en analyse Rapportage Afronden en presentatie rapport Totaal

Planning oktober‐november 2021 november 2021 oktober ‐ december 2021 november‐december 2021

januari 2022 januari 2022 februari 2022

Geraamde uren[1] 10 5 25 10

20 5 75

Uren B. Lokhorst Max van Oort Totaal uren

50 25 75

Totaal kosten

€ 4.200,‐

[1] Uren voor de secretariële ondersteuning zijn hierin niet meegenomen

5