RKC rapport - Evaluatie samenwerking Automatisering en Informatisering.pdf

Tijdens deze (goed bezochte) avonden kregen de raadsleden voor het eerst een volledig overzicht van de ICT-samenwerking.

Dossier-specifiek

De grootste betrokkenheid van de raden is zichtbaar aan het begin en het eind van de onderzoekperiode: Bij het besluit tot samenwerking in oktober 2014 hebben de raden uitvoerig gediscussieerd. Daarna pas weer in april 2019 inzake het besluit tot outsourcing van de ICTinfrastructuur en het beheer ervan.

40 Collegebericht d.d. 8 februari 2019 formatie Heemstede in relatie tot samenwerking met Bloemendaal 41 https://hartvoorbloemendaal.nl/het-zwarte-ict-gat-en-een-fusie-met-heemstede, januari 2019 42 Rekenkameronderzoek gemeente Heemstede: Inzicht in de ontwikkeling van bedrijfsvoeringstaken van de gemeente Heemstede door samenwerking met gemeente Bloemendaal, 1 november 2017,

48

Daartussenin was er nog een enkele bespreking op commissie-niveau: De commissie bestuur en middelen (Bloemendaal) (oktober 2015) agendeerde het collegebesluit inzake de GRIT. De portefeuillehouder bevestigde dat de rol van de raad in de uitvoering van de GRIT beperkt is tot de vaststelling van de beleidskaders, de vaststelling van het jaarplan en de goedkeuring van de begroting en de jaarcijfers. Vragen van Raadsleden gingen verder. Zij betroffen het service level (zijn daar harde afspraken over gemaakt? ) en de onderlinge afstemming tussen Heemstede (als centrum gemeente) en Bloemendaal. Op het onderwerp service level is later niet terug gekomen, voor de onderlinge afstemming werd gewezen op het portefeuillehouders-overleg. De voorwaarde die de raad stelden inzake de informatievoorziening werd ingevuld met de zeven voortgangsrapporten over de samenwerking. De brief43 die de colleges naar de raden stuurden inzake de eerste Gatewayreview werd op 18 januari 2018 besproken in de commissie Bestuur en Middelen van de gemeente Bloemendaal en op 22 januari 2018 in de commissie Middelen van de gemeente Heemstede. Meerdere partijen zeiden dat zij zich ernstig zorgen maakten over de aanpak. Er werd aangedrongen op een meer gestructureerde en projectmatige aanpak en meer frequente voortgangsverslagen en betere informatie over de ICT.

In Bloemendaal werd door het college toegezegd dat nagedacht zou worden over de communicatie met de raad. De nota44 inzake de tweede Gatewayreview die op instigatie van de colleges/gemeentesecretarissen in 2018 werd uitgevoerd, werd op 19 maart 2019 aan beide gemeenteraden aangeboden. Bespreking volgde in de Commissie Bestuur en Middelen van de gemeente Bloemendaal (4/4) en in de Raad van Bloemendaal (18/4) waar het een onderdeel werd van de geagendeerde bespreking van het raadsvoorstel tot outsourcing van het ICT-beheer45. In Heemstede beperkte de discussie die daar tegelijkertijd werd gevoerd, tot het onderwerp Outsourcing. Op 18 april 2019 hebben beide raden gediscussieerd over de kosten en opbrengsten van de ICTsamenwerking, waarna zij met ruime meerderheid hebben besloten om de ICT-infrastructuur en het beheer ervan te outsourcen. Beide raden hebben de colleges gevraagd om de voortgang van het outsourcingstraject en de herinrichting van de gemeentelijke organisatie met de raden te bespreken. Daartoe zijn in het derde en vierde kwartaal bijeenkomsten gepland en is aangekondigd dat zowel de besluitvorming over (de organisatie van) de samenwerking als de besluitvorming over een nieuw Informatiebeleidsplan nog voor het kerstreces zal plaatsvinden.

Tot slot, Bloemendaal en Heemstede werken gezamenlijk aan een nieuw Informatiebeleidsplan dat eind 2019 aan de Raden zal worden aangeboden. Bij het opstellen van het nieuwe Informatiebeleidsplan zullen – meer dan in 2016 – de beide Raden betrokkenen worden in de voorbereiding. Dit proces is gestart met 2 voorlichtingsavonden voor raads- en commissieleden, eind maart 2019, waarin ICT-ontwikkelingen en de stand van zaken in beide gemeenten zijn gepresenteerd. Het nieuwe Informatiebeleidsplan 2020-2024 wordt eind 2019 in de raad behandeld. Jaarlijks zal worden gerapporteerd over de uitvoering en wordt het jaarplan met de prioriteiten voor het komende jaar gemaakt.

43 Bloemendaal: Brief inzake het onderzoek Gatewayreview d.d. 14 november 2019 nr. 2017021397. 44 Audit Gatewayreview ICT Bedrijfsstrategie met Bijlage Aanbevelingen en opvolging Gatewayreviews. 45 Raadsvoorstel inzake de Outsourcing van het ICT-beheer d.d. 18 april 2019.

49

Kosten van automatisering en informatisering Automatisering: ICT-infrastructuur en het beheer daarvan

Informatisering: softwaretoepassingen en het beheer daarvan Heemstede

50

Bloemendaal

Bron: •

Presentatie ICT-gemeentebestuur Bloemendaal (2019).

•

Presentatie ICT-gemeentebestuur Heemstede (2019).

51

Bijlage 4 Geïnterviewde personen

Marcel Appels, MT-lid, hoofd dienstverlening Heemstede Wilma Atsma , gemeentesecretaris Bloemendaal Henk vd Berg, programmamanager Outsourcing Daphne Disco, hoofd Bureau projecten en planning Rob Goossens, bedrijfscontroller Nico Heijink, wethouder Bloemendaal, portefeuillehouder bedrijfsvoering Rob vd Hoek, manager dienstverlening Bloemendaal Joost van Hooft, MT-lid hoofd afdeling Gemeentewerken Bloemendaal Ruud Lubberts, hoofd afdeling Financiën Astrid Nienhuis, burgemeester Heemstede Wineke de Porto, CISO Bloemendaal en Heemstede Elbert Roest, burgemeester Bloemendaal Nanda Stalpers, hoofd afdeling Informatisering Alex Torrado, teamleider GRIT Henriëtte de Vos, gemeentesecretaris Heemstede

52

Bijlage 5. Geraadpleegde literatuur46 Businesscase ICT-samenwerking. Verkenning van concrete mogelijkheden voor samenwerking op het terrein van de Automatisering en informatisering tussen de gemeenten Bloemendaal en Heemstede, Capgemini, 29-3-2013 Architectuur 2014 Partners + Pröper, Onderzoek naar Grip op Verbonden Partijen, 2015 Gemeenschappelijke Regeling Informatietechnologie 2015, getekend 18-12-2015, staatcourant 2016,492 Informatiebeleidsplan 2016 (2017) -2020 van Bloemendaal en Heemstede, o.a. Gemeenteblad Heemstede nr 187453, 29-12-2016 Teamplan Programma digitalisering , 06-02-2017 Aanbevelingen Programma digitalisering, 12-09-2017 Gateway Review rapport GRIT Heemstede -Bloemendaal, 16-06-2017 Assurance of Actionplans Gateway, 12-10-2017 Collegebrief Bloemendaal inzake de Gateway review van de GRIT, 14-11-2017 Collegebesluit Heemskerk inzake reactie op aanbevelingen Gateway review GRIT, 28-11-2017 Rekenkameronderzoek Gemeente Heemstede naar de samenwerking met Bloemendaal, 1-11-2017 Verslagen vooronderzoek RKC Bloemendaal inzake de ICT samenwerking, 14-05-2018 en 28-08-2018 Jaarplannen GRIT, 2016, 2017, 2018 Bedrijfsplan GRIT, 22-06-2018 Overzicht personele kosten GRIT, nov 2018 Inkoopstrategie Outsourcing ICT diensten, 25-07-2018 Selectieleidraad Outsourcing ICT diensten, november 2018 Gateway Review rapport GRIT Heemstede -Bloemendaal, 16-11-2018 Assurance of

Actionplans GRIT, 04-03-2019 Praatplaat Organisatieontwikkeling samenwerking Bloemendaal -Heemstede, januari 2019 Presentatie ICT samenwerking voor raadsleden in Heemstede en Bloemendaal, maart 2019 Factsheet Opbrengsten ambtelijke samenwerking Heemstede -Bloemendaal, maart 2019 Collegebrief Bloemendaal inzake audit Gateway GRIT bedrijfsstrategie, 19-03-2019 Raadsvoorstel inzake outsourcing ICT infrastructuur en het beheer ervan, maart 2019

46

Naast deze lijst van geraadpleegde bronnen wordt gewezen op overige in de voetnoten genoemde bronnen

53

Projectplannen Outsourcing en diverse voortgangrapportages (o.a. Applicatieblauwdruk, Impact analyse, Outsourcing gerelateerde processen, Organisatie blauwdruk en Inrichten ICT organisatie, januari en maart 2019) Notitie richtinggevend Kader voor de ambtelijke samenwerking Heemstede -Bloemendaal, 14-032019 Presentatie Brainstorm Bedrijfsstrategie ICT, maart 2019 Offerte ICT Benchmark , M&I partners, 25-01-2019 ICT Benchmark Gemeenten 2019 (concept), M&I partners, September 2019 1e tot en met 7e voortgangsrapportage Ambtelijke samenwerking Heemstede -Bloemendaal Kadernota’s, Begrotingen en Jaarrekeningen/Jaarverslagen van Bloemendaal en Heemstede 20152019

54