Raadsvoorstel - Wijzigingsvoorstel lichte Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015.pdf

Raadsbesluit Raadsvergadering: 22 april 2021

Zaaknummer Afdeling Portefeuillehouder Openbaarheid

: : : :

793670 Informatisering A.C. Nienhuis Openbaar

ONDERWERP Wijzigingsvoorstel lichte Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015. SAMENVATTING In het rapport van het gezamenlijke onderzoek van de Rekenkamercommissies van Heemstede en Bloemendaal d.d. 15 november 2019 is onder meer aanbevolen om de organisatie van informatisering en automatisering te versterken door er één afdeling van te maken met een eigen budget. De automatisering was al samengevoegd in de Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015 (GRIT). Deze regeling wordt nu aangepast om uitvoering te geven aan de aanbeveling. De teams Informatisering van de gemeenten Bloemendaal en Heemstede en GRIT worden samengevoegd tot één uitvoeringsorganisatie Informatievoorziening en ondergebracht in de lichte Gemeenschappelijke Regeling Digitale Informatievoorziening en Technologie, verkort ‘DIT’ JURIDISCH EN BELEIDSKADER • Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015 • Wet gemeenschappelijke regelingen BESLUIT B&W 1. De gemeenteraad voor te stellen toestemming te verlenen de Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015 te wijzigen conform bijgevoegd wijzigingsbesluit. 2. Het voorstel voor te leggen aan de commissie Middelen om advies te geven aan de raad (A-stuk).

BESLUIT RAAD De raad van de gemeente Heemstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 23 februari 2021 besluit: Toestemming te verlenen voor het wijzigen van de Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015 conform bijgevoegd wijzigingsbesluit. De raad voornoemd, de griffier,

793670

de voorzitter,

1/5

Raadsbesluit Raadsvergadering: 22 april 2021

AANLEIDING De gemeenten Bloemendaal en Heemstede zijn in 2015 de Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015 aangegaan. De GR uit 2015 betreft de ICT infrastructuur (automatisering). Informatisering is hier geen onderdeel van en zijn tot op heden twee verschillende teams in beide gemeenten. In 2019 hebben de rekenkamercommissies van beide gemeenten een gezamenlijk onderzoek uitgevoerd naar de samenwerking binnen automatisering en informatisering. Dit heeft geleid tot het rekenkamerrapport Samenwerking ICT. De raden van beide gemeenten hebben de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport d.d. 19 november 2019 overgenomen en de colleges de opdracht gegeven om invulling te geven aan de aanbevelingen. Eén van de aanbevelingen luidt “Verlaat het idee dat ontvlechten altijd mogelijk moet zijn. Bouw dit om naar een positief streven waarin de doelen van de ICTsamenwerking op het gebied van Automatisering en Informatisering concreet zijn geformuleerd zodat deze ook houvast geven aan de werkorganisatie. Hef daarmee de belemmering op de ontwikkeling van de afdeling Informatisering op.

Maak er een “gewone” afdeling van met een eigen budget en een eigen formatie.” Op 19 januari 2021 hebben de colleges van Bloemendaal en Heemstede gezamenlijk het kader vastgesteld hoe zij de samenwerking willen continueren en verstevigen binnen de organisatie door er een “gewone” afdeling van te maken. De colleges hebben besloten om de bestaande lichte Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015 hier op aan te passen zodat met deze stap het realiseren van alle aanbevelingen uit het rekenkamerrapport in beeld komen. MOTIVERING Wijzigen van Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015 Besloten is om de samenwerking via een (bestaande) lichte gemeenschappelijke regeling te continueren. De reeds bestaande Gemeenschappelijke Regeling IT uit 2015 voor automatisering is geschikt om, met enige aanpassing, invulling te geven aan de ICT-samenwerkingsdoelen van automatisering en informatisering. Overstappen naar een nieuwe of andere vorm van regeling vereist dat de huidige ontvlochten wordt. Dit kost tijd en geld en doet geen recht aan de wens om voortvarend, doch op correcte wijze, invulling te willen geven aan de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport.

De samenwerking is hiermee snel te bestendigen en de doelen van de ICT-samenwerking zoals het verminderen van personele kwetsbaarheden in de eigen organisatie door kleinschaligheid, minder meerkosten door harmonisatie van processen en procedures, en meer kwaliteit in de dienstverlening liggen binnen handbereik. De bestaande gemeenschappelijke regeling heeft een aantal hoofdkenmerken: •

•

793670

Een centrumgemeente (Heemstede) die de omschreven taken in de regeling uitvoert zonder dat partijen bestuurlijke bevoegdheden overdragen; Personeel blijft in dienst van de eigen gemeentelijke organisatie en wordt ingezet ten behoeve van de uitvoeringorganisatie bij de centrumgemeente;

2/5

Raadsbesluit Raadsvergadering: 22 april 2021

• • •

De kostentoedeling vindt plaats op basis van inwonertal; Er wordt een jaarplan opgesteld. Financiële consequenties van het jaarplan worden opgenomen in de begroting van beide gemeenten; Verantwoording vindt plaats via de voor- en najaarsnota en jaarrekening.

Omdat het niet om grote inhoudelijke wijzigingen gaat, hoeft er geen nieuwe gemeenschappelijke regeling te worden vastgesteld. Er kan worden volstaan met een wijzigingsbesluit. Het wijzigingsbesluit is bij dit voorstel gevoegd. Niets doen en doorgaan met de huidige regeling en vervlochten teams Informatisering, doen geen recht aan de bestuurlijke opdracht om de samenwerking op het gebied van automatisering en informatisering te versterken en er een “gewone” afdeling met een eigen budget en eigen formatie van te maken. Financieel ontwikkelkader In de voorbereiding naar de aangepaste GR zijn de volgende financiële uitgangspunten maatgevend geweest: 1. Er wordt rekening gehouden met de verhouding tussen de bijdrage die iedere gemeente ontvangt uit het gemeentefonds en de verhouding van de ICT kosten ten opzichte van de totale gemeentelijke begroting. 2. Er wordt een herkenbare en eenvoudige verdeelsleutel toegepast dat ook van toepassing is bij de andere gemeenschappelijke regelingen tussen de gemeente Heemstede en Bloemendaal. 3. De verdeelsleutel draagt bij aan het nivelleren van de ICT bijdrage per inwoner tussen partijen wat past bij de landelijke lijn van hoe ICT kosten binnen de overheid verantwoord worden. Op basis van deze uitgangspunten is besloten om vast te houden aan een kostentoedeling op basis van inwonertal, gelijk aan de huidige gemeenschappelijke regeling.

De feitelijke inbreng (begroting 2021 van beide gemeenten) is echter niet gelijk aan een kostentoedeling op basis van inwonertal. Daarmee wordt onderkend dat de gekozen kostentoedeling in de toekomst zal leiden tot een onderlinge verschuiving ten opzichte van de begroting 2021.Daarom is besloten een financieel ontwikkelkader in te zetten met het doel om beide gemeenten de gelegenheid te geven om de financiële effecten van de samenwerking gradueel en gezamenlijk te verwerken in de meerjarige gemeentelijke begrotingen tot 2025. Gelijktijdig wordt een start gemaakt met de inhoudelijke ontwikkelingen zoals harmonisatie en implementatie nieuwe informatievoorzieningen en ontwikkelingen in de formatie van de informatievoorzieningsorganisatie. Door de fasering tussen de financiële en inhoudelijke agenda is de verwachting dat op dit dossier naar de toekomst minder meerkosten kunnen worden gerealiseerd, zoals eerder met de raad gedeeld. De colleges willen het ontwikkelkader met elkaar gezamenlijk en transparant besturen. Daarvoor zijn componenten benoemd die via de reguliere P&C cyclus verantwoord worden en naar verwachting op termijn resulteren in een volledige kostentoedeling op basis van inwoneraantal:

793670

3/5

Raadsbesluit Raadsvergadering: 22 april 2021

• •

•

Vacatureruimte; toekomstige vacatureruimte wordt overgeheveld of ingezet bij de gemeente waarmee de ratio van kostentoedeling van de samenwerking op basis van inwoneraantal bevorderd wordt. Investeringen; Alle nieuwe of vervangingsinvesteringen met een gezamenlijk karakter na 2021 worden in de begroting en meerjarenbegroting herverdeeld op basis van inwonertal. De effecten hiervan zijn per 2022 merkbaar; Pluspakket; producten of diensten die voor alleen één gemeente worden aangeschaft in het kader van maatwerk, worden in nader overleg met bestuur ondergebracht in een pluspakket van de vragende gemeente. Deze informatiserings- of automatiseringskosten zijn voor rekening van de vragende gemeente.

Evaluatie gemeenschappelijke regeling Naast de afspraak om de gemeenschappelijke regeling te evalueren op de vorderingen in het financieel kader zal deze regeling ook algemeen regelmatig geëvalueerd worden. Dit is in lijn met de aankomende wijziging van de Wgr. De wet schrijft niet voor hoe vaak of op welke punten de regeling geëvalueerd moet worden, anders dan dat het doel is om een raad meer sturingsmogelijkheden te bieden. In dat kader wordt voorgesteld in de basis te evalueren op de financiële ontwikkelingen van de samenwerking en de effectiviteit van de ICTsamenwerkingsdoelen. Het is aan partijen om, in goed overleg, te bepalen welke criteria voor de evaluatie gehanteerd worden. Bij het invullen van de resterende aanbevelingen uit het rekenkamerrapport en bij de doorontwikkeling van de informatievoorzieningsorganisatie worden de criteria voor de evaluatie verder uitgewerkt. FINANCIËN Het realiseren van de intergemeentelijke samenwerking informatisering en automatisering binnen een aangepaste gemeenschappelijke regeling IT heeft een fiscaal gevolg. Deelnemende partijen betalen BTW over geleverde activiteiten (salarislasten). Dit geldt echter niet voor de centrumgemeente. Met alle partijen is afgesproken dat deze fiscale gevolgen voor het begrotingsjaar 2021 niet leidt tot aanvullende benodigde middelen.

De inbrengwaarde in de nieuwe aangepaste gemeenschappelijke regeling conform de omvang van de in uw raad van 6 november 2020 vastgestelde begroting 2021 voor informatisering. De keuze om vast te houden aan de bestaande kostentoedeling op basis van inwonertal leidt in de meerjarenraming 2022-2024 tot meerkosten voor de gemeente Heemstede. Rekening houdend met het financieel ontwikkelkader is de bandbreedte van deze meerkosten 0 tot 280.000 euro ervan uitgaand dat de totaalbegroting van de gemeenschappelijke regeling gelijk blijft aan de inbreng 2021 van alle partijen. Maar waar ook ruimte is voor beide gemeenten om, binnen de inhoudelijke kaders, eventueel meer maatwerk af te nemen. De totaalbegroting van de gemeenschappelijke regeling is uiteindelijk afhankelijk van diverse ontwikkelingen in de informatiebehoefte en informatievoorziening van de gemeenten. Deze en andere ontwikkelingen voortvloeiend uit de gemeentelijke

793670

4/5

Raadsbesluit Raadsvergadering: 22 april 2021

activiteiten en met impact op de begroting van de gemeenschappelijke regeling worden uiteraard voorgesteld en verantwoord in de reguliere P&C-cyclus van uw gemeente. Ter illustratie van de financiële effecten van deze regeling is een bijlage bijgesloten wat ingaat op de kostentoedeling op basis van inwonertal voor de investeringen 2021-2024. PLANNING/UITVOERING • 2 maart 2021: college behandeling • 7 april 2021: behandeling commissie Middelen • 22 april 2021: behandeling raad • 4 mei 2021: vaststelling wijzigingsbesluit door het college PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE De aanpassing van de huidige GR is in overleg met de gemeente Bloemendaal. De Gemeenschappelijke Regeling Digitale Informatievoorziening en Technologie wordt bekend gemaakt via het landelijke GR-register. DUURZAAMHEID BIJLAGEN 1. Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015 (DROP) 2. CONCEPT Gemeenschappelijke Regeling Digitale Informatievoorziening en Technologie 2021 (met wijzigingen zichtbaar) 3. Voorbeeldberekening MJB investeringen 2021-2024 4. Collegebesluit Samenvoeging intergemeentelijke samenwerking Informatisering en Automatisering (768035)

793670

5/5