Raadsvoorstel Verordening op de raadscommissie 2025.pdf

Raadsbesluit Raadsvergadering: 18 december 2024

Zaaknummer Team Openbaarheid

: : Griffie : Openbaar

Onderwerp Verordening op de raadscommissies Heemstede 2025.

Kernboodschap Tijdens de heisessie eerder dit jaar zijn door de raad kaders meegegeven en werkafspraken gemaakt over het vergadermodel, de kwaliteit van het debat en goede informatievoorziening. De nieuwe werkwijze, die ingaat op 1 januari 2025, impliceert onder ander een aanpassing van de huidige verordening op de raadscommissies. De verordening op de raadscommissies gemeente Heemstede 2025 wordt vastgesteld

Besluit raad De raad van de gemeente Heemstede; Gelet op het advies van het presidium van 3 oktober en 28 november 2024; Gelet op artikel 82 van de Gemeentewet

Besluit: 1. 2. 3.

De verordening op de raadscommissies Heemstede 2025 vast te stellen. Voor het inzetten van fractieassistenten in de raadscommissies vanaf 2025 structureel een bedrag op te nemen van € 2.000 en dit te verwerken in de P&C cyclus. De nieuwe werkwijze zoals vastgelegd in deze verordening met de raad te evalueren op efficiëntie en effectiviteit, waarbij het eerste evaluatiemoment eind Q2 2025 zal plaatsvinden.

De raad voornoemd, De griffier,

De burgemeester,

K. Millenaar

F. Binnendijk

pagina 1 van 6

Wettelijke grondslag Juridisch kader Artikel 82 Gemeentewet bepaalt dat: • de raad raadscommissies kan instellen die besluitvorming van de raad kunnen voorbereiden en met het college kunnen overleggen. De raad regelt daarbij de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze, daaronder begrepen de wijze waarop de leden van de raad inzage hebben in stukken waaromtrent door een raadscommissie geheimhouding is opgelegd. • burgemeester en de wethouders geen lid zijn van een raadscommissie • bij de samenstelling van een raadscommissie zorgt de raad, voor zover het de benoeming betreft van leden van de raad, voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen. • een lid van de raad voorzitter is van een raadscommissie. Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers Art. 3.4.1 van genoemd besluit bepaalt dat aan een commissielid ( niet zijnde een raadslid) per bijgewoonde vergadering van de commissie ten laste van de gemeente een vergoeding toegekend wordt die afhankelijk is van het aantal inwoners van de gemeente. Voor Heemstede is deze bijdrage vastgesteld op € 96,21.

Bestuurlijk kader Het vergadermodel is de standaard inrichting van de bijeenkomsten van de gemeenteraad in het besluitvormingsproces. Tijdens de heisessie is uitgesproken dat: ➢ een goed vergadermodel onder andere gericht is op efficiency, effectiviteit en inhoud; ➢ thema’s en portefeuilles als leidinggevende principes (6.8) belangrijker worden gevonden dan fases van besluitvorming (4,2); ➢ tijd voor gesprek en oordeel (6,1) en debat en besluitvorming (7,2) belangrijker worden gevonden dan tijd voor beeldvorming en informatie (4.1); ➢ ruimte voor fracties vergroten (5,8) belangrijker wordt gevonden dan ruimte voor inwoners vergroten (4,8). Dit heeft er onder andere in geresulteerd dat er voldoende commitment onder de aanwezigen was om te blijven werken met het commissiemodel als vergadermodel. In dit type vergadermodel wordt gebruik gemaakt van een functionele scheiding. Er is sprake van verschillende commissies, die zich elk richten op een bepaalde beleidsterreinen en portefeuilles. In deze commissie worden fracties vertegenwoordigd door woordvoerders en is er veel ruimte voor oordeelsvorming, inhoud en onderling debat.

pagina 2 van 6

Motivering In voorliggende verordening wordt nieuw voorgesteld: ➢ over te gaan van drie commissies naar twee; ➢ nadrukkelijk de mogelijkheid te creëren om als commissie suggesties en ideeën mee te geven aan het college over complexe, maatschappelijk impactvolle zaken; ➢ binnen het commissiebestel een extra, informelere, werkvorm in te voeren waarbinnen beeldvorming kan plaatsvinden; ➢ de mogelijkheid te bieden aan raadsleden om zich in commissievergaderingen te laten vervangen door fractieassistenten. 1 .Raadscommissies De gemiddelde hoeveel te bespreken stukken per commissiecyclus rechtvaardigt dat het aantal commissies teruggebracht kan worden van drie (Ruimte, Samenleving en Middelen) naar twee (Ruimte en Samenleving). Er is voor gekozen om de commissie Middelen te laten vervallen en de aandachtsgebieden onder te brengen bij Samenleving. Daarmee zijn de commissies Ruimte en Samenleving qua werklast min of meer in evenwicht gebracht. Met het terugbrengen van het aantal commissies wordt voldaan aan de uitgangspunten efficiënt en effectief vergaderen terwijl geen afbreuk wordt gedaan aan het werken met het commissiemodel zelf. Evaluatie van de nieuwe werkwijze na een jaar zal uitwijzen of daadwerkelijk tijdswinst is behaald en er doeltreffend wordt vergaderd. De taakvelden van de raadscommissies treft u aan onder artikel 2 van voorliggende verordening.

2.Taken raadscommissie Met deze verordening stelt uw raad raadscommissies in die besluitvorming van de raad kunnen voorbereiden en met het college kunnen overleggen (art. 3 onder a, b en c). Nieuw opgenomen in de verordening onder artikel 3.d is dat leden van de raadscommissie suggesties en ideeën kunnen meegeven aan het college over zowel collegebesluiten als raadsvoorstellen. Collegebesluiten en raadsvoorstellen worden door het college aangeboden via de agendacommissie. De agendacommissie plaatst een stuk op een concept agenda waarna de desbetreffende commissie of de gemeenteraad bij vaststellen van de agenda, de definitieve agenda vaststelt. De commissie behandelt vervolgens raadsvoorstellen en overige stukken. In de toelichting bij deze verordening wordt inzichtelijk gemaakt hoe aan de voorkant stukken beschouwd en aangeboden kunnen worden aan de agendacommissie ter verdere agendering. In alle gevallen dient duidelijk te zijn dat in een raadscommissie niet kan worden gestemd, mits het gaat over geheimhouding of ordevoorstellen (art 5). Stemming over geheimhouding en ordevoorstellen vindt plaats volgens het principe “one man one vote”: ieder raads- of commissielid heeft een individueel mandaat en vertegenwoordigt formeel gezien geen fractie.

pagina 3 van 6

3. Bevoegdheden raadscommissie Om flexibel in te kunnen spelen op nieuwe situaties en instrumenten (bijv. Burgerberaad) en de raad de mogelijkheid te bieden om zich in beeldvormende sessies bij te laten praten door inwoners of experts wordt in artikel 4 voorgesteld om raadscommissies de bevoegdheid te geven tot het houden van beeldvormende bijeenkomsten. Deze zijn vormvrij waarbij we flexibel kunnen inspelen op wensen en maatwerk kunnen leveren. Op deze wijze wordt het ook mogelijk om alle raadsleden uit te nodigen voor een beeldvormende bijeenkomt. Zowel raadsfracties als het college kunnen gemotiveerd om beeldvormende sessies verzoeken via de agendacommissie. Met het bieden van deze mogelijkheid krijgt uw vergadermodel gebaseerd op functionele scheiding er ook nog een speciale werk/vergadervorm bij. 4. Samenstelling en werkwijze In artikel 6 van de verordening wordt ingegaan op de samenstelling van de commissies. Voorgesteld wordt om naast raadsleden, ook niet-raadsleden (fractieassistenten) deel te laten uitmaken van een commissie. Uitgangspunt en overweging is dat fractieassistenten tijdens een commissievergadering dezelfde rechten hebben als een raadslid. Momenteel zijn er diverse fracties die beëdigde fractieassistenten inzetten om hen op de achtergrond te ondersteunen bij het raadswerk.

Deze fractieassistenten worden vooralsnog niet ingezet tijdens commissievergaderingen. Het inzetten van fractie assistenten ten vervanging van raadsleden tijdens commissievergadering kan fracties soelaas bieden en de door raadsleden ervaren werkdruk feitelijk verlichten. Daarnaast biedt het fracties opleidingsmogelijkheden om geïnteresseerde inwoners voor te bereiden op het raadswerk. Het aantal fractieassistenten per fractie wordt bepaald op maximaal twee. Raadsleden en fractieassistenten kunnen deelnemen aan alle commissies. De benoeming van de commissievoorzitters vindt plaats nadat voorliggende verordening is vastgesteld en voordat de nieuwe werkwijze ingaat.

Financiën Fractieassistenten hebben op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politiek recht op een bedrag van € 96,21 per vergadering. Deze vergoeding wordt jaarlijks van rechtswege geïndexeerd. Ervan uitgaande dat er door fractieassistenten 20 commissievergaderingen worden bijgewoond per jaar, komt dat neer op een bedrag van € 1924,20.

pagina 4 van 6

Voorgesteld wordt om jaarlijks een bedrag van € 2.000,00 op te nemen in de begroting onder Programma 9 voor de deelname van fractieassistenten aan commissievergaderingen. Hier tegenover staat geen dekking waardoor het een negatief effect heeft op het jaarlijks resultaat.

Bijlage(n) 1. Verordening op de raadscommissies Heemstede 2025

pagina 5 van 6

pagina 6 van 6