Raadsvoorstel vaststellen programma van eisen en inkoopstrategie aanbesteding accountant.pdf

Raadsbesluit Raadsvergadering: 18 december 2024

Zaaknummer Aanbieder Openbaarheid

: : Aangeboden namens de auditcommissie : Openbaar

Onderwerp Vaststellen programma van eisen en inkoopstrategie accountantsdiensten gemeente Heemstede

Kernboodschap Het huidige contract met de accountant loopt af na controle van de jaarrekening 2024. Voor het werven van een nieuwe accountant voor de controle van de jaarrekening 2025 e.v. wordt een Europees aanbestedingstraject gestart. De eisen en wensen voor de Europese aanbesteding voor een overeenkomst met een nieuwe accountant stelt de raad vast in de inkoopstrategie. Op de inkoopstrategie rust geheimhouding tot de publicatie van het aanbestedingsdocument, gebaseerd op de inkoopstrategie op TenderNed.

Besluit raad De raad van de gemeente Heemstede;

Besluit: 1.De inkoopstrategie Accountantsdiensten gemeente Heemstede en het programma van eisen benoeming accountant vanaf boekjaar 2025 voor de gemeente Heemstede vast te stellen. 2.De geheimhouding opgelegd door de auditcommissie op 13 november 2024 op grond van artikel 87 van de Gemeentewet op de inkoopstrategie accountantsdiensten gemeente Heemstede, in acht te nemen tot het moment van publicatie van het aanbestedingsdocument, gebaseerd op de inkoopstrategie, op TenderNed vanwege bescherming van economische en financiële belangen van de gemeente zoals genoemd in artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder b. van de Wet open overheid. 3.De regisseur inkoop van de gemeente Heemstede te machtigen om op basis van de beoordeling door het projectteam, namens de raad, het gunningsbesluit (voornemen tot gunning bekendmaken aan alle inschrijvers) te ondertekenen.

pagina 1 van 5

854607

De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

K. Millenaar

F. Binnendijk

pagina 2 van 5

Wettelijke grondslag Juridisch en beleidskader  

Artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet Controleverordening artikel 213 Gemeente Heemstede

Bevoegdheid De auditcommissie is bevoegd op grond van artikel 87 van de Gemeentewet een verplichting tot geheimhouding op te leggen ten aanzien van informatie die bij dat orgaan berust op grond van artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid. De raad wijst een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

Bestuurlijke achtergrond De raad stelt jaarlijks voor 15 november de begroting vast voor het komende kalenderjaar. De verantwoording van het gevoerde bestuur wordt na afloop van het kalenderjaar door het college weergegeven in de jaarrekening en het jaarverslag. Een accountant voert de controle op de getrouwheid van de jaarrekening uit. De raad benoemt de accountant die de accountantscontrole uitvoert. Het contract met de huidige accountant, Publieke Sector Accountants, loopt af na de controle van de jaarrekening 2024. Vanaf de (interim)controle 2025 wordt een nieuw contract aangegaan met de accountant die de Europese aanbesteding gegund wordt.

Motivering Het aantrekken van een nieuwe accountant loopt via een Europees aanbestedingstraject gelet op de totale raming van het project. De leden van de auditcommissie zijn als beoordelaar lid van de projectgroep die de aanbesteding doet want het behoort tot de taak van de auditcommissie om de raad te adviseren over de aanbesteding van de accountant die de controle van de jaarrekening uitvoert. De andere deelnemers van de projectgroep zijn de adviseurs: het hoofd financiën, de concerncontroller, de regisseur inkoop en de griffier. De aanbestedingsprojectgroep maakt voor het werven van een nieuwe accountant gebruik van een inkoopstrategie en een programma van eisen. Op basis hiervan beoordeelt de projectgroep de uitgebrachte offertes en stelt de raad voor een nieuwe accountant te benoemen voor 4 jaar met een mogelijkheid tot verlenging van 2 x 2 jaren.

pagina 3 van 5

De auditcommissie heeft de inkoopstrategie en het programma van eisen besproken in haar vergaderingen van 22 oktober en 13 november 2024. De inbreng van de auditcommissie is verwerkt in de bijlagen bij dit voorstel. Voor de planning en uitvoering van de aanbesteding wordt verwezen naar de inkoopstrategie. Op de inkoopstrategie rust geheimhouding tot het moment van publicatie van het aanbestedingsdocument, gebaseerd op de inkoopstrategie, op Tenderned.

Kanttekeningen, risico’s en beheersmaatregelen Geen.

Duurzaamheid Niet van toepassing.

Financiën De aanbesteding brengt geen extra kosten met zich mee.

Samenwerking en communicatie Niet van toepassing.

Bijlage(n) - Programma van eisen benoeming accountant vanaf boekjaar 2025 voor de gemeente Heemstede - Inkoopstrategie accountantsdiensten gemeente Heemstede (geheim)

pagina 4 van 5

pagina 5 van 5