Raadsvoorstel uitwerken scenario's raadzaal en publiekshal.pdf

Raadsbesluit Raadsvergadering: 5 februari 2026

Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: 1349528 : Team HRM : S.A. de Wit-van der Linden : Actief openbaar

Onderwerp Uitwerken scenario’s raadzaal en publiekshal

Kernboodschap De raadzaal en publiekshal worden intensief gebruikt door inwoners, raadsleden en ambtenaren. De ruimtes sluiten niet goed meer aan bij de (technische) gebruikswensen van de huidige tijd. Zo bieden de balies onvoldoende privacy om persoonsgegevens van mensen optimaal te beschermen, waardoor niet meer aan wettelijke eisen wordt voldaan. En in de raadzaal voldoet de techniek en veiligheid niet meer. Daarom is onderzocht met welke aanpassingen beide ruimtes toekomstbestendig kunnen worden gemaakt. Hiervoor zijn globale scenario’s opgesteld. Om de globale scenario’s verder uit te kunnen werken, worden twee werkgroepen opgestart en wordt de raad een exploitatiebudget van € 50.000 voor “onderzoek en uitwerking aanpassing raadzaal en publiekshal” voorgesteld.

Besluit B&W 1. Voor de verdere uitwerking van de scenario’s P1 en P3 van de publiekshal een ambtelijke werkgroep op te starten; 2. De raad voor te stellen voor de verdere uitwerking van de scenario’s R1 en R3 van de raadzaal een raadswerkgroep te formeren; 3. De raad voor te stellen een incidenteel exploitatiebudget “onderzoek en uitwerking aanpassing raadzaal en publiekshal” van €50.000 beschikbaar te stellen; 4. Het voorstel voor te leggen aan de commissie Samenleving om advies te geven aan de raad.

Besluit raad De raad van de gemeente Heemstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 december 2025

pagina 1 van 7

Besluit: 1. Voor de verdere uitwerking van de scenario’s R1 en R3 van de raadzaal een raadswerkgroep te formeren. 2. Een incidenteel exploitatiebudget “onderzoek en uitwerking aanpassing raadzaal en publiekshal” van €50.000 beschikbaar te stellen.

De raad voornoemd,

de griffier,

de voorzitter,

K. Millenaar

F. Binnendijk

pagina 2 van 7

Wettelijke grondslag Juridisch en beleidskader Begroting 2026-2029 Visie op dienstverlening 2024-2030 Inclusie Agenda Heemstede Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Heemstede 2026 Privacywetgeving (AVG, BRP) Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 Paspoortbesluit Arbowetgeving (Arbowet)

Bevoegdheid De raad is bevoegd tot het nemen van dit besluit op grond van de Gemeentewet, Hoofdstuk XIII (artikel 189).

Bestuurlijke achtergrond In de begroting van 2021 wordt voor het eerst gesproken over een onderzoek naar benodigde aanpassingen aan de publiekshal. In de begroting van 2023 is de raadzaal daar aan toegevoegd. In de begroting 2026-2029 is de wens voor aanpassingen aan beide ruimtes opgenomen. Omdat er destijds nog onvoldoende duidelijkheid was over de te verwachten investering, is er nog geen definitief bedrag voor vrijgemaakt in de begroting.

Motivering De raadzaal en publiekshal worden intensief gebruikt door inwoners, raadsleden en ambtenaren. Sinds de realisatie van beide ruimtes in 2008, is er veel veranderd waardoor de ruimtes niet goed meer aansluiten bij de (technische) gebruikswensen van de huidige tijd. Zo verplicht aangescherpte wetgeving ons om aanpassingen te doen die zorgen voor betere beveiliging van persoonsgegevens bij de afdeling publiekszaken, en vragen nieuwe behoeftes rondom techniek en veiligheid om aanpassingen aan de raadzaal. Om een goed beeld te vormen van de aandachtspunten bij beide ruimtes, is onderzoek gedaan onder gebruikers van de ruimtes. Daarnaast is een ervaren architectenbureau gevraagd om, op basis van het gebruikersonderzoek en de eigen kennis en ervaring van het bureau, een aantal globale scenario’s op te stellen. De opgestelde globale scenario’s lossen allemaal, op verschillende manieren, de aandachtspunten in beide ruimtes op. Ze vormen een goede basis om op door te bouwen en toe te werken naar een definitieve scenariokeus. Daarmee maken we beide ruimtes toekomstbestendig voor onze inwoners, medewerkers, bestuur en alle andere gebruikers.

pagina 3 van 7

De aandachtspunten per ruimte en een beschrijving van de globale scenario’s, zijn te vinden in bijlage 1.

Argumenten Per ruimte werken we twee globale scenario’s verder uit Per ruimte zijn meerdere globale scenario’s opgesteld. Voor de raadzaal zijn 3 scenario’s opgesteld, voor de publiekshal 4. Voor de verdere uitwerking kiezen we ervoor om per ruimte twee globale scenario’s verder uit te werken. Dit zijn in beide gevallen de basisscenario’s 1 en de scenario’s 3, waarbij de aandachtspunten net iets anders zijn opgelost en ook breder naar kansen van de ruimtes is gekeken. Raadzaal De grootste aandachtspunten bij de raadzaal hebben te maken met de techniek, het flexibele gebruik van de ruimte en de veiligheid van bestuurders. Deze problemen worden bij alle drie de scenario’s opgelost. Scenario R1 vormt hierbij het basisscenario waarbij in principe invulling wordt gegeven aan alle aandachtspunten. Bij scenario R2 en R3 biedt de vluchtroute nog meer veiligheid dan de nieuwe vluchtroute in scenario R1. Dit komt doordat de vluchtroute bij R2 en R3 gelijk naar de ‘oudbouw’ leidt die niet voor anderen toegankelijk is. Scenario R3 biedt daarnaast, door de plaatsing van het meubilair, de kans om een deel van de tafels vast te plaatsen. Dat maakt het mogelijk om in deze vaste tafels techniek te plaatsen. Dit draagt bij aan de stabiliteit van de techniek. We kiezen ervoor om basisscenario R1 en scenario R3 verder uit te werken.

Belangrijke kaders bij de uitwerking zijn de reeds benoemde aandachtspunten, zoals veiligheid van bestuurders, de techniek en het semi-vaste gebruik. Publiekshal De grootste aandachtspunten in de publiekshal hebben te maken met het beschermen van persoonsgegevens en met de werkomstandigheden van medewerkers. Met name rondom de balies spelen beide punten. In de huidige situatie zorgt zowel de slechte akoestiek in de hal, als de inrichting van de ruimte achter de publieksbalies ervoor dat persoonsgegevens niet voldoende beschermd worden. Daarnaast zijn de werkomstandigheden voor de baliemedewerkers niet goed. Het is bij de balies erg donker, de tafels zijn niet in hoogte verstelbaar en de balies bieden onvoldoende veiligheid voor medewerkers. In basisscenario P1 worden al deze punten aangepakt. De drukte wordt verplaatst naar het ronde deel van de hal. De balies worden op een manier vormgegeven die zorgt voor voldoende privacy, veiligheid van medewerkers, licht en goede akoestiek. De persoonsgegevens achter de balie worden beveiligd door de ‘backoffice’ af te sluiten met een wand. Bij scenario P2 verbreden we de scope en passen we ook de spreekkamers aan. De spreekkamers sluiten namelijk niet meer aan op de huidige behoeftes. Door gewijzigde taken van de gemeente komen er steeds meer inwoners voor een gesprek met het Loket, CJG en sociale zaken.

De spreekkamers bieden geen gastvrije en veilige plek voor de persoonlijke en complexe gesprekken die hier met inwoners gevoerd worden. Bij scenario P3 wordt, aanvullend op scenario P2, een extra multifunctionele ruimte toegevoegd. Deze ruimte kan gebruikt worden voor vergaderingen, maar bijvoorbeeld ook voor pagina 4 van 7

inwonersbijeenkomsten. Daarmee biedt dit scenario kansen om bijvoorbeeld in de avond gelijktijdig meerdere (inwoners)bijeenkomsten te houden. Maar ook zorgt het ervoor dat de raadzaal wordt ontlast, waardoor het meubilair in de raadzaal minder vaak verplaatst hoeft te worden. Scenario P4 tenslotte, betrekt een deel van de publiekshal bij de kantoorruimte. Dit laatste scenario biedt weliswaar kansen voor meer werkplekken in de kantoorruimte, maar draagt niet direct bij aan onze visie op dienstverlening en lokale democratie. We kiezen er daarom voor om basisscenario P1 en scenario P3 (waarin ook de spreekkamers worden aangepast én een extra multifunctionele ruimte wordt toegevoegd) verder uit te werken. Belangrijke kaders bij deze uitwerking zijn de reeds benoemde aandachtspunten, zoals veiligheid van de medewerkers en bezoekers, de arbeidsomstandigheden, de privacy en dienstverlening. De kennis en ervaring van de gebruikers van beide ruimtes is waardevol voor de verdere uitwerking van de globale scenario’s De globale scenario’s bieden nog veel ruimte om allerlei belangrijke keuzes te maken over de inrichting van de ruimtes. Deze keuzes kunnen het beste gemaakt worden door ervaren gebruikers van de ruimtes. Daarom starten we bij de verdere uitwerking van de globale scenario’s per ruimte een werkgroep op, bestaande uit gebruikers van de ruimte.

Op basis van de ervaringen die zij hebben opgedaan, werken we de scenario’s verder uit. We willen dit doen in de periode voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen, zodat we de ruime ervaring die de huidige raadsleden hebben opgedaan mee kunnen nemen in de uitwerking voor de raadzaal. Met een incidenteel exploitatiebudget van €50.000 kunnen de scenario’s verder worden uitgewerkt Met dit budget, kan gestart worden met de volgende fase in het proces. In deze fase worden de globale scenario’s 1 en 3 van beide ruimtes verder uitgewerkt. Op basis van de uitkomsten uit beide werkgroepen, kan de architect de scenario’s verder uitwerken en eventueel benodigde onderzoeken uitvoeren. Zoals akoestisch onderzoek, advies over de audiovisuele middelen in de raadzaal en onderzoek naar installaties. Het resultaat van deze fase is: • Voorlopig Ontwerp (plattegronden met enkele 3D beelden) van scenario 1 en 3 van zowel publiekshal als raadzaal • Kostenraming en stichtingskosten Voorlopig Ontwerp met een afwijking van +/- 5% • Toets brandveiligheid en vluchtwegen • Toets Arbo/ regelgeving • Fasedocument/ beslisdocument met kosten, planning, risico’s etc. Op basis van deze uitwerking volgt een nieuw raadsvoorstel. Daarin wordt een definitieve scenariokeus gemaakt en wordt de raad een uitvoeringskrediet voorgesteld.

In de begroting 20262029 en in het investeringsprogramma 2026-2029 is nog geen rekening gehouden met een investering in de aanpassing van de raadzaal en publiekshal.

Kanttekeningen, risico’s en beheersmaatregelen Er worden vier scenario’s uitgewerkt pagina 5 van 7

In de uitwerking is gekozen om vier scenario’s verder uit te werken. Twee voor de raadzaal, R1 en R3, en twee voor de publiekshal, P1 en P3. Voor deze scenario’s is gekozen omdat het de verwachting is dat ze goed kunnen aantonen wat er nodig is om de aandachtspunten op te lossen en daarnaast ook veel functionele waarde kunnen toevoegen vanuit verschillende beleidsdoelstellingen. Het nadeel hiervan is dat er mogelijk kosten gemaakt worden voor twee scenario’s die uiteindelijk afvallen. Een groot deel van de aanpassingen die in de eerste scenario’s gedaan worden, komt echter ook terug in de derde scenario’s. Voor scenario R3 moet een lift verplaatst worden Voor scenario R3 is het noodzakelijk om de bestaande lift die zich bevindt op de plek van de beoogde vluchtroute, te verplaatsen. De vervanging van deze lift stond al wel op de planning. De lift is namelijk ontworpen als goederenlift, maar wordt nu bijvoorbeeld ook gebruikt voor gasten van bruiloften. Daar is de lift eigenlijk niet geschikt voor. Het verplaatsen van de lift stond niet op de planning. Wel is er bij de bouw van Topzicht (vergaderruimte in de zolder, hier zou de lift uitkomen in de nieuwe situatie) rekening gehouden met de komst van een lift. Dat zou ook Topzicht toegankelijk maken voor mensen met een lichamelijke beperking.

De kosten voor de vervanging van de lift worden gefinancierd vanuit bestaande onderhoudsbudgetten. De exacte planning en volgorde van uitvoering moet nog bepaald worden In de periode waarin de gekozen scenario’s verder worden uitgewerkt, maken we ook een planning en prioritering voor de uitvoering. We houden daarbij zoveel mogelijk rekening met het huidige gebruik van de ruimtes. Uitgangspunt is dat de dienstverlening nog goed kan worden uitgevoerd en dat ook de commissie- en raadsvergaderingen nog kunnen plaatsvinden. Bij de planning van de uitvoering kijken we ook naar duurzaamheidsmaatregelen die al gepland staan voor beide ruimtes. Dit zullen we, waar mogelijk, naar voren halen en combineren met het uitvoeren van de scenario’s.

Duurzaamheid Bij de aanbesteding voor de herinrichting van de publiekshal en raadszaal willen we ambitieus MVOI toepassen. Dit betekent dat we niet alleen naar de prijs van de inschrijvingen kijken, maar ook naar de wijze waarop inschrijvers invulling geven aan relevante MVOI-thema’s, zoals CO₂-uitstoot (klimaat), circulariteit en SROI. Concreet kan dit onder meer betrekking hebben op een duurzaam ontwerp, het gebruik van circulaire materialen, de inzet van geëlektrificeerd materieel en aandacht voor sociale aspecten. Daarnaast onderzoeken we hoe we de financiële restwaarde van producten en materialen expliciet kunnen meenemen in de projectbegroting. Deze MVOI-ambitie sluit aan bij onze deelname aan het MVOI-manifest, het bijbehorende MVOI-actieplan voor 2025–2026 en onze ondertekening van de intentieverklaring Circulair Inkopen van de MRA. Daarnaast onderzoeken we in hoeverre we reeds geplande maatregelen rondom verduurzaming, kunnen combineren met de aanpassingen aan beide ruimtes.

pagina 6 van 7

Financiën Omdat het gaat over globale scenario’s moet nog (financiële) uitwerking plaats vinden. In de begroting 2026-2029 en in het investeringsprogramma 2026-2029 is daarom ook nog geen rekening gehouden met een krediet (investering). De kosten voor de scenario’s zijn gebaseerd op kengetallen en m2 prijzen, met als uitgangspunt ‘sober en doelmatig’. Voor de uitwerking is in 2026 een exploitatiebudget “onderzoek en uitwerking aanpassing raadzaal en publiekshal” nodig van € 50.000. De raad wordt nu voorgesteld dit budget met dit raadsvoorstel beschikbaar te stellen. Het betreft een incidentele last. Na afronding van het onderzoek en uitwerking wordt de raad een investeringsvoorstel voor de aanpassing van de raadzaal en publiekshal voorgelegd. Hierin worden ook de structurele kapitaallasten uitgewerkt. Wijziging van de begroting (opname van de investering en verwerken van de kapitaallasten) gebeurt overeenkomstig dat raadsbesluit.

Samenwerking en communicatie Voor het opstellen van de scenario’s vonden we het belangrijk om te weten wat de ervaringen van de gebruikers van beide ruimtes zijn. Daarom hebben we eerst interviews gehouden en enquêtes afgenomen. De interviews zijn gehouden met de verschillende gemeentelijke afdelingen en organisaties die gebruikmaken van de functies in en rondom de publiekshal. Zoals de medewerkers van publiekszaken, medewerkers van het WMO loket en medewerkers van het CJG. Daarnaast konden bezoekers van de publiekshal, gedurende een aantal weken, een vragenlijst invullen over hun ervaringen in de publiekshal. Ook voor de raadzaal is een vragenlijst gemaakt. Deze is ingevuld door raadsleden en collegeleden. Tot slot is er gesproken met verschillende leden van de Werkgroep toegankelijkheid. Op basis van wat is opgehaald, heeft de architect de scenario’s opgesteld In de volgende fase waarin de scenario’s verder worden uitgewerkt, worden opnieuw gebruikers van beide ruimtes betrokken.

Planning/uitvoering Na het besluit over het uitvoeringskrediet, worden de scenario’s verder uitgewerkt tot definitieve ontwerpen. Dit vindt plaats in de eerste helft van 2026. De definitieve ontwerpen worden voorgelegd aan het College en aan de Raad inclusief een voorstel voor een uitvoeringskrediet.

Bijlage(n) 1. Aandachtspunten per ruimte en beschrijving van de scenario’s 2. Tekeningen van de scenario’s

pagina 7 van 7