Raadsvoorstel toetsing vervlochten teams HMS-BDL.pdf
Tekst van het document
Raadsbesluit Raadsvergadering: 22 april 2021
Zaaknummer Afdeling Portefeuillehouder Openbaarheid
: : : :
808674 Team P&O A.C. Nienhuis Actief openbaar
ONDERWERP Toetsing vervlochten teams Heemstede – Bloemendaal. SAMENVATTING Aan de hand van de raadsnotitie ‘memo criteria ambtelijke samenwerking’ heeft het college deze criteria uitgewerkt en praktisch toepasbaar gemaakt, welke door de raad zijn vastgesteld. De vervlochten teams Heemstede – Bloemendaal zijn ambtelijk aan de hand van deze criteria gestructureerd getoetst. Deze uitkomsten vormen de basis, zoals de raad heeft afgesproken, voor de besluitvorming van de raad over het Kader voor ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal d.d. 10 september 2019. JURIDISCH EN BELEIDSKADER Niet van toepassing BESLUIT B&W 1. In te stemmen met de toetsing van de vervlochten teams aan de hand van de door de raad daartoe vastgestelde criteria (bijlage 1). 2. De raad te verzoeken op basis van de toetsing van de vervlochten teams
aan de hand van de door de raad daartoe vastgestelde criteria, het ‘Kader voor ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal d.d. 10 september’ te agenderen voor de eerstvolgende raadsvergadering.
3. Het besluit onder 2 voor te leggen aan de commissie Middelen voor advies aan de Raad (A-stuk). BESLUIT RAAD De raad van de gemeente Heemstede; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 26 maart 2021 Besluit: 1
Op basis van de toetsing van de vervlochten teams aan de hand van de door de raad daartoe vastgestelde criteria, het ‘Kader voor ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal d.d. 10 september’ te agenderen voor de eerstvolgende raadsvergadering.
De raad voornoemd,
De griffier,
de voorzitter,
1/4
Raadsbesluit Raadsvergadering: 22 april 2021
AANLEIDING EN ACHTERGROND De gemeente Heemstede werkt al geruime tijd ambtelijk samen met de gemeente Bloemendaal in gemeenschappelijke regelingen (IASZ, GBKZ en GRIT) en er wordt samengewerkt in de bedrijfsvoering en handhaving (‘vervlochten teams’). Voor de vervlochten teams is nooit een kader in de raad afgesproken. Er is alleen een privaatrechtelijke samenwerkingsovereenkomst gesloten tussen colleges en OR in 2016. Tevens geeft deze overeenkomst de ruimte om ook samenwerking vorm te geven op beleidsdomeinen. Dit werd door beide colleges niet als wenselijk gezien. Om deze samenwerking te begrenzen is een concept kader opgesteld en aan de raad aangeboden. In dit kader wordt tevens aangegeven dat beide gemeenten zelfstandig willen blijven en dat regionale samenwerking van essentieel belang is voor een toekomstbestendige organisatie. Op 10 september 2019 heeft het college van Heemstede aan de gemeenteraad dit kader aangeboden voor ambtelijke samenwerking. In de commissie Middelen van december 2019 is de bespreking van dit concept kader aangehouden. De raad wilde eerst in het algemeen spreken over de nut en noodzaak van ambtelijke samenwerking, voordat de raad besluit over de kaders voor ambtelijke samenwerking met Bloemendaal en / of met andere gemeenten. De discussie in de raad richtte zich op de vervlochten teams, niet op de bestaande gemeenschappelijke regelingen.
Op 10 maart 2020 heeft een overleg plaatsgevonden per raadsfractie. In dit overleg zijn een aantal uitgangspunten benoemd die van belang zijn voor ambtelijke samenwerking; 1. Heemstede is en blijft een zelfstandige gemeente; 2. We zoeken samenwerking, als, waar en met wie dat gewenst is; 3. Voor de beoordeling van noodzaak en wenselijkheid van ambtelijke samenwerking zijn enkele toetsingscriteria nodig. Dit gesprek heeft geleid tot een raadsnotitie ‘memo criteria ambtelijke samenwerking’ dat besproken is in de commissie Middelen van 21 oktober 2020. Aan de hand van deze notitie heeft het college de criteria uitgewerkt en praktisch toepasbaar gemaakt. In de commissie Middelen d.d. 10 februari 2021 zijn deze criteria besproken en in de raadsvergadering d.d. 25 maart 2021 vastgesteld. Tevens is besloten in de jaarrekening een rapportage op te nemen met betrekking tot de huidige ambtelijke samenwerkingen. De vervlochten teams zijn ambtelijk aan de hand van deze aanpak gestructureerd getoetst. De uitkomsten daarvan vormen, zoals de raad heeft afgesproken, de basis voor de besluitvorming van de raad over het Kader voor ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal d.d. 10 september 2019.
MOTIVERING Bij de toetsing is de lijn aangehouden zoals de raad heeft vastgesteld bij haar besluit van 25 maart 2021 hoe bij de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening over de bestaande vervlochten teams Heemstede-Bloemendaal wordt gerapporteerd (voor de eerste maal bij de jaarrekening 2020). Dit houdt in dat er gerapporteerd wordt over de afgelopen 3 jaar (conform eerdere raadsnotitie 2018 als 0-lijn te hanteren) aan de hand van drie criteria: Kwaliteit; rapportage op basis van benoemde criteria burgerpeiling op niveau van de organisatie als geheel.
2/4
Raadsbesluit Raadsvergadering: 22 april 2021
-
Efficiency: o Loonkosten (exclusief niet-beïnvloedbare externe factoren zoals bijvoorbeeld cao-verhogingen) en formatie per vervlochten team o Inhuur: wordt reeds op gerapporteerd in de jaarrekening over de organisatie als geheel o Opvangen kwetsbaarheid per team; beschrijvend
-
Medewerkerstevredenheidsonderzoek: o Gemiddeld cijfer ‘mijn werk’, ‘leidinggevenden’, ‘personeelsbeleid’ voor de vervlochten teams als geheel.
Hierbij is uitgegaan van bestaande metingen en gegevens met de bedoeling de wijze van meten zo concreet (cijfermatig) mogelijk te maken, op sommige onderdelen is het beschrijvend. Niet alle criteria kunnen op deelniveau (team of afdelingsniveau) worden gemeten. Het criterium ‘specifieke kennis of specialisten nodig’ is een criterium voor toekomstige samenwerkingen. Bij huidige samenwerkingen heeft dit betrekking op ‘opvangen kwetsbaarheid’. De toetsing van de vijf vervlochten teams laat het volgende beeld zien: Inwoners van Heemstede zijn tevreden over de dienstverlening van de gemeente (boven landelijk gemiddelde), ook de vervlochten teams dragen hier aan bij. De samenwerking leidt niet tot een verhoging van de loonkosten op zich zelf. Afwijkingen komen voort uit o.a. formatieverschuivingen binnen budget en functiewaardering. Kwetsbaarheid van ‘solo’ functies wordt ondervangen door de samenwerking en levert gevraagde 4 – ogen principe op. Medewerkers zijn gemiddeld tevreden wat overeenkomt met de landelijke norm. FINANCIËN Niet van toepassing. PLANNING • Op basis van de toetsing van de vervlochten teams zal de raad moeten besluiten of het aangehouden ‘’Kader voor ambtelijke samenwerking Heemstede- Bloemendaal’ d.d. 10 september 2019 binnenkort geagendeerd wordt in de raad.
• Na instemming met het kader zal aan de raad een richtinggevend voorstel worden gedaan voor borging van de vervlochten teams. Het streven is om na vaststelling van het kader de ambtelijke samenwerking met Bloemendaal in de bedrijfsvoering te borgen. Dit kan in de vorm van een aangepaste overeenkomst of (lichte) GR. De besluitvorming voor het treffen hiervan is aan het college nadat toestemming is verkregen van de raad. PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE De Ondernemingsraad van de gemeente Heemstede is geïnformeerd over de discussie in de raad met betrekking tot de ambtelijke samenwerking. Het eerdere kader voor ambtelijke samenwerking is besproken met de Ondernemingsraad, zij hebben positief geadviseerd. Medewerkers worden geïnformeerd op de ‘koffiemomenten’ voor medewerkers (medewerkersbijeenkomsten met de gemeentesecretaris). DUURZAAMHEID Niet van toepassing.
3/4
Raadsbesluit Raadsvergadering: 22 april 2021
BIJLAGEN 1. Factsheet toetsing vervlochten teams Heemstede - Bloemendaal 2. Criteria ambtelijke samenwerking, vastgesteld in de raad d.d. 25 maart 2021. 3. Kader voor ambtelijke samenwerking Heemstede- Bloemendaal d.d. 10 september 2019.
4/4