Raadsvoorstel - Nota verbonden partijen 2021 gemeente Heemstede.pdf

Raadsbesluit Raadsvergadering: 30 september 2021

Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: : : :

890386 Algemene en Juridische Zaken Heemstede A.C. Nienhuis Actief openbaar

ONDERWERP Nota verbonden partijen 2021 gemeente Heemstede SAMENVATTING Het college biedt de raad de concept nota verbonden partijen aan waarin de uitgangspunten voor de gemeente Heemstede zijn opgenomen. Met de vaststelling van deze nota, wordt ook het beleidskader vastgesteld over de visie op, kaderstelling, toezicht en evaluatie van de verbonden partijen (privaat- of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft). JURIDISCH EN BELEIDSKADER • Gemeentewet artikel 160, tweede lid • Wet gemeenschappelijke regelingen • Besluit begroting en verantwoording (artikel 1 en artikel 15) BESLUIT B&W 1. De raad voor te stellen de Nota verbonden partijen en de daarin opgenomen uitgangspunten vast te stellen; 2. Het voorgenomen besluit voor te leggen aan de commissie Middelen om advies te geven aan de raad (A-stuk). BESLUIT RAAD De raad van de gemeente Heemstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van besluit: 1. De Nota verbonden partijen en de daarin opgenomen uitgangspunten vast te stellen. De raad voornoemd, de griffier,

890386

de voorzitter,

1/5

Raadsbesluit Raadsvergadering: 30 september 2021

AANLEIDING De gemeente Heemstede voert niet al haar taken zelf uit, maar laat een deel van haar taken door verbonden partijen uitvoeren. Voor het merendeel heeft de gemeente Heemstede zelf voor deze samenwerking gekozen, maar in een aantal gevallen is deze samenwerking wettelijk vastgelegd. De samenwerkingsverbanden kunnen worden aangegaan met andere gemeenten, overheden, nonprofitorganisaties of private partijen. De samenwerking middels een verbonden partij is in toenemende mate aan de orde en de gemeente Heemstede wil ten aanzien van deze samenwerking, waar mogelijk, bewuste keuzes kunnen maken. Bij het aangaan van een samenwerking in een verbonden partij worden niet alleen de taken, maar soms ook bevoegdheden overgedragen aan deze verbonden partij. Hoewel de werkzaamheden buiten de gemeente zijn belegd, blijft het de verantwoordelijkheid van de gemeente dat de gemeentelijke taken conform geldende wet- en regelgeving en afspraken worden uitgevoerd. Om deze verantwoordelijkheid goed te kunnen nemen is het belangrijk om als gemeente duidelijke afspraken te maken over de visie op, kaderstelling, toezicht op en evaluatie van de verbonden partijen. Door de afstand tussen de verbonden partij en de gemeente kunnen knelpunten ontstaan ten aanzien van de democratische legitimiteit van samenwerkingsverbanden.

Als gemeente staan we voor de uitdaging om de democratische legitimiteit bij verbonden partijen te optimaliseren en betrokkenheid is hierbij cruciaal. In de Nota verbonden partijen zijn uitgangspunten geformuleerd die tot doel hebben om de afspraken vast te leggen, de actieve betrokkenheid van de raad en daarmee de democratische legitimiteit van regionale samenwerking te vergroten. Oplossingen voor de verschillende uitdagingen ten aanzien van democratische legitimiteit zijn te realiseren, zowel via de juridische lijn (wet- en regelgeving), als via de sturingslijn (onderlinge afspraken binnen de gemeente of tussen de gemeente en andere partijen). In de commissie Middelen van 10 februari is een presentatie gegeven over verbonden partijen. Aan de commissie is de vraag gesteld welk traject de raad wil doorlopen om te komen tot een Nota verbonden partijen voor de gemeente Heemstede. De voorkeur is uitgesproken om een concept nota gepresenteerd te krijgen met hierin het wettelijk en theoretisch kader en tevens enkele uitgangspunten waarover in de commissie Middelen de commissieleden met het college in gesprek kan gaan. De concept nota is op 7 april in de commissie Middelen behandeld. Zij hebben het college een aantal punten meegegeven om te verwerken in de nota.

De punten waren: • Verwerken vier vastgestelde criteria ambtelijke samenwerking bij zowel het besliskader, als bij de evaluatie • Na training voor raadsleden t.b.v. inwerkperiode na verkiezingen ook leidraad opstellen als naslagwerk. • Akkoord met genoemde uitgangspunten

890386

2/5

Raadsbesluit Raadsvergadering: 30 september 2021

•

Bijvoegen begrippenlijst

Deze aanbevelingen zijn allemaal verwerkt in de Nota verbonden partijen, zoals hij nu voorligt en ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd. De uitgangspunten die zijn opgenomen geven de beleidskaders weer over de wijze waarop we binnen de gemeente Heemstede nader invulling geven ten aanzien van het aangaan van, kaderstelling, toezicht op en evaluatie van de verbonden partijen. MOTIVERING In de Nota verbonden partijen zijn uitgangspunten geformuleerd die tot doel hebben om de afspraken vast te leggen, de actieve betrokkenheid van de raad en daarmee de democratische legitimiteit van regionale samenwerking te vergroten. Oplossingen voor de verschillende uitdagingen ten aanzien van democratische legitimiteit zijn te realiseren, zowel via de juridische lijn (wet- en regelgeving), als via de sturingslijn (onderlinge afspraken binnen de gemeente of tussen de gemeente en andere partijen). Bij grip vanuit de juridische lijn is onderscheid gemaakt tussen drie verschillende fasen; de oprichtingsfase, de uitvoeringsfase en de evaluatie- en heroverwegingsfase. Daarnaast heeft de raad drie verschillende formele instrumenten om invloed uit te oefenen; informatie, sturing en verantwoording. In deze Nota verbonden partijen wordt elke fase en elk instrument nader uitgewerkt.

Aangaan verbonden partij Bij het aangaan van een verbonden partij is het belangrijk goede uitgangspunten te benoemen wanneer een samenwerking in een verbonden partij wordt overwogen. Hierbij kan een besliskader de raad ondersteunen. Daarnaast kan een besliskader de raad ondersteunen om te besluiten wat de meest passende vorm is waarin de samenwerking gegoten wordt. Kaderstelling door de raad Ook bij een verbonden partij worden de kaders gesteld door de (gezamenlijke) raden. Deze momenten zijn niet altijd even duidelijk en het tijdspad waarbinnen een besluit moet worden genomen, wordt meestal niet uitgestippeld door de gemeente zelf. Hierdoor is de tijdsspanne waarin een besluit moet worden genomen kort en daarmee zijn de mogelijkheden om als raad met collega raden van andere gemeenten te sparren beperkt. Het algemeen bestuur van de verbonden partij kan hierin een faciliterende rol spelen. Toezicht door de raad Om goed toezicht te houden is het voor de gemeente belangrijk om inzicht te krijgen en te houden in de mate waarin de doelstellingen, waarvoor de verbonden partij is aangegaan, gerealiseerd worden, de kosten die hiermee gepaard gaan en welke belangrijke risico’s spelen. Een belangrijk instrument is informatievoorziening. Op welke wijze, met welke frequentie en op welk moment wil de raad geïnformeerd worden over de verbonden partijen.

Evaluatie Om te kunnen beoordelen of de aangegane samenwerking in een verbonden partij nog steeds de beste oplossing is voor de uitvoering van de wettelijke taken, is het belangrijk om met een bepaalde regelmaat de verbonden partijen te evalueren. Op

890386

3/5

Raadsbesluit Raadsvergadering: 30 september 2021

welke wijze wil de raad de verbonden partijen evalueren, met welke frequentie en alleen binnen gemeentelijk verband of juist binnen het samenwerkingsverband? Onderstaand zijn binnen bovengenoemde thema’s uitgangspunten uitgewerkt die ook terug te vinden zijn in de Nota verbonden partijen. Een aantal uitgangspunten is slechts vastlegging van de handelswijze die al verscheidene jaren door Heemstede wordt gehanteerd of sluiten aan bij de discussie die de afgelopen periode gevoerd is. Aangaan verbonden partij • Rechtsvorm verbonden partij Als de gemeente besluit tot een samenwerking in de vorm van een verbonden partij, geeft ze (indien mogelijk) de voorkeur aan een publiekrechtelijke rechtsvorm boven een privaatrechtelijke (uitgangspunt 1) • Rechtsvorm gemeenschappelijke regeling Bij het aangaan van een samenwerking in een gemeenschappelijke regeling, geeft de gemeente de voorkeur aan een zo licht mogelijke samenwerkingsvorm, passend bij de over te dragen taken en bevoegdheden (uitgangspunt 2). • Bevoegdheden Uitgangspunt is dat de gemeente Heemstede geen raadsbevoegdheden overdraagt aan een verbonden partij en zal daardoor in principe alleen collegeregelingen aangaan (uitgangspunt 4).

• Besliskader verbonden partijen De gemeente Heemstede gebruikt het besliskader samenwerkingsverbanden bij de overweging om een samenwerking in een verbonden partij aan te gaan, te wijzigen of bij de evaluatie. Bij een ambtelijke samenwerking wordt getoetst aan de vier vastgestelde criteria ambtelijke samenwerking vastgesteld in de raad van 25 maart 2021 (uitgangspunt 5). • Raadslid niet in algemeen bestuur Uit het oogpunt van dualisme nemen raadsleden geen plaats in het (algemeen) bestuur van een gemeenschappelijke regeling (uitgangspunt 10). Kaderstelling door de raad • De zienswijze op begrotingen en andere kaderstellende voorstellen worden als A-stuk aan de raad aangeboden (uitgangspunt 6). Toezicht door de raad/informatievoorziening Een groot gedeelte van de informatievoorziening komt periodiek terug bij de P&C cyclus, denk hierbij aan de verplichte paragraaf verbonden partijen. • Vast agendapunt Op de agenda van de raad/commissie wordt periodiek of vast het agendapunt ‘mededelingen uit het college’ opgenomen (uitgangspunt 7). Bij dit agendapunt kan het college, in het kader van de actieve informatievoorziening, informatie, passend bij de rol van de raad, delen over verbonden partijen en regionale samenwerking.

890386

4/5

Raadsbesluit Raadsvergadering: 30 september 2021

•

•

Aan de commissie wordt gevraagd advies te geven aan de raad of dit agendapunt vast bij de commissies of bij de raad op de agenda wordt geplaatst. Regionaal delen Regionaal afspraken maken om zienswijzen, moties en amendementen die betrekking hebben op verbonden partijen, met elkaar te delen. De governance Zuid-Kennemerland kan hier een rol in spelen (uitgangspunt 11). Training raadsleden Raadsleden ontvangen, in ieder geval, bij de start van elke raadsperiode een training over verbonden partijen (uitgangspunt 12).

Evaluatie • Korte evaluatie (quickscan) verbonden partijen Aansluitend bij het proces van de P&C cyclus (jaarrekening) wordt jaarlijks, door middel van een quickscan, een korte evaluatie gehouden over de verbonden partijen. Als uit deze quickscan bijzonderheden komen, wordt in het volgende begrotingsjaar een grotere evaluatie ingepland (uitgangspunt 3). • Evaluatie nota verbonden partijen De nota verbonden partijen wordt eenmaal in de vier jaar geëvalueerd (uitgangspunt 8). • Betrekken vier vastgestelde criteria ambtelijke samenwerking Bij evaluatie van ambtelijke samenwerkingsverbanden/verbonden partijen worden de vier vastgestelde criteria ambtelijke samenwerking altijd betrokken. Bij de overige verbonden partijen wordt vooraf beoordeeld of de vier vastgestelde criteria toepasbaar zijn op het betreffende samenwerkingsverband (uitgangspunt 9). FINANCIËN N.v.t. PLANNING/UITVOERING De nota wordt in september aan de raad voorgelegd ter besluitvorming. Na besluitvorming kan gestart worden met uitvoering geven aan de uitgangspunten die in de Nota verbonden partijen zijn opgenomen. Een aantal uitgangspunten is redelijk eenvoudig te realiseren. Er zijn ook uitgangspunten die een langere periode vergen voor implementatie.

Bij de jaarlijkse quickscan van de verbonden partijen wordt een update gegeven van de stand van zaken ten aan zien van de implementatie van de uitgangspunten Nota verbonden partijen. PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE Intern worden alle betrokken accounthouders van verbonden partijen meegenomen over de gevolgen van de vastgestelde nota verbonden partijen. DUURZAAMHEID N.v.t. BIJLAGEN 1. Nota verbonden partijen 2021 gemeente Heemstede

890386

5/5