Raadsvoorstel jaarstukken 2023 gemeente Heemstede.pdf

Raadsbesluit Raadsvergadering: 27 juni 2024

Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: 1252855 : Financieel Beleid Heemstede : S.A. de Wit-van der Linden : Actief openbaar

Onderwerp Vaststelling jaarstukken 2023 gemeente Heemstede

Kernboodschap Met de jaarstukken 2023 legt het college van burgemeester en wethouders financiële verantwoording af aan de gemeenteraad over het gevoerde beleid. De jaarrekening sluit met een positief saldo van € 1.837.223. De belangrijkste oorzaken van dit positieve resultaat zijn incidenteel. Voorgesteld wordt van dit resultaat € 921.900 over te hevelen naar 2024 en € 915.323 te storten in een nieuw te vormen reserve “structureel dekkingsmiddel”. Deze reserve is onderdeel van de algemene reserve en kan worden ingezet als oplossing voor actuele knelpunten in de begroting vanaf 2025. In de kadernota 2025-2028 en de “notitie menukaarten” wordt daar verder op ingegaan.

pagina 1 van 8

Besluit B&W 1. In te stemmen met de jaarrekening 2023 van de gemeente Heemstede; 2. De raad voor te stellen: a. de bij dit besluit horende en gewaarmerkte jaarrekening 2023 bestaande uit het boekwerk “jaarstukken 2023” vast te stellen; b. de lasten en baten van de jaarrekening 2023 voor toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves vast te stellen op respectievelijk € 80.459.000 en € 80.476.000; c. de stortingen in en onttrekkingen aan de reserves in de jaarrekening 2023 vast te stellen op respectievelijk € 8.079.000 en € 9.900.000; d. het voordelig rekeningresultaat 2023 van € 1.837.223 als volgt te bestemmen: a. € 921.900 over te hevelen naar 2024; b. Het vormen van een nieuwe reserve (onderdeel van de algemene reserve) “structureel dekkingsmiddel” en hier € 915.323 in te storten. e. De volgende kredieten af te sluiten: a. Ipads raadsleden (107); b. Telefonie (KCC); c. Vervangen P&O systeem (142); d. Vervangen zaaksysteem (143); e. Vervangen burgerzaken- en kassasysteem (144); f. Vervangen financieel pakket (145); g. Vervangen sociale zaken applicatie (146); h. Raadpleegtool (147); i. Noodwoningen vluchtelingen (108); j. Overweg Leyduin (109); k. Aanpassing dak- en gevels gemeentewerf (131); l. Vervangen pc’s en laptops (871); m. Pont Cruquiushaven (883); n. Ontwikkeling haven (917); o. Fietspad Leidsevaartweg Zuid (922); p. Oversteekplaats A. Pauwlaan (966); q.

Drieherenlaan omvorming naar éénrichtingsverkeer (972). 3. Dit voorstel voor te leggen aan de commissie middelen om advies te geven aan de raad (A-stuk).

pagina 2 van 8

Besluit raad De raad van de gemeente Heemstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 21 mei 2024

Besluit: 1. In te stemmen met de jaarrekening 2023 van de gemeente Heemstede; 2. De bij dit besluit horende en gewaarmerkte jaarrekening 2023 bestaande uit het boekwerk “jaarstukken 2023” vast te stellen; 3. De lasten en baten van de jaarrekening 2023 voor toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves vast te stellen op respectievelijk € 80.459.000 en € 80.476.000; 4. De stortingen in en onttrekkingen aan de reserves in de jaarrekening 2023 vast te stellen op respectievelijk € 8.079.000 en € 9.900.000; 5. Het voordelig rekeningresultaat 2023 van € 1.837.223 als volgt te bestemmen: a. € 921.900 over te hevelen naar 2024; b. Het vormen van een nieuwe reserve (onderdeel van de algemene reserve) “structureel dekkingsmiddel” en hier € 915.323 in te storten. 6. De volgende kredieten af te sluiten: a. Ipads raadsleden (107); b. Telefonie (KCC); c. Vervangen P&O systeem (142); d. Vervangen zaaksysteem (143); e. Vervangen burgerzaken- en kassasysteem (144); f. Vervangen financieel pakket (145); g. Vervangen sociale zaken applicatie (146); h. Raadpleegtool (147); i. Noodwoningen vluchtelingen (108); j. Overweg Leyduin (109); k. Aanpassing dak- en gevels gemeentewerf (131); l. Vervangen pc’s en laptops (871); m. Pont Cruquiushaven (883); n. Ontwikkeling haven (917); o. Fietspad Leidsevaartweg Zuid (922); p. Oversteekplaats A. Pauwlaan (966); q.

Drieherenlaan omvorming naar éénrichtingsverkeer (972). De raad voornoemd,

de griffier,

pagina 3 van 8

de voorzitter,

Wettelijke grondslag Juridisch en beleidskader • • • •

Gemeentewet Besluit Begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten Controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2023 gemeente Heemstede (A-stuk) Normenkader 2023 (zienswijze: B-stuk)

Bevoegdheid In artikel 198 van de Gemeentewet is opgenomen dat de raad de jaarrekening en het jaarverslag vaststellen in het jaar volgend op het begrotingsjaar.

Bestuurlijke achtergrond Met de jaarstukken 2023 legt het college van burgemeester en wethouders financiële verantwoording af aan de gemeenteraad over het gevoerde beleid en de daaruit voortvloeiende financiële lasten en baten van de gemeente in 2023. Daarnaast dienen de jaarstukken voor informatie aan de financiële toezichthouder (de provincie Noord-Holland), het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en het CBS. De jaarrekening moet voor 15 juli as. vastgesteld worden door raad en te zijn ingediend bij deze partijen. Rechtmatigheid Het college is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid binnen de organisatie. Tot en met de jaarrekening 2022 nam de accountant dit mee in zijn oordeel en rapporteerde hierover in het accountantsverslag. Vanaf de jaarrekening 2023 stelt het college de rechtmatigheidsverantwoording op en beoordeelt de accountant de getrouwheid van de jaarrekening en de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit is dus het eerste jaar dat het college de rechtmatigheidsverantwoordingsverantwoording zelf moet toetsen. De systematiek van rechtmatigheidsverantwoording is anders dan de methodiek die de accountant voorheen hanteerde. In de situatie dat de accountant een oordeel moest geven over de rechtmatigheid nam de accountant niet alle begrotingsonrechtmatigheden mee in zijn oordeelsvorming.

Denk daarbij aan afwijkingen van investeringskredieten en het niet tijdig melden van overschrijdingen van baten en/of onderschrijding van lasten en baten. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken wordt de rechtmatigheidsverantwoording verder toegelicht.

pagina 4 van 8

Motivering De jaarrekening is gecontroleerd door de accountant over de getrouwheid van de jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording. Tot en met de jaarrekening 2022 gaf de accountant ook een oordeel over de rechtmatigheid zelf. Echter vanaf de jaarrekening 2023 geeft het college hier een oordeel over. Bij de getrouwheid gaat het erover of de baten, lasten en balansmutaties juist en volledig in de jaarrekening zijn verwerkt. Bij de rechtmatigheid gaat het erover of de cijfers en de handelingen conform geldende wet- en (interne) regelgeving heeft plaatsgevonden.

Oordeel accountant De accountant geeft een goedkeurend oordeel af voor de getrouwheid van de jaarrekening (samenstelling van de baten en lasten over 2023 en de activa en passiva op 31 december 2023) en de rechtmatigheidsverantwoording. Ze hebben hierin meegenomen dat de jaarrekening voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Hun conclusie is dat de jaarstukken hieraan voldoen. “Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole, resteren er geen van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn derhalve niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring), maar zijn naar onze mening vooral voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing.”

Rechtmatigheidsverantwoording college Dit jaar geeft het college voor het eerst een rechtsmatigheidsoordeel. Belangrijk is dat de reikwijdte van de rechtmatigheidsverantwoording door het college is groter dan die van de jaarrekeningcontrole door de accountant ten aanzien van rechtmatigheid. Dus de wijze waarop het oordeel over de rechtmatigheid tot stand komt is bij de jaarrekening 2023 anders dan bij de jaarrekening 2022. Formeel is geconstateerd is dat niet alle verantwoorde baten/lasten en de balansmutaties in de jaarrekening 2023 rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit oordeel moet wel bezien worden in het licht van de systematiek. Het oordeel geeft inzicht in de afwijkingen van de jaarrekening ten opzichte van de begroting. Bovenstaande oordeel betekent niet dat alle afwijkingen onrechtmatig zijn. Dat wordt door de accountant ook onderschreven. In de financiële verordening zijn een aantal situaties omschreven waarvan de raad heeft aangegeven dat afwijkingen acceptabel zijn. Het merendeel van de geconstateerde afwijkingen vallen hieronder.

Oude regeling: • Controle op overschrijding van de lasten • Bevindingen worden gesaldeerd Nieuwe regeling • Controle op overschrijding van de lasten, • Controle op overschrijding baten en onderschrijding lasten en baten • Bevindingen worden bij elkaar opgeteld Het rechtmatigheidsoordeel van de accountant zou voor 2023 ook goedkeurend geweest zijn.

pagina 5 van 8

Hieronder een kort rekenvoorbeeld over de nieuwe systematiek voor berekening rechtmatigheidsverantwoording. De onderschrijding op de loonkosten in programma 0 van € 906.000 leidt tot een overschrijding van de salarislasten van € 431.000. Bij de accountantscontrole betekende dat de organisatie een verklaring moest geven voor het verschil van € 475.000. Als deze verklaring afdoende was, telde dit verschil niet mee voor het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. Bij de rechtmatigheidsverantwoording, telt bovenstaande constatering mee als een onrechtmatigheid van € 1.336.000. (€ 906.000 plus € 431.000). Dit is een verschil in constatering van accountant. Feitelijk is de wijze waarop de jaarcijfers van afgelopen jaar tot stand zijn gekomen niet substantieel gewijzigd ten opzichte van de totstandkoming in de afgelopen jaren. Het jaar 2023 is het eerste jaar dat het college een rechtmatigheidsverantwoording aflegt. Naar verwachting komt er nog een verdere doorontwikkeling op de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant heeft aangegeven dat het door deze wijze van rapporteren het voor de raad en het college ingewikkeld wordt om het gesprek met elkaar over de juiste onderwerpen te voeren. Het college gaat bij de VNG hier aandacht voor vragen.

We gaan graag het gesprek aan met de raad, maar deze wijze van verantwoorden helpt de gemeenten niet om het gesprek op de juiste manier te voeren.

Accountantsverklaring In de afgelopen jaren hebben de regio’s Zuid-Kennemerland en IJmond toegewerkt naar een nieuw gecontracteerd aanbod van specialistische jeugdhulp. Het aanbod is verdeeld in meervoudige hulp (perceel 1) en enkelvoudige hulp (perceel 2). Binnen perceel 1 wordt de jeugdhulp per 1 januari aangeboden door vier consortia. De finale afrekening over 2023 laat lang op zich wachten en heeft impact op de afronding van het samenstellen en controleren van de jaarrekening. We weten inmiddels dat de finale afrekening geen aanleiding geeft tot een ander oordeel, dan eerder genoemd in dit voorstel. Echter zolang de finale afrekening niet ondertekend is ontvangen, kan de accountant niet overgaan tot afgeven van de accountantsverklaring en accountantsverslag. Zodra we de finale afrekening ontvangen, gaat de accountant zo snel mogelijk over tot afronding van de controle van de jaarrekening. Als we de accountantsverklaring en het accountantsverslag hebben ontvangen, sturen we dit zo snel mogelijk na.

Financiën De jaarrekening sluit met een positief saldo van € 1.837.223 Van € 921.900 wordt voorgesteld dit als resultaatbestemming over te hevelen naar 2024. Daarnaast wordt voorgesteld het restant van € 915.323 te storten in een nieuw te vormen reserve “structureel dekkingsmiddel”. Rekeningresultaat € 1.837.223 Het rekeningresultaat ontstaat voornamelijk uit incidentele resultaten. Voorgesteld wordt € 921.900 aan incidentele budgetten over te hevelen naar 2024. Dit wordt toegelicht in de “tabel budgetoverhevelingen” in de inleiding van de jaarrekening 2023. Andere incidentele voordelen zijn bijvoorbeeld: salarissen en vacaturepot (€ 483.000 als gevolg van later invullen van vacatures door arbeidsmarkt) en rente-inkomsten (€771.000) ontstaan uit rentevergoeding van het rijk op het “schatkistbankieren”. In de “detailtabel analyse rekeningresultaat 2023” in de inleiding van de jaarrekening wordt ingegaan op de voor- en nadelen die tot het rekeningresultaat hebben geleid waarbij tevens wordt aangegeven of een post structureel of incidenteel van karakter is. pagina 6 van 8

Budgetoverheveling (€ 921.900) Budgetten kunnen overgeheveld worden naar het volgende jaar indien het incidentele budgetten zijn en de werkzaamheden doorlopen in het volgende kalenderjaar. Voorbeelden zijn de kosten van trainees (€ 152.000) die over het boekjaar 2023 heen gaan omdat een schooljaar niet gelijk is aan ons boekjaar en diverse regelingen in het sociaal domein (energietoeslag 2023 wordt deels verwerkt in 2024 € 251.700; vacaturepot IASZ € 111.000; maatschappelijke begeleiding € 52.600). De lijst met resultaatbestemmingen en de toelichting daarop zijn opgenomen in het hoofdstuk “inleiding” onder “voorstel tot resultaatbestemming 2023”. Nieuwe reserve “structureel dekkingsmiddel” In het bestuurlijk overleg van 21 november 2023 zijn door onder meer de VNG afspraken gemaakt met de Ministeries van Financiën en Binnenlandse Zaken voor het beter benutten van de financiële ruimte vanaf 2024. Een deel van de algemene reserve mag worden ingezet voor het dekken van structurele exploitatielasten. Hierbij is in aanmerking genomen dat veel gemeenten geen structureel sluitende meerjarenbegroting kunnen presenteren vanaf 2026 maar dat de gemeenten in de jaarrekeningen wel overschotten hebben die terugvloeien naar de algemene reserve. Deze overschotten zijn veelal ontstaan uit extra middelen van het Rijk zonder structureel karakter.

Het rijk geeft aan dat een deel van het surplus van de algemene reserve als structureel dekkingsmiddel kan worden ingezet. Met deze methodiek kan de gemeente “tijd kopen” om tot een sluitende begroting te komen. Immers de onttrekking aan de algemene reserve ter dekking van het begrotingstekort kan niet eeuwigdurend plaats vinden. Voorgesteld wordt een nieuwe reserve “structureel dekkingsmiddel” te vormen en hier een deel van het rekeningsaldo 2023 in te storten. Deze reserve blijft wettelijk deel uitmaken van de algemene reserve. De presentatie als aparte reserve heeft als doel inzichtelijk te maken wat de ruimte is die Heemstede op deze wijze kan benutten en te voorkomen dat inzet voor andere doelen plaats vindt. In de notitie menukaarten en de kadernota 2025-2028 wordt verder ingegaan op mogelijke inzet van deze reserve. Aan de inzet van een deel van de algemene reserve als structureel dekkingsmiddel zijn de volgende voorwaarden verbonden: 1. De maatregel kan worden ingezet vanaf 2024; 2. Maximaal 10% van het surplus van de algemene reserve (stand algemene reserve na aftrek van risico's); 3. De solvabiliteit is minimaal 20%; 4. Het ratio weerstandsvermogen (verhouding tussen beschikbare weerstandscapaciteit en de waardering van de risico's) blijft voldoen aan de bandbreedte door de raad vastgesteld in de Financiële verordening (tussen 1,6 en 1,8); 5.

De provincie beoordeelt of en hoe de maatregel kan worden ingezet als herstelplan voor gemeenten zonder structureel en reëel begrotingsevenwicht. De provincie heeft aangegeven dat hierbij beoordeeld wordt of de risico's goed in kaart zijn gebracht. Hierbij zijn pm-posten niet toegestaan. 6. Voorgesteld wordt te starten met deze reserve door storting van het restantsaldo van de jaarrekening 2023. Het deel dat in de reserve "structureel dekkingsmiddel" wordt gestort blijft onderdeel van de algemene reserve maar wordt apart gepresenteerd om het onderscheid voor de raad inzichtelijk te maken. pagina 7 van 8

Aan deze regels dient de nieuwe reserve “structureel dekkingsmiddel” bij elke begroting getoetst te worden. De ingeschatte risico’s onder 5 worden immers elke begroting geactualiseerd en zijn wisselend van omvang. Dit heeft effect op de maximaal toegestane omvang van de reserve “structureel dekkingsmiddel”.

Planning/uitvoering Vaststelling in de raad van 27 juni is noodzakelijk om de jaarstukken tijdig (dus voor 15 juli) te kunnen leveren bij het CBS en de provincie Noord-Holland.

Bijlage(n) Jaarstukken 2023

pagina 8 van 8