Raadsvoorstel Financiële verordening Heemstede 2024.pdf

Raadsbesluit Raadsvergadering: 27 maart 2025

Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: 1295841 : Concern Control : S.A. de Wit-van der Linden : Actief openbaar

Onderwerp Financiële verordening Heemstede 2024

Kernboodschap Het college stelt de raad voor de Financiële verordening Heemstede 2024 vast te stellen. In de verordening wordt het begrijp ‘tijdig melden’ van onderschrijdingen van lasten en investeringskredieten en het over- en onderschrijden van baten nader gedefinieerd. Daarnaast wordt het voorstel gedaan om de investeringskredieten op een hoger aggregatieniveau beschikbaar te stellen om voorkennis voor inschrijvers bij aanbestedingen van diensten en werken te voorkomen.

Besluit B&W 1. De raad voor te stellen de Financiële verordening Heemstede 2024 vast te stellen; 2. Het voorstel voor te leggen aan de commissie Samenleving om advies te geven aan de raad.

Besluit raad De raad van de gemeente Heemstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 11 februari 2025

Besluit: De Financiële verordening Heemstede 2024 vast te stellen. De raad voornoemd,

de griffier,

pagina 1 van 5

de voorzitter,

Wettelijke grondslag Juridisch en beleidskader Artikel 212 van de Gemeentewet

Bevoegdheid Vanuit de Gemeentewet Hoofdstuk IX (artikel 147-159) heeft de raad de bevoegdheid verordeningen vast te stellen.

Bestuurlijke achtergrond In de commissie Samenleving van 15 januari 2025 is het collegevoorstel “Heemstede in control” besproken. Hier is het dilemma besproken ten aanzien van het ‘tijdig melden’ ten aanzien van onderschrijding van lasten en investeringskredieten en over- en onderschrijdingen van baten. In het collegevoorstel zijn drie scenario’s voorgelegd, waarbij het college de voorkeur heeft uitgesproken voor optie a. a. In de Financiële verordening wordt opgenomen dat bij toereikende toelichting in de tussenrapportages en/of jaarrekening de raad tijdig is geïnformeerd; b. In het eerste kwartaal van het jaar volgend op het begrotingsjaar, ontvangt de raad een raadsinformatiebericht waarin de cijfers aan de raad op programmaniveau worden gepresenteerd; c. In december krijgt de raad een laatste begrotingswijziging voorgelegd, waarbij alle afwijkingen boven een vooraf bepaald bedrag via een begrotingswijziging recht worden getrokken. De commissie herkende het geschetste dilemma. De meerderheid van de commissie gaf, net als het college, de voorkeur aan optie a. Ook omdat deze lijn een bestendiging is van de lijn die de afgelopen jaren is gehanteerd.

Motivering Ten behoeve van de accountantscontrole en rechtmatigheidsverantwoording is het belangrijk dat de raad het college kaders meegeeft ten aanzien van de financiële verantwoording. Deze kaders zijn vastgelegd in de Financiële verordening. Bij de verordening die voorligt, is een aantal wijzigingen aangebracht ten opzichte van de vorige versie. Deze wijzigingen zijn grofweg onder te verdelen in drie onderdelen: 1. Definitie begrip ‘tijdig melden’ van onderschrijdingen van lasten en investeringskredieten en het over- en onderschrijden van baten; 2. Investeringskredieten op een hoger aggregatieniveau vast te stellen; 3. Verwijderen artikelen die ook zijn opgenomen in andere verordeningen, statuten, nota’s.

pagina 2 van 5

‘Tijdig melden’ Zoals hierboven beschreven is in de commissie Samenleving het onderwerp ‘tijdig melden’ van onderschrijding van lasten en investeringskredieten en onder- en overschrijding van baten besproken. Uitkomst van deze behandeling was dat het merendeel van de commissie zich kon vinden in de uitspraak dat in de financiële verordening een artikel wordt opgenomen dat bij toereikende toelichting in de tussenrapportages en/of jaarrekening de raad tijdig geïnformeerd is. Zoals ook beschreven in dit collegevoorstel, is hier sprake van een dilemma. Binnen de P&C cyclus zijn er voor de raad twee momenten dat ze kaders afgeven en kunnen sturen op de gemeentelijke financiën. Dat zijn de kadernota en de begroting. Bij de voor- en najaarsnota en de jaarrekening komt de informatie te vroeg of te laat om als raad goed bij te kunnen sturen. Deze documenten zijn dan ook meer informatief van aard en input voor beoordeling en bespreking van de kadernota en de begroting. Als laatste moet nog wel opgemerkt worden dat de raad, zoals gebruikelijk, apart geïnformeerd wordt, of om toestemming wordt gevraagd bij substantiële overschrijdingen van begrotingsbudgetten en investeringskredieten ten opzichte van afgesproken kaders uit de begroting. Het budgetrecht van de raad ten aanzien van de lasten en investeringskredieten blijft in stand.

Vanuit de commissie is nog wel de mogelijkheid geopperd om de Najaarsnota een maand naar achteren te verschuiven. Zoals ook aangegeven in de commissie, geeft dat ook onvoldoende ruimte om de raad wel ‘tijdig’ op de hoogte te brengen van alle onderschrijdingen van lasten en investeringskredieten en onder- en overschrijding van baten. Dit wordt mede veroorzaakt doordat veel informatie (zoals de decembercirculaire) pas heel laat beschikbaar komen. Daarnaast is de raad dan nog steeds niet in de gelegenheid om te kunnen sturen op deze cijfers. Alles overwegend heeft het college gekozen om in de financiële verordening het volgende artikel op te nemen: “Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten, investeringskredieten en baten zijn onrechtmatig als deze niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Deze zijn tijdig gemeld als deze zijn opgenomen in een tussentijdse rapportage of begrotingswijziging gedurende het begrotingsjaar danwel toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening over het betreffende begrotingsjaar.” Voornaamste redenen om voor deze oplossing te kiezen zijn: • Met het opnemen van dit artikel in de Financiële verordening bestendigen we de werkwijze zoals hij de afgelopen jaren is gehanteerd.

• Het budgetrecht van de raad wordt niet aangetast en de raad wordt nog steeds geïnformeerd of om toestemming gevraagd bij substantiële kostenoverschrijdingen van de begroting.`

pagina 3 van 5

Investeringskredieten op een hoger aggregatieniveau vaststellen Bij, met name ruimtelijke projecten, gebeurt het steeds vaker dat aanbieders hoger inschrijven dan het beschikbare budget. Zij kunnen deels voorkennis hebben van ons beschikbare krediet doordat de raad de investeringskredieten per krediet beschikbaar stellen en dit document openbaar is. Dit kan invloed hebben op de inschrijvingen en economisch nadelig zijn voor de gemeente. Het voorstel is dan ook om de investeringskredieten op een hoger aggregatieniveau (openbaar) in de P&C producten op te nemen. De raad stelt de investeringskredieten dan op een hoger aggregatieniveau beschikbaar. Met deze maatregelen willen we bij aanbestedingen voorkomen dat bedrijven inschrijven met voorkennis. Tegelijkertijd willen we het budgetrecht van de raad niet beperken. Het voorstel is dan ook dat de investeringskredieten op kredietniveau in een niet openbare bijlage aan de raad aan te bieden. Dit is de onderligger van de geautoriseerde investeringskredieten. Deze bijlage wordt verstrekt bij de P&C producten, zolang de investeringskredieten nog niet afgesloten worden.

Verwijderen van artikelen die zijn opgenomen in andere verordeningen, statuten, etc. In de Financiële verordening Heemstede 2023 stonden veel artikelen die ook terugkomen in andere verordeningen, statuten en nota’s die ook door de raad worden vastgesteld. Ook zijn artikelen verwijderd die citeren uit hogere wetgeving, zoals het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Het uitgangspunt is dat we alleen teksten opnemen die niet al in andere wetten of beleidsstukken worden vastgesteld om dubbeling te voorkomen. Daarnaast kan de situatie ontstaan dat bij actualisatie van verordeningen, statuten etc. afwijkingen ontstaan tussen de verschillende documenten. Dit is een onwenselijke situatie.

Kanttekeningen, risico’s en beheersmaatregelen Naast de Financiële verordening Heemstede 2024 Heemstede, wordt in dezelfde raadsvergadering ook het Normenkader Heemstede 2024 aangeboden. Het is van belang dat eerst de Financiële verordening wordt vastgesteld, voordat het Normenkader 2024 Heemstede wordt vastgesteld. Mocht de Financiële verordening Heemstede 2024 niet vastgesteld worden, blijft de financiële verordening Heemstede 2023 nog van kracht en moet het Normenkader 2024 Heemstede hierop aangepast worden voor vaststelling.

Duurzaamheid N.v.t.

Financiën Er zijn geen financiële consequenties.

pagina 4 van 5

Samenwerking en communicatie De Financiële verordening Heemstede 2024 wordt bekendgemaakt in het Gemeenteblad (via https://zoek.officielebekendmakingen.nl/). Na 1 april 2025 is de Financiële verordening te raadplegen via www.overheid.nl (onder lokale regelingen). Ook wordt er een publicatie in de Heemsteder geplaatst, waarin wordt verwezen naar www.overheid.nl. De Financiële verordening is ook op onze website te vinden (www.heemstede.nl/bekendmakingen en zoek op naam van de regeling). Tot slot wordt de auditcommissie betrokken bij de ontwikkelingen rondom de rechtmatigheidsverantwoording.

Planning/uitvoering • • • •

Behandeling in het college Behandeling in de commissie Samenleving Vaststelling door de raad Inwerkingtreding verordening

Bijlage(n) 1. Financiële verordening Heemstede 2024; 2. Financiële verordening Heemstede 2023; 3. Was-wordt tabel Financiële verordening Heemstede 2024.

pagina 5 van 5

11 februari 2025 12 maart 2025 27 maart 2025 1 april 2025