Raadsvoorstel - Criteria voor toetsing ambtelijke samenwerking.pdf

Raadsbesluit Raadsvergadering: 18 februari 2021

Zaaknummer Afdeling Portefeuillehouder Openbaarheid

: : : :

773666 Team P&O A.C. Nienhuis Actief openbaar

ONDERWERP Criteria voor toetsing ambtelijke samenwerking SAMENVATTING De raad heeft gevraagd om uitgewerkte criteria om nut en wenselijkheid van ambtelijke samenwerking met andere organisaties en / of partners te kunnen toetsen. Met daarbij aangegeven de wijze waarop deze gemeten kunnen worden en hoe hierover aan de raad gerapporteerd kan worden in de Planning & Control-producten. Uitgangspunt bij ambtelijke samenwerking is onder andere dat Heemstede een zelfstandige gemeente blijft. Na vaststelling van de criteria zal als eerste de samenwerking in de vorm van vervlochten teams met de gemeente Bloemendaal worden getoetst. JURIDISCH EN BELEIDSKADER Niet van toepassing BESLUIT B&W 1. In te stemmen met de uitwerking van de criteria voor toetsing van ambtelijke samenwerking (bijlage 1). 2. In te stemmen met het vervolgproces: a. De vervlochten teams (excl. ICT) te toetsen aan de hand van de uitgewerkte criteria en de uitwerking aan te bieden aan de raad; b. In de jaarrekening, bij de paragraaf bedrijfsvoering, een rapportage op te nemen met betrekking tot de huidige ambtelijke samenwerkingen. 3. De raad voor te stellen om de uitwerking van de criteria voor toetsing van ambtelijke samenwerking vast te stellen (bijlage 1). 4. De raad voor te stellen in te stemmen met het vervolgproces: a. De vervlochten teams (excl. ICT) te toetsen aan de hand van de uitgewerkte criteria; b.

In de jaarrekening, bij de paragraaf bedrijfsvoering, een rapportage op te nemen met betrekking tot de huidige ambtelijke samenwerkingen. 5. Het besluit onder 3 en 4. voor te leggen aan de commissie Middelen voor advies aan de Raad (A-stuk). BESLUIT RAAD De raad van de gemeente Heemstede; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 januari 2021 Besluit: 1. Vast te stellen de uitwerking van de criteria voor toetsing van ambtelijke samenwerking (bijlage 1) 2. In te stemmen met het vervolgproces:

773666

1/5

Raadsbesluit Raadsvergadering: 18 februari 2021

a.

De vervlochten teams (excl. ICT) te toetsen aan de hand van de uitgewerkte criteria; b. In de jaarrekening, bij de paragraaf bedrijfsvoering, een rapportage op te nemen met betrekking tot de huidige ambtelijke samenwerkingen. De raad voornoemd,

De griffier,

de voorzitter,

AANLEIDING EN ACHTERGROND De gemeente Heemstede werkt al geruime tijd ambtelijk samen met de gemeente Bloemendaal in gemeenschappelijke regelingen (IASZ, GBKZ en GRIT) en er wordt samengewerkt in de bedrijfsvoering en handhaving (‘vervlochten teams’). Voor de vervlochten teams is nooit een kader in de raad afgesproken. Er is alleen een privaatrechtelijke samenwerkingsovereenkomst gesloten tussen colleges en OR in 2016. Tevens geeft deze overeenkomst de ruimte om ook samenwerking vorm te geven op beleidsdomeinen. Dit werd door beide colleges niet als wenselijk gezien. Om deze samenwerking te begrenzen is een concept kader opgesteld en aan de raad aangeboden. In dit kader wordt tevens aangegeven dat beide gemeenten zelfstandig willen blijven en dat regionale samenwerking van essentieel belang is voor een toekomstbestendige organisatie. Op 10 september 2019 heeft het college van Heemstede aan de gemeenteraad dit kader aangeboden voor ambtelijke samenwerking. In de commissie Middelen van december 2019 is de bespreking van dit concept kader aangehouden. De raad wilde eerst in het algemeen spreken over de nut en noodzaak van ambtelijke samenwerking, voordat de raad besluit over de kaders voor ambtelijke samenwerking met Bloemendaal en / of met andere gemeenten. De discussie in de raad richtte zich op de vervlochten teams, niet op de bestaande gemeenschappelijke regelingen.

Op 10 maart 2020 heeft een overleg plaatsgevonden per raadsfractie. In dit overleg zijn een aantal uitgangspunten benoemd die van belang zijn voor ambtelijke samenwerking; 1. Heemstede is en blijft een zelfstandige gemeente; 2. We zoeken samenwerking, als, waar en met wie dat gewenst is; 3. Voor de beoordeling van noodzaak en wenselijkheid van ambtelijke samenwerking zijn enkele toetsingscriteria nodig. Dit gesprek heeft geleid tot een raadsnotitie ‘memo criteria ambtelijke samenwerking’ dat besproken is in de commissie Middelen van 21 oktober 2020. In deze notitie wordt het college gevraagd criteria uit te werken en praktisch toepasbaar te maken. En vervolgens deze aan de raad aan te bieden ter vaststelling en daarna de vervlochten teams hierop te toetsen. Het college is positief over de voorgestelde criteria en werkwijze met enkele aanvullingen, zie collegebericht d.d. 14 oktober 2020.

773666

2/5

Raadsbesluit Raadsvergadering: 18 februari 2021

MOTIVERING Op basis van de bespreking op 21 oktober 2020 in de commissie Middelen en de opdracht aan het college is een uitwerking gemaakt van de criteria en de wijze waarop deze gemeten kunnen worden en hoe hierover aan de raad gerapporteerd kan worden in de Planning & Control-producten. Deze uitwerking is bijgevoegd als bijlage 1. Het betreft de criteria: Kwaliteit Efficiency (flexibiliteit en kosten) Ontwikkelingsmogelijkheden personeel Specifieke kennis of specialisten nodig In genoemde bijlage is een nadere beschrijving gegeven van deze kenmerken, de wijze van meten en welke normen gehanteerd kunnen worden. Als voorbeeld van de vorm van rapporteren in de Planning & Control-producten zoals beschreven in bijlage 1, is als bijlage 2 een (concept-) rapportage van het team Financieel Beheer toegevoegd (P&C-sheet jaarrekening Financieel Beheer). Ambtelijke samenwerkingen In de raadsnotitie is aangegeven dat de raad in een breder kader de nut en noodzaak van ambtelijke samenwerking wil toetsen, niet alleen in relatie tot de ambtelijke samenwerking met Bloemendaal.

Hierbij een korte schets welk onderscheid gemaakt kan worden in soorten ambtelijke samenwerkingen in de breedte die de gemeente Heemstede op dit moment kent: Vervlochten teams met Bloemendaal (Financiële administratie, Facilitaire Zaken, P&O, Communicatie, Informatisering en Handhaving) Tijdelijke, projectmatige samenwerkingen met andere gemeenten (bijvoorbeeld Governance Zuid Kennemerland, regionale inkoop jeugdzorg, HRM samenwerking regio, regio samenwerking gevolgen Covid) Daarnaast zijn er zoals aangegeven gemeenschappelijke regelingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan GR Paswerk, GR Schoolverzuim, VRK en stichting RIJK en natuurlijk de eerder genoemde IASZ, GRIT en GBKZ. In deze GR‘en wordt met een groot aantal gemeenten in de regio samengewerkt. In dit voorstel wordt hier niet verder op in gegaan. Hierover wordt reeds gerapporteerd in de P&C producten onder ‘verbonden partijen’. In de eerste helft van 2021 wordt een nieuwe Nota Verbonden Partijen aan de raad aangeboden ter vaststelling. Wijze van meten en normen Uitgaande van bovenstaande criteria is gekeken op welke wijze deze gemeten kunnen worden en welke normen hieraan kunnen worden verbonden. Hierbij is uitgegaan van bestaande metingen en gegevens. En wordt voorgesteld de wijze van meten zo concreet (cijfermatig) mogelijk te maken, op sommige onderdelen is het beschrijvend.

Niet alle criteria kunnen op deelniveau (team of afdelingsniveau) worden gemeten. Toetsing vervlochten teams op basis van criteria In de commissie is aangegeven aan de hand van deze aanpak de vervlochten teams Heemstede-Bloemendaal gestructureerd te willen toetsen. Op basis van

773666

3/5

Raadsbesluit Raadsvergadering: 18 februari 2021

bijgaand schema kan de samenwerking getoetst worden aan de door de raad gestelde criteria. Eerder heeft de raad het college opdracht gegeven de afdeling Informatisering en GRIT samen te voegen met Bloemendaal op basis van de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. Daarom wordt voorgesteld de afdelingen Informatisering en GRIT niet in de toetsing mee te nemen, aangezien dit al onderzocht is door de Rekenkamercommissie. Rapportage in P&C producten van huidige samenwerkingen In de commissie is gevraagd op welke praktische wijze deze toetsing aansluiting kan vinden bij de P&C cyclus. Voorgesteld wordt dit op de volgende wijze vorm te geven: 1 Vervlochten teams Aan de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening kan een vast onderdeel over de bestaande vervlochten teams Heemstede-Bloemendaal worden toegevoegd. Hierbij over de afgelopen 3 jaar te rapporteren (conform eerdere raadsnotitie 2018 als 0-lijn te hanteren) aan de hand van drie criteria: Kwaliteit; rapportage op basis van benoemde criteria burgerpeiling op niveau van de organisatie als geheel.

Efficiency: o Loonkosten (exclusief niet-beïnvloedbare externe factoren zoals bijvoorbeeld cao-verhogingen) en formatie per vervlochten team o Inhuur: wordt reeds op gerapporteerd in de jaarrekening over de organisatie als geheel o Opvangen kwetsbaarheid per team; beschrijvend Medewerkerstevredenheidsonderzoek: o Gemiddeld cijfer ‘mijn werk’, ‘leidinggevenden’, ‘personeelsbeleid’ voor de vervlochten teams als geheel. 2 Overige projectmatige samenwerkingsverbanden Aan de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening een vast onderdeel met betrekking tot overige samenwerkingen toe te voegen en hierbij de belangrijkste ontwikkelingen te beschrijven. FINANCIËN Niet van toepassing. PLANNING Op basis van bijgaande uitwerking van de criteria voor ambtelijke samenwerking kunnen de vervlochten teams getoetst worden, en kan over de huidige samenwerking gerapporteerd worden in de P&C cyclus. De planning is als volgt: -

Vaststellen criteria en wijze van rapporteren in jaarrekening huidige samenwerking (Raad, februari 2021); Toetsing 5 vervlochten teams aan de criteria (ambtelijke toetsing) (Raad, april 2021); In de jaarrekening 2020 wordt in de paragraaf bedrijfsvoering gerapporteerd over bestaande samenwerkingen.

Na de toetsing aan de criteria kan bepaald worden of het concept ‘Kader voor ambtelijke samenwerking Heemstede- Bloemendaal’ vastgesteld kan worden.

773666

4/5

Raadsbesluit Raadsvergadering: 18 februari 2021

Het streven is om na vaststelling van het kader de ambtelijke samenwerking met Bloemendaal in de bedrijfsvoering te borgen. Dit kan in de vorm van een overeenkomst of (lichte) GR. De besluitvorming voor het treffen is aan het college nadat toestemming is verkregen van de raad. PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE De Ondernemingsraad van de gemeente Heemstede is geïnformeerd over de discussie in de raad met betrekking tot de ambtelijke samenwerking. Het eerdere kader voor ambtelijke samenwerking is besproken met de Ondernemingsraad, zij hebben positief geadviseerd. Medewerkers worden geïnformeerd op de ‘koffiemomenten’ voor medewerkers (medewerkersbijeenkomsten met de gemeentesecretaris). DUURZAAMHEID Niet van toepassing. BIJLAGEN 1. Uitwerking criteria ambtelijke samenwerking en vertaling naar P&C producten 2. Voorbeeld P&C jaarrekening sheet Financieel Beheer. 3. Memo criteria ambtelijke samenwerking 9 sept 2020 (Raadsleden Rocourt en De Zeeuw) 4. Collegebericht d.d. 14 oktober reactie college memo criteria ambtelijke samenwerking. 5. Kader voor ambtelijke samenwerking Heemstede- Bloemendaal d.d. 10 september 2019.

773666

5/5