Raadsvoorstel - Convenant governance samenwerking Zuid-Kennemerland.pdf

Raadsbesluit Raadsvergadering: 24 juni 2021

Zaaknummer Afdeling Portefeuillehouder Openbaarheid

: : : :

835864 Ruimtelijk Beleid Heemstede A.C. Nienhuis Actief openbaar

ONDERWERP Convenant governance samenwerking Zuid-Kennemerland SAMENVATTING Om de regionale samenwerking te verbeteren en de betrokkenheid van de gemeenteraad te vergroten, is voor de regio Zuid-Kennemerland een nieuwe ‘governance’ uitgewerkt in een samenwerkingsconvenant plus daartoe behorende bijlagen. In maart 2021 hebben de vier raden hun zienswijzen gegeven op de concept-stukken. Deze zienswijzen zijn verwerkt in de definitieve stukken die nu ter besluitvorming bij de vier gemeenten voorliggen. De raad wordt voorgesteld in te stemmen met het convenant en de bijlagen. Daarna zal het convenant door het college namens de gemeente worden ondertekend. JURIDISCH EN BELEIDSKADER Bij de regelgeving inzake de ruimtelijke ordening dient bovenlokale afstemming over gedeelde opgaven en lokale opgaven met een bovenlokale impact plaats te vinden. Hiervoor gelden geen vormvereisten. Met het voorliggende convenant wordt -onder andere- invulling gegeven aan de organisatie van de bovenlokale afstemming. Er is bewust gekozen voor een convenant in plaats van een zwaardere vorm, zoals bijvoorbeeld een Gemeenschappelijke regeling. Het convenant is vooral gericht op het beter in positie brengen van de raden bij de regionale samenwerking en heeft een zelfbindend karakter. BESLUIT B&W 1.

De raad voor te stellen om in te stemmen met het bij dit raadsvoorstel gevoegde bestuursconvenant regionale samenwerking ZuidKennemerland en de daarbij behorende bijlagen; 2. Het voorstel voor te leggen aan de commissie Middelen om advies te geven aan de raad (A-stuk). BESLUIT RAAD De raad van de gemeente Heemstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 18 mei 2021 besluit: In te stemmen met het bij dit raadsvoorstel gevoegde bestuursconvenant regionale samenwerking Zuid-Kennemerland en de daarbij behorende bijlagen. De raad voornoemd, de griffier,

835864

de voorzitter,

1/6

Raadsbesluit Raadsvergadering: 24 juni 2021

AANLEIDING In maart en april zijn de concept-stukken van het bestuursconvenant inzake de governance van de samenwerking in Zuid-Kennemerland aan de vier gemeenteraden van de Zuid-Kennemerlandse gemeenten voorgelegd voor het geven van een zienswijze. Op 10 maart heeft de commissie Middelen de volgende zienswijze meegegeven: “De commissie is overwegend positief over het bestuursconvenant omdat het onze slagkracht in de regio (ZKL en richting de MRA) vergroot. De commissie spreekt steun uit voor het idee van een vast raadsagendapunt met update van het college. De commissie geeft het college mee om te werken met een kleine tussenevaluatie voor de overdracht naar nieuwe raad na gemeenteraadsverkiezingen van 2022. Dhr. Verrips heeft zich gemeld als vrijwilliger om mee te denken over het vervolg en plaats te nemen in de agendacommissie evenals de al eerder vanuit de raad betrokken mw. Jagtenberg. D66 vraagt daarnaast aandacht voor de resultaten van de samenwerking en het scenario ‘wat als het niet werkt?’ en stelt voor om te kijken naar de voorgedragen parameters voor samenwerkingsevaluatie.” Uit de behandeling in de vier raden is naar voren gekomen, dat naast de commissie Middelen ook door de raad van Haarlem is gevraagd om na twee jaar een tussentijdse evaluatie te houden over de werkwijze met het convenant en te bezien of en hoe aan de uitgangspunten invulling wordt gegeven.

Door de gemeenteraad van Heemstede is voorts gewezen op de verdeling van kosten voor de tijdelijke regisseur regionale samenwerking. Met de verwerking van deze beide reacties wordt nu het definitieve convenant regionale samenwerking en de definitieve versie van de daar bijbehorende uitvoeringsbijlagen aan de gemeenteraad voorgelegd (bijlagen 1 en 2). Beoogd resultaat Het convenant tussen de betrokken gemeenten heeft als doel de regionale hoofopgaven in Zuid-Kennemerland samen te realiseren en gezamenlijk op te trekken binnen de MRA. Met de in het convenant opgenomen werkwijze wordt de besluitvorming over de beleidsopgaven die er voor de regio Zuid-Kennemerland liggen verbeterd, worden procedures inzichtelijker en komt de positie van de gemeenteraad ten opzichte van de huidige situatie duidelijker te liggen. De Raad is bij alle fasen in de beleidsvorming betrokken. MOTIVERING Gelet op de ingebrachte zienswijzen is er voldoende draagvlak om het convenant nu definitief voor te leggen aan de raden Tussentijdse evaluatie: De praktijk moet uitwijzen of de governance voor de regionale samenwerking en de daarvoor opgestelde procedures gaat functioneren zoals beoogd. Pas na een zekere aanloopperiode kan worden beoordeeld of de governance naar wens functioneert. Hiertoe wordt in 2023 in afstemming met de vier Raden ZuidKennemerland een tussentijdse evaluatie gehouden.

Conform de uitgangspunten van de governance, zal deze tussentijdse evaluatie in een gezamenlijke Radenbijeenkomst Zuid-Kennemerland worden besproken.

835864

2/6

Raadsbesluit Raadsvergadering: 24 juni 2021

Indien deze bespreking aanleiding geeft om in de werkwijze die op basis van het convenant plaats heeft tot bijstellingen te komen, zal zo nodig daarna behandeling in de afzonderlijke raden plaats hebben. Voor deze evaluatie worden in afstemming met de Raden vooraf de criteria en de te volgen behandeling procedure bepaald. Het belangrijkste criterium zal zijn of de doelstellingen van het convenant (verbetering van de besluitvorming over de regionale beleidsopgaven, inzichtelijkere procedures, een duidelijkere positionering van de gemeenteraad en betrokkenheid van de raad bij alle fasen in de beleidsvorming) worden gehaald en zo niet, welke verbeteringen kunnen worden aangebracht. Voor wat betreft de evaluatie in het kader van de overdracht van dit dossier naar de volgende gemeenteraad zal in overleg met de griffie worden gezocht naar een passende vorm. Kostenverdeling: De in de raadsvoordracht opgenomen kostenverdeling tussen de vier ZuidKennemerlandse gemeenten bleek te zijn gebaseerd op verouderde inwoneraantallen, waardoor niet alle gemeenten een zelfde bijdrage per inwoner zouden geven. De bedragen zijn bijgesteld en nu gebaseerd op de inwoneraantallen 2021, ontleend aan de gegevens van het Centraal Bureau voor de Statistiek. Voor Heemstede zorgt dit voor een afname van de kosten.

Met de hiervoor omschreven verwerking van de ingekomen reacties is er voldoende draagvlak om nu het definitieve convenant regionale samenwerking en de definitieve versie van de daarbij behorende uitvoeringsbijlagen ter besluitvorming aan de gemeenteraad voor te leggen. Het convenant is een goede basis om de regionale samenwerking met de gemeenteraad op te pakken De afgelopen jaren bleek dat de regionale samenwerking een ingewikkeld proces is, zeker als je de gemeenteraad goed wilt informeren en laten meedenken in het proces en lopende ontwikkelingen. Met het convenant wordt bereikt dat gemeenteraden goed zijn aangesloten en tijdig hun inbreng kunnen leveren, met elkaar van gedachte kunnen wisselen en de discussie met elkaar aan kunnen gaan. Ook worden besluitvormingsprocessen in de verschillende raden beter op elkaar afgestemd. Betrokkenheid van de gemeenteraad wordt in alle fasen van de samenwerking vergroot Op basis van de in het convenant afgesproken werkwijze, wordt de gemeenteraad vroegtijdig in de beleidsprocesgang betrokken, worden radenbijeenkomsten georganiseerd om ideeën en visies op te halen en conceptversies tussentijds voorgelegd voordat de definitieve voorstellen ter besluitvorming aan de gemeenteraden van de individuele gemeenten worden voorgelegd.

Ook zullen de agenda’s van de gezamenlijke radenbijeenkomsten via inbreng vanuit de gemeenteraad (via de regionale agendacommissie) worden bepaald. Bestuurlijke verhoudingen blijven ongewijzigd De gemeenteraad blijft verantwoordelijk voor de regionale besluitvorming. Er worden geen bevoegdheden overgedragen. Voor de regionale samenwerking

835864

3/6

Raadsbesluit Raadsvergadering: 24 juni 2021

wordt voortgebouwd op de bestuurlijke samenwerking zoals deze in de regio in de afgelopen jaren gegroeid is en die aansluit op de bestuurscultuur zoals deze in Zuid-Kennemerland zichtbaar is. Dit betekent dat wordt uitgegaan van een structuur die zorgt voor daadkracht en verbinding tussen de vier gemeenten, binnen de bestaande bestuurlijke bevoegdheden van colleges en de gemeenteraad. Bij de regionale samenwerking blijft ruimte voor couleur lokale De regionale hoofdopgaven die zijn benoemd, liggen op het gebied van Landschap, Economie en Werk, Wonen, Duurzaamheid en Bereikbaarheid. Uitgangspunt binnen Zuid-Kennemerland is deze vraagstukken zoveel mogelijk regionaal op te pakken, maar de uitwerking kan per gemeente verschillen. Om de verschillen per gemeente goed in beeld te krijgen, is gezamenlijk overleg van cruciaal belang. In de voorliggende governance wordt voorzien in dit gezamenlijk overleg. Het aantal overlegorganen voor de besluitvorming is beperkt De samenwerking dient overzichtelijke procedures te hebben, met een beperkt aantal organen en een duidelijke positie in alle fasen van beleidsontwikkeling voor de gemeenteraad. Dit is in het convenant (paragraaf 5) doorgevoerd door uit te gaan van drie organen die bij de regionale samenwerking een eigen specifieke rol en functie hebben.

Het coördinatieoverleg van burgemeesters bewaakt de voortgang van de samenwerking op proces. De portefeuillehoudersoverleggen en de voorzitters van de portefeuillehoudersoverleggen zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke uitwerking van de hoofdopgaven die voor de samenwerking zijn benoemd. De gemeenteraad is onder meer via de regionale agendacommissie direct betrokken bij alle processtappen die doorlopen worden. In de bijlage bij het convenant is in het onderdeel ‘werkwijze’ opgenomen hoe deze drie organen in de procesgang van de beleidsvorming op elkaar inhaken (bijlage 2, onderdeel 1). Voor de regionale samenwerking is meer ambtelijke regie nodig Uit de gepleegde inventarisatie en gevoerde gesprekken komt naar voren dat er zeker ook vanuit de gemeenteraad behoefte is om meer grip te krijgen op de samenhang tussen de diverse regionale projecten die lopen. Daarom is in het convenant opgenomen dat bovenop de bestaande ambtelijke inzet voor regionale samenwerking, die vanuit de vier gemeenten wordt gegeven, ook een regisseur regionale samenwerking wordt aangesteld. Om te weten of deze regiefunctie en de beoogde formatieve sterkte van 1.5 fte (1 fte voor een regisseur en 0.5 fte voor diens ondersteuning) de beoogde verbetering in de afstemming geeft, wordt deze functie na een periode van anderhalf jaar na indiensttreding geëvalueerd.

Dit wordt afgestemd met de tussentijdse evaluatie over het convenant die met de Raden wordt gevoerd. Dan wordt bezien of en hoe deze functie wordt gecontinueerd en volgt hiertoe een separaat besluit. FINANCIËN Met de ‘governance regionale samenwerking’ zijn kosten gemoeid voor de inzet van de regisseur regionale samenwerking en diens ondersteuning (1,5 fte) Deze kosten worden tot het moment van de evaluatie vanuit de bestaande begrotingsmiddelen van de vier betrokken gemeenten gefinancierd. Ten opzichte van de in de concept raadsvoordracht opgenomen bedragen is op basis van de ingebrachte zienswijze in de verdeling van kosten tussen de vier Zuid-Kennemer

835864

4/6

Raadsbesluit Raadsvergadering: 24 juni 2021

gemeenten een bijstelling doorgevoerd en zijn hiervoor nu de actuele inwoner aantallen 2021, ontleend aan het Centraal bureau voor de Statistiek aangehouden. Tevens bleek dat, het totaal benodigde bedrag voor de dekking van formatie kosten, kon worden bijgesteld naar een op jaarbasis benodigd bedrag van € 125.000, in plaats van het eerder in de raadsvoordracht opgenomen bedrag van € 135.000. Voor Heemstede betekent dit dat de kosten € 12.000 lager uitkomen. Afgerond op hele getallen is de verdeling die nu wordt aangehouden op jaarbasis als volgt: Haarlem € 88.000; Heemstede € 15.000; Bloemendaal € 13.000 en Zandvoort €10.000. PLANNING/UITVOERING Vervolgproces/evaluatie 1. Samenstelling regionale Agendacommissie Van belang is dat gelijktijdig met de besluitvorming die nu plaats heeft, zoals in het convenant opgenomen, vanuit ieder van de vier gemeenteraden twee raadsleden worden voorgedragen om zitting te nemen in de regionale Agendacommissie (vanuit Heemstede hebben mevrouw Jagtenberg en de heer Verrips zich kandidaat gesteld). Met de griffiers is afgestemd dat zij voor de eigen Raad er zorg voor dragen dat in juni twee leden zullen worden voorgedragen en dat hiervoor geen overkoepelende procesafspraak noodzakelijk is.

Met de vier raadsleden die tot nu toe vanuit de vier gemeenteraden het proces rond de governance hebben begeleid (werkgroep raadsleden) is afgesproken dat zij in afstemming met de eigen Raad bepalen of zij onderdeel van de regionale Agendacommissie willen uitmaken. De griffie draagt er zorg voor dat de voordracht van de twee leden voor de eigen raad wordt vastgelegd. De bedoeling is dat direct na het reces de regionale Agendacommissie met de werkzaamheden start en over de eigen werkwijze tot afspraken komt. Dit zal de komende tijd vanuit de gemeentesecretaris en griffie Heemstede worden begeleid. 2. Regisseur regionale samenwerking Om te voorkomen dat de wervingsprocedure voor de regisseur regionale samenwerking plaats heeft in de vakantieperiode, wordt onder voorbehoud van definitieve instemming door de raden, de wervingsprocedure al in gang gezet. Definitieve benoeming kan dan direct na de besluitvorming door de raad plaats hebben. 3. Inwerkprocedure voor raadsleden Voor raadsleden wordt in september/oktober een bijeenkomst georganiseerd waarin de werkwijze op basis van het nieuwe convenant wordt geïntroduceerd. Deze bijeenkomst wordt met de regionale Agendacommissie afgestemd. 4.

Vervolg activiteiten Na het besluit door de raad zijn de vervolg activiteiten op een rij de volgende: - Juli: Tekenen convenant door de colleges van de vier afzonderlijke gemeenten; - Juli: samen stellen van de regionale agendacommissie (twee leden vanuit iedere gemeenteraad); - Aanstellen regisseur regionale samenwerking en diens ondersteuner voor een periode van 1,5 jaar; - Inrichten en uitwerken van de werkorganisaties voor de drie regionale organen:

835864

5/6

Raadsbesluit Raadsvergadering: 24 juni 2021

1. Het coördinatieoverleg (burgemeesters); 2. Onderbrengen van de hoofdopgaven van de regionale samenwerking in de vijf bestaande portefeuillehoudersoverleggen; 3. In afstemming met de griffie de inrichting en werkwijze van de regionale agendacommissie; - In afstemming met de regionale agendacommissie en de voorzitters van de portefeuillehoudersoverleggen regionale radenbijeenkomsten voor het resterende deel van 2021 en voor 2022 vastleggen, inclusief de hoofdonderwerpen; - Het vaststellen van een werkplan voor de uitvoering van de hoofdopgaven voor de Zuid-Kennemer samenwerking. Een vijftig-procent-versie van het werkplan is op 19 mei jl. besproken in de gezamenlijke Radenbijeenkomst ZuidKennemerland. Dit wordt nu uitgewerkt naar een volledig concept dat op 15 september 2021 nogmaals aan de raden wordt voorgelegd. - Na een periode van twee jaar wordt in 2023, in afstemming met de raden de werking van de governance Zuid-Kennemerland besproken. PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE Om tot het convenant te komen heeft afstemming plaatsgevonden met de raden, betrokken portefeuillehouders en de burgemeesters van Zuid-Kennemerland. Ook hebben de raden de mogelijkheid gekregen om een zienswijze in te dienen. Het convenant en de procedures, die voortkomen uit de ‘governance’ samenwerking zullen op de websites van de vier gemeenten worden geplaatst.

Voor raadsleden zal, om de ‘governance’ goed te laten landen, een aantal sessies worden georganiseerd waarbij zo mogelijk ervaringen van raadsleden uit andere regio’s worden ingebracht. DUURZAAMHEID BIJLAGEN 1. Bestuursconvenant regionale samenwerking Zuid-Kennemerland; 2. Uitwerking governance structuur en werkwijze regionale samenwerking Zuid-Kennemerland (bijlage bij het convenant).

835864

6/6