Raadsvoorstel Controleprotocol jaarrek 2023 en 2024 Heemstede.pdf

Raadsbesluit Raadsvergadering: 23 november 2023

Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: 1211792 : Financieel Beleid Heemstede : S.A. de Wit-van der Linden : Actief openbaar

Onderwerp Controleprotocol jaarrekening 2023 en 2024 Heemstede (t.b.v. accountantscontrole jaarrekening).

Kernboodschap Het college stelt voor het controleprotocol vast te stellen ten behoeve van de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 en 2024. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole. Met ingang van boekjaar 2023 is het college verantwoordelijk voor rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening. De accountant geeft alleen nog een oordeel over de getrouwheid. Vanwege de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is het controleprotocol hierop geactualiseerd.

Besluit B&W 1. De raad voor te stellen om het controleprotocol jaarrekening 2023 en 2024 Heemstede vast te stellen; 2. De raad voor te stellen de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording te stellen op 3% van de totale lasten van de gemeente inclusief de dotaties aan de reserves (zie controleprotocol paragraaf 3.3); 3. Het voorstel voor te leggen aan de commissie Middelen voor advies aan de raad (A-stuk).

Besluit raad De raad van de gemeente Heemstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 3 oktober 2023

pagina 1 van 6

Besluit: 1. Het Controleprotocol jaarrekening 2023 en 2024 Heemstede vast te stellen; 2. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording te stellen op 3% van de totale lasten van de gemeente inclusief de dotaties aan de reserves (zie controleprotocol paragraaf 3.3); De raad voornoemd,

de griffier,

pagina 2 van 6

de voorzitter,

Wettelijke grondslag Juridisch en beleidskader Volgens artikel 213 lid 2 van de gemeentewet wijst de raad een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

Bevoegdheden Met het controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2023 en 2024.

Bestuurlijke achtergrond Opdracht accountant De raad heeft voor de jaren 2021 tot en met 2024 de opdracht voor de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet verstrekt aan Publieke Sector Accountants.

Controleprotocol Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole stelt de raad jaarlijks het controleprotocol vast. Object van controle is de jaarrekening 2023 en 2024 en daarmee tevens het financieel beheer over deze jaren, zoals uitgeoefend door of namens het college van de gemeente Heemstede. De verwachting is dat de nadere aanwijzingen voor de uitvoering en rapportering van de accountantscontrole komend jaar niet anders wordt. Daarom wordt het controleprotocol voor twee jaar vastgesteld. Dit loopt ook gelijk met de opdracht aan Publieke Sector Accountants.

Normenkader Het normenkader, het kader van de controle, wijzigt wel ieder jaar. Het normenkader 2023 is een actueel overzicht van de voor de rechtmatigheidscontrole relevante interne en externe wet- en regelgeving 2023. De accountant toetst bij de controle aan deze regels. Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording verklaart het college in het kader van de rechtmatigheid of er bij financiële beheershandelingen (handelingen met financiële gevolgen) aan de regelingen uit het Normenkader is voldaan. Het normenkader is daarom niet alleen bedoeld voor de controle door de accountant, maar ook de basis voor de af te geven rechtmatigheidsverantwoording door het college. Het normenkader 2023 zal in oktober 2023 door het college worden vastgesteld en ter kennisname aan de raad worden aangeboden door het als B-stuk aan te bieden aan de commissie Middelen ter pagina 3 van 6

bespreking in november 2023. Op deze wijze wordt de raad, door tussenkomst van de commissie Middelen, in de gelegenheid gesteld het normenkader aan te vullen.

Rechtmatigheidsverantwoording De Tweede kamer heeft in 2022 het wetsvoorstel ‘versterking decentrale rekenkamers’ aangenomen. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van dit wetsvoorstel. Tot nu toe verstrekten externe accountants een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekeningen van gemeenten. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is dit gewijzigd. Vanaf boekjaar 2023 moet het college een rechtmatigheidsverantwoording afgeven bij de jaarrekening. Hiermee legt het college verantwoording af over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. De rechtmatigheidsverantwoording valt wel onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording ‘juist’ (getrouw) is. De commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. Deze standaardtekst wordt opgenomen in de jaarrekening. In deze tekst noemt het college de (eventuele) afwijkingen qua rechtmatigheid. In de paragraaf bedrijfsvoering bij de jaarrekening geeft het college een toelichting op de afwijkingen en welke maatregelen het college neemt om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Onder rechtmatigheid en getrouwheid wordt begrepen:

•

•

College

Accountant

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Het rechtmatig tot stand komen van baten en lasten en balansmutaties (in overeenstemming met de begroting en volgens wettelijke regelingen die van toepassing zijn); De jaarrekening is in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

•

•

Getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; Verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Motivering Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening 2023 en 2024. Vanwege de nieuwe wet ‘versterking decentrale rekenkamers’ en de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2023 is het controleprotocol van Heemstede hierop geactualiseerd.

pagina 4 van 6

Goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie Bij de aanbesteding voor de accountantscontrole is besloten om vanaf boekjaar 2021 uit te gaan van de volgende goedkeurings- en rapporteringstoleranties: • een goedkeuringstolerantie van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden (zie controleprotocol paragraaf 3.1); • een rapporteringtolerantie van 0,5% (zie controleprotocol paragraaf 3.2); • voor de rechtmatigheidscontrole de verplichte voorwaardencriteria van toepassing te verklaren (zie controleprotocol paragraaf 4.3). Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) bepaalt dat de minimumeisen voor de goedkeuringstolerantie ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de totale lasten bedraagt en ten aanzien van onzekerheden in de controle 3% van de totale lasten. Het gaat om de grenswaarde waar beneden de in aanmerking te nemen fouten (≤ 1 %) of onzekerheden (≤ 3 %) moet blijven om een goedkeurende accountantsverklaring te kunnen krijgen. Het controleprotocol voldoet hiermee aan deze minimumeisen. Voor de specifieke uitkeringen (SiSa) en de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) gelden zwaardere rapporteringstoleranties. Zie hiervoor het bij dit besluit behorende controleprotocol (paragraaf 3.2).

Zowel de goedkeurings- als rapporteringtoleranties zullen door de accountant definitief worden bepaald op basis van de jaarrekeningcijfers 2023.

Verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording Om de rechtmatigheidsverantwoording af te kunnen geven moet de raad aangeven welke grens het college moet gebruiken bij de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens betekent dat rechtsmatigheidsfouten pas in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen en toegelicht, wanneer zij boven het door de raad vastgestelde percentage komen. Wanneer het voor het college niet duidelijk is of financieel rechtmatig is gehandeld, worden deze onduidelijkheden eveneens pas in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht indien zij boven het door de raad vastgestelde percentage komen. Voorgesteld wordt de verantwoordingsgrens te stellen op 3% van de totale lasten van de gemeente inclusief de dotaties aan de reserves (zie controleprotocol paragraaf 3.3).

Begrotingscriterium De financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. In beginsel worden niet tijdig aan de raad gerapporteerde begrotingsoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid als onrechtmatig beschouwd. Doordat deze overschrijdingen binnen het bestaande beleid vallen, kunnen deze door de raad bij de jaarrekening alsnog worden geautoriseerd. Echter om te voorkomen dat een onwerkbare situatie ontstaat, is in 2009 vanuit pragmatisch oogpunt besloten om een zekere bandbreedte in te bouwen. Dat houdt in dat de raad, in het kader van de rechtmatigheid, het college mandateert tot gelimiteerde begrotingsoverschrijdingen. Voorgesteld wordt om in dit controleprotocol (bijlage 3) voor programma’s een bandbreedte aan te houden van 5% van het beschikbaar gestelde programmabudget. Voor kredieten wordt voorgesteld pagina 5 van 6

uit te gaan van 10% met een maximum van € 50.000. Voor kredieten ≤ € 100.000 wordt voorgesteld een maximum overschrijding aan te houden van € 10.000.

Financiën De rechtmatigheidsverantwoording leidt niet tot lagere kosten van de accountant. Omdat de accountant de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid moet toetsen zal er geen sprake zijn van minder werk.

Samenwerking en communicatie Het controleprotocol 2023 en 2024 is afgestemd met PSA accountants.

Planning/uitvoering • • •

3 oktober 2023: behandeling voorstel in het college 8 november 2023: behandeling voorstel in de commissie middelen 23 november 2023: behandeling voorstel in de raad

Bijlage(n) •

Controleprotocol jaarrekening 2023 en 2024 Heemstede

pagina 6 van 6