Raadsvoorstel Bijgesteld normenkader 2024.pdf

Raadsbesluit Raadsvergadering: 22 mei 2025

Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: 1311523 : Concern Control : S.A. de Wit-van der Linden : Actief openbaar

Onderwerp Bijgesteld normenkader Heemstede 2024

Kernboodschap De raad wordt voorgesteld het Bijgestelde normenkader Heemstede 2024 vast te stellen. In de vorige versie stond ten onrechte een interne regelgeving (de Nota inkoopbeleid) opgenomen. Met het handhaven van de oude verordening moeten de controlewerkzaamheden enorm uitgebreid worden. Deze per abuis opgenomen interne regelgeving is tot aan de vorige versie nooit opgenomen geweest in het Normenkader.

Besluit B&W 1. De raad voor te stellen het Bijgestelde normenkader Heemstede 2024 vast te stellen; 2. Het voorstel voor te leggen aan de commissie Samenleving om advies te geven aan de raad.

Besluit raad De raad van de gemeente Heemstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 april 2025.

Besluit: 1. Het Bijgesteld normenkader Heemstede 2024 vast te stellen. De raad voornoemd,

de griffier,

pagina 1 van 4

de voorzitter,

Wettelijke grondslag Juridisch en beleidskader • • •

Gemeentewet; Besluit begroting en verantwoording; Besluit accountantscontrole decentrale overheden

Bevoegdheid Bij de rechtmatigheid en de getrouwheid en de verantwoording daarover heeft de raad zowel in haar kaderstellende als haar controlerende rol een belangrijke functie. Bij de jaarrekening geeft het college een rechtmatigheidsverantwoording (RMHV) af. De accountant controleert de verantwoording van het college en controleert de jaarrekening op getrouwheid. Bij het vaststellen van de jaarrekening heeft de raad een controlerende rol. Bij het bespreken van de jaarstukken, wordt naast de jaarstukken ook de RMHV en het accountantsrapport besproken. Bij het vaststellen van de jaarrekening door de raad, geeft de raad decharge aan het college over het gevoerde beleid.

Bestuurlijke achtergrond Op 28 maart heeft de raad het Normenkader Heemstede 2024 vastgesteld. In dit normenkader is ten onrechte de Nota inkoop Heemstede 2024 opgenomen. Deze nota is een intern beleidsdocument wat door het college is vastgesteld. Deze nota heeft in alle voorgaande jaren nooit onderdeel uitgemaakt van het Normenkader.

Motivering Om de jaarrekening en de RMHV op te kunnen stellen, heeft de accountant en het college kaders nodig. Onderdeel van deze kaders zijn onder andere de financiële verordening en het normenkader, een actueel overzicht van de voor de controle relevante externe wet- en regelgeving. Het opnemen van Nota inkoop Heemstede 2024 in het Normenkader heeft verschillende consequenties die niet wenselijk is. In de Nota inkoop heeft het college de norm gesteld dat alle inkopen tussen € 50.000 en de Europese aanbestedingsgrens meervoudig onderhands moeten plaatsvinden. Dit betekent dat de controle van de accountant zich moet richten op alle inkopen, groter dan € 50.000 in plaats van inkopen groter dan de Europese aanbestedingsgrens van € 221.000. Ten aanzien van de inkoopfunctie is de afgelopen jaren een verbetertraject ingezet. De gemeente heeft in deze periode meer grip gekregen op het volgen van landelijke wetgeving. Op dit moment controleert de accountant hierop en worden de inkopen die boven de Europese aanbestedingsgrens vallen betrokken bij de accountantscontrole. Hierbij zien we dat de afgelopen jaren een daling heeft plaatsgevonden van de hoeveelheid bevindingen op overschrijding van de Europese aanbestedingsgrens. Uitbreiding van het Normenkader met de Notitie inkoop is overbodig.

pagina 2 van 4

Als de Notitie inkoop in het Normenkader gehandhaafd blijft, moeten de controlewerkzaamheden van de accountant drastisch uitgebreid worden. Dit is ook een uitbreiding ten opzichte van voorgaande jaren.

Argumenten Met het vaststellen van dit Bijgestelde normenkader kan de accountant de controlewerkzaamheden uitvoeren op wijze waarop zij deze afgelopen jaren heeft uitgevoerd.

Kanttekeningen, risico’s en beheersmaatregelen Als de versie van het Normenkader dat 28 maart 2025 is vastgesteld wordt gehandhaafd moeten de controlewerkzaamheden uitgebreid worden. Dit brengt drie risico’s met zich mee: 1. Toenemende kosten 2. Risico op een afkeurende accountantsverklaring 3. Deadline aanlevering aan de provincie 15 juli mogelijk niet gehaald.

Toenemende kosten De uitbreiding van de uit te voeren controlewerkzaamheden zijn significant. Dit zorgt voor meer werkzaamheden voor zowel de interne organisatie als de accountant. Omdat deze controle nooit tot hun werkzaamheden behoorde, is dit een uitbreiding van het contract. De extra uren die de accountant hiervoor moet maken, worden aan de gemeente gefactureerd als meerwerk.

Risico op afkeurende accountantsverklaring In de Nota inkoop heeft het college de norm gesteld dat alle inkopen tussen € 50.000 en de Europese aanbestedingsgrens meervoudig onderhands moeten plaatsvinden. We hebben de afgelopen jaren een inhaalslag gemaakt om het handhaven op deze norm te verbeteren, maar deze verbeterslag loopt nog door. Het is onbekend wat de uitkomst is als hierop met de normen van de accountant gecontroleerd wordt. Mogelijk kan de aanvullende controle ertoe leiden dat de RMHV geen positief oordeel krijgt en/of dat de accountantsverklaring afkeurend wordt.

Deadline om jaarrekening eind juni vast te stellen mogelijk niet gehaald De hoeveelheid werkzaamheden die voor de aanvullende controle gedaan moeten worden is substantieel, zowel voor de interne organisatie als de accountant. Gezien het tijdstip in het jaar is het niet zeker dat de werkzaamheden tijdig afgerond kunnen worden om de jaarrekening eind juni te voorzien van een accountantsverklaring. Als de deadline van eind juni niet gehaald wordt, komt de deadline van tijdige aanlevering (uiterlijk 15 juli) aan de provincie in gevaar.

Duurzaamheid N.v.t.

Financiën N.v.t.

pagina 3 van 4

Samenwerking en communicatie N.v.t.

Planning/uitvoering • • •

Behandeling in college Behandeling in commissie Samenleving Behandeling in de raad

Bijlage(n) 1. Bijgesteld normenkader 2024

pagina 4 van 4