Raadsvoorstel Bijgesteld Normenkader 2023 en rapportagegrens tbv Rechtmatigheidsverantwoording.pdf

Raadsbesluit Raadsvergadering: 29 februari 2024

Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: 1229387 : Concern control : S.A. de Wit-van der Linden : Actief openbaar

Onderwerp Bijgesteld Normenkader 2023 en rapportagegrens ten behoeve van Rechtmatigheidsverantwoording

Kernboodschap Vanaf 1 januari 2023 legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid bij de jaarrekening. Om de rechtmatigheidsverantwoording goed te kunnen doen, stelt de raad kaders. In bijgevoegd voorstel, wordt de raad voorgesteld het bijgestelde Normenkader 2023 en de rapportagegrens ten behoeve van de Rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen.

Besluit B&W 1. In te stemmen met het bijgestelde Normenkader 2023; 2. De raad voor te stellen het bijgestelde Normenkader 2023 vast te stellen (bijlage 1); 3. De raad voor te stellen de rapportagegrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 0,5%; 4. Het voorstel voor te leggen aan de commissie Middelen om advies te geven aan de raad (A-stuk).

Besluit raad De raad van de gemeente Heemstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 januari 2024

Besluit: 1. Het bijgestelde Normenkader 2023 vast te stellen (bijlage 1); 2. De rapportagegrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 0,5%. De raad voornoemd, de griffier,

pagina 1 van 4

de voorzitter,

Wettelijke grondslag Juridisch en beleidskader • • • •

Gemeentewet Besluit Begroting en Verantwoording Besluit accountantscontrole decentrale overheden Wet versterking decentrale rekenkamers

Bevoegdheid Bij de rechtmatigheidsverantwoording door het college heeft de raad zowel in haar kaderstellende als haar controlerende rol een belangrijke functie. Bij de jaarrekening geeft het college een rechtmatigheidsverantwoording (RMHV) af. De accountant controleert de verantwoording van het college. Bij het vaststellen van de jaarrekening heeft de raad een controlerende rol ten aanzien van de RMHV. Bij het bespreken van de jaarstukken, wordt naast de jaarstukken ook de RMHV en het accountantsrapport besproken. Bij het vaststellen van de jaarrekening door de raad, geeft de raad decharge aan het college over het gevoerde beleid. Om de RMHV op te kunnen stellen, heeft het college (en de accountant) kaders nodig. Onderdeel van deze kaders zijn onder andere de Financiële verordening, de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens. Daarnaast ook het normenkader, een actueel overzicht van de voor de RMHV relevante externe wet- en regelgeving.

Bestuurlijke achtergrond Vanaf 1 januari 2023 geeft het college een verantwoording over de rechtmatigheid af in plaats van de accountant. Deze stukken zijn onderdeel van de kaders ten behoeve van de RMHV. De implementatie van de invoering van de RMHV is tot op heden nog steeds in ontwikkeling. De Kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV is recent nog aangepast. Op 30 november 2023 heeft de raad het Controleprotocol jaarrekening 2023 en 2024 Heemstede en het Normenkader 2023 vastgesteld.

Motivering Er is gebleken dat aanvullende kaders nodig zijn voordat het college de RMHV kan afgeven. Het Normenkader 2023 moet worden bijgesteld en de raad moet een uitspraak doen over de rapportagegrens.

Bijgesteld normenkader 2023 In 2023 zijn na het vaststellen van het Normenkader nog een aantal tweetal wijzigingen geweest.

pagina 2 van 4

1. Uitvoeringsbesluit Afvalstoffenverordening 2021. Dit document vervangt Uitvoeringsbesluit Afvalstoffenverordening 2016. Dit uitvoeringsbesluit is op 7 november 2023 met terugwerkende kracht vastgesteld door het college. 2. Regeling mandaten, volmachten en machtigingen Heemstede 2023. Deze regeling vervangt de Regeling mandaten, volmachten en machtigingen Heemstede 2020. Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheidscontrole is het belangrijk dat duidelijk is wat de geldende wet- en regelgeving is. Het normenkader geeft inzicht in de van voor de financiën van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving. De accountant maakt bij de controle 2023 gebruik van dit normenkader. Daarnaast is het normenkader ook de basis voor de af te gen RMHV door het college. Met deze aanpassing, is het Normenkader 2023 volledig up to date.

Rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording In het Controleprotocol jaarrekening 2023 en 2024 Heemstede is verantwoordingsgrens voor de RMHV vastgesteld op 3% van de totale lasten van de gemeente inclusief toevoegingen aan de reserves. Wat nog niet is vastgesteld is de rapportagegrens. De verantwoordingsgrens gaat over gaat over de grens waarboven het college onrechtmatigheden moeten melden in de RMHV. Daarnaast kennen we een rapportagegrens. Dit is de grens waarboven we onrechtmatigheden moeten melden in de paragraaf Bedrijfsvoering. Deze grens ligt normaliter lager dan de gestelde verantwoordingsgrens. Op dit moment is hij niet vastgesteld. Consequentie daarvan is dat elke onrechtmatigheid, ongeacht de hoogte, gemeld moet worden. Dit betekent dat de paragraaf Bedrijfsvoering onevenredig toeneemt in omvang. Als de rapportagegrens gelijk wordt gesteld aan de verantwoordingsgrens, wordt de raad pas geïnformeerd op het moment dat het college de verantwoordingsgrens overschrijdt. Hiermee is het voor de raad niet meer mogelijk om bij te sturen als dit nodig blijkt. Voorstel is dan ook om de rapportagegrens gelijk te stellen aan de rapportagegrens die de accountant hanteert. Deze hanteert rapportagetolerantie van 0,5%.

Kanttekeningen Zoals eerder vermeld is 2023 het eerste jaar dat het college verantwoording aflegt bij de jaarrekening over de rechtmatigheid. Mogelijk dat de komende periode nog nieuwe inzichten komen. Indien relevant voor de raad, wordt zij hier zo spoedig mogelijk van op de hoogte gesteld. We hebben de verwachting dat het komende jaar, ook na juli 2024 nog nieuwe inzichten komen. De RMHV is een groeimodel waar we als college en raad gezamenlijk in optrekken.

Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties.

pagina 3 van 4

Samenwerking en communicatie Ten aanzien van de RMHV vindt regelmatig afstemming plaats met de accountant. Daarnaast is het voorstel om voorafgaand aan de behandeling van dit stuk een technische sessie te houden voor de raad. In deze technische sessie wordt de raad meegenomen in de RMHV.

Planning/uitvoering • • •

Begin februari 14 februari 29 februari

Voorstel technische sessie Behandeling in commissie Middelen Behandeling in de raad

Bijlage(n) 1. Bijgesteld normenkader 2023

pagina 4 van 4