Raadsvoorstel - Bestuursconvenant regionale samenwerking Zuid-Kennemerland.pdf
Tekst van het document
Raadsbesluit Raadsvergadering: 25 maart 2021
Zaaknummer Afdeling Portefeuillehouder Openbaarheid
: : : :
784563 Ruimtelijk Beleid A.C. Nienhuis Actief openbaar
ONDERWERP Bestuursconvenant regionale samenwerking Zuid-Kennemerland SAMENVATTING Om de regionale samenwerking te verbeteren en de betrokkenheid van de gemeenteraad te vergroten, is voor de regio Zuid-Kennemerland een nieuwe ‘governance’ uitgewerkt in een samenwerkingsconvenant plus daartoe behorende bijlagen. Wat nu voorligt zijn de conceptstukken, die als een voorgenomen besluit aan de gemeenteraad worden voorgelegd. De gemeenteraad wordt gevraagd hierop een reactie (zienswijze) te geven. Op basis van die zienswijzen die uit de vier raden naar voren komen, wordt vervolgens een definitieve voordracht met formele instemming aan de vier gemeenteraden voorgelegd. Daarna zal het bestuursconvenant door het college namens de gemeente worden ondertekend. JURIDISCH EN BELEIDSKADER Bij de regelgeving inzake de ruimtelijke ordening dient bovenlokale afstemming over gedeelde opgaven en lokale opgaven met een bovenlokale impact plaats te vinden. Hiervoor gelden geen vormvereisten. Met het voorliggende convenant wordt -onder andere- invulling gegeven aan de organisatie van de bovenlokale afstemming. Er is bewust gekozen voor een convenant in plaats van een zwaardere vorm, zoals bijvoorbeeld een Gemeenschappelijke regeling. Het convenant is vooral gericht op het beter in positie brengen van de raden bij de regionale samenwerking en heeft een zelfbindend karakter. BESLUIT B&W 1.
De raad voor te stellen zijn zienswijze te geven op het bij dit raadsvoorstel gevoegde concept bestuursconvenant regionale samenwerking ZuidKennemerland (bijlage 1) en de daarbij behoren de concept uitwerkingen (bijlage 2) en aan te geven of de stukken voor definitieve besluitvorming kunnen worden voorgelegd; 2. Het voorstel direct voor te leggen aan de raad (A-stuk).
784563
1/6
Raadsbesluit Raadsvergadering: 25 maart 2021
BESLUIT RAAD De raad van de gemeente Heemstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 9 februari 2021 besluit: Zienswijze te geven op het bij dit raadsvoorstel gevoegde concept bestuursconvenant regionale samenwerking Zuid-Kennemerland (bijlage 1) en de daarbij behoren de concept uitwerkingen (bijlage 2) en aan te geven of de stukken voor definitieve besluitvorming kunnen worden voorgelegd. De raad voornoemd, de griffier,
de voorzitter,
AANLEIDING Eind 2019 is door de colleges van Bloemendaal, Haarlem, Heemstede en Zandvoort aan de burgemeester van Heemstede opdracht gegeven om uit te werken wat nodig is om de regionale samenwerking te verbeteren en de gemeenteraad hierbij meer betrokkenheid te bieden. De uitwerking is gedaan door een projectgroep met vertegenwoordigers uit de vier betrokken gemeenten. Hiervoor zijn gesprekken gevoerd met bestuurders, raadsleden en de griffiers. Daarnaast nam vanuit elk van de vier gemeenteraden een raadslid deel. De ‘governance’ uitwerking heeft geleid tot bijgevoegd concept bestuursconvenant regionale samenwerking (hierna convenant) en de daarbij behorende bijlage. In het convenant zijn de belangrijkste uitgangspunten en afspraken voor de regionale samenwerking vastgelegd. Een eerste bespreking van deze stukken heeft plaats gehad op 24 november 2020 tijdens een gezamenlijke radenbijeenkomst in ZuidKennemerland. Op deze radenbijeenkomst zijn twee onderwerpen besproken; de uitgewerkte ‘governance’ en de eerste discussie met betrekking tot de onderwerpen voor het werkprogramma van de samenwerking voor de komende twee jaar. In de planning is aangegeven hoe aan beide vervolg wordt gegeven. Dit voorstel richt zich verder op de governance. Voor de uitgewerkte ‘governance’ bij de raadsleden draagvlak aanwezig te zijn.
Tijdens dit overleg is toegezegd dat de conceptstukken voor zienswijze eerst nog aan de afzonderlijke gemeenteraden worden voorgelegd. Daarna zal op basis van de ontvangen reacties, de formele besluitvorming volgen in de gemeenteraden. De in de bijlage opgenomen stukken zijn, met uitzondering van een aantal redactionele bijstellingen, inhoudelijk gelijk gehouden aan de stukken van de radenbijeenkomst op 24 november. Dit voorstel wordt gelijktijdig voorgelegd aan de gemeenteraden van de drie andere Zuid-Kennemer gemeenten. Het convenant en de gebundelde bijlagen bij het convenant zijn bij dit raadsvoorstel gevoegd (bijlage 1 en 2).
784563
2/6
Raadsbesluit Raadsvergadering: 25 maart 2021
Beoogd resultaat Het convenant tussen de betrokken gemeenten heeft als doel de regionale hoofopgaven in Zuid-Kennemerland samen te realiseren en gezamenlijk op te trekken binnen de MRA. Met de in het convenant opgenomen werkwijze wordt de besluitvorming over de beleidsopgaven die er voor de regio Zuid-Kennemerland liggen verbeterd, worden procedures inzichtelijker en komt de positie van de gemeenteraad ten opzichte van de huidige situatie duidelijker te liggen. De Raad is bij alle fasen in de beleidsvorming betrokken. MOTIVERING Het convenant geeft een meerwaarde bij de besluitvorming over regionale aangelegenheden Het aantal regionale vraagstukken neemt toe. Met het convenant kunnen de regionale opgaven die er liggen op een voor alle betrokken partijen overzichtelijke en herkenbare wijze worden opgepakt. Het convenant biedt duidelijkheid over de rollen en onderlinge werkwijze van het bestuur, de gemeenteraad en de ambtelijke ondersteuning en geeft daarmee een meerwaarde boven de tot nu toe gevolgde procedures. Het Convenant is een goede basis om de regionale samenwerking met de gemeenteraad op te pakken De afgelopen jaren bleek dat de regionale samenwerking een ingewikkeld proces is, zeker als je de gemeenteraad goed wilt informeren en laten meedenken in het proces en lopende ontwikkelingen.
Met het convenant wordt bereikt dat gemeenteraden goed zijn aangesloten en tijdig hun inbreng kunnen leveren, met elkaar van gedachte kunnen wisselen en de discussie met elkaar aan kunnen gaan. Ook worden besluitvormingsprocessen in de verschillende raden beter op elkaar afgestemd. Betrokkenheid van de gemeenteraad wordt in alle fasen van de samenwerking vergroot Zoals in het conceptconvenant is opgenomen, wordt de gemeenteraad vroegtijdig in de beleidsprocesgang betrokken, worden radenbijeenkomsten georganiseerd om ideeën en visies op te halen en conceptversies tussentijds voorgelegd voordat de definitieve voorstellen ter besluitvorming aan de gemeenteraden van de individuele gemeenten worden voorgelegd. Ook zullen de agenda’s van de gezamenlijke radenbijeenkomsten via inbreng vanuit de gemeenteraad (via de regionale agendacommissie) worden bepaald. Bestuurlijke verhoudingen blijven ongewijzigd De gemeenteraad blijft verantwoordelijk voor de regionale besluitvorming. Er worden geen bevoegdheden overgedragen. Voor de regionale samenwerking wordt voortgebouwd op de bestuurlijke samenwerking zoals deze in de regio in de afgelopen jaren gegroeid is en die aansluit op de bestuurscultuur zoals deze in Zuid-Kennemerland zichtbaar is.
Dit betekent dat wordt uitgegaan van een structuur die zorgt voor daadkracht en verbinding tussen de vier gemeenten, binnen de bestaande bestuurlijke bevoegdheden van colleges en de gemeenteraad.
784563
3/6
Raadsbesluit Raadsvergadering: 25 maart 2021
Bij de regionale samenwerking blijft ruimte voor couleur locale De regionale hoofdopgaven die zijn benoemd, liggen op het gebied van Landschap, Economie en Werk, Wonen, Duurzaamheid en Bereikbaarheid. Uitgangspunt binnen Zuid-Kennemerland is deze vraagstukken zoveel mogelijk regionaal op te pakken, maar de uitwerking kan per gemeente verschillen. Om de verschillen per gemeente goed in beeld te krijgen, is gezamenlijk overleg van cruciaal belang. In de voorliggende governance, wordt voorzien in dit gezamenlijk overleg. Het aantal overlegorganen voor de besluitvorming is beperkt De samenwerking dient overzichtelijke procedures te hebben, met een beperkt aantal organen en een duidelijke positie in alle fasen van beleidsontwikkeling voor de gemeenteraad. Dit is in het convenant (paragraaf 5) doorgevoerd door uit te gaan van drie organen die bij de regionale samenwerking een eigen specifieke rol en functie hebben. Het coördinatieoverleg van burgemeesters bewaakt de voortgang van de samenwerking op proces. De portefeuillehouder overleggen en de voorzitters van de portefeuillehouder overleggen zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke uitwerking van de hoofdopgaven die voor de samenwerking zijn benoemd. De gemeenteraad is onder meer via de regionale agendacommissie direct betrokken bij alle processtappen die doorlopen worden.
In de bijlage bij het convenant is in het onderdeel ‘werkwijze’ opgenomen hoe deze drie organen in de procesgang van de beleidsvorming op elkaar inhaken (bijlage 2, onderdeel 1). Voor de regionale samenwerking is meer ambtelijke regie nodig Uit de gepleegde inventarisatie en gevoerde gesprekken komt naar voren dat er zeker ook vanuit de gemeenteraad behoefte is om meer grip te krijgen op de samenhang tussen de diverse regionale projecten die lopen. Daarom is in het convenant opgenomen dat bovenop de bestaande ambtelijke inzet voor regionale samenwerking, die vanuit de vier gemeenten wordt gegeven, ook een regisseur regionale samenwerking wordt aangesteld. Om te weten of deze regiefunctie en de beoogde formatieve sterkte van 1.5 fte (1 fte voor een regisseur en 0.5 fte voor diens ondersteuning) de beoogde verbetering in de afstemming geeft, wordt deze functie na een periode van anderhalf jaar na indiensttreding geëvalueerd. Dan wordt bezien of en hoe deze wordt gecontinueerd en volgt hiertoe een separaat besluit. KANTTEKENING Bijstellen indien nodig Op basis van paragraaf 5 van het convenant is de werkwijze en de organisatie van de regionale samenwerking in een apart document uitgewerkt (bijlage 2, onderdeel 1). De praktijk moet uitwijzen of de governance voor de regionale samenwerking en de daarvoor opgestelde procedures gaat functioneren zoals beoogd.
Uiteraard kan pas na een zekere aanloopperiode worden beoordeeld of de governance naar wens functioneert. Mocht na invoering blijken dat vanuit opgedane ervaring aanpassingen nodig zijn, zal dit worden meegenomen in de evaluatie en zal de governance aangepast worden. Als eerdere bijstelling nodig is, zal dit, in afstemming met de gemeenteraden, eerder doorgevoerd worden.
784563
4/6
Raadsbesluit Raadsvergadering: 25 maart 2021
FINANCIËN Met de ‘governance regionale samenwerking’ zijn kosten gemoeid voor de inzet van de regisseur regionale samenwerking en diens ondersteuning (1,5 fte) Deze kosten orden tot het moment van de evaluatie vanuit de bestaande begrotingsmiddelen van de vier betrokken gemeenten gefinancierd. Waarbij Haarlem 60% van de kosten voor rekening neemt en de overige drie gemeenten gezamenlijk 40%. Dit betekent afgerond: voor de gemeente Haarlem per jaar € 80.000, voor Heemstede € 27.000, Bloemendaal € 21.000 en Zandvoort €15.000,-. Bedragen op jaarbasis. PLANNING/UITVOERING Op basis van de reactie die de gemeenteraad nu geeft op de concept stukken en op basis van de (gelijktijdige) reacties van de drie andere Raden in ZuidKennemerland, wordt het convenant en de daartoe behorende bijlagen na verwerking van die zienswijzen voor definitieve besluitvorming aan de vier gemeenteraden voorgelegd. Na besluitvorming door de gemeenteraden, ondertekent elk van de vier colleges namens de eigen gemeente afzonderlijk het samenwerking convenant. Planning: • Ophalen zienswijze bij gemeenteraden vier individuele gemeenten (maart /april 2021); •
Definitief maken convenant en bijlagen (mei 2021);
•
Besluitvorming bij gemeenteraden vier individuele gemeenten (juni 2021);
•
Tekenen convenant colleges van de vier afzonderlijke gemeenten (juni 2021);
Vervolgens hebben de volgende acties plaats: • Benoemen van de raadsleden voor de regionale agendacommissie (twee leden vanuit iedere gemeenteraad); •
Werven en aanstellen regisseur regionale samenwerking en diens ondersteuner voor een periode van 1,5 jaar;
•
Inrichten en uitwerken van de werkorganisaties voor de drie regionale organen: Het coördinatieoverleg (burgemeesters); Onderbrengen van de hoofdopgaven van de regionale samenwerking in de vijf bestaande portefeuillehouder overleggen; In afstemming met de griffie de inrichting en werkwijze van de regionale agendacommissie;
•
In afstemming met de regionale agendacommissie en de voorzitters van de portefeuillehouder overleggen regionale radenbijeenkomsten voor het resterende deel van 2021 en voor 2022 vastleggen, inclusief de hoofdonderwerpen;
784563
5/6
Raadsbesluit Raadsvergadering: 25 maart 2021
•
Het vaststellen van een werkplan voor de uitvoering van de hoofdopgaven voor de Zuid-Kennemer samenwerking. Dit werkplan wordt in de komende maanden voorbereid voor een eerste bespreking in de gezamenlijke Radenbijeenkomst Zuid-Kennemerland van 19 mei a.s. Daarna wordt het, als de Raden het werkplan onderschrijven, in september dit jaar ter formele besluitvorming voorgelegd.
•
Na een periode van 1,5 jaar na indiensttreding van de ambtelijke regisseur regionale samenwerking wordt de governance geëvalueerd, uiteraard in afstemming met de gemeenteraden.
PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE Het convenant en de procedures, die voortkomen uit de ‘governance’ samenwerking zullen op de websites van de vier gemeenten worden geplaatst. Voor raadsleden zullen om de ‘governance’ goed te laten landen, een aantal sessies worden georganiseerd waarbij zo mogelijk ervaringen van raadsleden uit andere regio’s worden ingebracht. DUURZAAMHEID BIJLAGEN 1. Concept Bestuursconvenant regionale samenwerking Zuid-Kennemerland; 2. Concept Uitwerking governance structuur en werkwijze regionale samenwerking Zuid-Kennemerland (bijlage bij het convenant)
784563
6/6