Projectplan wissellocatie.pdf

Projectplan Wissellocatie Primair Onderwijs

Datum: februari 2023

Inleiding Eind 2019 heeft de gemeenteraad van Heemstede het Integraal Huisvestingsplan voor het primair onderwijs 2019-2039 (IHP) vastgesteld. Dit plan is samen met de schoolbesturen opgesteld en bepaalt op basis van visie, gerichte analyse, scenario-ontwikkeling en financiële vertaling de kaders waarbinnen de gemeente samen met de schoolbesturen, investeert in de onderwijshuisvesting. Sinds 2020 wordt aan de uitvoering van het plan gewerkt. Het realiseren van een tijdelijke locatie, een wissellocatie is een essentieel onderdeel van deze uitvoering. Het college van B&W is van plan de wissellocatie op het sportpark te realiseren en in dit projectplan wordt dit nader toegelicht. Leeswijzer Het projectplan is opgebouwd uit twee delen. In deel A wordt na een korte beschrijving van de aanleiding de locatie in woord en beeld toegelicht. Vervolgens komt de ruimtelijke procedure aan bod. Belangrijk onderdeel hierbij zijn de consequenties voor de omgeving (omwonenden, gebruikers van het sportpark en Sportfondsen Groenendaal). In deel B worden de onderdelen beschreven die betrekking hebben op de uitvoering van het project. Het gaat hierbij om het programma van eisen, het aanbestedingstraject, de financiën en de planning. DEEL A Aanleiding Heemstede telt 10 basisscholen die de komende 15 à 20 jaar gerenoveerd worden, dan wel gesloopt en vervangen worden door nieuwbouw.

Na deze periode zijn alle schoolgebouwen verduurzaamd en is de onderwijsfunctionaliteit weer optimaal. Gedurende de werkzaamheden zullen de leerlingen op een andere locatie onderwijs volgen: een wissellocatie. De gemeente is verantwoordelijk voor de realisering, het onderhoud en het beheer van de wissellocatie. De scholen die gebruik maken van de locatie betalen een exploitatievergoeding aan de gemeente. Alle langere tijd is er gezocht naar een geschikte locatie voor de wissellocatie. Meerdere locaties zijn in beeld geweest, onderzocht en afgevallen. Gelet op de noodzaak de wissellocatie vanaf januari 2024 in gebruik te kunnen nemen is alleen nog de locatie sportpark als haalbaar overgebleven. Locatie De gemeente is eigenaar van het sportpark en heeft een exploitatie- en beheerovereenkomst met Sportfondsen Groenendaal gesloten. De wissellocatie wordt gerealiseerd op softbalveld 2 van RCH Pinguïns. Zij huren dit veld voor de helft van Sportfondsen Groenendaal voor de trainingen. De komende 6 jaren is het veld niet in gebruik door de vereniging en kan het gebruikt worden voor onderwijs. Voor de continuïteit van de activiteiten van RCH Pinguïns is wel essentieel dat de twee overblijvende velden gedurende het gehele seizoen (medio maart-september) bespeelbaar zijn. Dit vraagt om investeringen in deze velden en de verlichting (led op softbalveld 1).

De gemeente zal hiervoor zorgen en middelen voor vrij maken. Na zes jaar moet het tijdelijke schoolgebouw verhuizen naar een andere locatie. De zoektocht naar een andere locatie start ruim voor afloop van deze termijn.

2

Op de luchtfoto van het sportpark is de beoogde wissellocatie met zwarte pijl aangegeven.

Quick scan en maatschappelijke uitvoerbaarheid Voor de wissellocatie moet een Omgevingsvergunning procedure worden gevolgd voor de (tijdelijke) afwijking van het bestemmingsplan. Dit is nodig omdat de functie onderwijs afwijkt van de functie sport en er op het sportpark een gebouw geplaatst gaat worden buiten de voor bebouwing bestemde bouwvlakken. Er is opdracht gegeven aan Holland Bouwregie om een quick scan te doen zodat, voordat er verdere stappen worden gezet, een goed beeld is van de slagingskans van de toets die in het kader van de procedure voor een omgevingsvergunning vereist is. In de quick scan is gekeken naar onderwerpen zoals: • • • • • •

Stikstof Flora en fauna Bodemonderzoek Geluid Verkeer en parkeren Planschade

Uit de quick scan zijn geen aspecten naar voren gekomen die op voorhand het proces voor de omgevingsvergunning kunnen frustreren. Voor wat betreft verkeer zijn er wel maatregelen nodig, met name op het gebied van (fiets)parkeren en hulpdiensten. Holland Bouwregie zal de aanvraag voor de omgevingsvergunning en de ruimtelijke onderbouwing daarvoor in opdracht van de domeinmanager Samenleving verder voorbereiden en indienen. Voor wat betreft de maatschappelijke uitvoerbaarheid is van belang dat over de mogelijke vestiging van een tijdelijke onderwijsvoorziening op het sportpark in een vroeg stadium overleg is geweest met diverse direct betrokkenen zoals de scholen, de sportverenigingen en Sportfondsen Groenendaal. Over de exacte locatie is tijdens individuele overleggen nader gesproken met RCH Pinguïns en schoolbestuur TWijs (eerste gebruiker van de wissellocatie). Deze gesprekken zijn zowel ambtelijk als bestuurlijk gevoerd. De conclusie is dat er breed draagvlak is voor de locatie. Niet alleen omdat de locatie geschikt gemaakt kan worden en de overlast voor alle betrokkenen beperkt kan blijven. Maar ook omdat alle partijen inzien dat er geen alternatieven beschikbaar zijn en er bereidheid is om een bijdrage te leveren aan de oplossing van een maatschappelijk vraagstuk. RCH Pinguïns heeft schriftelijk laten weten in te stemmen met dit projectplan.

Met Sportfondsen Groenendaal is afgesproken dat aan de exploitatie- en beheerovereenkomst een addendum wordt gevoegd waarin het gebruik van het veld voor onderwijs wordt geregeld.

3

Hoewel er sprake is van een breed draagvlak en een tijdelijke situatie, is het van belang om alle partijen én omwonenden in het vervolgtraject te betrekken. In de bijlage Samenwerking en communicatie wordt hier dieper op ingegaan. DEEL B Uitvoering Voor de daadwerkelijke realisering van een tijdelijke onderwijslocatie is een externe projectleider aangetrokken. De projectleider is verantwoordelijk voor de realisatie van de wissellocatie en de aansturing van het projectteam. De ambtelijke eindverantwoordelijkheid ligt bij de domeinmanager Samenleving en bestuurlijk bij de portefeuillehouder IHP. De projectleider start met de werkzaamheden na het raadsbesluit over de locatie. Programma van Eisen (PvE) De Nicolaas Beetsschool is de eerste gebruiker van de wissellocatie en de Crayenesterschool de tweede. Dit zijn de twee grootste scholen in Heemstede en de omvang van de wissellocatie is hierop gebaseerd. Dit betekent dat we uitgaan van een school die ruimte biedt aan 17 groepen (ofwel ca. 2300 m2). Er is in overleg met schoolbestuur TWijs een functioneel en technisch PvE opgesteld. Op basis van dit PvE is een voorlopig ontwerp gemaakt dat als basis gebruikt kan worden voor het vervolgtraject.

Het ontwerp gaat uit van school van twee bouwlagen en past binnen de contouren van het veld. Er is voldoende ruimte voor spelen en een fietsberging. Financiën en aanbesteding Het gaat om een tijdelijke school en dus om semipermanente bouw. Een kostenraming geeft aan dat rekening moet worden gehouden met een aanschafprijs voor het schoolgebouw van € 4.100.000,- ex BTW. De plaatsings- en inrichtingskosten worden geschat op € 2.000.000,- ex BTW. In totaal kost de tijdelijke school ca. € 6.100.000,- ex BTW. De kosten voor het schoolgebouw worden in 20 jaar (de looptijd van het IHP) afgeschreven. In het IHP en de financiële vertaling zijn voor de tijdelijke voorzieningen bedragen gereserveerd die ook in het investeringsprogramma zijn opgenomen. Het gaat om een totaalbedrag van € 2.080.000. Dit bedrag was bedoeld voor verbouwing van de Kerklaan en de huur van tijdelijke units voor 7 groepen. 4

Op dit moment zijn er verschillende geluiden over de levertijden van aanbieders: van zeer lang tot direct leverbaar. Vooralsnog wordt ervan uitgegaan dat een reguliere aanbestedingsprocedure mogelijk is en dat een afwijkingsbesluit niet aan de orde is. Planning Vaststellen college raadsvoorstel locatie sportpark

7 februari 2023

Bijeenkomst omwonenden, verenigingen en schoolbesturen

Tussen 7 februari en 7 maart

Behandeling raadsvoorstel commissie Samenleving

7 maart

Behandeling raadsvoorstel gemeenteraad

23 maart

Interne toets VO en ruimtelijke onderbouwing

Feb-maart

Opstellen DO en voorbereiden vergunningaanvraag

Mrt-april

Aanvraag Omgevingsvergunning

Medio april

Verlenen Omgevingsvergunning

Juni

Start aanbesteding

Juli/Augustus

Gunning

Medio oktober

Plaatsing

December 2023

5

Bijlage I Samenwerking en communicatie Doel samenwerken en communicatie •

alle belanghebbenden tijdig en volledig informeren over de komst van een onderwijslocatie op het sportpark;

•

ideeën, wensen en zorgen ophalen om zicht te krijgen op zaken waar aandacht voor moet zijn bij de verdere uitwerking van het project.

Deelnemers en rollen Er zijn bij projecten een zestal rollen te onderscheiden. Dit zijn: • • • • • •

Proceseigenaar: Beslisser: Co- Producent: Adviseur: Wordt geraadpleegd Wordt geïnformeerd

Initiatiefnemer: uit de samenleving of gemeente zelf. Neemt het uiteindelijke besluit over doorgang van het project. Ontwerpt actief mee aan de inhoud van de opgave. Geeft advies maar ontwerpt niet actief mee. Wordt om een visie/mening gevraagd. Wordt op de hoogte gebracht van inhoud en/of proces.

Bij de realisering van de wissellocatie is de rolverdeling als volgt: Deelnemer

Rol

Gemeente Schoolbesturen Verenigingen sportpark Sportfondsen Groenendaal Omwonenden Buurtcomité NOVA (BCN)

Proceseigenaar en Beslisser Co-producent Co-producent Co-producent Wordt geïnformeerd en geraadpleegd Wordt geïnformeerd en geraadpleegd

Communicatiemomenten Communicatiemoment

Doelgroep

Middel

Doel/boodschap

Vaststellen raadsvoorstel door college op 7 februari

Verenigingen, Sportfondsen Groenendaal en schoolbesturen Omwonenden en BCN

Telefonisch contact/email

Informeren en uitnodigen voor inloopbijeenkomst

Persbericht, website, social media, uitnodigingsbrief Informatiebijeenkomst

Informeren en uitnodigen voor inloopbijeenkomst Nader informeren, vragen, zorgen en ideeën ophalen

Versturen uitnodiging op 9 februari Week 7 of 8 inloopbijeenkomst

Behandeling raadsvoorstel in de commissie Samenleving op 7 maart

Omwonenden, verenigingen en Sportfondsen Groenendaal, schoolbesturen en pers Gemeenteraad, inwoners en andere belanghebbenden, media

Informeren, relatie media uitbouwen

6

Behandeling voorstel in raadsvergadering op 23 maart

Gemeenteraad, inwoners en andere belanghebbenden, media

Informeren, relatie media uitbouwen

Toelichting: Website Projectpagina op heemstede.nl. Deze pagina bestaat al maar moet wordt continue geüpdatet zodra er nieuwe informatie beschikbaar is. Doel: Informeren Individuele contacten Om te zorgen dat de verenigingen en Sportfondsen Groenendaal en de schoolbesturen het eerder weten dan omwonenden, dienen deze in 1 op 1 contacten op de hoogte te worden gesteld op 7 februari. Doel: Informeren Informatiebijeenkomst Om zoveel mogelijk inwoners de mogelijkheid te geven met ons in gesprek te gaan organiseren wij een informatiebijeenkomst. Deze is bedoeld voor het informeren van omwonenden en om informatie op te halen. Wij nodigen de omwonenden via een brief uit. Doel: Informeren en ophalen van informatie, inventariseren wensen en zorgen Persmoment De media houdt besluitvorming in de gaten. We betrekken en informeren hen zo vroeg mogelijk zodat zij goed op de hoogte zijn. Dit doen wij door hen voorafgaand aan de commissievergadering via een persuitnodiging uit te nodigen voor een persmoment. Hierbij informeren wij hen over de achtergronden van de wissellocatie, het proces dat gelopen is en wat nog gaat volgen. Op deze manier ontvangen zij vanuit de gemeente al informatie en kunnen zij tezamen met de informatie gekregen vanuit de commissievergadering een compleet beeld vormen. Doel: • • •

Informeren Relatie onderhouden Regiefunctie pakken

7