Programma van eisen aanbesteding accountant vanaf boekjaar 2025 Gemeente Heemstede DEF.pdf

Programma van eisen benoeming accountant vanaf boekjaar 2025 voor de gemeente Heemstede 1. Inleiding Het contract voor de accountantscontrole van de gemeente Heemstede eindigt na de controle van het boekjaar 2024. Dat betekent dat de jaarrekening 2024 door de huidige accountant wordt gecontroleerd. Vanaf boekjaar 2025 gaat het accountantskantoor dat de aanbesteding wint de accountantscontroles uitvoeren. Tegen die achtergrond is een inkoopstrategie opgesteld voor het benoemen van een accountant vanaf het boekjaar 2025. Het doel van de aanbesteding is te komen tot een nieuw contract met een accountant voor de accountantscontrole. De dienstverlening start in 2025 en heeft betrekking op de boekjaren 2025, 2026 en 2027 en 2028. Indien de dienstverlening naar tevredenheid van de gemeente wordt geleverd kan de overeenkomst na deze 4 jaar verlengd worden met 2 x 2 jaren: dus voor de boekjaren 2029, 2030, 2031 en 2032. Aan alle gestelde eisen in dit Programma van Eisen ten aanzien van de opdracht dient te worden voldaan. Er worden geen scores aan de eisen toegekend. Niet voldoen aan een eis betekent dat de inschrijving terzijde wordt gelegd, dus uitgesloten wordt van de aanbestedingsprocedure.

Bij de beoordeling van de offerte wordt niet alleen gekeken naar de prijsstelling, maar ook naar andere zaken, zoals de kwaliteit van de dienstverlening.

2. Algemene informatie 2.1 Algemene gegevens gemeente Officiële naam en postadres: Gemeente Heemstede t.a.v. mevrouw K. Millenaar, griffier Postbus 352 2100 AJ Heemstede 023 - 5485646 K.Millenaar@heemstede.nl

Bezoekadres: Raadhuisplein 1 te Heemstede

2.2 Kerngegevens van de gemeente Heemstede is centraal gelegen in de driehoek Amsterdam, Haarlem en Leiden, dicht bij de hoofdstad, Luchthaven Schiphol en de Noordzeekust (Zandvoort/Bloemendaal). In Heemstede wonen ruim 27.000 inwoners. Heemstede is een gemeente met veel groen en beschikt over een groot aantal voorzieningen op het gebied van cultuur, sport en recreatie. Totale exploitatieuitgaven begroting 2025

: circa € 91,5 miljoen;

Omvang ambtelijke organisatie

: circa 210 fte

De gemeente Heemstede fungeert als centrumgemeente voor de intergemeentelijke afdeling Sociale Zaken (www.iasz.nl). Deze gemeenschappelijke regeling voert voor de gemeenten Bloemendaal en Heemstede de sociale zaken werkzaamheden en backofficetaken voor de Jeugdwet, Participatiewet, Wet inburgering en Wmo uit.

-1-

Daarnaast worden de gemeentelijke belastingwerkzaamheden uitgevoerd door Gemeentelijke Belastingen Kennemerland Zuid (www.gbkz.nl). Daarbij fungeert de gemeente Bloemendaal als centrumgemeente en is de gemeente Heemstede, naast Bloemendaal en Zandvoort deelnemer. De werkzaamheden rond informatievoorziening en automatisering worden uitgevoerd in de vorm van een centrumregeling Digitale informatietechnologie. Heemstede is de centrumgemeente. Bloemendaal is deelnemer. De bedrijfsvoeringstaken zijn belegd in een centrumregeling waar Bloemendaal fungeert als centrumgemeente. Heemstede is deelnemer.

3. Programma van eisen inzake de accountancy functie Ons programma van eisen is als volgt ingedeeld: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

De certificerende functie; De natuurlijke adviesfunctie; De bestuurlijke ondersteuning; De kosten van de dienstverlening; De goedkeurings- en rapporteringstoleranties; De meerwaarde voor Heemstede.

5.1 De certificerende functie Aard en omvang van de werkzaamheden worden door de accountant bepaald op basis van de Gedragsen Beroepsregels (deugdelijke grondslag). De controle dient gebaseerd te zijn op de Gemeentewet, het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), richtlijnen in het kader van de single audit (SiSa), wettelijke regelingen, controleprotocollen van de diverse departementen, raadsbesluiten, gemeentelijke verordeningen, voorschriften en richtlijnen. Het hoofdbestanddeel van de werkzaamheden betreft het certificeren van verantwoordingen binnen de gemeente Heemstede. Daarnaast de certificering van de exploitatie-verantwoordingen Sociaal Domein (Participatiewet, Jeugdwet, Wet inburgering en Wmo) en SiSa verantwoordingen van de intergemeentelijke afdeling sociale zaken (IASZ) Bloemendaal. In de controleverordening, op grond van art. 213 Gemeentewet, worden door de gemeenteraad regels gesteld voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Tevens wordt aangegeven welke rapportages voor de raad en commissies verwacht worden. In het kader van de certificerende functie verzorgt de accountant de volgende rapportages: • de accountantsverklaring; • een rapport van bevindingen bij de controle van de jaarrekening; • een managementletter bij de interimcontrole.

De accountantsverklaring dient aan te geven of: • de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van de baten en lasten en het vermogen van de gemeente; • de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouw beeld; • De SiSa verantwoording een getrouw en rechtmatig beeld geeft van de grootte en samenstelling van de verantwoording; • de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met bij of krachtens algemene maatregelen van bestuur te stellen regels. • de zorgkosten rechtmatig zijn verantwoord. Het rapport van bevindingen bevat in ieder geval per afzonderlijke administratie bevindingen en verwachtingen over:

-2-

• • •

de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; onrechtmatigheden in de jaarrekening, fouten en onzekerheden op het gebied van de specifieke uitkeringen waarop single information-single audit (SiSa) van toepassing is, boven een vastgestelde financiële grens, die niet door de gemeente zijn te corrigeren.

Onder accountantscontrole valt de controle op de getrouwheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten, balansmutaties en rechtmatigheidsverantwoording, op de overeenstemming met bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, alsmede op de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie. De bijlage met de verantwoordingsinformatie waarop SiSa van toepassing is, is onderdeel van de controle. De controlewerkzaamheden betreffen ook de administratieve organisatie en (verbijzonderde) interne controle. De overige activiteiten binnen de certificerende functie zijn gericht op: •

•

Verstrekken van accountantsverklaringen bij declaraties, jaaropgaven en andere verantwoordingen ten behoeve van de rijksoverheid en andere instanties. Naast de controle van de specifieke uitkeringen waarop SiSa van toepassing is, het verstrekken van accountantsverklaringen bij declaraties, jaaropgaven en andere verantwoordingen ten behoeve van de rijksoverheid en andere instanties. De werkzaamheden zijn voor een groot deel planmatig op jaarbasis te bepalen. Enkele accountantsverklaringen bij deelverantwoordingen hebben een meer incidenteel karakter. Voor de verstrekking van accountantsverklaringen bij deelverantwoordingen stelt de gemeente in overleg met de accountant een planning op. De accountant is aan deze planning gehouden. De accountant offreert separaat per deelverantwoording de kosten van het afgeven van een verklaring. De offerte bevat een voorstel hoe met opdrachtaanvaarding en kostencalculatie wordt omgegaan. Het geven van ondersteuning bij controlewerkzaamheden door derden. Hierbij kan gedacht worden aan de Belastingdienst en Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds.

5.2 De natuurlijke adviesfunctie De accountant voorziet in de natuurlijke adviesfunctie dat wil zeggen hij adviseert het ambtelijke management en het bestuur zowel gevraagd (op verzoek van de gemeente) als ongevraagd (op eigen initiatief). Hiertoe behoeft dan ook geen separate opdracht te worden gegeven. In dit verband kan onder andere worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen en adviezen als logisch gevolg van de uitkomsten van de besprekingen tussen de gemeente en uw organisatie. De adviezen worden formeel uitgebracht aan de gemeenteraad.

5.3 De bestuurlijke ondersteuning De navolgende activiteiten zijn gericht op de ondersteuning van de bestuurlijke organisatie: • • • •

het desgevraagd bijwonen van vergaderingen van de auditcommissie danwel de commissie Middelen (bijvoorbeeld bij de behandeling van de jaarrekening en/of de interim-controle); gevraagd en ongevraagd advies geven met betrekking tot de jaarrekeningen van de gemeente, een en ander in samenhang met het uit te brengen rapport van bevindingen; eenmaal per jaar overleg met het college van burgemeester en wethouders of namens hen met de portefeuillehouder financiën, het op verzoek geven van informatie en/of het adviseren van de leden van het college van burgemeester en wethouders.

-3-

5.4 De kosten van de dienstverlening Ten aanzien van de hierboven genoemde zaken gelden de volgende prijscondities. De gemeente Heemstede wenst tijdens de uitvoering van de opdracht niet ‘geconfronteerd’ te worden met aanvullende facturen voor aanvullende diensten. Dit betekent dat kosten die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de opdracht maar niet in de aanbieding zijn opgenomen niet declarabel zijn. Daarnaast gelden voor de specifieke onderdelen de volgende prijscondities:

Jaarrekening & SiSa controles: Voor de werkzaamheden vallend onder de jaarrekeningcontrole, zoals hierboven genoemd, geldt een vaste prijs per jaar. Dus ook de certificering van de exploitatie-verantwoordingen Sociaal Domein (Participatiewet, Jeugdwet en Wmo) en SiSa verantwoordingen van de intergemeentelijke afdeling sociale zaken (IASZ) Bloemendaal. SISA controles maken deel uit van de normale werkzaamheden voor de controle van de jaarrekening. Een opsomming van de huidige SISA regelingen binnen de gemeente Heemstede treft u aan in het Tarievenblad. Om grip te houden op deze kosten wordt van de opdrachtnemer het volgende verwacht: • Opdrachtgevers worden actief op de hoogte gehouden van de landelijke ontwikkelingen ten aanzien van de SiSa-regelingen. • Jaarlijks worden de aard en omvang van de SiSa-regelingen in kaart gebracht en de verandering in het aantal regelingen als meer of minderwerk meegenomen.

Overleg van opdrachtnemer met Opdrachtgever Overleg van Opdrachtnemer met Opdrachtgever heeft de volgende doelen: -

het geven van toelichting op de inhoud van geproduceerde stukken (Verslag van bevindingen en Managementletter); het ondersteunen van de (voorbereiding van) besluitvorming op basis van deze stukken; het proactief signaleren, adviseren inclusief de onderbouwing over nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied die van invloed zijn op de gemeentelijke bedrijfsvoering of financiën; het proactief signaleren, adviseren inclusief de onderbouwing over risico’s die zich ‘van buitenaf’ aandienen en die van invloed kunnen zijn op de gemeentelijke bedrijfsvoering of financiën; het beoordelen van gemeentelijke uitwerking ten aanzien nieuwe ontwikkelingen en risico’s.

Als indicatie op basis van ervaring is het minimaal aantal maal overleg op jaarbasis (indien gewenst door opdrachtgever): -

4 keer overleg met auditcommissie / gemeenteraad; 1 keer presentatie aan de gemeenteraad; 2 keer overleg met het managementteam; 2 keer overleg met portefeuillehouder financiën / college van burgemeester en wethouders;

inclusief alle voorbereidende werkzaamheden voor de overleggen. Eén en ander wordt vastgelegd in het dienstverleningsplan inclusief de voorbereidende werkzaamheden die de accountant hiervoor treft. Indien meer overleg noodzakelijk is, dient dit in de prijs te zijn inbegrepen. De gemeente Heemstede wil een vast bedrag voor de natuurlijke adviesfunctie. Het in rekening brengen van extra dienstverlening zonder vooraf overeenstemming en schriftelijk akkoord door Opdrachtgever is niet toegestaan.

Controle overige (deel)verantwoordingen:

Hier wordt vooraf een opdracht voor gegeven waarin prijsafspraken worden gemaakt.

-4-

Meerwerk: Voor meerwerk dient vooraf schriftelijk toestemming te worden gegeven door de gemeente Heemstede. In deze aanvullende opdracht voor meerwerk dienen ten minste prijsafspraken te worden gemaakt en een limiet te worden gesteld aan de kosten die met dit meerwerk samenhangen.

5.5 De goedkeurings- en rapporteringstoleranties In de verordening artikel 213 Gemeentewet worden twee begrippen gehanteerd die verband houden met de accountantscontrole waarmee de marge voor controle en rapportering wordt aangeven: de goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie. Deze toleranties gelden zowel voor het getrouwe beeld als voor de rechtmatigheid. Voor de goedkeuringstolerantie wordt onderscheid gemaakt tussen fouten en onzekerheden. Aan u wordt gevraagd voor de toleranties aan te sluiten bij het wettelijk kader, zoals de BADO en de financiële verordening van de gemeente Heemstede.

6. Aanvullende informatie 6.1 Termijn De overeenkomst geldt voor een termijn van vier boekjaren, met een mogelijke verlenging van tweemaal twee boekjaren. Ze gaat in met ingang van boekjaar 2025.

6.2 Prijsbijstelling In de offerte dient te worden aangegeven, op welke wijze de onder 6.1 bedoelde bedragen eventueel jaarlijks worden bijgesteld. De eerste indexering is pas mogelijk na 1 januari 2026 (vanaf boekjaar 2026).

6.3 Wijzigingen Bij belangrijke wijzigingen in de controleprocedures, wijziging van taken, wijzigingen in de gemeentelijke organisatie, omvangrijke wijziging van de gemeentegrenzen e.d., wordt in onderlinge overeenstemming tot nadere bijstelling van de controleopdracht en de prijzen gekomen. Indien niet tot overeenstemming kan worden gekomen, dan kan de overeenkomst tussentijds worden beëindigd.

6.4 Faciliteiten De werkzaamheden zijn deels op locatie. Voor de medewerkers van uw accountantskantoor is (bij tijdige aankondiging) een ruimte beschikbaar voor het uitvoeren van de controlewerkzaamheden. Indien ten behoeve van een geautomatiseerd controleprogramma van uw kantoor speciale voorzieningen getroffen moeten worden of nieuwe software moet worden aangeschaft, komen de kosten daarvan voor uw rekening. Voor zover door u nog meer faciliteiten worden verlangd, gelieve u dit in de offerte te vermelden.

6.5 Contactpersonen Zoals reeds vermeld in onderdeel 5.2, dient binnen uw kantoor één gekwalificeerde medewerker te fungeren als vast contactpersoon voor alle controles en adviezen ten behoeve van de gemeente. De gemeente kan, ongeacht de reden daarvan, het accountantskantoor verzoeken een andere medewerker aan te wijzen als contactpersoon. Anderzijds heeft ook de gemeente vaste contactpersonen voor het accountantskantoor. Voor het maken van afspraken en voor het bespreken van bevindingen wordt het hoofd van de afdeling Financiën aangesproken. Voor inhoudelijke informatie over de administratie en de jaarrekening wordt direct contact gelegd met de medewerkers van de afdeling Financiën of de intergemeentelijke afdeling sociale zaken (IASZ).

-5-