Kader voor de ambtelijke samenwerking Heemstede - Bloemendaal.pdf

Kader voor de ambtelijke samenwerking Heemstede - Bloemendaal De gemeenten Heemstede en Bloemendaal zijn zelfstandige gemeenten en willen dat blijven. De gemeenten werken bestuurlijk samen met diverse andere gemeenten en overheden op verschillende terreinen omdat (brede) regionale samenwerking onontbeerlijk is voor een optimale dienstverlening aan inwoners en bestuurskracht als zelfstandige gemeente. De ambtelijke samenwerking Heemstede - Bloemendaal op het terrein van bedrijfsvoering draagt voor ieder van beide gemeenten ook bij aan deze doelstelling. Deze ambtelijke samenwerking is afgelopen jaren organisch tot stand gekomen en praktisch van aard. Om deze samenwerking af te bakenen, is onderstaand kader opgesteld, mede aan de hand van de opgehaalde zienswijzen van de beide Raden (Heemstede: commissie Middelen van 3 april 2019, Bloemendaal: beeldvormende avond op 25 april 2019 en de commissie Bestuur en Middelen van 16 mei 2019), de ervaring in de afgelopen jaren en het Rekenkamerrapport van de Gemeente Heemstede.

6 september 2019 – door B&W vastgesteld d.d. 10 september 2019

pagina 1

KADER VOOR DE AMBTELIJKE SAMENWERKING HEEMSTEDE – BLOEMENDAAL 1. Heemstede en Bloemendaal zijn beide zelfstandige gemeenten en willen dat blijven. 2. Beide gemeenten werken samen omdat - met het oog op de toekomst – (brede) regionale samenwerking onontbeerlijk is voor een optimale bestuurskracht als zelfstandige gemeente. Toekomstbestendige organisaties worden naast brede regionale samenwerking ook gekenmerkt door opgave gericht werken en een stevige bedrijfsvoering. 3. Uitgangspunt is ambtelijke samenwerking Heemstede en Bloemendaal vanuit bestuurlijke zelfstandigheid, met een heldere, transparante verantwoording naar de betrokken Raden. 4. De ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal is vooral praktisch van aard en gericht op bedrijfsvoering en handhaving openbare ruimte. 5. De doelen voor ambtelijke samenwerking Heemstede en Bloemendaal zijn kwaliteitsverbetering (meer inhoud met relatief minder capaciteit en minder meerkosten), verminderen kwetsbaarheid, slimmer werken en een aantrekkelijk werkgeverschap. 6. Enkel de (bedrijfvoerings)afdelingen Communicatie, Personeel & Organisatie, Facilitaire Zaken, Financiële Administratie (= vastlegging en verwerking financiële gegevens, dit staat geheel los van de afdeling Financieel Beleid), Informatisering en Handhaving openbare ruimte worden zodanig ingericht en georganiseerd dat zij formeel voor beiden gemeenten werken.

In deze context zijn Heemstede en Bloemendaal ‘preferred partner’ van elkaar, wat onverlet laat dat in de toekomst ook andere gemeenten in de samenwerking zouden kunnen aansluiten als dat de bestuurskracht van beide gemeenten versterkt. Bij inhoudelijke beleidswijzigingen bij taakvelden binnen het domein bedrijfsvoering (o.a. informatiebeleidsplan, communicatiebeleid) worden beide Raden elk afzonderlijk betrokken. 7. De onder 6 genoemde afdelingen kennen een eenduidige sturing en zijn zo effectief en formatief zo scherp mogelijk georganiseerd. De toegang voor ieder van beide gemeenten tot de gewenste en benodigde ambtelijke ondersteuning is gegarandeerd. 8. Voor alle andere afdelingen van beide gemeenten, los van de reeds bestaande GR’en IASZ (Sociale Zaken), GBKZ (Belastingen) en GRIT (ICT), is vervlechting niet aan de orde en werken dus voor de eigen gemeente. 9. In de ambtelijke samenwerking wordt ‘slimmer werken’ onder andere vormgegeven door het optimaliseren van werkprocessen. 10. Brede regionale samenwerking is noodzakelijk om de grote opgaven, zoals mobiliteit en duurzaamheid/energietransitie het hoofd te bieden en is breder dan alleen Heemstede en Bloemendaal.

Bij een bredere regionale samenwerking moet steeds een afweging worden gemaakt tussen de extra opbrengst van de samenwerking, toenemende complexiteit in aansturing en de kaderstellende en controlerende functie van de Raden.

6 september 2019 – door B&W vastgesteld d.d. 10 september 2019

pagina 2

Vervolg Het hierboven geschetste kader heeft een aantal gevolgen in proces en aanpak voor de komende periode. De privaatrechtelijke samenwerkingsovereenkomst zoals die sinds 2016 van kracht is, moet aangepast worden in de lijn van het vastgestelde kader. Voor de korte termijn is de samenwerking dan voor wat betreft het vervlechten van teams afgebakend. En daarna kan het bestendigen van de bedrijfsvoering vorm worden geven. Samenwerkingsovereenkomst De ‘Samenwerkingsovereenkomst uitwisselen van kennis, kunde en capaciteit gemeente Heemstede en Bloemendaal’ van december 2016 is op basis van dit kader aangepast (zie bijlage concept gewijzigde samenwerkingsovereenkomst). De oorspronkelijke samenwerkingsovereenkomst is mede tot stand gekomen in overleg met de Ondernemingsraad zodat voor medewerkers helder is binnen welk kader zij samenwerken. Voor hen bevat de overeenkomst een borging van de rechten van medewerkers in het samenwerkingsproces. Dit is beschreven in artikel 4 ‘Personele inzet’ van de overeenkomst. De gewijzigde samenwerkingsovereenkomst moet dan ook inhoudelijk instemming hebben van de Ondernemingsraden. De overeenkomst is voor wat betreft vervlechting afgebakend tot de reeds bestaande samenwerking in bedrijfsvoering en handhaving openbare ruimte en met behoud van de afspraken met betrekking tot de personele inzet.

Tevens is het kader zoals hierboven beschreven in de gewijzigde samenwerkingsovereenkomst verwerkt (onder ‘overwegende dat’). Bestendigen bedrijfsvoering Om een eenduidige sturing en transparante verantwoording te kunnen vormgeven zal de samenwerking in de bedrijfsvoering op een andere wijze vorm gegeven moeten worden. Op dit moment is de financieel-administratie en fiscale beheersing van de samenwerking in vervlochten teams niet optimaal. Onderzocht wordt welke samenwerkingsvormen passend en wenselijk kunnen zijn, zoals bijvoorbeeld een ‘regeling zonder meer’, zijnde de lichtste vorm van een Gemeenschappelijke Regeling. Een richtinggevend voorstel met verschillende, mogelijke varianten daartoe zal voor een zienswijze aan de Raad worden aangeboden. Hierbij is het van belang om een onderscheid te maken tussen de samenwerking in de bedrijfsvoering op het gebied van Informatisering en Automatisering (GRIT) en de overige onderdelen. Informatisering en Automatisering (GRIT) De uitbesteding van de automatisering heeft tot gevolg dat een geringe capaciteit, voornamelijk voor regie en contractmanagement, achter blijft in de Gemeenschappelijke regeling IT (GRIT). Ook vraagt dit aanpassingen van het vervlochten team Informatisering. Onder andere de verdere professionalisering van het functioneel beheer, beheerprocessen op orde en uniform en het invullen van informatiemanagement.

Dit is ook noodzakelijk om een professionele en volwaardige relatie aan te gaan met de externe partij na outsourcing. Binnen Informatisering gaat het om omvangrijke en vele verschillende soorten budgetten, waardoor extra noodzaak is om helder inzicht te hebben in budget bij de Planning & Control - cyclus. Dit is in lijn met het Gateway onderzoek 1. De samenvoeging van Informatisering en GRIT heeft prioriteit om dit goed vorm te geven. Bekeken wordt of het team Informatisering kan worden toegevoegd aan GRIT, zodat een logische organisatorische eenheid ontstaat. En via de GR verantwoording, budgetbeheer en toepassen van de juiste fiscale wet- en regelgeving wordt georganiseerd. Samenwerking afdelingen Bedrijfsvoering (inclusief Handhaving en exclusief Financieel Beleid) Tevens wordt de bestendiging van de bedrijfsvoering (inclusief Handhaving openbare ruimte) vormgegeven, zodat deze samenwerkende teams zo georganiseerd worden, dat een transparante verantwoording verbeterd kan worden en blijvend is geborgd. De komende periode zal actief verder samenwerking worden gezocht met andere gemeenten. Vooral voor het domein Informatisering & Automatisering wordt noodzaak gezien voor verdere verbreding om de steeds snellere ontwikkelingen in digitalisering te kunnen volgen en goede dienstverlening te kunnen blijven leveren.

1 In 2017 en in 2019 is een onderzoek gedaan naar de ICT door bureau Gateway van het ministerie van BZK.

6 september 2019 – door B&W vastgesteld d.d. 10 september 2019

pagina 3