Jaarverslag commissie voor bezwaarschriften Heemstede 2020.pdf

JAARVERSLAG COMMISSIE VOOR BEZWAARSCHRIFTEN HEEMSTEDE 2020

Inhoudsopgave Inleiding Samenstelling en taak commissie Vergaderfrequentie Aantal bezwaarschriften Aard bezwaarschriften Uitgebrachte adviezen Advisering zonder hoorzitting Afwijking van advies in de beslissingen op bezwaar Beslistermijnen Rechtstreeks beroep Vergoeding kosten bezwaarprocedure De informele aanpak / pre-mediation Evaluatie aanbevelingen 2019 Aanbevelingen 2020 Tot slot

Pagina 3 3 3 4 5 5 7 7 8 9 9 9 10 10 11

Bijlagen I Overzicht vergaderingen van de commissie voor bezwaarschriften in 2020 II Overzicht afgehandelde bezwaarschriften in 2020 III Overzicht leden commissie voor bezwaarschriften en secretarissen in 2020

12 13 14

2

Inleiding Dit is het negentiende jaarverslag van de commissie voor bezwaarschriften. Het geeft inzicht in de adviezen die de commissie in 2020 heeft uitgebracht. Met het oog op een totaalbeeld is in dit jaarverslag ook informatie opgenomen over de bestuurlijke besluitvorming naar aanleiding van de adviezen van de commissie. Samenstelling en taak commissie De commissie bestond dit verslagjaar uit zes leden. Evenals in voorgaande jaren is met een roulerend systeem van commissieleden gewerkt. Per vergadering zijn een voorzitter en twee leden aanwezig. De taken en werkwijze van de commissie voor bezwaarschriften liggen vast in de Algemene wet bestuursrecht (Awb), nader uitgewerkt in de Verordening commissie bezwaarschriften. Vergaderfrequentie Hoorzittingen In 2020 heeft de commissie 8 keer fysiek vergaderd ter behandeling van bezwaarschriften. In verband met COVID-19 hebben er een aantal digitale hoorzittingen plaatsgevonden. Ook is een aantal bezwaarschriften afgehandeld, na overleg met de bezwaarmaker, op basis van de stukken in het dossier, al dan niet na een extra schriftelijke ronde (extra schriftelijke toelichting). Een overzicht van de vergaderfrequentie van de commissie, inclusief het aantal behandelde zaken per vergadering, is opgenomen in bijlage I. Plenaire vergadering In 2020 heeft er in verband met COVID-19 geen plenaire vergadering plaatsgevonden.

3

Aantal bezwaarschriften In 2020 zijn 88 bezwaarschriften ontvangen.

Aantal bezwaarschriften 100 90

88

84

80

70

70

61

63

2017

2018

60 50 40 30 20 10 0 2016

2019

2020

Van de 18 bezwaarschriften die in 2019 zijn ontvangen, maar waarover in dat jaar niet door de commissie is geadviseerd, zijn er 15 afgedaan in 2020. Er zijn 3 bezwaarschriften die nog steeds aangehouden zijn. Het gaat om 2 bezwaarschriften waarin bezwaarmakers en vergunninghouder, op eigen verzoek, tot een oplossing probeerden te komen. Het ziet er inmiddels naar uit dat dit niet gaat lukken. De behandeling van deze bezwaarschriften wordt in 2021 voortgezet. Een derde bezwaarschrift is eveneens aangehouden op verzoek van bezwaarmaker in afwachting van eerst een andere omgevingsvergunning en vervolgens de coronamaatregelen. Dit bezwaarschrift wordt eveneens in 2021 verder behandeld. Onder het begrip “afgedaan” wordt verstaan: de zaken waarin de commissie een advies heeft uitgebracht in 2020, alsmede de zaken waarin advisering achterwege is gebleven, omdat het bezwaarschrift werd ingetrokken. Van de 88 bezwaarschriften die in 2020 zijn ontvangen, zijn er in totaal 66 afgedaan in 2020. De 25 bezwaarschriften die nog niet in 2020 zijn afgedaan (22 bezwaarschriften uit 2020 plus 3 bezwaarschriften uit 2019), blijven hier verder buiten beschouwing. Deze bezwaarschriften zullen (naar verwachting) worden afgedaan in 2021 en worden meegenomen in het jaarverslag over 2021. 4

In totaal zijn er 81 bezwaarschriften (66 uit 2020 en 15 uit 2019) afgedaan in het verslagjaar 2020. Het aantal bezwaarschriften is in vergelijking tot het voorgaande jaar licht gestegen. Deze stijging is vooral het gevolg van de indiening van 18 bezwaarschriften tegen de besluitvorming tot de plaatsing van laadpalen in de openbare ruimte voor het opladen van elektrische auto’s. Aard bezwaarschriften Aard bezwaarschriften 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0

46

29

26

24 2523 21

20 16 17 37011

30022 76712

2016

2017

20 23411 3378

01014 02110 00200 00101 00001

2018

2020

2019

Uitgebrachte adviezen De commissie heeft in het verslagjaar 52 adviezen uitgebracht. De overige bezwaarschriften zijn al dan niet na tussenkomst van het secretariaat ingetrokken dan wel vervallen doordat de besluiten waartegen de bezwaarschriften waren ingediend zijn ingetrokken. Ingetrokken bezwaarschriften Van de ingediende bezwaarschriften in 2020 zijn er 27 in het verslagjaar ingetrokken. Deze 27 zijn ingetrokken, omdat er in 14 gevallen een nieuw besluit is genomen. De redenen waarom een nieuw besluit is genomen zijn divers. Vaak gaf de bezwaarmaker gedurende de procedure wijzigingen of aanvullingen aan waardoor alsnog nadere 5

afspraken konden worden gemaakt c.q. een vergunning kon worden verleend. In 13 gevallen hebben de bezwaarmakers besloten het bezwaar in te trekken, na uitleg over het genomen besluit. Van de 15 bezwaarschriften uit 2019 die zijn afgedaan in 2020, zijn er 2 ingetrokken nadat een nieuw besluit was genomen waarin aan de bezwaren tegemoet is gekomen.

Uitgebrachte adviezen 60 53 50

40

30

30 26

25

25 21

20

18 11

10

0

25

29

3 2 0 2016 Gegrond

4 2017 Ongegrond

10

6

23 19

9

1

6 3 1

1

2018

2019

2020

Gedeeltelijk gegrond

Ingetrokken

Niet-ontvankelijk

De uitgebrachte adviezen laten 3 grote verschillen zien ten opzichte van voorgaande jaren; het aantal adviezen waarbij bezwaren nietontvankelijk, gegrond of gedeeltelijk gegrond zijn verklaard. Niet-ontvankelijk Er zijn in verhouding meer bezwaarschriften niet-ontvankelijk verklaard. Zie hiervoor verder onder Advisering zonder hoorzitting. Gegrond en gedeeltelijk gegrond Er is een forse daling in het aantal gegronde bezwaarschriften maar in tegenstelling daarmee is het aantal gedeeltelijk gegrond verklaarde bezwaarschriften fors gestegen. Er was een stijging in het aantal bezwaarschriften ten aanzien van verkeersbesluiten tot de plaatsing van laadpalen. Reden daarvoor ligt alleen al in het feit dat er een stijging is in het aantal elektrische auto’s in Heemstede en daarmee een toename in de vraag naar laadpalen in de

6

openbare ruimte omdat men zelf niet beschikt over een parkeerplaats op eigen terrein om de auto op te laden. Voor de plaatsing van een laadpaal is een verkeersbesluit nodig. Deze besluiten leiden vrijwel altijd tot bezwaren van omwonenden. In 4 besluiten in 2020 zijn 16 bezwaarschriften ingediend, waarvan er 3 buiten de termijn. Bij de besluiten was geen sprake van een deugdelijke motivering waar het ging om het meewegen van aangedragen alternatieve locaties. Verder waren 7 bezwaarschriften gericht tegen dezelfde omgevingsvergunning. De commissie adviseerde hier dat de Welstandscommissie haar advies niet uitgebreid genoeg had gemotiveerd op de waarde, uitgangspunten en criteria van gebied 8 van de Welstandsnota en de specifieke criteria voor dakopbouwen. Het ging in beide situaties om motiveringsgebreken die in de beslissing op bezwaar aangevuld c.q. hersteld konden worden. Advisering zonder hoorzitting Artikel 7:3 van de Awb bepaalt dat in sommige gevallen van het horen kan worden afgezien. Dit is het geval indien het bezwaar kennelijk nietontvankelijk of kennelijk ongegrond is, belanghebbenden hebben verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord of aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad.

De voorzitter van de commissie beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de Awb (artikel 9, tweede lid, van de Verordening commissie bezwaarschriften). In dit verslagjaar heeft de voorzitter zevenmaal besloten van het horen af te zien. Dit betrof viermaal bezwaarschriften tegen een verkeersbesluit tot het plaatsen van een laadpaal. Bezwaarmakers hadden hiertegen niet verschoonbaar te laat bezwaar gemaakt waardoor de bezwaren nietontvankelijk waren. De andere drie bezwaarschriften gingen over: • Ligplaatstarieven. Dit was geen voor bezwaar vatbaar besluit; • Toestemming gebruik gemeentegrond. Dit bezwaarschrift was niet verschoonbaar te laat ingediend; • Toeslag in het kader van de Participatiewet. In dit bezwaarschrift waren, na een gegeven hersteltermijn, geen gronden aangeleverd. Afwijking van advies in de beslissingen op bezwaar Het college is in dit verslagjaar niet afgeweken van het advies van de commissie.

7

Beslistermijnen De termijn voor een beslissing op bezwaar bedraagt 12 weken (artikel 7:10, eerste lid, van de Awb). Deze termijn kan op grond van artikel 7:10, derde lid, van de Awb eenmaal met 6 weken worden verdaagd. Van de mogelijkheid tot verdagen is 43 keer gebruik gemaakt, waarvan 10 keer ten aanzien van bezwaarschriften uit 2019 en 33 keer ten aanzien van bezwaarschriften uit 2020. De redenen voor verdaging waren: - het van kracht worden van de coronamaatregelen waarbij voornamelijk vanuit huis werd gewerkt, in combinatie met een nieuw systeem voor collegevergaderingen en het wachten op aanvullende info, werkte vertragend; - advisering door de commissie vergde extra tijd, mede in verband met de extra schriftelijke ronde vanwege het niet kunnen houden van een (fysieke) hoorzitting, als gevolg van de coronamaatregelen; - het nader motiveren van het besluit door de vakafdeling vergde meer tijd (met name bij handhavingsbesluiten ten aanzien van een omgevingsvergunning/vergunningvrij bouwen); - nader overleg tussen bezwaarmaker en vergunninghouder; - goede (aanvullende) motivering beslissingen vergde extra tijd (laadpalen) mede als gevolg van wisseling in de ondersteuning.

BESLISTERMIJNEN 2016 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0

2017

2018

2019

2020

43

25

28

28

26

20

20 16 15 10

7

13

15

9

3 2 Verdagingen

Waarvan advies Beslissing binnen commissie niet verdaagde termijn binnen 12 weken

8

11

11 6 5

Buiten termijn

2 1 0 1

0 0 1 0 0

Opschorting beslistermijn na overleg

Ingebrekestelling

8

Ten aanzien van het aantal verdagingen: 2 bezwaarschriften zijn wel verdaagd, maar zijn daarna alsnog ingetrokken en 3 bezwaarschriften waren buiten de bezwarentermijn ingediend. Rechtstreeks beroep Op grond van artikel 7:1a van de Awb kan de indiener van een bezwaarschrift het bestuursorgaan verzoeken in te stemmen met rechtstreeks beroep bij de administratieve rechter. Hiermee wordt, met wederzijds goedvinden, de bezwaarschriftenprocedure overgeslagen. Hiervan is geen gebruik gemaakt in 2020. Vergoeding kosten bezwaarprocedure Op grond van artikel 7:15 van de Awb kan een belanghebbende om vergoeding van de kosten vragen die hij redelijkerwijs bij de behandeling van een door hem ingediend bezwaarschrift heeft gemaakt. Er is sprake van een vergoedingsplicht in de gevallen waarin het bestreden besluit wegens onrechtmatigheid wordt herroepen en deze onrechtmatigheid aan het bestuursorgaan is te wijten. Als het verzoek om kostenvergoeding tijdig is gedaan, dat wil zeggen uiterlijk tijdens de hoorzitting van de commissie, is de commissie in haar advies op het betreffende verzoek ingegaan. In 2020 heeft de commissie 3 verzoeken om vergoeding van de kosten behandeld. Er is 3 keer geadviseerd de kosten niet te vergoeden. Het college heeft deze adviezen overgenomen. De informele aanpak/ pre-mediation Waar mogelijk wordt geprobeerd in informele sfeer een oplossing te bereiken.

Dit heeft in 2020 niet geleid tot formele mediation-trajecten. Wel zijn door interventie van het secretariaat van de commissie (AJZ) maar veelal door de vakafdeling zelf, al dan niet met ondersteuning via de afdeling AJZ, 23 zaken opgelost. Er wordt telefonisch of persoonlijk een gesprek met de bezwaarmaker aangegaan voor uitleg en beantwoording van vragen en onduidelijkheden. Uitkomst van dit gesprek is dat het besluit in stand blijft (en het bezwaarschrift wordt behandeld), het besluit wordt herzien (en het bezwaarschrift wordt ingetrokken) of bezwaarmaker geeft aan geen prijs meer te stellen op behandeling omdat hij inzag dat het besluit juist was genomen (bezwaarschrift wordt ingetrokken).

9

Evaluatie aanbevelingen 2019 In het jaarverslag van 2019 is gevraagd een tweetal aanbevelingen uit 2018 te continueren: - het aanleveren van een verweerschrift door de vakafdeling voorafgaand aan de zitting; - de motivering van (primaire) besluiten nog verder te verbeteren. Het weglakken van voor het dossier niet relevante bijzondere persoonsgegevens is in 2019 niet voorgekomen en kon derhalve nog niet geëvalueerd worden. De commissie heeft verder aangegeven in een plenaire vergadering te bepalen in welke gevallen en onder welke condities telefonisch kan worden gehoord. Er werd namelijk ervaren dat bij telefonisch horen de non-verbale communicatie ontbreekt en er een gebrek is aan evenwicht tussen de positie van de vertegenwoordiger van het college en bezwaarmaker. Tevens zit de vertegenwoordiger van het college bij het telefonisch horen in dezelfde ruimte als de commissie waardoor bij de bezwaarmaker een schijn van partijdigheid kan ontstaan. Ook gaf de wijze van telefonisch horen (via de speaker van een telefoon) zowel letterlijk als figuurlijk ruis op de lijn. Het telefonisch horen kan inmiddels via Go to Meeting / MS Teams. Hierdoor zijn bovengenoemde aandachtspunten niet meer aan de orde. Aanbevelingen 2020 Het aanleveren van een verweerschrift voorafgaand aan een zitting, of bij een afhandeling op basis van schriftelijke stukken, is in 2020 standaard geworden.

Dit werkt erg goed en geeft meer helderheid bij een bezwaarmaker. Over de motivering van primaire besluiten merkt de commissie op dat deze, over het algemeen beschouwd, verbeterd is, maar een aandachtspunt blijft. Het weglakken van voor het dossier niet relevante bijzondere persoonsgegevens wordt goed gedaan. Er heeft in verband met de coronamaatregelen in 2020 geen plenaire vergadering plaatsgevonden. De bedoeling is deze vergadering in de tweede helft van 2021 te laten plaatsvinden.

10

In 2 dossiers (aanpassen voorschriften betogingen respectievelijk afwijzing Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)) zijn de primaire besluiten in de vorm van een mail verstuurd. In de tijd van het thuiswerken in het kader van maatregelen tegen de verspreiding van het Covid-19 is dit begrijpelijk, maar de vraag is of sprake is van een besluit in de zin van de Awb. In de eerste zaak zijn de aangepaste voorschriften in een mail ondertekend door de behandelend ambtenaar aan bezwaarmaker verstuurd. De commissie vraagt zich af of sprake is van een besluit. De bezwaarclausule ontbreekt. De commissie had liever gezien dat het besluit was genomen in de vorm van een (elektronische) brief ondertekend door de burgemeester of gemandateerde en deze als bijlage bij de mail was gevoegd. Omdat bezwaarde dit niet heeft aangevoerd in bezwaar en de voorlopige voorziening, heeft de commissie het niet in het advies opgenomen, maar wil het wel onder de aandacht brengen. In de zaak van R. is bezwaarmaker verzocht door het college – na besluit tot afwijzing van de aanvraag Tozo – om opnieuw een aanvraag in te dienen per mail. Als reactie daarop stuurt het hoofd IASZ een mail dat bezwaarmaker geen nieuwe feiten aandraagt en indien bezwaarmaker het niet eens is met de afwijzing, bezwaar kan worden gemaakt tegen het reeds verzonden besluit tot afwijzing van de aanvraag.

De commissie vindt dat de nieuwe aanvraag per brief buiten behandeling gesteld had moeten worden en dat dit niet per mail door het hoofd IASZ kan worden verstuurd. Het is namelijk een besluit waar ook bezwaar tegen open staat. Dit staat ook niet in de mail. Dit is wel in het advies aangegeven, omdat de commissie van oordeel is dat op de 2e aanvraag nog een besluit genomen moet worden. Tot slot De commissie wil graag van de gelegenheid gebruik maken en aangeven dat zijn erg tevreden is over de ondersteuning door het secretariaat, voor, tijdens en na de zittingen. De ondersteuning is proactief, accuraat en zorgvuldig.

11

Bijlage I Overzicht vergaderingen van de commissie voor bezwaarschriften in 2020

Datum

(plv.) voorzitter

aantal zaken

23 januari

Van Mierlo

3

13 februari

Van Mierlo

2

5 maart

Van Mierlo

3

13 augustus

Grapperhaus

2

3 september

Grapperhaus

3

17 september

Mierlo

3

1 oktober

Grapperhaus

3

15 oktober

Grapperhaus

3

Een aantal geplande vergaderingen zijn geannuleerd vanwege Covid-19 maatregelen

12

Bijlage II

Overzicht afgehandelde bezwaarschriften in 2020

Aard bezwaren

Specifiek terrein

Advies commissie Gedeeltelijk gegrond

Gehandicaptenparkeerkaart Gehandicaptenparkeerplaats Participatiewet Tozo WMO BWT Omgevingsvergunning WOB Handhavingsverzoek Gebruik gemeentegrond Dwangsom Ontheffing bouwbesluit VOR Uitritvergunning Laadpalen WOB UOR Ligplaatsen Bestuursdwang vaartuig Publiekszaken Uitschrijving BRP Verwijderen pers. gegevens Welzijn Jeugdbescherming Ruimtelijk Beleid Urgentie Ontheffing Wet Milieubeheer Financiele Adm. WOB AJZ Voorschriften demonstratie

Gegrond

Ongegrond

Ingetrokken Nietontvankelijk

Sociale Zaken

Totaal

81

7 2

1 7

1

1

6

1 1 5 4 1 6

1 1

1 1 1 1 1

13

4 1

1

1 1 1

1 1 1 1 2 1 1 1 23

1

19

9

29

13

Bijlage III Overzicht leden commissie voor bezwaarschriften en secretarissen in 2020 Leden commissie voor bezwaarschriften: Voorzitter: Mevrouw mr. A.F.P. van Mierlo Plaatsvervangend voorzitter: Mevrouw mr. L.E.A.M. Grapperhaus Leden: Mevrouw mr. E.E. Schaake De heer mr. R.M. Noorlander Mevrouw mr. L.M.R. Kater Mevrouw mr. B. Smit Secretariaat: Secretarissen: De heer mr. L.A. Kadiks Mevrouw mr. I.A. Oudendijk Mevrouw mr. drs. M.R. Staller Mevrouw mr. S.A.C. Claassen Mevrouw mr. E.D. van der Meulen-Soonius Mevrouw mr. L.H. Vijfschaft (tijdelijk) Administratieve ondersteuning: Mevrouw I. van der Aart

14