Collegevoorstel Plan van aanpak Brede evaluatie centrumregelingen.pdf

Collegebesluit Collegevergadering: 4 maart 2025

Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: 1296049 : Concern Control : S.A. de Wit-van der Linden : Actief openbaar

Onderwerp Plan van aanpak Brede evaluatie centrumregelingen

Kernboodschap Het college stelt het Plan van aanpak vast voor de brede evaluatie van de centrumregelingen. Met deze opdracht worden de vier centrumregelingen Intergemeentelijke afdeling sociale zaken (IASZ), Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid (GBKZ) en Digitale informatievoorziening en technologie (DIT) en Bedrijfsvoering (BV) geëvalueerd op doelmatigheid en doeltreffendheid. Deze evaluatie wordt opgenomen in het Onderzoeksplan 2025 van 213a onderzoeken.

Besluit B&W 1. Het plan van aanpak Brede evaluatie centrumregelingen vast te stellen; 2. In te stemmen dit onderzoek op te nemen in het onderzoeksplan 2025 ten behoeve van onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur; 3. Het besluit ter kennisname te brengen van de commissie Samenleving en de Rekenkamer.

Wettelijke grondslag Juridisch en beleidskader • • • • • • • • • •

Wet gemeenschappelijke regelingen; Gemeenschappelijke regeling Intergemeentelijke afdeling sociale zaken; Gemeenschappelijke regeling Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid; Gemeenschappelijke regeling Digitale informatietechnologie; Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoering; Kader voor ambtelijke samenwerking Bloemendaal en Heemstede; Criteria ambtelijke samenwerking (vastgesteld in de raad van Heemstede) Coalitieakkoord en collegeprogramma (voor de gemeente Bloemendaal) Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid college Heemstede Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid college Bloemendaal pagina 1 van 4

Bevoegdheid Op grond van Gemeentewet Hoofdstuk X (artikel 160-169) is het college bevoegd om het plan van aanpak vast te stellen.

Bestuurlijke achtergrond Bij de oprichting van de GR BV en GR DIT is aan de raad toegezegd om beide GR-en te evalueren. Op 5 december 2023 hebben zowel het college van de gemeente Bloemendaal, als het college van de gemeente Heemstede ingestemd met de opdracht voor evaluatie van de centrumregelingen. Deze opdracht bestond uit drie deelopdrachten: 1. Lichte evaluatie GR BV en GR DIT; 2. Analyse gevolgen wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) voor de regelingen IASZ, GBKZ, DIT en BV; 3. Brede evaluatie alle centrumregelingen, inclusief onderzoek mogelijkheden harmonisatie. Inmiddels zijn twee van de drie deelopdrachten uitgevoerd. • Colleges HMS en BMD 2 april 2024: Evaluatie centrumregelingen Bedrijfsvoering en digitale informatietechnologie; • Raad van 29 februari (HMS), 30 mei (BMD) en colleges HMS en BMD 18 juni 2024: Vaststellen gewijzigde gemeenschappelijke regelingen Intergemeentelijke afdeling sociale zaken en Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid Tussendoor nog een onderzoek uitgevoerd naar de toekomstbestendigheid van GBKZ. Dit laatste is op verzoek van de gemeente Zandvoort gedaan. • Colleges HMS en BMD van 16 juli 2024: Resultaten Toekomstbestendigheid Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid In dit voorstel wordt deelopdracht 3, te weten de Brede evaluatie centrumregelingen, verder uitgewerkt in een plan van aanpak.

Motivering Argumenten Onderzoek doeltreffendheid en doelmatigheid In de brede evaluatie worden de vier centrumregelingen beoordeeld op doeltreffendheid en doelmatigheid. Onder doeltreffendheid wordt verstaan de mate waarin de geleverde producten en prestaties bijdragen aan het realiseren van gestelde gemeentelijke beleidsdoelen. Onder doelmatigheid wordt verstaan de mate waarin een maximale hoeveelheid producten en prestaties is gerealiseerd met een minimale hoeveelheid middelen of een hogere kwaliteit wordt bereikt met een gelijkblijvende hoeveelheid aan middelen.

pagina 2 van 4

Bij de brede evaluatie worden de volgende punten meegenomen in het onderzoek: 1. Doeltreffendheid a. Doelstelling bij oprichting b. Dienstverlening 2. Doelmatigheid a. Personeel b. Financiën c. Governance d. Harmonisatie De evaluatie past binnen te toezegging aan de raad bij oprichting van de GR DIT en GR BV. Bij de evaluatie worden de vier vastgestelde Criteria ambtelijke samenwerking betrokken. Deze criteria hebben betrekking op kwaliteit dienstverlening, efficiency, of specifieke kennis nodig is en ontwikkelmogelijkheden van personeel.

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid college De Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid college stamt uit 2004 en is toe aan een update. Volgens de planning wordt de aangepaste verordening in maart aan de raad aangeboden voor besluitvorming. In deze verordening (Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur 2025) is opgenomen dat jaarlijks minimaal één onderzoek plaatsvindt en dat jaarlijks een Onderzoeksplan wordt opgesteld en ter informatie naar de raad wordt gestuurd. Dit onderzoek past volledig binnen de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid. Na vaststelling van de bijgestelde verordening wordt in april een Onderzoeksplan 2025 opgesteld. Dit onderzoek wordt dan in dit onderzoeksplan meegenomen.

Kanttekeningen, risico’s en beheersmaatregelen Intentie uittreding gemeente Zandvoort uit GBKZ Het onderzoek naar de uittreding van de gemeente Zandvoort uit GBKZ staat los van deze opdracht. Het kan gebeuren dat door ontwikkelingen vanuit dit onderzoek of resultaten van de brede evaluatie de verschillende projectopdrachten zorgen voor vermenging van beide opdrachten.

Afbakening opdracht De opdracht beperkt zich tot de vier centrumregelingen. Andere gemeenschappelijke regelingen of verbonden partijen maken geen onderdeel uit van dit onderzoek. Daarnaast geeft dit project alleen opdracht om de vier regelingen te onderzoeken en hier conclusies en aanbevelingen bij te leveren. Eventuele vervolgtrajecten, uitbreiden of anders inrichten van regelingen, zijn geen onderdeel van dit traject. Mogelijk worden er conclusies getrokken die door de gemeenteraden van beide gemeenten worden overgenomen, die vervolgacties met zich meebrengen. Dit leidt dan tot een vervolgtraject, waarvoor een nieuwe projectopdracht moet worden geformuleerd. In het voorjaar 2024 de Motie gemeenschappelijke regelingen aangenomen. In deze motie wordt het college verzocht om binnen de gemeenschappelijke regelingen te zoeken naar besparingen. Deze motie maakt geen onderdeel uit van deze opdracht. Hiervoor komt een apart onderzoek, waarbij apart op wordt teruggekomen bij de raad. pagina 3 van 4

Duurzaamheid N.v.t.

Financiën Het voorstel is om deze opdracht extern uit te zetten. De achterliggende redenen zijn tweeledig. Aan de ene kant ontbreekt de capaciteit om een dergelijk onderzoek intern uit te voeren. Aan de andere kant wordt de objectiviteit van de resultaten van het onderzoek vergroot door het onderzoek extern te beleggen. Een globale inschatting van de kosten bedraagt € 60.000. De kosten worden verdeeld over de gemeente Bloemendaal (46%) en Heemstede (54%) en kunnen voor Heemstede (€ 32.400) binnen bestaand budget (overige kosten financiën) gedekt worden.

Samenwerking en communicatie Het onderzoek wordt uitgevoerd met de gemeente Bloemendaal en de gemeente Heemstede. Op dit moment is ook gemeente Zandvoort deelnemer van de GR GBKZ. Omdat de gemeente Zandvoort de intentie heeft uitgesproken om per 1 januari 2027 uit de GR te stappen, wordt de gemeente Zandvoort niet betrokken bij dit onderzoek. Mocht het onderzoek uitkomsten bevatten die van invloed zijn voor de gemeente Zandvoort, nemen wij hen hier uiteraard in mee. De accounthouders en de medewerkers van de vier centrumregelingen worden na besluitvorming geïnformeerd over de opdracht.

Planning/uitvoering • • • •

Vaststellen plan van aanpak/opdracht Verstrekken opdracht extern bureau Start uitvoeren opdracht Eindrapportage en informeren raad

februari 2025 Eind Q1 2025 Q2 2025 Q3/Q4 2025

Bijlage(n) 1. Plan van aanpak evaluatie centrumregelingen 2025 2. Opdracht evaluatie centrumregelingen 2023 3. Evaluatie centrumregelingen Bedrijfsvoering en Digitale informatievoorziening en technologie (2024) 4. Opdracht en eindrapport toekomstbestendigheid GBKZ

pagina 4 van 4