Collegevoorstel - concept Nota verbonden partijen.pdf

Collegebesluit Collegevergadering: 23 maart 2021

Zaaknummer Afdeling Portefeuillehouder Openbaarheid

: : : :

805724 Algemene en Juridische Zaken Heemstede A.C. Nienhuis Actief openbaar

ONDERWERP Nota verbonden partijen gemeente Heemstede SAMENVATTING Het college neemt kennis van de concept nota verbonden partijen en de daarin opgenomen uitgangspunten. De concept nota en de uitgangspunten worden aangeboden aan de commissie Middelen. Aan de hand van de uitgangspunten kunnen de commissieleden en het college met elkaar het gesprek aangaan over de verder invulling van de nota verbonden partijen, specifiek voor de gemeente Heemstede. JURIDISCH EN BELEIDSKADER • Gemeentewet artikel 160, tweede lid • Wet gemeenschappelijke regelingen • Besluit begroting en verantwoording (artikel 1 en artikel 15) BESLUIT B&W 1. Kennis te nemen van de concept nota verbonden partijen en de daarin opgenomen uitgangspunten; 2. De concept nota verbonden partijen en de daarin opgenomen uitgangspunten voor te leggen aan de commissie Middelen om haar zienswijze kenbaar te maken (B-stuk) AANLEIDING In de commissie Middelen van 10 februari is een presentatie gegeven over verbonden partijen. Aan de commissie is de vraag gesteld welk traject de raad wil doorlopen om te komen tot een nota verbonden partijen voor de gemeente Heemstede. De voorkeur is uitgesproken om een concept nota gepresenteerd te krijgen met hierin het wettelijk en theoretisch kader en tevens enkele uitgangspunten waarover in de commissie Middelen de commissieleden met het college in gesprek kan gaan.

De uitkomst van de discussie wordt verwerkt in de definitieve (concept) nota verbonden partijen, die ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd. De uitgangspunten die voorgelegd worden, leiden tot keuzes over hoe we binnen de gemeente Heemstede nader invulling geven ten aanzien van het aangaan van, kaderstelling, toezicht op en evaluatie van de verbonden partijen. MOTIVERING De gemeente Heemstede voert niet al haar taken zelf uit, maar laat een deel van haar taken door verbonden partijen uitvoeren. Bij het aangaan van een samenwerking in een verbonden partij worden niet alleen de taken, maar soms ook bevoegdheden overgedragen aan deze verbonden partij. Deze samenwerkingsverbanden worden aangegaan met andere gemeenten, overheden,

805724

1/5

Collegebesluit Collegevergadering: 23 maart 2021

non-profitorganisaties of private partijen. Hoewel de werkzaamheden buiten de gemeente zijn belegd, blijft het de verantwoordelijkheid van de gemeente dat de gemeentelijke taken conform geldende wet- en regelgeving en afspraken worden uitgevoerd. Om deze verantwoordelijkheid goed te kunnen nemen is het belangrijk om als gemeente duidelijke afspraken te maken over de visie op, kaderstelling, toezicht op en evaluatie van de verbonden partijen. Door de afstand tussen de verbonden partij en de gemeente kunnen knelpunten ontstaan ten aanzien van de democratische legitimiteit van samenwerkingsverbanden. Voor een goede democratische legitimiteit bij verbonden partijen is betrokkenheid cruciaal. De geformuleerde uitgangspunten hebben tot doel om de afspraken vast te leggen, de actieve betrokkenheid van de raadsleden te vergroten en daarmee de democratische legitimiteit te vergroten. Oplossingen voor problemen ten aanzien van democratische legitimiteit zijn zowel te realiseren via de juridische lijn (wet- en regelgeving), als via de sturingslijn (onderlinge afspraken binnen de gemeente of tussen de gemeente en andere partijen). De uitgangspunten zijn onderverdeeld in vier categorieën, die samenhangen met belangrijke rol van de raad bij besluitvorming aangaande verbonden partijen.

Aangaan verbonden partij Bij de visie op het aangaan van een samenwerking in een verbonden partij is het belangrijk goede uitgangspunten te benoemen wanneer een samenwerking in een verbonden partij wordt overwogen. Hierbij kan een besliskader de raad in ondersteunen. Daarnaast kan een besliskader de raad ondersteunen om te besluiten wat de meest passende vorm is waarin de samenwerking gegoten wordt. Kaderstelling door de raad Ook bij een verbonden partij worden de kaders gesteld door de raad. Deze momenten zijn niet altijd even duidelijk en het tijdspad waarbinnen een besluit moet worden genomen, wordt meestal niet uitgestippeld door de gemeente zelf. Hierdoor is de tijdsspanne waarin een besluit moet worden genomen kort en daarmee zijn de mogelijkheden om met collega raadleden van de eigen en andere gemeenten te sparren beperkt. Toezicht door de raad Om goed toezicht te houden is het voor de gemeente belangrijk om inzicht te krijgen en te houden in de mate waarin de doelstellingen gerealiseerd worden, de kosten die hiermee gepaard gaan en welke belangrijke risico’s spelen. Een belangrijk instrument is informatievoorziening. Op welke wijze, met welke frequentie en op welk moment wil de raad geïnformeerd worden over de verbonden partijen.

Evaluatie Om te kunnen beoordelen of de aangegane samenwerking in een verbonden partijen nog steeds de beste oplossing is voor de uitvoering van de wettelijke taken, is het belangrijk om met een bepaalde regelmaat de verbonden partijen te evalueren. Op welke wijze wil de raad de verbonden partijen evalueren, met welke frequentie en alleen binnen gemeentelijk verband of juist binnen het samenwerkingsverband.

805724

2/5

Collegebesluit Collegevergadering: 23 maart 2021

Onderstaand zijn binnen bovengenoemde thema’s uitgangspunten uitgewerkt die ook terug te vinden zijn in de nota verbonden partijen. Een aantal uitgangspunten zijn slechts vastleggingen van de handelswijze die al verscheidene jaren door Heemstede wordt gehanteerd of sluiten aan op de discussie die de afgelopen periode gevoerd is. Van een drietal uitgangspunten wordt geadviseerd om daarover met elkaar en met het college in gesprek te gaan om nader invulling te geven aan deze uitgangspunten. Deze uitgangspunten zijn met een kader omlijnd. Aangaan verbonden partij • Besliskader verbonden partijen De gemeente Heemstede gebruikt het besliskader samenwerkingsverbanden bij de overweging om een samenwerking in een verbonden partij aan te gaan, te wijzigen of bij de evaluatie (uitgangspunt 5). • Rechtsvorm verbonden partij Als de gemeente besluit tot een samenwerking in de vorm van een verbonden partij, geeft ze (indien mogelijk) de voorkeur aan een publiekrechtelijke rechtsvorm boven een privaatrechtelijke (uitgangspunt 1) • Rechtsvorm gemeenschappelijke regeling Bij het aangaan van een samenwerking in een gemeenschappelijke regeling, geeft de gemeente de voorkeur aan een zo licht mogelijke rechtsvorm, passend bij de over te dragen taken en bevoegdheden (uitgangspunt 2).

• Bevoegdheden Uitgangspunt is dat de gemeente Heemstede geen raadsbevoegdheden overdraagt aan een verbonden partij en zal daardoor in principe alleen collegeregelingen aangaan (uitgangspunt 4). • Raadslid niet in algemeen bestuur Uit het oogpunt van dualisme nemen raadsleden geen plaats in het (algemeen) bestuur van een gemeenschappelijke regeling (uitgangspunt 9). Kaderstelling door de raad • De zienswijze op begrotingen en andere kaderstellende voorstellen worden als A-stuk aan de raad aangeboden (uitgangspunt 7). Toezicht door de raad/informatievoorziening • Vast agendapunt Op de agenda van de raad wordt periodiek of vast het agendapunt ‘mededelingen uit het college’ opgenomen (uitgangspunt 6). Bij dit agendapunt kan het college, in het kader van de actieve informatievoorziening, informatie, passend bij de rol van de raad, delen over verbonden partijen en regionale samenwerking. Met welke frequentie en welke informatie wordt met de raad gedeeld. Het is niet van toegevoegde waarde en daarmee niet raadzaam om elke maand een uitgebreide update te krijgen van alle ontwikkelingen die spelen ten aanzien van een verbonden partij of binnen de regionale samenwerking.

805724

3/5

Collegebesluit Collegevergadering: 23 maart 2021

•

Bij dit punt wordt onderscheid gemaakt tussen: • Informatie die het college aan de raad geeft ten aanzien van de verbonden partij en • Informatie die rechtstreeks vanuit de verbonden partij aan de raad wordt voorgelegd. Regionaal delen Regionaal afspraken maken om zienswijzen, moties en amendementen die betrekking hebben op verbonden partijen, met elkaar te delen (uitgangspunt 10). Regionaal contact leggen om te proberen afspraken te maken ten aanzien van het delen van zienswijzen, moties en amendementen.

•

Afspraken maken over welke onderwerpen de raad informatie regionaal wil delen en met welke gemeenten de raad de informatie wil uitwisselen. Training raadsleden Raadsleden ontvangen, in ieder geval, bij de start van elke raadsperiode een training over verbonden partijen (uitgangspunt 11).

Evaluatie • Korte evaluatie verbonden partijen In dezelfde periode als de jaarrekening wordt jaarlijks, door middel van een quickscan, een korte evaluatie gehouden over de verbonden partijen. Als uit deze quickscan bijzonderheden komen, zal in het volgende begrotingsjaar een grotere evaluatie ingepland worden (uitgangspunt 3). Een korte evaluatie kan de gemeente jaarlijks zelf houden o.b.v. vooraf vastgestelde aandachtspunten. Als uit deze quickscan bijzonderheden naar voren komen, kan besloten worden nader onderzoek te doen.

•

Deze uitgebreide evaluatie kan de gemeente zelf (laten) uitvoeren, maar kan ook opgestart worden met alle of meerdere deelnemers van de verbonden partij. Als voor het laatste de voorkeur bestaat, zal overleg gepleegd moeten worden met de andere partijen. Dit zal gevolgen hebben voor de doorlooptijd van de evaluatie. Daarentegen zal voor de uitkomsten van de evaluatie een groter draakvlak bestaan. Evaluatie nota verbonden partijen De nota verbonden partijen wordt eenmaal in de vier jaar geëvalueerd (uitgangspunt 8).

FINANCIËN N.v.t. PLANNING/UITVOERING

805724

4/5

Collegebesluit Collegevergadering: 23 maart 2021

Fase & Besluitvorming Concept nota BenW Concept nota Commissie middelen Nota BenW Nota commissie middelen Nota raad

Jan

Feb

Mrt

Apr

Mei

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE Intern zijn alle betrokken accounthouders van verbonden partijen meegenomen bij het opstellen van deze conceptnota. DUURZAAMHEID N.v.t. BIJLAGEN 1. Concept nota verbonden partijen

805724

5/5

Nov

Dec