Collegebesluit - Samenvoeging intergemeentelijke samenwerking Informatisering en Automatisering.pdf

Collegebesluit Collegevergadering: 19 januari 2021

Zaaknummer Afdeling Portefeuillehouder Openbaarheid

: : : :

768035 Informatisering A.C. Nienhuis Niet actief openbaar

ONDERWERP Samenvoeging intergemeentelijke samenwerking Informatisering en Automatisering. SAMENVATTING De vervlochten teams Informatisering Bloemendaal-Heemstede worden samen met de uitvoeringsorganisatie GRIT per 1 januari 2021 ondergebracht in een aangepaste Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie (GRIT) 2015. De verwachting is dat de samenvoeging invulling geeft aan de door de raad overgenomen aanbevelingen van de Rekenkamercommissies om de ICT samenwerking te continueren en te verstevigen. JURIDISCH EN BELEIDSKADER Wet gemeenschappelijke regelingen Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015 BESLUIT B&W 1. In te stemmen met het organisatorisch samenvoegen van de vervlochten teams Informatisering Bloemendaal-Heemstede en de uitvoeringsorganisatie GRIT per 1 januari 2021 in een aangepaste Gemeenschappelijke Regeling IT, onder de voorwaarde dat de gemeenteraden van Heemstede en Bloemendaal instemmen met de aanpassingen. 2. In te stemmen met een financieel ontwikkelkader voor de uitvoering van de aangepaste Gemeenschappelijke Regeling IT welke uitgaat van: a. een startbegroting conform de in beide gemeenten vastgestelde begrotingen 2021 voor GRIT en Informatisering; b.

het hanteren van een verdeelsleutel op basis van inwoneraantallen bij gezamenlijke nieuwe investeringen en toekomstige vacatureruimte, zodat de begroting van de aangepaste Gemeenschappelijke Regeling IT zich per 1 januari 2025 ontwikkeld heeft naar een verdeelsleutel op basis van inwoneraantal. 3. In te stemmen met behoud van gemeente Heemstede als centrumgemeente voor de aan te passen Gemeenschappelijke Regeling IT. 4. De fiscale consequenties van de samenvoeging te verrekenen binnen de inbrengwaarde van de startbegroting. 5. Het besluit ter kennisname te brengen van de commissie Middelen (Cstuk). AANLEIDING Samenwerking in de ICT en de digitale transformatie staat prominent op de gemeentelijke agenda’s. Toenemende ICT kosten, complexiteit van de informatiehuishouding en diverse landelijke, en vaak verplichte, ontwikkelingen vormen grote uitdagingen. Sinds 2015 werken de gemeenten Bloemendaal en Heemstede binnen de Gemeenschappelijke Regeling IT samen op gebied van

768035

1/6

Collegebesluit Collegevergadering: 19 januari 2021

Automatisering. Informatisering wordt voor de beide gemeenten uitgevoerd door vervlochten teams. Beide gemeenten maken inmiddels gebruik van een gezamenlijke infrastructuur, diverse informatiesystemen zijn geharmoniseerd en de continuïteit van de ICT activiteiten is versterkt dankzij schaalvergroting van de diverse informatiserings- en automatiseringsfuncties. In 2019 hebben de rekenkamercommissies van beide gemeenten een gezamenlijk onderzoek uitgevoerd naar de samenwerking bij Automatisering en Informatisering dat heeft geleid tot het rekenkamerrapport Samenwerking ICT. De eerste aanbeveling uit het RKC rapport is als volgt: “Verlaat het idee dat ontvlechten altijd mogelijk moet zijn. Bouw dit om naar een positief streven waarin de doelen van de ICT-samenwerking op het gebied van Automatisering en Informatisering concreet zijn geformuleerd zodat deze ook houvast geven aan de werkorganisatie. Hef daarmee de belemmering op de ontwikkeling van de afdeling Informatisering op. Maak er een “gewone” afdeling van met een eigen budget en een eigen formatie.” De raden van beide gemeenten hebben de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport Samenwerking ICT om de samenwerking te continueren en te verstevigen overgenomen.

De samenwerking van Automatisering en Informatisering continueren en verstevigen vraagt een regeling waar beiden zijn georganiseerd in één uitvoeringsorganisatie en waarmee invulling gegeven kan worden aan de aanbevelingen. Een dergelijke regeling biedt het vooruitzicht om de kwaliteit en continuïteit van de (interne) dienstverlening te versterken, de kostenstijgingen van digitalisering beter en transparanter te beheersen, en een bredere basis voor de Automatisering en Informatisering activiteiten neer te zetten waarmee beide gemeenten gezamenlijk en slagvaardig de toepassing van innovatie en digitalisering kunnen realiseren. MOTIVERING Op basis van de aanbevelingen van de Rekenkamer is de samenvoeging van de huidige GRIT en de twee teams Informatisering van Heemstede en Bloemendaal verder uitgewerkt. Als basis wordt de reeds bestaande Gemeenschappelijke Regeling IT ingezet en een financieel kader waarin de startbegroting bestaande uit de samengestelde begrotingen GRIT en Informatisering 2021, zich in de komende jaren ontwikkelt naar een kostentoedeling op basis van inwoneraantal per 1 januari 2025. 1. Aangepaste lichte Gemeenschappelijke Regeling IT De reeds bestaande Gemeenschappelijke Regeling IT uit 2015 voor Automatisering is geschikt om, met enige aanpassing, invulling te geven aan het doel van de gewenste samenwerking Automatisering en Informatisering.

Deze gemeenschappelijke regeling heeft een aantal hoofdkenmerken: Een centrumgemeente (Heemstede) die de omschreven taken in de regeling uitvoert zonder dat partijen bestuurlijke bevoegdheden overdragen; Personeel blijft in dienst van de eigen gemeentelijke organisatie en wordt ingezet ten behoeve van de uitvoeringorganisatie bij de centrumgemeente; De kostentoedeling vindt plaats op basis van inwoneraantal; Er wordt een jaarplan opgesteld, financiële consequenties van het concept jaarplan worden opgenomen in de concept begroting van de gemeenten;

768035

2/6

Collegebesluit Collegevergadering: 19 januari 2021

-

Verantwoording vindt plaats via de begroting en jaarrekening.

Het gebruik van deze gemeenschappelijke regeling heeft de volgende voordelen: •

•

• •

•

Snelheid en eenvoud; de samenwerking Informatisering en Automatisering is snel te bestendigen en effecten als stimulering van samenwerking, het verminderen van personele kwetsbaarheden in de eigen organisatie door kleinschaligheid en harmonisatie van processen en procedures liggen relatief eenvoudig binnen handbereik. Lage fiscale druk; toepassing van een centrumgemeenteconstructie heeft als voordeel dat in rekening gebrachte BTW voor ICT activiteiten compensabel is en daardoor blijft de kostprijsverhogende BTW van de samenwerking laag. Transparante verantwoording; beide gemeentelijke organisaties behouden besturing op en verantwoording van de activiteiten van de samenwerking via de reguliere P&C cyclus. Nabijheid; Personeel blijft onderdeel uitmaken van de eigen gemeentelijke organisatie. De nabijheid met de rest van de organisatie is belangrijk voor een afdeling die essentiële organisatiebrede ondersteunende diensten levert. Door ook het personeel inde eigen gemeente te laten werken vervalt de noodzaak om overheadkosten toe te rekenen aan de Centrumgemeente. Keuzevrijheid; de regeling biedt meer bestuurlijke keuzevrijheid om een alleen voor die gemeente dringend gewenst maatwerk in de informatievoorziening in gebruik te nemen.

2. Toepassen van financieel kader Een belangrijke reden voor de samenwerking is om gezamenlijk beter in te spelen op huidige en toekomstige digitale transformaties. De samenwerking versterkt de continuïteit van de informatievoorziening en de kwaliteit van de uitvoeringsorganisatie. De schaalvergroting en hergebruik van resultaten (niet twee keer doen maar één keer voor beide gemeenten) verkleint kostenstijgingen ten gevolge van nieuwe ontwikkelingen en de steeds hogere eisen die aan ICT worden gesteld. De begrotingen van beide gemeenten voor Informatisering en Automatisering komen voort uit een situatie waar de opbouw van bestaande formatie en budgetten bij de vervlochten teams Informatisering evenredig is gegroeid. Bij aanvang van de aangepaste regeling wordt gestart met de bestaande budgetten voor de afdelingen Informatisering en GRIT uit beide gemeenten. De inbreng (incidenteel en structureel budget samen) van beide gemeenten komen in 2021 uit op: • •

Bloemendaal € 2.939.608,Heemstede € 2.849.586,-

Het uitgangspunt van de gemeenschappelijke regeling is een kostentoedeling op basis van inwonersaantallen. Een kostentoedeling die gelijk is aan de huidige GRIT, maar ook vergelijkbaar is met andere gemeenschappelijke regelingen tussen Bloemendaal en Heemstede (IASZ op inwoneraantallen, GBKZ op aantal belastingaanslagen). Uitgaande van de inbreng 2021, en welke niet gelijk is aan een kostentoedeling op basis van inwoneraantal, wordt voorgesteld om een financieel ontwikkelkader in te zetten met het doel om beide gemeenten de

768035

3/6

Collegebesluit Collegevergadering: 19 januari 2021

gelegenheid te geven om de financiële effecten van de samenwerking gradueel en gezamenlijk te verwerken in de meerjarige gemeentelijke begrotingen. Voor het kader wordt een overgangsperiode van vijf begrotingsjaren uitgetrokken. Om de transitie te bespoedigen en te realiseren wordt voorgesteld de volgende direct inzetbare componenten te onderscheiden en op te verantwoorden zodat op termijn dit resulteert in een volledige kostentoedeling in de gezamenlijke begroting op basis van inwoneraantal: •

•

•

Vacatureruimte; toekomstige vrije vacatureruimte wordt overgeheveld en ingezet bij de gemeente waarmee de ratio van kostentoedeling van de samenwerking op basis van inwoneraantal bevorderd wordt. Omdat dit vacatureruimte is heeft het geen nadelig effect op bestaande dienstbetrekkingen; Investeringen; Alle nieuwe of vervangingsinvesteringen met een gezamenlijk karakter na 2021 worden in de begroting en meerjarenbegroting herverdeeld naar een ratio op basis van inwoneraantal. De effecten hiervan zijn per 2022 merkbaar; Pluspakket; producten of diensten die voor alleen één gemeente worden aangeschaft in het kader van dringend gewenst maatwerk, worden in nader overleg met bestuur ondergebracht in een pluspakket van de vragende gemeente. Deze Informatiserings- of Automatiseringskosten vallen in een specifiek budget en zijn voor rekening van de vragende gemeente.

Gezien het pakket aan benodigde investeringen de komende periode (bestaande systemen bereiken in de komende paar jaar het einde van hun afschrijvingstermijn) en het natuurlijk personeelsverloop is de verwachting dat per 1 januari 2025 de totale kostendeling is toegegroeid naar de verdeling op basis van inwoneraantal (54% Heemstede, 46% Bloemendaal) Aanbeveling vanuit het RKC rapport op het financieel kader is om te zorgen voor een transparante verantwoording. De gemeenschappelijk regeling voor Automatisering en Informatisering levert deze transparante verantwoording in de P&C cyclus. 3. Centrumgemeente De Gemeenschappelijke Regeling vereist de aanwijzing van een centrumgemeente. De centrumgemeente is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de regeling. Voorgesteld wordt de aanwijzing van de huidige centrumgemeente (Heemstede) in de Gemeenschappelijke regeling vooralsnog niet te wijzigen. Uitgangspunt is dat er een gezonde balans bestaat tussen beide gemeenten in omvang van personeel in relatie tot de gemeentegrootte. Nadat helder is op welke wijze de overige bedrijfsvoering afdelingen bestendigd kunnen worden, wordt bepaald of de centrumgemeente met betrekking tot de aangepaste gemeenschappelijke regeling IT moet wijzigen. Het kiezen van een centrumgemeente binnen deze regeling kent een financieel effect vanuit fiscaliteit.

Hoewel dit deels compensabel is, moeten deelnemende gemeenten BTW betalen over de bijdrage die zij betalen aan de centrumgemeente waarvan een deel kostprijsverhogend drukt op de exploitatie. Dit werkt echter compenserend met andersoortige overheadactiviteiten, zoals financieel beheer en control, die de centrumgemeente in het kader van de regeling dient uit te voeren en die niet doorbelast worden. Voorgesteld wordt de

768035

4/6

Collegebesluit Collegevergadering: 19 januari 2021

fiscale consequenties binnen de inbrengwaarde van de startbegroting te verrekenen zonder consequenties voor de begrotingen 2021 van beide gemeenten. Kanttekeningen Niet behalen van de kostentoedeling naar inwoneraantal per 1 januari 2025 Op basis van de benodigde investeringen en natuurlijke verloop in formatiebezetting de komende paar jaar is de verwachting dat binnen het gestelde kader toegegroeid wordt naar een kostentoedeling op basis van inwoneraantallen. Na een periode van 2 jaar na inwerkingtreding van de regeling wordt geëvalueerd. Indien dan de verwachting is dat per 1 januari 2025 de beoogde kostentoedeling niet gehaald wordt maken beide gemeenten nadere afspraken. FINANCIËN Het realiseren van de intergemeentelijke samenwerking Informatisering en Automatisering binnen een aangepaste gemeenschappelijke regeling IT heeft een fiscaal gevolg. Deelnemende partijen betalen BTW over geleverde activiteiten (salarislasten), dit geldt niet voor de centrumgemeente. Op basis van startbegroting en inbreng 2021 moet de gemeente Bloemendaal rekening houden met een verhoogde bijdrage van circa € 25.000 bovenop de inbrengwaarde bij de start van de nieuwe regeling. Dit is betaalde BTW over de salarislasten van het eigen personeel welke als compensabel kan worden aangemerkt maar waarop het mengpercentage van toepassing is. Het eigen personeel wordt immers gedetacheerd aan de nieuwe GR.

De detachering wordt bij de centrumgemeente in rekening gebracht maar via de bijdrage van de nieuwe GR weer bij de deelnemende gemeente teruggehaald. Dit fiscale gevolg voor de deelnemende gemeente Bloemendaal maakt onderdeel uit van de totale inbrengwaarde zodat dit geen financiële gevolgen heeft voor de begroting 2021 van Bloemendaal en geen aanvullende middelen nodig zijn. In de concept begroting van beide gemeenten wordt in de toekomst op basis van het jaarplan Informatisering en Automatisering voorstellen gedaan voor benodigde investeringen en is definitieve besluitvorming hierover aan de raad. Effecten voortvloeiend vanuit het financieel kader zijn, met name de gevolgen voor de gezamenlijke investeringen, via de P&C cyclus voor beide gemeenten vanaf het begrotingsjaar 2022 zichtbaar. PLANNING/UITVOERING Maart 2021; voorstel aangepaste regeling naar gemeenteraad ter instemming. PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE Medewerkers en de ondernemingsraden van de uitvoeringsorganisatie GRIT en vervlochten teams Informatisering zijn geïnformeerd over de voorgenomen wijziging. Aangezien de wijziging geen personele gevolgen kent zijn geen bezwaren aangedragen tegen het voorstel van de samenvoeging onder een aangepaste Gemeenschappelijke Regeling. DUURZAAMHEID BIJLAGEN

768035

5/6

Collegebesluit Collegevergadering: 19 januari 2021

• •

768035

Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie (GRIT) 2015 RKC rapport: Evaluatie samenwerking Automatisering en Informatisering BMD-HMS

6/6