Collegebesluit - Reactie college op accountantsverslag 2020 gemeente Heemstede.pdf

Collegebesluit Collegevergadering: 18 mei 2021

Zaaknummer Afdeling Portefeuillehouder Openbaarheid

: : : :

837674 Financieel Beleid Heemstede N.F. Mulder Actief openbaar

ONDERWERP Accountantsverslag 2020 gemeente Heemstede SAMENVATTING De bevindingen van de accountant naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2020 zijn verwoord in een rapport dat rechtstreeks is gericht aan de leden van de raad. Een afschrift daarvan is verzonden aan het college van B&W. Heemstede heeft een goedkeurend oordeel voor zowel de getrouwheid als rechtmatigheid ontvangen. In deze adviesnota wordt ingegaan op het rapport van Astrium Overheidsaccountants en de door hun gedane aanbevelingen. JURIDISCH EN BESLUITKADER Controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2019 en 2020 (A-stuk) Normenkader 2020 (bevat een overzicht van relevante externe wet- en regelgeving 2020-B-stuk) BESLUIT B&W 1. Kennis te nemen van het accountantsverslag van Astrium Overheidsaccountants bij de controle van de jaarrekening 2020; 2. Akkoord te gaan met de reactie op de adviezen in het controlerapport; 3. Dit advies ter kennisname te brengen van de leden van de Auditcommissie en de commissie Middelen met het voorstel om deze rapportage gezamenlijk met de jaarrekening 2020 te behandelen in de commissie Middelen (C-stuk). AANLEIDING De accountant brengt jaarlijks twee rapportages uit.

De eerste rapportage betreft de interim controle die in het najaar van het boekjaar wordt uitgevoerd en waarin met name gekeken wordt naar de opzet en werking van de administratieve organisatie en interne controle. Op 1 december 2020 zijn de bevindingen uit de interim controle 2020 in het college behandeld (C-stuk). De tweede rapportage is de controle van de jaarrekening die wordt uitgevoerd in het voorjaar volgend op het boekjaar waarop de jaarrekening betrekking heeft. De accountant concludeert dat de gemeente voor het verslagjaar 2020 een goedkeurend oordeel heeft voor getrouwheid en rechtmatigheid. Tijdens de controle van de jaarrekening 2020 heeft de accountant geconstateerd dat er zaken zijn die beter kunnen of op een andere manier verantwoord moeten worden. Daartoe zijn door Astrium Overheidsaccountants enkele aanbevelingen gedaan, die hierna worden toegelicht.

837674

1/5

Collegebesluit Collegevergadering: 18 mei 2021

MOTIVERING Bevinding 1 Sociaal Domein: onzekerheden PGB en ZIN Evenals in voorgaande jaren hebben zorgaanbieders nog niet allemaal een controleverklaring bij de productieverantwoording overlegd en enkele aanbieders hebben een niet- goedkeurende controleverklaring ontvangen. Daarnaast zijn er aanbieders die ruimere marges hanteren (materialiteit) dan de gemeente. Hierdoor ontstaat er een onzekerheid op de WMO (Wet maatschappelijke opvang) en de JZO (Jeugdzorg). Bij de persoonsgebonden budgetten (PGB) bedraagt dit € 271.210 en bij de zorg in natura (ZIN) bedraagt dit € 926.538. Het totaal bedrag aan onzekerheden komt daarmee op € 1.197.748. Onzekerheden tellen mee in de beoordeling bij getrouwheid en rechtmatigheid. De onzekerheden mogen in totaal niet hoger zijn dan 3% van de totale lasten (€ 3.096.000) van de gemeente Heemstede in de jaarrekening 2020. De onzekerheid van € 1.197.748 heeft daarmee geen gevolgen voor de verstrekking van de controleverklaring. Reactie: Gemeenten zijn afhankelijk van het SVB voor de controle op levering van de PGB uitgaven. Sinds de decentralisatie van WMO en Jeugd in 2015 heeft het SVB nog geen goedkeurende controleverklaring gekregen voor de budgetten PGB. Wij houden daar rekening mee door deze lasten als onzeker op te nemen in onze jaarrekening. De onzekerheid die hiermee gemoeid gaat is daarmee een jaarlijks gegeven.

Voor de beoordeling van de rechtmatigheid van de lasten jeugdhulp en WMO dienen de gecontracteerde zorgaanbieders bij hun verantwoording een controleverklaring van de accountant in te dienen. De lasten die niet verantwoord zijn door een controleverklaring zijn opgenomen als onzekerheid. Hieronder vallen onder andere de aanbieders met een beperkte omvang welke zijn uitgezonderd van de verplichting om een controleverklaring aan te leveren en de aanbieders met een te grote omvang welke de materialiteit van de gemeente overstijgt. De declaraties zijn uiteraard wel allemaal door ons gecontroleerd. Kortom: er blijft altijd een deel van de lasten over, dat om genoemde (externe) redenen, jaarlijks als “onzeker” wordt bestempeld in het accountantsverslag. Bevinding 2 Sociaal domein: Jeugdhulp en Wmo Er zijn verschillen geconstateerd tussen de financiële verantwoording van de zorgaanbieder en de administratie van Heemstede (IASZ) welke niet meer zijn gecorrigeerd (€ 51.280 voor Jeugdhulp en € 18.500 voor Wmo). Dit bedrag telt mee als fout in de beoordeling van getrouwheid en rechtmatigheid. Fouten mogen niet meer bedragen dan 1% van de totale lasten (€ 1.032.000) van de jaarrekening 2020 van de gemeente Heemstede. Dit is de enige post die de accountant als fout heeft aangemerkt.

Dit blijft onder de genoemde grens van 1% waarmee de gemeente Heemstede een goedkeurende verklaring voor getrouwheid ontvangt. Het bedrag wordt daarnaast betrokken als fout onder het onderdeel rechtmatigheid. Reactie Zorgaanbieders die vanwege de corona-uitbraak in 2020 te maken hebben gehad met extra kosten of met een daling van inkomsten kunnen onder bepaalde voorwaarden in aanmerking komen voor een vergoeding op basis van de meerkostenregeling of de regeling omzetgarantie. Bij één zorgaanbieder is pas

837674

2/5

Collegebesluit Collegevergadering: 18 mei 2021

later in 2021 overeenstemming bereikt over de vergoeding omzetgarantie 2020 waardoor deze lasten niet zijn meegenomen in de jaarrekening 2020. Dit leidt tot een fout in de getrouwheid en rechtmatigheid. Bevinding 3 Vennootschapsbelasting Met ingang van 2016 vallen gemeenten (voor bepaalde activiteiten onder bepaalde voorwaarden) onder de werking van de Wet op de vennootschapsbelasting (Vpb). Deze wijziging is ingevoerd om publiekrechtelijke lichamen op dezelfde wijze te behandelen als private organisaties. De gemeente Heemstede heeft de activiteiten geïnventariseerd die (mogelijk) belastingplichtig worden als gevolg van de invoering van de vennootschapsbelasting. Vervolgens heeft de gemeente deze activiteiten nader geanalyseerd, waarbij de gemeente gemotiveerd heeft aangegeven of, en in welke mate, de vennootschapsbelasting van toepassing is. Op basis van uitgevoerde toetsingen is vastgesteld dat de gemeente Heemstede geen Vpb-plichtige activiteiten kent, welke is afgestemd met de belastingdienst. De accountant attendeert ons om alert te blijven op Vpb-plichtige activiteiten en dit tussentijds te blijven monitoren. Het verrichten van nieuwe activiteiten kan leiden tot Vpb-plicht en vraagt derhalve om een evaluatie. Reactie: Het advies van de accountant wordt overgenomen.

Bevinding 4 Frauderisicoanalyse De accountant constateert dat binnen de gemeente maatregelen zijn getroffen om fraude te voorkomen. In de processen zijn maatregelen getroffen die ervoor zorgen dat bepaalde handelingen alleen kunnen worden uitgevoerd als twee of meer personen hun akkoord geven, bijvoorbeeld bij het verrichten van betalingen. Hier ligt volgens de accountant overigens meteen het volgende gevaar op de loer, namelijk het samenspannen tussen medewerkers. Dit is niet te voorkomen, maar periodieke controle door collega’s, interne controle en overnemen van taken tijdens vakanties vormen hierop het sluitstuk. Verder worden er aanvullende preventieve maatregelen toegepast, bijvoorbeeld door middel van het integriteitsbeleid, een vertrouwenspersoon, de regeling budgethouders, het inkoop- en aanbestedingsbeleid etc. Er wordt dus, volgens de accountant, ingezet op het voorkomen van fraude, maar er wordt niet expliciet periodiek op gerapporteerd, anders dan in de periodieke rapportage van de IC (Interne Controle). In het recente verleden is daartoe ook geen aanleiding geweest. Door de accountant wordt geadviseerd om jaarlijks de frauderisicoanalyse te bespreken en waar nodig aan te scherpen. Reactie: Naar aanleiding van de Managementletter 2020 is toegezegd dit jaar een frauderisicoanalyse per proces op te stellen.

Op basis van de bevindingen uit de interne controles zal deze zo nodig jaarlijks worden bijgesteld en besproken in het MT en college van B&W als onderdeel van het jaarlijks vast te stellen Intern Controleplan. Daarnaast is toegezegd een overkoepelend M&O beleid (= Misbruik en Oneigenlijk gebruik) op te stellen. Deze wordt in oktober 2021 ter besluitvorming aan de raad voorgelegd (A-stuk).

837674

3/5

Collegebesluit Collegevergadering: 18 mei 2021

Bevinding 5 EU-aanbestedingen Door de accountant is vastgesteld dat er sprake is van een onrechtmatigheid ten aanzien van de EU-aanbestedingsregels. De gemeente is met drie partijen verplichtingen aangegaan. De omvang van deze verplichting overschrijdt de Europese aanbestedingsgrens, waardoor de aangegane verplichting Europees aanbesteed had moeten worden Als gevolg hiervan zijn de lasten 2020 (€ 312.484) onrechtmatig. Reactie De gemeente moet voldoen aan de EU-aanbestedingsregels. De gemeente is met drie partijen verplichtingen aangegaan, waarvan de omvang van deze verplichtingen de Europese aanbestedingsgrens overschrijdt. De opdracht had Europees aanbesteed moeten worden. Omdat dit niet is gebeurd wordt het totaalbedrag van deze drie opdrachten betrokken bij de beoordeling voor rechtmatigheid. Twee van de drie opdrachten hebben in voorgaande jaren al plaatsgevonden en zijn ook al eerder gemeld aan de raad. In deze twee gevallen is het bedrag, dat in voorgaande jaren als onrechtmatig is bestempeld, bijgesteld. Er is één nieuwe onrechtmatige aanbesteding gemeld. Het totaalbedrag aan onrechtmatige aanbestedingen in 2020 bedraagt € 312.484. De foutmarge is lager dan in voorgaande jaren, er is sprake van een dalende trend. In de organisatie zijn stappen gezet om de uitvoering van de EUaanbestedingsregels te verbeteren. De eerste resultaten hiervan worden nu zichtbaar.

Wij blijven ons inzetten om de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid verder te verbeteren. Hieronder volgt een toelichting op de drie aanbestedingsdossiers. A. Microsoft licenties Bij de accountantscontrole 2018 is een onrechtmatigheid ten aanzien van de aanbesteding van de aanschaf van Microsoft licenties geconstateerd van totaal € 396.000 (€ 132.000 per jaar gedurende de periode 2018-2020). Deze constatering is opgenomen in het accountantsverslag 2018. De gemeente was met Comparex verplichtingen aangegaan voor de periode 2018-2020 voor wat betreft de aanschaf van licenties. De omvang van deze verplichting overschreed de Europese aanbestedingsgrens. De werkelijke lasten voor 2020 vallen € 28.753 hoger uit en worden nu meegenomen als onrechtmatigheid in de jaarrekening 2020. De Microsoft licenties zijn in 2019 nieuw aanbesteed als onderdeel van de Europese aanbesteding voor Outsourcing ICT. Voorgaande contract is uiteindelijk verlengd tot april 2021 in overleg met bestuur en leverancier Outsourcing ICT vanwege complexiteit en migratierisico’s van de ICT naar de leverancier. Per 1 april 2021 heeft de gemeente geen eigen Microsoft licenties meer maar zijn deze licenties verwerkt in het Outsource contract lopende tot 1 april 2024. Het contract met Comparex is per 1 april 2021 gestopt. B.

Handhavers Bij de controle van de jaarrekening 2019 is geconstateerd dat er een bedrag van € 82.560 voor inhuur handhavers onterecht niet Europees is aanbesteed. Deze constatering is opgenomen in het accountantsverslag 2019. De reden

837674

4/5

Collegebesluit Collegevergadering: 18 mei 2021

waarom er toen niet Europees is aanbesteed, is dat verwacht werd dat de inhuur onder de aanbestedingsgrens zou blijven. Deze inschatting bleek verkeerd waardoor de aanbestedingsgrens werd overschreden. In 2020 is deze dienst alsnog Europees aanbesteed. Het nieuwe contract is ingegaan per 1 december 2020. De uitgaven 2020 op basis van het oude contract, € 104.864, worden formeel nog aangemerkt als onrechtmatige uitgaven. C. Onderhoud gemeentelijke woningen en gebouwen (nieuw) In de laatste 4 jaar (2017 t/m 2020) is voor diverse onderhoudswerkzaamheden aan gemeentelijke woningen en gebouwen € 404 000 (waarvan € 178.867 in 2020) uitgegeven aan één bedrijf (Concept Electro). Een onderbouwde aanbestedingsstrategie, waaruit blijkt dat binnen de Europese aanbestedingsregels wordt gebleven, ontbreekt. Gezien de totale uitgaven over 4 jaar aan dit bedrijf, en de omvang van de uitgaven in 2020, wordt door de accountant geconcludeerd dat deze uitgaven onrechtmatig zijn. De opbouw van de uitgaven betreft vooral werkzaamheden in het raadhuis, waar ook bij gehouden aanbestedingen bleek dat het bedrijf dat tevens de installatie heeft gedaan laag heeft ingeschreven. Dit jaar volgt een nieuwe aanbestedingsstrategie met onder andere als doel om dergelijke onrechtmatigheden te voorkomen. Het totaalbedrag van de drie aanbestedingsdossiers bedraagt € 312.484.

Daarnaast telt de fout onder bevinding 2 Jeugdzorg en Wmo van € 69.780 ook mee voor de beoordeling van rechtmatigheid. In totaal bedraagt de omvang van de fouten voor rechtmatigheid hiermee € 382.264. Omdat de fout lager ligt dan 1% van de totale lasten (€ 1.032.000) van Heemstede in de jaarrekening 2020 heeft dit voor het oordeel over de rechtmatigheid van de accountant geen gevolg. FINANCIËN Niet van toepassing. PLANNING/UITVOERING Niet van toepassing. PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE Niet van toepassing. DUURZAAMHEID Niet van toepassing. BIJLAGEN 1. Accountantsverslag 2020

837674

5/5