Collegebesluit Participatieplan Pinbox Plein1.pdf

Collegebesluit Collegevergadering: 19 november 2024

Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: 1283858 : Ruimtelijk Beleid Heemstede : S.A. de Wit-van der Linden : Actief openbaar

Onderwerp Participatieplan Pinbox Plein1

Kernboodschap Het college heeft op 11 juni 2024 ingestemd om een Pinbox te plaatsen op het voorterrein van Plein1. Plein1 is een monumentale en centrale ontmoetingsplek voor inwoners van Heemstede. De plek heeft een belangrijke maatschappelijke functie en uitstraling. Het college wil daarom dat de nieuwe Pinbox niet alleen functioneel is, maar ook een passend onderdeel wordt van deze omgeving. Het college stemt in met het participatieplan om de Pinbox te “wrappen”. Wrappen houdt in dat een object – in dit geval de Pinbox – wordt voorzien van een speciaal ontwerp dat op een folie wordt geprint en vervolgens rondom het object wordt aangebracht. Zo kan het uiterlijk van de Pinbox makkelijk achteraf worden aangepast, passend bij de omgeving. Inwoners van Heemstede kunnen via een ontwerpwedstrijd meedenken en meebeslissen over het uiteindelijke ontwerp van de Pinbox.

Besluit B&W 1. Stemt in met het Participatieplan Pinbox Plein1; 2. Het besluit ter kennisname te brengen van de commissie Middelen (C-stuk).

Wettelijke grondslag Juridisch en beleidskader • • •

Participatiebeleid Heemstede 2020 Welstandsnota Heemstede (2016) Bestemmingsplan Centrum e.o. (2011) pagina 1 van 5

Bevoegdheid Het college is bevoegd tot het nemen van dit besluit op grond van Hoofdstuk X (artikel 160-169) van de Gemeentewet.

Bestuurlijke achtergrond Het college heeft op 11 juni 2024 ingestemd met het besluit om een Pinbox te plaatsen op het voorterrein van Plein1. Door het vertrek van de Geldmaat-pinautomaat ter hoogte van Binnenweg 8183 op februari 2022 is het voor ondernemers niet langer mogelijk om geld af te storten in Heemstede via een sealbag. Met een sealbag kunnen ondernemers in een speciaal etui biljetten afstorten. Geldmaat heeft de gemeente Heemstede benaderd met het verzoek om een pinbox te plaatsen in het centrum als alternatief. Geldmaat wil hiermee de basisinfrastructuur van de chartale keten (contante geldstroom) borgen in Heemstede. De basisinfrastructuur in Heemstede is nog niet op orde. In Heemstede ontbreekt momenteel: • •

Een toereikende verdeling tussen binnen- en buitenautomaten. Er is op dit moment geen enkele buitenautomaat in Heemstede. Sinds februari 2022 de mogelijkheid voor ondernemers om verpakt af te storten.

Door het plaatsen van een Pinbox met zowel de functie van het afstorten van sealbags, als het onverpakt opnemen en afstorten van contant geld, worden beide hiaten opgevuld. Door de Pinbox op Plein1 te realiseren draagt het college bij aan de noodzakelijke diensten voor de infrastructuur van geldstortingen en opnames.

Motivering Het participatieplan gaat uit van samen doen en samen beslissen. In de eerste fase gaan we samen doen: de gemeenschap wordt actief betrokken bij het bedenken van ontwerpideeën voor het “wrappen” van de Pinbox. Vooraf wordt een commissie geselecteerd van vijf personen, die representatief zijn voor de betrokkenen rond Plein1. De commissie selecteert drie tot vijf ontwerpen als meest ‘kansrijk’. Deze ontwerpen zullen ook getoetst worden door Geldmaat, of ze voldoen aan de vereisten en uitgangspunten. In de tweede fase valt de mate van invloed onder samen beslissen: inwoners krijgen de mogelijkheid om te stemmen op hun favoriete ontwerp uit de selectie van de commissie, waarmee ze rechtstreeks bepalen welk ontwerp het winnende wordt. Hieronder volgt de motivering om in te stemmen met het participatieplan. In de bijlage is het participatieplan opgenomen, waarin dit verder is uitgewerkt.

pagina 2 van 5

Argumenten Kwaliteitsimpuls door gebruik van lokale creativiteit Door het participatietraject krijgen inwoners de kans om met hun creatieve ideeën bij te dragen aan het ontwerp van de Pinbox, wat kan leiden tot een kwaliteitsimpuls voor de omgeving. De inwoners van Heemstede brengen een diversiteit aan perspectieven, talenten en kennis in, waardoor verrassende en innovatieve ontwerpen kunnen ontstaan. Zo wordt het ontwerp meer dan alleen een praktische voorziening: het krijgt een persoonlijke, unieke uitstraling die de kwaliteit van de openbare ruimte versterkt. Deze aanpak is eerder succesvol toegepast in de gemeente Noordwijk, waar de Pinbox ook eerst geplaatst werd en daarna een passend ontwerp kreeg. Het resultaat werd daar positief ontvangen. Vergroten van maatschappelijk draagvlak Door inwoners actief te betrekken bij het ontwerp van het “wrappen” van de Pinbox ontstaat een groter draagvlak voor het project. Inwoners krijgen de kans om het uiterlijk van de Pinbox mede te bepalen. Zij kunnen uiteindelijk zelf stemmen op een van hun favorieten ontwerp. Dit zorgt ervoor dat de uitstraling van de Pinbox aansluit bij de wensen van de inwoners. Hierdoor hebben inwoners veel invloed door middel van ‘samen doen’ en ‘samen beslissen’.

De selectiecommissie borgt kwaliteit De commissie, met vertegenwoordigers uit verschillende groepen in Heemstede, selecteert een top van 3 tot 5 ontwerpen die passen bij de uitstraling van Plein1 en voldoen aan de kwaliteitscriteria. Hierdoor zijn alle gepresenteerde ontwerpen uitvoerbaar, kwalitatief sterk en afgestemd op de omgeving. Dit proces zorgt ervoor dat inwoners hun stem kunnen uitbrengen op een ontwerp dat met zorg en oog voor kwaliteit is gekozen, Integratie met de identiteit van Plein1 Plein1 is een monumentale en centrale ontmoetingsplek voor inwoners van Heemstede. De plek heeft een belangrijke maatschappelijke functie en uitstraling: het is een plek waar mensen samenkomen en zich verbonden voelen met de gemeenschap. Daarom willen we dat de nieuwe Pinbox niet alleen functioneel is, maar ook een passend onderdeel wordt van deze omgeving. Met het participatietraject willen we iedereen de kans geven mee te denken en bij te dragen aan een ontwerp dat de Pinbox écht onderdeel maakt van Plein1 en van Heemstede als geheel.

pagina 3 van 5

Kanttekeningen, risico’s en beheersmaatregelen Verwachtingsmanagement bij deelnemers Risico: er kunnen misverstanden ontstaan over de mate van invloed die inwoners hebben, vooral als zij verwachten dat ze ook kunnen meebeslissen over de locatie of het nut van de Pinbox. Beheersmaatregel: we gaan inzetten op duidelijke communicatie dat het participatietraject uitsluitend betrekking heeft op de vormgeving van de “wrapping” en niet op de locatie of de noodzaak van de Pinbox. Dit gaan we vermelden in alle communicatie-uitingen om misverstanden te voorkomen. Kwaliteit en haalbaarheid van het ontwerp Risico: ontwerpen die vanuit het participatieproces voortkomen, voldoen mogelijk niet aan de technische eisen van Geldmaat of sluiten niet goed aan bij de uitstraling van Plein1. Beheersmaatregel: we stellen vanaf de start duidelijke richtlijnen op voor het ontwerp, inclusief technische vereisten van Geldmaat. De selectiecommissie toetst de ontwerpen vooraf op uitvoerbaarheid en de uitgangspunten vanuit de Welstandsnota en Geldmaat. Geen of weinig inzendingen Risico: het kan het ook voorkomen dat er geen of weinig ontwerp inzendingen komen. Dit zorgt voor een beperkte keuze, waardoor er verlies ontstaat van draagvlak en mogelijk kwaliteit.

Beheersmaatregelen: om te voorkomen dat er geen ontwerpinzendingen komen, gaan we proactief communiceren over de ontwerpwedstrijd en het actief promoten via verschillende kanalen (sociale media, lokale nieuwsbronnen, scholen, sportverenigingen, etc.). Om een bredere groep te bereiken, kan de gemeente ook workshops of informatiebijeenkomsten organiseren waarin geïnteresseerden ondersteund worden in hun ontwerpproces. Als er toch weinig of geen inzendingen komen, kan de commissie besluiten om een beroep te doen op professionele ontwerpers of kunstenaars om het proces alsnog voort te zetten. Tijd en kosten Risico: het participatietraject kan meer tijd en kosten vragen dan gepland, vooral als het traject meer rondes vereist of bij ongeplande aanpassingen. Beheersmaatregel: we maken heldere afspraken met de betrokken partijen, zoals Geldmaat en de selectiecommissie. Daarbij houden we ook ruimte in de planning voor eventuele vertragingen en plan een tussentijdse evaluatie om bij te sturen indien nodig.

Duurzaamheid De dichtstbijzijnde sealbag automaat is op de Grote Houtstraat in Haarlem. Het plaatsen van de Pinbox op Plein1 draagt bij aan minder autogebruik en een lagere CO₂-uitstoot. Daarnaast kunnen inwoners ook makkelijker wanneer zij Plein1 bezoeken ook gebruik maken van de functionaliteiten van de Pinbox, waardoor ze mogelijk minder vervoersbewegingen maken.

pagina 4 van 5

Financiën Geldmaat dekt de kosten voor het plaatsen van de Pinbox. De kosten die gepaard gaan met het participatietraject, zoals het organiseren van de ontwerpwedstrijd en het faciliteren van de publieksstemming, komen voor rekening van de gemeente. Daarnaast draagt de gemeente de kosten van €2.500,- voor het “wrappen” van de Pinbox. Voor de digitale stemronde willen we gebruik maken van het platform OpenStad, waarvan de kosten voor het opzetten van een eenvoudige stemwebsite zijn geschat op tussen de €1.000 en €1.500. Daarnaast kunnen er kosten ontstaan voor aanvullende communicatie, zoals posters, bijeenkomsten, flyers en andere informatiematerialen om het participatietraject breed onder de aandacht te brengen. Deze kosten worden geraamd op €1.000, afhankelijk van de benodigde communicatiemiddelen. Daarnaast draagt de gemeente de kosten van €2.500,- voor het “wrappen” van de Pinbox Het totale projectbudget voor wordt geschat op €5.000 voor het participatietraject. Deze kosten vallen binnen het beschikbare economie-budget voor 2025, waardoor het financieel haalbaar is om dit traject uit te voeren zonder extra middelen aan te vragen.

Samenwerking en communicatie Voor het participatietraject gaan we breed communiceren. Daarnaast betrekken we inwoners en andere belanghebbende zoals opgenomen in het participatieplan (zie Bijlage 1).

Planning/uitvoering Fase & Besluitvorming

Dec ‘24

Aanvraag vergunning Plaatsen Pinbox Samenstellen selectie commissie Oproep en inzameling ontwerp ideeën Selectie en toetsing Publieksstemming Onthulling winnende ontwerp Wrappen door Geldmaat

Bijlage(n) 1. Participatieplan Pinbox Plein 1 2. Bijlage 1. Afmetingen Pinbox pagina 5 van 5

Jan ‘25

Feb

Mrt

Apr

Mei

Jun

Jul

Aug