Collegebesluit Gemeente HMS in control.pdf

Collegebesluit Collegevergadering: 10 december 2024

Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: 1286486 : Concern Control : S.A. de Wit-van der Linden : Actief openbaar

Onderwerp Gemeente Heemstede ‘in control’

Kernboodschap Het college neemt kennis van de visie op control. Verder legt het college aan de commissie de vraag voor wat ze verstaat onder de term ‘tijdig melden’ van onderschrijding van lasten en investeringskredieten en het over- en onderschrijden van baten. De wet geeft aan dat het niet 'tijdig melden' leidt tot een begrotingsonrechtmatigheid. De wet specificeert niet welke termijn volstaat bij 'tijdig melden'. Het is aan het college en de raad om hier samen met elkaar afspraken over te maken. Het college spreekt haar voorkeur uit om in de Financiële verordening op te nemen dat melding bij de tussenrapportages en jaarrekening als ‘tijdig’ wordt beschouwd.

Besluit B&W 1. Kennis te nemen van de visie op control en ten aanzien van ‘tijdig melden’ de voorkeur uit te spreken voor variant a; 2. De voorkeursvariant van het college ten aanzien van ‘tijdig melden’ voor te leggen aan de commissie Middelen om haar zienswijzen kenbaar te maken (B-stuk)

Wettelijke grondslag Juridisch en beleidskader    

Gemeentewet artikel 212, 213 en 213a Controleverordening Heemstede 2023 Financiële verordening Heemstede 2023 Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Heemstede.

pagina 1 van 6

Bevoegdheid De raad stelt de kaders en controleert het college. Het college draagt zorg voor nadere invulling van de kaders en zorgt dat de raad voldoende informatie ontvangt om haar kaderstellende en controlerende taak te kunnen uitvoeren.

Bestuurlijke achtergrond Met ingang van de jaarrekening 2023 geeft de accountant alleen nog een verklaring af of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen. Dit is geregeld in Gemeentewet artikel 213, derde lid. Er is één uitzondering, de accountant geeft nog wel een rechtmatigheidsvoordeel over de baten en lasten en de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen. De verantwoordelijkheid van het college voor de rechtmatigheid wordt benadrukt doordat het college een beschouwing afgeeft over de rechtmatigheid in plaats van de accountant. Deze wijziging komt voort uit het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ van de commissie Depla. Het uitgangspunt is dat de reikwijdte van de verantwoording niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een oordeel gaf. Bij de rechtmatigheidsverantwoording zijn we afgelopen jaar tegen knelpunten aangelopen. In de Financiële verordening is duidelijk geformuleerd op basis waarvan we een begrotingsafwijking als wel of niet acceptabel kwalificeren.

Hierin hebben we het volgende opgenomen:  er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;  er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;  de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. Daarnaast is opgenomen dat begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, maar niet nader toegelicht worden in de paragraaf bedrijfsvoering. Bij onderschrijding van de lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten is wordt een begrotingsonrechtmatigheid geconstateerd als deze niet tijdig heeft geleid tot een begrotingswijziging of tijdig is gemeld bij de raad. In de financiële verordening is niet verankerd wat onder ‘tijdig’ wordt verstaan.

Motivering Zoals eerder vermeld zijn afgelopen jaren landelijk gezien veel ontwikkelingen geweest die voor wijzigingen hebben gezorgd in de (financiële) verantwoording van het college richting de raad. Daarnaast is de control functie binnen de gemeente Heemstede vanaf 2024 versterkt. Dit zorg ervoor dat bijgevoegde visie tot stand is gekomen en wordt verder bekeken wat voor de komende jaren de focuspunten worden op het gebied van control.

pagina 2 van 6

De situatie rondom de financiële situatie en verantwoording is aan het veranderen. We lopen in deze transitie tegen een knelpunt aan, waar we een zienswijze van de commissie Middelen vragen ten aanzien van de oplossingsrichting. Het knelpunt ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording is in de financiële verordening niet verankerd wat onder ‘tijdig melden’ wordt verstaan.

Argumenten Bij tijdigheid lopen we tegen verschillende dilemma’s aan. Als gemeenteraad wil je tijdig en adequaat meegenomen worden in financiële ontwikkelingen. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording maakt zichtbaar dat er bij de jaarrekening een knelpunt ontstaat over de tijdigheid van informatievertrekking. Het laatste moment dat de raad een update krijgt over de financiële stand van zaken van het lopende begrotingsjaar is november. Dat is een moment dat de raad, in theorie, nog kan bijsturen als dit nodig is. Het nadeel van dit verantwoordingsmoment is dat dit informatie bevat met peildatum half september. Inzicht ten aanzien van onderschrijdingen van lasten en investeringskredieten ontstaat pas in het laatste kwartaal, c.q. de laatste maand. We kunnen de raad eigenlijk pas goed informeren op het moment dat het jaar (zo goed als) voorbij is en bijsturen niet echt meer tot de mogelijkheden behoort. Dit is een gevolg van de doorlooptijden van het bestuurlijke besluitvormingsproces. Terwijl we dit constateren hebben we ook te maken dat door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

Met het huidige proces gaan we waarschijnlijk jaarlijks te maken krijgen met de bevinding dat de jaarrekening van de gemeente niet rechtmatig is op het punt van te laat melden afwijkingen bij onderschrijding van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot. Om deze bevinding in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen is de vraag wat de raad verstaat onder ‘tijdig melden’. Landelijk gezien zijn hier drie mogelijke oplossingen voor, waarbij elke mogelijkheid zijn eigen vooren nadelen kent. a. in de financiële verordening wordt opgenomen dat bij toereikende toelichting in de tussenrapportages en/of jaarrekening de raad tijdig is geïnformeerd; b. in het eerste kwartaal van het jaar volgend op het begrotingsjaar, ontvangt de raad een raadsinformatiebericht waarin de cijfers aan de raad worden gepresenteerd. c. in december krijgt de raad een laatste begrotingswijziging voorgelegd, waarbij alle afwijkingen boven vooraf bepaald bedrag via een begrotingswijziging recht worden getrokken;

Optie a: Presentatie concept jaarrekening is tijdig Er zijn gemeenten waarbij in de financiële verordening is opgenomen dat toegelichte afwijkingen bij de jaarrekening als tijdig worden aangemerkt. Dit moet dan als uitgangspunt vastgelegd worden in de Financiële verordening, dat is in Heemstede nog niet gebeurd. In dit geval vindt er geen verandering plaats in de P&C cyclus. Dit heeft tot gevolg dat tussen het moment van behandeling van de najaarsnota (november lopend begrotingsjaar) en juni (jaar na begrotingsjaar) de raad, net als in de afgelopen jaren, geen update ontvangt van de financiële cijfers van de gemeente. Eigenlijk is deze lijn een bestendiging van de lijn die de afgelopen jaren is gehanteerd.

Optie b: Raadsinformatiebericht in eerste kwartaal na begrotingsjaar Het is mogelijk om op het moment dat de cijfers gereed zijn om aan de accountant te presenteren voor de controle, de raad ook te informeren via een raadsinformatiebericht. Met een dergelijk pagina 3 van 6

raadsinformatiebericht krijgt de raad eerder inzicht in de financiële cijfers van het afgelopen begrotingsjaar, dan op het moment van presentatie van de concept jaarrekening. Het voordeel van een dergelijk bericht is dat de raad eerder geïnformeerd wordt over de cijfers. In de praktijk wijken deze cijfers slechts marginaal af van de definitieve jaarcijfers. De uitgebreide toelichting op taakveldniveau volgt bij de jaarrekening. Waardoor dit overzicht dan vooral dient om een deel van de onrechtmatigheid te elimineren, terwijl de raad geen extra informatie ontvangt dan ze tot nu toe al krijgt.

Optie c: Laatste begrotingswijziging in december In de jaarrekening van de gemeente Heemstede is gekozen om op taakveldniveau afwijkingen toe te lichten. Hierdoor wordt de raad vrij uitgebreid meegenomen in de afwijkingen die gedurende het jaar en bij de jaarrekening zichtbaar zijn. Als wordt gekozen voor deze optie, wordt de jaarrekening op cosmetische wijze gecorrigeerd, maar is het voor de raad niet altijd goed inzichtelijk wat het afgelopen jaar op financieel gebied binnen de gemeente gebeurd is. Het beeld dat in juni wordt gepresenteerd aan de raad is cosmetisch gecorrigeerd, maar geeft de raad geen meer inzicht of de gemeente in control is.

Voorkeursvariant college Het college heeft een voorkeur voor optie a. De afweging hierbij is voornamelijk dat de raad, gezien de doorlooptijd van de bestuurlijke besluitvorming tussen besluitvorming van de najaarsnota (cijfers peildatum september) eind november en het einde van het jaar geen informatie kan ontvangen die én meer inzicht geeft én de ruimte mogelijkheid geeft om bij te sturen. Dat wordt dan op zijn vroegst december, waarbij het jaar bijna voorbij is en geen grote koerswijzigingen meer plaats kunnen vinden. De invloed van de raad ten aanzien van de kaderstellende rol zit met name bij besluitvorming rondom de kadernota en de begroting, waarbij de jaarrekening input is. Daarnaast geven opties b en c de raad niet meer inzicht en geeft het veel extra werk in een periode waar de werkdruk, door opstellen van de jaarrekening, al hoog is. Bij optie b zien we in de praktijk dat de cijfers die we aan de accountant geven slechts marginaal verschillen van de cijfers die we in mei aan de raad presenteren. Hiermee wordt de informatie eerder verstrekt, maar geeft het de raad niet meer inzicht. De bevindingen van de accountantscontrole worden daarnaast nog mee gegeven in het accountantsverslag, wat de raad jaarlijks ontvangt. Bij optie c wordt in december een technische begrotingswijziging voorgelegd aan de raad.

Deze technische begrotingswijziging, is een begrotingswijziging op programmaniveau. Zoals eerder aangegeven wordt bij de jaarrekening de financiële toelichting gegeven op taakveldniveau, wat een gedetailleerder niveau is dan op programmaniveau. Doordat een groot deel van de mutaties recht wordt getrokken, wordt de jaarrekening cosmetisch gecorrigeerd en valt veel van de toelichting bij de jaarrekening weg, omdat er geen verschillen meer zijn.

pagina 4 van 6

Kanttekeningen, risico’s en beheersmaatregelen Landelijk gezien moeten nog stappen gezet om de wetswijziging ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording volledig door te voeren. Zo is het Besluit accountantscontrole decentrale overheden nog niet aangepast. Ook is vanuit het ministerie van Binnenlandse Zaken aangekondigd dat de wetswijziging geëvalueerd wordt. Ook hierin zijn nog geen stappen gezet. Mogelijk zijn het komende half jaar nog wijzigingen te verwachten die leiden tot aanpassing van verordeningen of waardoor bijgevoegd visiedocument op onderdelen niet meer klopt. We volgen de ontwikkelingen op de voet.

Duurzaamheid N.v.t.

Financiën N.v.t.

Samenwerking en communicatie In de algemene ledenvergadering van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) van 26 juni 2024 heeft Heemstede de motie “Rechtmatigheidsverantwoording moet het voor gemeenteraden makkelijker maken” ingediend. In deze motie is de VNG opgeroepen om: 1. In gesprekken met het Rijk aan te geven dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en de huidige spelregels niet lijken te leiden tot het gewenste resultaat (verbeteren gesprek tussen college en raad); 2. In te zetten op een goede evaluatie van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en daarbij expliciet in te gaan op de mate waarin dit gemeenteraden helpt om voortvarend hun controlerende taak in te vullen. Deze motie is aangenomen en de gemeente heeft vanuit verschillende kanten (accountant en adviesbureaus) signalen ontvangen dat de voortgang van deze motie met belangstelling wordt gevolgd. Bij de ALV van 29 november 2024 wordt door de VNG de volgende verantwoording afgegeven: Het is de bedoeling om de verandering rondom de rechtmatigheidsverantwoording te evalueren. Dit proces is door het ministerie van BZK echter nog niet in gang gezet. De VNG zal daarop aandringen en wanneer het proces is gestart de oproep uit de motie daarin meenemen.

Planning/uitvoering    

Behandeling commissie Vaststellen aangepaste Financiële verordening (raad) Vaststellen Normenkader 2024 (raad) Vaststellen Verordening Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid pagina 5 van 6

januari 2025 maart 2025 maart 2025 eind 2025

Bijlage(n) 1. Gemeente Heemstede ‘in control’ 2. Rapport Benchmark rechtmatigheidsverantwoording a. Artikel rechtmatigheidsverantwoordingen b. Benchmark rechtmatigheidsverantwoording

pagina 6 van 6