Collegebesluit een Heemsteeds Burgerberaad.pdf

Collegebesluit Collegevergadering: 7 maart 2023

Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: : : :

1168123 Werkgroep Samen besturen Actief openbaar

ONDERWERP Een Heemsteeds burgerberaad SAMENVATTING In 2021 is in Heemstede onder inwoners, ambtenaren, raads- en collegeleden een enquête gehouden over de stand van onze lokale democratie. Met de uitkomsten zijn verschillende werkgroepen aan de slag gegaan. Eén van de werkgroepen stelt voor om te experimenteren met een burgerberaad in Heemstede om burgers een stem te geven bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken. De werkgroep heeft dit uitgewerkt in een voorstel en vraagt nu een zienswijze aan de commissie Samenleving op het voorstel van de werkgroep, waarna het in de raad geagendeerd kan worden voor besluitvorming. JURIDISCH EN BELEIDSKADER - Begroting 2023 - Uitvoeringsprogramma college - Participatiebeleid BESLUIT B&W 1. Het voorstel voor een burgerberaad voor te leggen aan de commissie Samenleving om haar zienswijze kenbaar te maken (B-stuk). 2. De werkgroep Samen besturen te vragen de zienswijze van de commissie Samenleving te verwerken in een voorstel dat ter besluitvorming wordt aangeboden aan de raad. AANLEIDING In 2021 is een Quick Scan Lokale Democratie gehouden. De uitkomsten van de enquête zijn besproken in een tweetal bijeenkomsten waaraan zowel inwoners, ambtenaren collegeleden als raadsleden deelnamen. Uit deze bijeenkomsten volgden drie werkgroepen die met de resultaten aan de slag gingen. Eén van de werkgroepen is de werkgroep ‘Samen besturen’.

Deze werkgroep heeft een voorstel voor het organiseren van een burgerberaad voor Heemstede uitgewerkt. Als tussenstap is op 22 juni 2022 een brede bijeenkomst georganiseerd waar ongeveer 100 inwoners aanwezig waren op basis van loting. Op deze bijeenkomst is een burgerberaad ook verder toegelicht. De werkgroep heeft verder contact gezocht met verschillende andere gemeenten die eerder ervaring hebben opgedaan met een burgerberaad en organisaties die hierin begeleiding en advies

pagina 1 van 5

verzorgen. De werkgroep bestaat uit inwoners en ambtenaren en heeft afstemming gezocht met het college en raadsleden van iedere fractie. Ook in het Uitvoeringsprogramma 2022 – 2026 van het college wordt de ambitie geformuleerd om te experimenteren met nieuwe vormen van lokale democratie, zoals de uitkomst van de werkgroep Samen besluiten. De werkgroep Samen besturen heeft op basis van bovenstaande ervaringen, kaders en informatie bijgaande notitie opgesteld. Daarin wordt o.a. de meerwaarde uiteengezet en zijn voorwaarden geformuleerd wil een burgerberaad in Heemstede succesvol kunnen verlopen. De werkgroep heeft tevens criteria uitgewerkt voor een geschikt onderwerp. Het onderwerp van het burgerberaad wordt in een apart voorstel aan de raad voorgelegd. Op verzoek van het presidium wordt in eerste instantie de opzet van het burgerberaad en het onderwerp van het burgerberaad beide ter zienswijze voorgelegd aan de commissie Samenleving, om daarna met eventuele aanvulling ter besluitvorming aan te bieden. In dit voorstel gaat het alleen over de opzet van het burgerberaad. Wijze van aanbieden aan de raad In het traject van het verbeteren van onze lokale democratie (QSLD) in Heemstede zijn we aan het experimenteren. Dit betekent dat de wijze van aanbieden aan de raad ook niet de gebruikelijke route is.

Aangezien het traject QSLD gestart is in gelijkwaardigheid tussen inwoners, raadsleden, ambtenaren en collegeleden, wordt dit voorstel rechtstreeks vanuit de werkgroep Samen besturen geagendeerd. De werkgroep wil het voorstel ook graag kort introduceren in de commissie. Het college is ‘slechts’ formeel het orgaan dat het voorstel doorgeleid. Het college is positief over het houden van een burgerberaad. MOTIVERING In de motivering wordt in het kort de belangrijkste meerwaarde, uitgangspunten en de rol van de raad beschreven (uitgebreide beschrijving zie bijlage). Waarom een burgerberaad? Een burgerberaad is een betrekkelijk nieuwe vorm van democratie en bedoeld om burgers een stem te geven bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken. Een burgerberaad is onafhankelijk en functioneert belangeloos. De deelnemers worden niet gekozen, maar geloot en hoeven daarom geen rekening te houden met een politieke partij of belangengroepering. Een burgerberaad maakt optimaal gebruik van de aanwezige kennis en kunde van onze inwoners en levert energie en nieuwe perspectieven. Belangrijkste uitgangspunten burgerberaad

pagina 2 van 5

• • • • • • • • •

De deelnemers worden geselecteerd op basis van gewogen loting. De vraagstelling aan het burgerberaad is open, specifiek en begrijpelijk. De deelnemers beschikken zoveel mogelijk over een gelijke hoeveelheid basiskennis. Het burgerberaad is een gelijkwaardig overleg van inwoners De communicatie is onafhankelijk en helder Er is ambtelijke en financiële ondersteuning beschikbaar De gemeenteraad besluit over het advies dat het burgerberaad uitbrengt De gemeenteraad wordt de opdrachtgever van het houden van een burgerberaad. Een op te richten begeleidingsgroep is opdrachtnemer. Er is een strikte scheiding tussen de verantwoordelijkheid van de op te richten begeleidingsgroep en die van de groep inwoners die het burgerberaad vormt. De begeleidingsgroep gaat in essentie over het hoe (het proces, de communicatie, planning etc). Het burgerberaad gaat over het wat (de inhoud van het advies en alles wat erbij hoort).

Rol van de gemeenteraad Een burgerberaad is geen besluitvormend orgaan. Het heeft wettelijk geen formele bevoegdheden: de kracht zit voor een groot deel in het proces waarin de adviezen en aanbevelingen tot stand zijn gekomen. Een burgerberaad concurreert niet met de gekozen gemeenteraad, maar vormt een aanvulling op het bestaande democratisch proces. De gemeenteraad besluit over het houden van een burgerberaad en het onderwerp. De raad besluit, maar spreekt uit voor de start van het burgerberaad de adviezen in principe te omarmen of beargumenteerd anders te besluiten. Op basis van een evaluatie bepaalt de raad welke rol het burgerberaad in de toekomst in Heemstede kan vervullen. Begeleidingsgroep, burgerberaad en gemeenteraad De gemeenteraad is opdrachtgever van het burgerberaad. Een begeleidingsgroep zal in praktische zin zorgen voor de organisatorische kant van het burgerberaad en ervoor zorgen dat een burgerberaad in alle zelfstandigheid haar werk optimaal kan doen. De begeleidingsgroep bestaat uit een externe voorzitter en adviseur, een projectleider vanuit de gemeente en 3 tot 5 inwoners. De bestaande werkgroep Samen besturen draagt zorg voor de invulling van de begeleidingsgroep, waarna zij haar werkzaamheden beëindigd. De begeleidingsgroep rapporteert over voortgang aan de raad en draagt zorg voor de evaluatie.

Ondersteuning van BZK Heemstede heeft zich aangemeld voor een pilot van de VNG en BZK voor de uitvoering van een burgerberaad. 8 Gemeenten zijn geselecteerd waaronder Heemstede.

pagina 3 van 5

Concreet betekent dit extra ondersteuning vanuit BZK voor de organisatie van het burgerberaad en ook voor de evaluatie. FINANCIËN In Nederland zijn verschillende burgerberaden gehouden die uiteenlopen qua kosten. In dit voorstel wordt uitgegaan van een pragmatische aanpak met: • voldoende ruimte voor de inzet van externe (onafhankelijke) expertise • 100 deelnemers • 4 plenaire bijeenkomsten en een aantal bijeenkomsten van subgroepjes Om te zorgen voor goede communicatie, een goede opzet van de bijeenkomsten, kundige begeleiding en de juiste ondersteuning voor de deelnemers is een combinatie van ambtelijk en externe inzet noodzakelijk. De externe inzet dient bovendien nog een ander doel: het waarborgen van de onafhankelijkheid van het burgerberaad. BZK en VNG geven in het pilotproject ook als advies mee een extern bureau in te huren voor ondersteuning. Zij geven aan dat uit evaluaties blijkt dat dit niet alleen ontzorgt, maar ook het vertrouwen ten goede komt vanwege de onafhankelijkheid van dergelijke bureaus. Schatting is dat het gehele burgerberaad georganiseerd kan worden voor maximaal € 75.000,-. Op basis van gegevens van andere gemeenten moet gedacht worden aan onder andere de volgende kosten: • Ondersteuning van een extern adviseur aan de begeleidingsgroep • Kosten voor communicatie vooraf, tijdens en achteraf.

• Een onafhankelijk gespreksleider tijdens de plenaire bijeenkomsten • Eventueel gespreksleiding voor de deelgroepen tijdens de bijeenkomsten • Inhuur van externe inhoudelijk adviseurs om bijvoorbeeld de ideeën van de deelnemers door te rekenen of hen advies te geven • Projectondersteuning (operationeel) • Kosten voor zaalhuur (niet in het gemeentehuis), catering, etc. Vanuit bestaande budgetten in de begroting is ongeveer € 30.000,- beschikbaar (communicatie en proceskosten participatie). De overige dekking van de kosten wordt gevonden in middelen behorende bij het te kiezen onderwerp (zie collegebesluit ‘Een Heemsteeds burgerberaad als kans voor energietransitie of afvalinzameling’). PLANNING/UITVOERING • april: Zienswijze Heemsteeds burgerberaad B-stuk in de commissie Samenleving • juni: Besluitvorming Burgerberaad A-stuk gemeenteraad • Q2/Q3: Voorbereiding Burgerberaad • Q4: Start uitvoering burgerberaad

pagina 4 van 5

•

Medio 2024:

Oplevering advies burgerberaad en bespreking in raad

Evaluatie Gelet op het experimentele karakter is de werkgroep van mening dat het belangrijk is het gehele traject, dat begint na het houden van de quick scan en eindigt met besluitvorming over de uitkomsten het burgerberaad, te evalueren. Zowel tussentijds als achteraf. VNG en BZK bieden hierbij vanuit het pilottraject ook ondersteuning. SAMENWERKING EN COMMUNICATIE Hèt kenmerk van een burgerberaad – en dus ook van de voorbereiding en begeleiding ervan – is dat bewoners een centrale rol vervullen. Dat samen denken en doen is vanaf de oprichting van de werkgroep gebeurd en dat zal ook het verdere proces in de vorm van een begeleidingsgroep zo blijven. Daarnaast zijn afhankelijk van het gekozen onderwerp en de mogelijke impact- allerlei (lokale) maatschappelijke organisaties betrokken. Maar mogelijk ook bedrijven en ondernemers. Het is aan het burgerberaad dat verder in te vullen. Belangrijk is dat het burgerberaad zowel in de aanloop met als belangrijke fase het bemensen ervan, maar ook tijdens en na afloop, onder de aandacht wordt gebracht van allen die in Heemstede wonen of werken of anderszins betrokken zijn bij de gemeente en met name het onderwerp van het burgerberaad. Vanzelfsprekend wordt daarvoor samen een communicatieplan opgesteld.

BIJLAGEN • Voorstel van de werkgroep Samen Besturen voor een Heemsteeds burgerberaad • Overzichtsposter traject Quick scan lokale democratie Heemstede • TNO rapport burgerberaden

pagina 5 van 5