Collegebesluit Concept Evenementenprofiel 2024.pdf

Collegebesluit Collegevergadering: 27 augustus 2024

Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: 1265232 : Ruimtelijk Beleid : S.A. de Wit-van der Linden : Actief openbaar

Onderwerp Concept Evenementenprofiel 2024

Kernboodschap Heemstede beschikt momenteel niet over een evenementenprofiel. Een evenementenprofiel legt de doelstellingen en richtlijnen vast voor het organiseren en faciliteren van evenementen binnen de gemeente. Het vormt de basis voor het evenementenbeleid, wat later in 2025 wordt opgesteld. Het college stemt in met het concept Evenementenprofiel 2024 en vraagt de commissie middelen om haar zienswijze te geven over de kernwaarden en de gekozen thema’s (muziek, toegankelijkheid en eten en drinken). Deze zienswijze zal worden verwerkt in het definitieve Evenementenprofiel 2024.

Besluit B&W 1. In te stemmen met het concept Evenementenprofiel 2024; 2. Het voorgenomen besluit voor te leggen aan de commissie Middelen om haar zienswijze kenbaar te maken over de kernwaarden van het concept Evenementenprofiel 2024 en de gekozen thema’s (B-stuk).

Wettelijke grondslag Juridisch en beleidskader • • • • •

Algemene Plaatselijke Verordening (APV) Handboek Evenementenveiligheid 2024 Economisch Actieprogramma 2023-2027 Evenementenbeleid Heemstede 2020 Regionaal Evenementenveiligheidsbeleid Kennemerland 2018

pagina 1 van 7

Bevoegdheid Het college is bevoegd tot het nemen van dit besluit op grond van artikel 160 van de Gemeentewet.

Bestuurlijke achtergrond Het college heeft op 10 maart 2020 het Evenementenbeleid Heemstede 2020 vastgesteld. Begin 2024 is dit beleid geëvalueerd. Hieruit bleek dat het beleid enkele knelpunten bevat, zoals het ontbreken van een evenementenprofiel. Ook is er veel overlap met het Handboek Evenementenveiligheid (2024), waardoor een duidelijke scheiding op inhoud nodig is. In onderstaande afbeelding staat dit schematisch weergegeven. Het college heeft op 19 maart 2024 besloten het evenementenbeleid te actualiseren. Als eerste stap stellen we nu het evenementenprofiel op, daarna volgt het herzien van de evenementenlocaties en het opstellen van stimuleringsmaatregelen. Samen vormen deze stappen het Evenementenbeleid 2025-2029.

Figuur 1 Schematische weergave proces actualiseren evenementenbeleid

pagina 2 van 7

Motivering Een evenementenprofiel is een overzicht dat doelstellingen en richtlijnen vastlegt voor het organiseren en faciliteren van evenementen binnen de gemeentegrenzen. Een evenementenprofiel is geen toetsingskader met weigeringsgronden. Het dient enkel als een leidraad voor organisatoren om duidelijkheid te creëren over het type evenementen die passen bij de identiteit, waarden en ambities van de gemeente. Om tot een evenementenprofiel te komen zijn er verschillende fases doorlopen, namelijk: 1. Deskresearch, om bestaande informatie en gegevens te verzamelen en te analyseren. 2. Verkennen beleidskaders, zoals bestaand beleid van Heemstede en wet- en regelgeving. 3. Participatietraject, om informatie op te halen uit de samenleving. Voor het participatietraject hebben we twee doelgroepen benaderd, namelijk organisatoren en inwoners. Het doel is om te achterhalen wat Heemsteedse evenementen “Heemsteeds” maakt, en wat inwoners missen in het huidige evenementenaanbod. Daarnaast is een vragenlijst gestuurd naar organisatoren om meer informatie te krijgen over het evenementenaanbod en hoe we als gemeente organisatoren beter kunnen ondersteunen. Ook hebben we deze groep organisatoren uitgenodigd voor een groepsinterview (focusgroepsessie).

Het profiel is opgesteld op basis van de resultaten en de verschillende fases en luidt als volgt: ‘Het evenementenprofiel van Heemstede richt zich op kleinschalige en gemoedelijke evenementen met stadsallure, met extra aandacht voor eten en drinken, muziek en toegankelijkheid. Heemsteedse evenementen zijn er voor jong en oud, waarbij iedereen zich welkom en verbonden voelt.’ Hieronder volgt de motivering om in te stemmen met het concept Evenementenprofiel 2024:

Argumenten 1. Eerste bouwsteen in het actualiseren van het evenementenbeleid De evaluatie wijst op enkele knelpunten in het huidige beleid, waaronder het ontbreken van een evenementenprofiel. Een evenementenprofiel is belangrijk omdat het de basis vormt voor het verder actualiseren van het beleid. In het profiel wordt namelijk de visie van de gemeente met betrekking tot evenementen duidelijk, net als de behoeften van inwoners voor een toekomstig evenementenaanbod. Ook wordt duidelijk hoe de gemeente organisatoren kan ondersteunen. Doordat we weten waar de kansen en ambities van organisatoren liggen, kan de gemeente gerichter evenementenlocaties herzien en stimuleringsmaatregelen opstellen. Dit alles vormt het nieuwe Evenementenbeleid 2025-2029. 2. Meebewegen met de behoeften uit de samenleving Het evenementenbeleid 2020 geeft informatie over wat inwoners goed vinden aan Heemsteedse evenementen: de sfeer, kleinschaligheid en diversiteit van het aanbod. Dit beleid gaf echter geen inzicht in het type evenementen dat inwoners graag in Heemstede willen zien. Het participatietraject daarentegen maakte duidelijk wat inwoners willen. Zij hechten waarde aan muzikale elementen, toegankelijkheid van evenementen, en eet- en pagina 3 van 7

drinkgelegenheden. Hoewel inwoners het huidige aanbod als goed en prettig ervaren zijn er verbeterpunten om beter aan te sluiten bij de wensen van de inwoners. Ook zijn deze resultaten gebruikt om het karakter van Heemsteedse evenementen te identificeren. Hierbij is informatie uit het participatietraject van de Omgevingsvisie en het citybranding-onderzoek meegenomen. Bovenstaande inzichten vormen de kernwaarden van het evenementenprofiel. 3. Bieden van duidelijke richtlijnen voor evenementorganisatoren Het evenementenprofiel biedt niet alleen inzicht in de behoeften van inwoners, maar geeft ook duidelijke richtlijnen aan evenementorganisatoren. Op basis van de resultaten uit het participatietraject begrijpen organisatoren beter wat er speelt binnen de samenleving. Ze kunnen evenementen organiseren die nog beter aansluiten bij de waarden van de inwoners. Het profiel omvat een rolverdeling, zodat organisatoren weten wat zij van de gemeente kunnen verwachten. 4. Vooruitblik stimuleringsmaatregelen Daarnaast wordt in het profiel ook een vooruitblik gegeven van mogelijke stimuleringsmaatregelen, zoals opgenomen in Bijlage A. Dit helpt ons om gerichter te werken aan maatregelen die aansluiten bij de behoeften en verwachtingen van organisatoren.

Deze mogelijke acties richten zich vooral op de informatievoorziening en communicatie naar inwoners, evenals het combineren van onze ambitie (muziek, toegankelijkheid en eten en drinken) met het huidige evenementenaanbod. De gemeente wil met stimuleringsmaatregelen de drempel voor het organiseren van evenementen verlagen. Hierdoor wordt het gemakkelijker om evenementen te realiseren.

5. Een positieve bijdrage aan gemeentelijke ambities Het college heeft een ambitie uit het evenementenbeleid 2020 herzien op basis van de resultaten van het participatietraject. De focus verschuift van het stimuleren van meer evenementen naar het behouden van het huidige aanbod. Daarnaast ligt de nadruk nu op het verbeteren van de kwaliteit van bestaande evenementen. Het evenementenprofiel richt zich ook op het versterken van sociale verbindingen binnen de gemeente door evenementen toegankelijker te maken voor iedereen. Bovendien wordt onderzocht hoe organisatoren jongeren beter kunnen betrekken bij activiteiten, wat aansluit bij de doelstellingen van het Jeugdakkoord 2024. Ten slotte sluit het evenementenprofiel ook aan bij de acties uit het Economisch actieprogramma 2023 – 2027, zoals het verbeteren van synergie tussen bestaande evenementen.

Kanttekeningen, risico’s en beheersmaatregelen 1. De gemeente is niet verantwoordelijk voor het organiseren van particuliere evenementen; deze verantwoordelijkheid ligt bij de evenementorganisatoren zelf. Organisatoren zijn vrij om het onderwerp en de inhoud van hun evenementen te bepalen. Een aanvraag evenementenvergunning kan niet zomaar worden geweigerd. Op grond van artikel 1:8 van de Algemene Plaatselijke Verordening kan de vergunning alleen worden geweigerd in belang van de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid, bescherming van het milieu of als de aanvraag minder dan drie weken voor de beoogde datum van het beoogde pagina 4 van 7

evenement is ingediend en daardoor een behoorlijke behandeling van de aanvraag niet mogelijk is. De gemeente kan organisatoren inspireren door middel van het evenementenprofiel, dat richtlijnen en thema’s biedt. Het is echter aan de organisatoren om te beslissen of en hoe zij deze thema’s in hun evenementen integreren. 2. Evenementen moeten aan strikte veiligheidseisen voldoen, wat betekent dat de gemeente niet overal concessies kan doen Uit de focusgroep sessie met organisatoren kwam naar voren dat zij de informatievoorziening op de gemeentelijke website als lastig ervaren. Zij wensen een eenvoudiger aanvraagproces voor vergunningen. In het veiligheidshandboek staan de regels waaraan evenementen binnen Heemstede moeten voldoen. Dit zijn verplichte stappen bij het aanvragen van een vergunning. 3. Het evenementenbudget van de gemeente blijkt vaak ontoereikend Uit het participatietraject blijkt dat organisatoren enthousiast zijn om bij te dragen aan de ambities uit het evenementenprofiel. Echter, zij hebben niet altijd de benodigde tijd en middelen om deze ambities volledig te realiseren. Het beperkte budget kan een belemmering vormen voor het verder ontwikkelen van stimuleringsmaatregelen, die nodig zijn om organisatoren te ondersteunen en inspireren.

4. Beperkt aantal respondenten meegedaan aan het onderzoek Aan de vragenlijst hebben in totaal 78 respondenten meegedaan, verdeeld over verschillende leeftijdsgroepen. Hoewel de respondenten uit verschillende leeftijdsgroepen komen, kunnen we niet zeker zeggen dat hun antwoorden een goede afspiegeling zijn van de hele bevolking van Heemstede.

Duurzaamheid Inwoners en organisatoren vinden verduurzaming belangrijk. Evenementenorganisatoren kunnen hieraan bijdragen door de impact op het milieu te verkleinen. Dit kan bijvoorbeeld door minder energie, materialen en water te gebruiken of door de hoeveelheid restafval zo klein mogelijk te maken. Ook kunnen organisatoren kijken naar lokaal inkopen van (circulaire) materialen, eten en drinken en het gebruik van hernieuwbare energie (geen fossiele brandstoffen). Waar mogelijk willen we deze kansen samen met de organisatoren verder verkennen in de vervolgtrajecten.

Financiën Het Evenementenprofiel 2024 brengt geen directe financiële gevolgen met zich mee. Wel blijkt uit het traject dat het evenementenbudget vaak ontoereikend is. Op dit moment ligt er geen voorstel voor om dit budget te verhogen. Indien uit de vervolgstappen blijkt dat een verhoging nodig is, dan zal vooraf aan de raad een voorstel worden voorgelegd.

pagina 5 van 7

Samenwerking en communicatie Zoals genoemd hebben we het evenementenprofiel opgesteld mede op basis van input van inwoners, bezoekers en organisatoren. Hiervoor heeft de gemeente verschillende middelen ingezet: Inwoners en bezoekers Om input te krijgen van inwoners en bezoekers hebben we vragenlijsten gebruikt. De vragenlijsten hebben we op verschillende momenten in Heemstede afgenomen. Dit gaf de mogelijkheid om dieper op antwoorden in te gaan. De vragenlijsten dienden als semigestructureerde interviews. In totaal zijn er 78 respondenten. Organisatoren Voor organisatoren hebben we een andere vragenlijst verstuurd. Deze vragenlijst ging naar alle organisatoren die tussen 1 januari 2020 en 1 juni 2024 een vergunning in Heemstede hebben aangevraagd. Er zijn 12 reacties ontvangen. Daarnaast organiseerde we op 9 juli 2024 een focusgroep met organisatoren. Een focusgroep is een bijeenkomst met een kleine groep. Onder begeleiding van een gespreksleider delen deelnemers hun gedachten en ervaringen. Hier werden de resultaten van de vragenlijst en de ervaringen besproken. Na vaststelling wordt het evenementenprofiel breed gecommuniceerd met de betrokkenen.

Planning/uitvoering Fase & Besluitvorming

Aug ‘24

Sept

Okt

Nov

Dec

Jan ‘25

Feb

Mrt

Apr

Mei

Vaststellen concept Evenementenprofiel 2024 door college B&W (B-stuk) Zienswijze Commissie MID (B-stuk) Verwerken zienswijze Vaststellen Evenementenprofiel 2024 door de college B&W (C-stuk) Herzien Evenementenlocaties Verkennen Stimuleringsmaatregelen Vaststellen Evenementenbeleid 2025-2029 (A- of C-stuk, afhankelijk van financiële consequenties) Het Evenementenprofiel 2024 is de eerste bouwsteen in het opstellen van het Evenementenbeleid 2025-2029. Na het vaststellen van het evenementenprofiel kunnen ook de stimuleringsmaatregelen verder verkend worden en het borgen van de evenementenlocaties in Heemstede. Dit gezamenlijk geeft input voor het Evenementenbeleid 2025-2029. Het evenementenbeleid zal weer na vier jaar worden geëvalueerd om te toetsen of de kaders nog steeds aansluiten bij de behoeftes van inwoners en organisatoren.

pagina 6 van 7

Bijlage(n) 1. Concept Evenementenprofiel 2024 2. Bijlage A – Resultaten focusgroepsessie en vooruitblik acties

pagina 7 van 7