Collegebesluit - Bevindingen managementletter interim controle 2020.pdf

Collegebesluit Collegevergadering: 1 december 2020

Zaaknummer Afdeling Portefeuillehouder Openbaarheid

: : : :

727155 Team Financieel Beleid Heemstede N.F. Mulder Actief openbaar

ONDERWERP Bevindingen managementletter interim controle 2020 SAMENVATTING Als voorloper op de controle van de jaarrekening 2020 voert de accountant tussentijds een interim controle uit. In een managementletter worden de tussentijdse bevindingen daarvan gerapporteerd. Het college geeft een reactie hierop. De managementletter en de reactie van het college worden ter kennisname gebracht van de commissie Middelen. Tevens worden deze stukken besproken in de Auditcommissie. JURIDISCH EN BESLUITKADER N.v.t. BESLUIT B&W 1. Kennis te nemen van de managementletter 2020; 2. Akkoord te gaan met de reactie op de adviezen in de managementletter 2020; 3. Dit advies ter kennisname te brengen aan de leden van de Auditcommissie en de commissie Middelen (C-stuk). AANLEIDING Als voorloper van de jaarrekening 2020 voert de accountant tussentijds een interim controle uit. Deze interim controle is uitgevoerd door Astrium Overheidsaccountants B.V. (hierna: AOA). Met ingang van 2017 is AOA aangesteld als controlerend accountant door de raad. Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2020 heeft AOA in oktober 2020 de interim controle uitgevoerd. Deze tussentijdse controle is vooral gericht op onderwerpen die van belang zijn voor een goede en betrouwbare verslaggeving.

Bij de interim controle richt de accountant zich voornamelijk op de kwaliteit van de administratieve organisatie en de interne beheersing. Daarnaast wordt door de accountant ook verslag gedaan van de follow-up van de bevindingen van het voorgaande jaar. In een managementletter worden de tussentijdse bevindingen door de accountant gerapporteerd. Het college geeft een reactie hierop. De managementletter en de reactie van het college worden ter kennisname naar de raad gestuurd (commissie Middelen). Tevens worden deze stukken besproken in de Auditcommissie. MOTIVERING In de managementletter constateert AOA dat de interne beheersing voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Door de accountant wordt in de managementletter opgemerkt dat in het boekjaar 2020 hard is en wordt gewerkt aan het verder verbeteren van de kwaliteit van de operationele processen binnen de organisatie.

727155

1/5

Collegebesluit Collegevergadering: 1 december 2020

Zij constateren dat de medewerkers die zij gesproken hebben, betrokken zijn bij de organisatie en blijk geven van een intrinsieke motivatie om de administratieve organisatie en interne beheersing van de organisatie verder te optimaliseren. Dit blijkt -volgens de accountant- concreet uit het daadwerkelijk oplossen van diverse bevindingen vanuit de managementletter 2019 (en eerder). Voorbeelden zijn: de uitvoering van de outsourcing IT en het intern controleplan 2020. Ten aanzien van dit laatste punt wordt door de accountant opgemerkt dat het de gemeente gelukt is een intern controleplan op te stellen waarin zeer relevante punten worden geraakt. Zij geven aan zeer positief te zijn over de geplande aanpak. De Auditcommissie heeft in haar vergadering van 2 juni 2020 ermee ingestemd om, tijdens deze interim controle, door de accountant extra aandacht te laten besteden aan verbetering van het proces van prestatielevering sociaal domein. De accountant is in overleg gegaan met de afdelingen Welzijn en IASZ om te bekijken wat verbeterd kan worden in het proces. Dit heeft geleid tot een advies van de accountant opgenomen in deze managementletter. Hierna volgt een korte beschrijving van de adviezen van AOA en de reactie van het college. (De nummers voor de items corresponderen met de nummers van de paragrafen in de managementletter).

4.2 Zichtbare vastlegging prestatielevering inkopen In de huidige werkwijze van de gemeente wordt de prestatielevering van inkoopfacturen digitaal door de budgethouder in het financieel systeem bevestigd. De accountant constateert dat er geen formele werkinstructie voor de budgethouders beschikbaar is, waarin is beschreven aan welke eisen moet zijn voldaan alvorens de prestatielevering mag worden goedgekeurd. Daarnaast is er geen beleid ten aanzien van het bewaren van onderliggende bewijsstukken. Geadviseerd wordt een risicoanalyse op te stellen waarin, bijvoorbeeld gebaseerd op aard en omvang van de inkopen, een beleid wordt geformuleerd voor de interne eisen waaraan de documentatie van de prestatielevering dient te voldoen. Daarnaast wordt geadviseerd een werkinstructie voor de budgethouders op te stellen waarin de spelregels ten aanzien van de goedkeuring van de prestatielevering concreet wordt beschreven. Reactie: Heemstede hanteert bij de factuurverwerking het 4-ogen principe, hierdoor is geborgd dat de budgethouder facturen accordeert die in de voorgaande processtap zijn gecodeerd door een medewerker die ook (het beste) zicht heeft op de prestatielevering. Dit laat onverlet dat er ook aandacht moet zijn in welke mate het geven van de prestatielevering dient te geschieden. De aanbeveling van de accountants in deze is tweeledig: 1.

Stel een risicoanalyse op als basis voor beleid waaraan documentatie van de prestatielevering moet voldoen 2. Stel een werkinstructie op voor de vastlegging van de prestatielevering voor de budgethouders Ad 1) De voorgestelde risicoanalyse wordt uitgevoerd (1e kwartaal 2021). Ad 2) O.b.v. ad 1) wordt dit verder uitgewerkt in een werkinstructie (2e kwartaal 2021).

727155

2/5

Collegebesluit Collegevergadering: 1 december 2020

4.3. Beleidsstukken Tijdens de interim controle heeft de accountant diverse beleidsstukken (o.a. treasurystatuut 2015, budgethoudersregeling 2015, inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013, nota activabeleid 2017) ontvangen en geconstateerd dat een aantal van deze documenten niet meer geheel up-to-date zijn. Door de accountant wordt geadviseerd om per activiteit te controleren of er actuele beleidstukken zijn opgesteld. Indien beleidsstukken aanwezig zijn wordt geadviseerd om deze te actualiseren zodat deze voldoen aan huidige wet- en regelgeving en aan de huidige werkwijze van de gemeente Reactie: Het feit is dat de genoemde beleidsstukken inhoudelijk nog voldoen, maar nog niet aangepast zijn aan de nieuwe werkwijze (lees: de organisatiestructuur) en nieuw ontwikkeld beleid (een nieuwe “notitie materiele vaste activa” 2020 BBV). Technische aanpassingen zijn het 1e kwartaal gerealiseerd, andere onderwerpen worden gepland via het LTP 2021. 4.4 Aandacht voor fraude en corruptie De accountant heeft de huidige beleidsstukken rondom frauderisico’s ontvangen. De accountant heeft geconstateerd dat de documenten recent zijn geactualiseerd. Ook is de planning dat binnen de interne controle aandacht wordt besteed aan fraude- en corruptierisico’s. De beleidsstukken inzake fraude en corruptie zijn echter niet compleet.

Er is namelijk geen beleid Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) en er is geen fraude- en corruptierisicoanalyse waarbij per proces deze risico’s in kaart zijn gebracht. Door de accountant wordt geadviseerd om naast de huidige fraude gerelateerde beleidsstukken ook een M&O beleid op te stellen. Tevens wordt geadviseerd om een risico-inschatting van de fraude- en corruptierisicofactoren voor de gemeente te maken, om deze te laten vaststellen door de Raad en om periodiek over de status van deze onderkende risicofactoren te rapporteren. Reactie: Zoals ook door de accountant aangegeven beschikt de gemeente over diverse beleidsstukken rondom frauderisico’s (bv. Beleid ambtelijke integriteit 2019, Gedragscode ambtenaren 2019, Regeling financiële belangen 2018). Daarnaast zijn in de huidige situatie vanzelfsprekend per relevant proces maatregelen genomen, denk aan artikelen in verordeningen en inrichting van werkprocessen, om frauderisico’s te voorkomen. Dit laatste is echter niet altijd expliciet aangegeven in de procesbeschrijving. In 2021 zal expliciet een fraude- en corruptierisicoanalyse per proces worden opgesteld. Ter vervolmaking van de reeds aanwezige stukken, en de nieuw op te stellen fraude- en corruptierisicoanalyse per proces, wordt in 2021 een aanvullend, overkoepelend M&O beleid voorgelegd aan de raad.

4.5 Format voor het opstellen en autoriseren van memoriaalboekingen De accountant heeft het proces rondom opstellen en autoriseren van memoriaalboekingen bekeken. Geconstateerd is dat per mail onderling wordt gecommuniceerd met betrekking tot correctieboekingen. Een vast format, inclusief onderbouwende documentatie of een afgedwongen controle in de financiële administratie ontbreekt op dit moment nog. Wel heeft de accountant vastgesteld dat in het intern controleplan 2020 een controle op de memoriaalboekingen is

727155

3/5

Collegebesluit Collegevergadering: 1 december 2020

opgenomen. Met interne controle werkzaamheden achteraf, wordt het risico op onjuiste en ongeautoriseerde boekingen enigszins gereduceerd. Door de accountant wordt geadviseerd om te zoeken naar mogelijkheden om een afgedwongen controle in te bouwen in de financiële administratie of door te werken met een standaard format, inclusief onderbouwende documentatie, zodat er altijd een tweede persoon moet autoriseren voordat de boeking wordt doorgevoerd. Reactie: Conform het advies van de accountant wordt in 2021 bekeken hoe het proces rondom het opstellen en autoriseren van memoriaalboekingen verder kan worden verbeterd (standaard format, kwaliteit onderbouwende documentatie, controle, autorisatie en digitaler). 4.6 Te ruime bevoegdheden binnen de betaalapplicatie De accountant heeft het procuratieschema van de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) gecontroleerd en heeft vastgesteld dat enkele medewerkers van de gemeente Bloemendaal en de gemeente Heemstede, zeer ruimte bevoegdheden hebben met betrekking tot BNG rekeningen op naam van Heemstede. Indien medewerkers teveel rechten hebben ontstaat functievermenging met het risico op mogelijke onrechtmatige betalingen. Uiteraard is binnen de applicatie wel gewaarborgd dat een medewerker voor een betaalopdracht niet zowel de eerste als tweede handtekening kan plaatsen.

Ondanks deze waarborg wordt door de accountant geadviseerd om het procuratieschema te herzien en om medewerkers bevoegdheden te geven om: • Een 1ste handtekening te zetten met mogelijkheid om te muteren of • Een 2e handtekening te zetten zonder mogelijkheid om te muteren. Tevens wordt door de accountant geadviseerd om te beoordelen of de maximale limiet 99.999.999,99 euro wel een noodzakelijke limiet is voor de normale bedrijfsvoering en of deze limiet niet lager gesteld zal moeten worden. Reactie: De aanbeveling van de accountant is tweeledig: 1. Aanpassen procuratieschema 1e en 2e handtekening 2. Aanpassen maximale limiet Ad 1) Vanuit de (praktische) beschikbaarheid van medewerkers die toegang tot de betaalapplicatie hebben en bekend zijn met dit proces is het huidige schema ontstaan. De aanbeveling van de accountant om onderscheid aan te brengen tussen medewerkers met tekenbevoegdheid en muteermogelijkheid en medewerkers met tekenbevoegdheid zonder muteermogelijkheid geeft een extra borging tot het voorkomen van frauduleus handelen. Het betaalproces wordt uiterlijk het 1e kwartaal 2021 aangepast.. Ad 2) Er wordt geïnventariseerd wat de reguliere betaalbehoefte is per (batch)betaling en eventuele terugkerende piek betalingen. Op basis hiervan wordt in de BNG applicatie de betaallimiet aangepast (1e kwartaal 2021). 4.7.

Vaststellen prestatielevering sociaal domein (aandachtpunt Auditcommissie) Voor het vaststellen van prestatielevering maakt de accountant, voor de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, gebruik van controleverklaringen van accountants van zorgaanbieders. Voor het deel van de zorgaanbieders waar geen

727155

4/5

Collegebesluit Collegevergadering: 1 december 2020

controleverklaring voor wordt ontvangen, is sprake van een onzekerheid met betrekking tot de geleverde zorg. Deze onzekerheid kan worden weggenomen door een procedure op te zetten waarbij door middel van klantcontact specifiek wordt gevraagd naar de geleverde zorg en door de uitkomsten hiervan vast te leggen in een dossier. Dit is uiteraard alleen mogelijk voor de zorg, welke door de gemeente wordt toegekend. Indien zorg niet door de gemeente wordt toegekend (komt in grote mate voor bij uitvoering van de Jeugdwet), is de gemeente niet of in geringe mate in staat om tot klantcontact over te gaan. In dit geval is een controle op prestatielevering door de gemeente, zeer moeilijk. Door de accountant wordt geadviseerd in kaart te brengen voor welke zorg, prestatielevering gecontroleerd kan worden door de gemeente. Tevens is het van belang om een procedure vast te stellen waaruit blijkt op welke manieren de gemeente de geleverde zorg kan controleren en hoe dit in het zorgdossier zichtbaar dient te worden gemaakt door de afdeling WMO en Jeugd. Het moet vervolgens voor de interne controle afdeling (IASZ) mogelijk zijn, om deze rapportage in te zien om vast te stellen of zorgprestaties zijn geleverd. Een nadere afstemming tussen beide afdelingen is hierbij wenselijk om het gewenste resultaat te bereiken. Reactie:

De prestatielevering wordt geborgd door een extra controlepunt binnen de interne controle. Wanneer een Wmo voorziening zoals huishoudelijke ondersteuning, begeleiding ambulant of groep wordt toegekend, volgt na enige tijd een herbeoordeling. Deze herbeoordeling wordt uitgevoerd door de medewerkers van het Loket Heemstede. Zij informeren bij de klant naar de geleverde zorg en de tevredenheid daarover en leggen dit vast in het gespreksverslag. Deze verslagen maken tot nu toe geen onderdeel uit van de interne controle. Wij zullen de interne controle die wordt uitgevoerd door de IASZ uitbreiden door een extra controlepunt toe te voegen waar gecontroleerd gaat worden op de geleverde zorg zoals opgenomen in het gespreksverslag. Zoals de accountant aangeeft betreft dit voornamelijk het Wmo gedeelte, omdat bij de Jeugdwet een groot deel van de klanten via de huisarts wordt verwezen en daardoor geen direct contact heeft met de gemeente. FINANCIËN N.v.t. PLANNING/UITVOERING N.v.t. PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE N.v.t. DUURZAAMHEID N.v.t. BIJLAGEN • Managementletter 2020

727155

5/5